مدیریت اسناد الکترونیکی مجموعه مقاله های نخستین همایش ملی آرشیوی آرشیو برای همه

مشخصات کتاب

سرشناسه : همایش ملی آرشیوی ایران ( نخستین : 1388 : تهران )

عنوان و نام پديدآور : مدیریت اسناد الکترونیکی مجموعه مقاله‌های نخستین همایش ملی آرشیوی( آرشیو برای همه)/ به کوشش غلامرضا عزیزی.

مشخصات نشر : تهران : سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، 1389.

مشخصات ظاهری : ج

شابک : 4 -250 -446 -964 - 978 ج1: 40000 ریال

مندرجات ج.1.مدیریت اسناد الکتریکی

موضوع : آرشیو - مدیریت - کنگره‌ها

موضوع: مواد آرشیوی - رقمی‌کردن

موضوع: آرشیو - خودکاری - مدیریت

شناسه افزوده : عزیزی، غلامرضا، 1345 -

شناسه افزوده : سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران

رده بندی کنگره : 1389 4 م8ه-/CD950

رده بندی دیویی : 025/1714

شماره کتابشناسی ملی : 2‌0‌2‌9‌3‌1‌6

خیراندیش دیجیتالی : انجمن مددکاری امام زمان (عج) اصفهان

ویراستار کتاب : خانم ریحانه مانیان

اشاره

بسم الله الرحمن الرحیم

مدیریت اسناد الکتریکی

مجموعه مقاله های نخستین همایش ملی آرشیوی ایران

(آرشیو برای همه)

سازمان اسناد و کتابخانه ملی

جمهوری اسلامی ایران

مدیریت اسناد الکتریکي

مجموعه مقالات نخستین همایش ملی آرشیوی ایران

به کوشش: غلامرضا عزیزی

چاپ اول: 1389

ناشر: سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران

شمارگان: 1000

چاپ و صحافی: مرکز چاپ نشر شهر

بها: 4000 تومان

نشانی:

بزرگراه شهید حقانی (غرب به شرق)،

بعد از ایستگاه مترو، بلوار کتابخانه ملی

تلفن فروشگاه: 88941946. دورنگار: 88947496

سازمان اسناد و کتابخانه ملی

جمهوری اسلامی ایران

مدیریت اسناد الکتریکي

به كوشش:

غلامرضا عزیزی

مجموعه مقاله های نخستین همایش ملی آرشیو

(آرشیو برای همه)

فهرست مطالب

مقدمه ... 9

گزارش برگزاری نخستین همایش آرشیوی ایران ... 13

فصل اول: رقمی‌سازی آرشیو ... 21

آرشیو رقمی؛ تاریخچه، مشکلات و راهکارها ... 23

رقمی‌سازی آرشیوها؛ ضرورت ها و چالش ها ... 39

ضرورت حفظ و نگه داری اسناد ... 63

فصل دوم: فناوری های آرشیو ... 93

آرشیو 2؛ رهیافتی نو در مدیریت اطلاعات ... 95

ریز فیلم؛ ثبت ماندگار اسناد ... 109

حفظ و نگهداری اسناد رقمی ... 117

ایجاد خودکار مراکز داده توسط فناوری برچسب هوشمند ... 127

فصل سوم: مدیریت اسناد رقومی ... 155

اقتصاد اطلاعات آرشیوی در آرشیوهای الکترونیکی ... 157

بررسی و تحلیل مدل مرجع نظام اطلاعاتی آرشیوی باز ... 16500

پیش نویس الگوی مرجع استاندارد ملی مدیریت اسناد الکترونیکی و اسناد آرشیوی ... 183

مدیریت پیشینه های الکترونیکی، بستری برای تحقق دولت الکترونیک ... 309

امضای رقمی و امنیت اطلاعات در مدیریت اسناد الکترونیکی ... 345

آرشیو رقمی و جایگاه آن در مدیریت اسناد الکترونیکی ... 365

مقدمه

امور مربوط به نگهداری اسناد در ایران، ریشه در دوران باستان دارد و دست کم به زمان مادها باز می گردد. با توجه به شواهد تاریخی، در دوره هخامنشیان نگهداری اسناد در مکانهای خاص گسترش بیشتری یافت. برای نمونه می توان به نگهداری اسناد اداری و مالی هخامنشیان در خزاین مخصوص از جمله در کتابخانه بابل و خزانه قصر احمتا واقع در ماد و نیز خزائن تخت جمشید اشاره کرد. علاوه بر این، در نوشته های یونانیان نیز می توان اشاراتی را دال بر وجود آرشیو برای نگهداری سالنامه ها و نوشته های دولتی در این دوران یافت.

کشف حدود 2500 سند در محل شهر باستانی نسا، بازمانده از دوره اشکانی، نشان از وجود آرشیوی سلطنتی در آن دوره دارد. در دوره ساسانیان، نیز تولید و نگهداری از اسناد و مدارک دولتی رشد یافت. شواهد و کشفیات باستان شناسی نشانگر تنظیم و نگهداری اسناد و مدارک در موضوعات مختلف در این دوران است. در این خصوص، مجموعه اسناد شامل نامه های سیاسی، گزارش ها، اسناد قضایی، صورت حسابهای مالیاتی و نامه های اداری کشف شده در کوه مغ در حوالی شهر پنج کند، مثال بسیار خوبی در این زمینه به شمار می رود.

پس از ورود اسلام به ایران، و با شکل گیری سازمان های اداری، «خزانه»

به عنوان محل نگهداری اسناد و مدارک به وجود آمد. در دوره غزنویان، محل نگهداری اسناد خزانه حجت» نامیده می شد. ایلخانان دارای مراکز متعددی برای نگهداری اسناد بودند. در این دوره، رونوشت فرمانها و احکام دولتی را در دفاتر مخصوصی ثبت می کردند که در آخر هر سال این دفاتر بسته و در خزانه اسناد نگهداری می شد. سنت نگهداری اسناد در محل های خاص، در دوران بعد نیز ادامه پیدا کرد. در دوره صفویه رونوشت احکام و نامه ها و اسناد، پس از ثبت در دفاتر مخصوص ظاهرا در عمارت چهلستون نگه داری می شد.

در زمان آقامحمدخان قاجار با توجه به عدم گسترش ساختار اداری، نیاز چندانی به دفاتر دیوانی و مستوفیان و بنابراین نگهداری اسناد و مدارک وجود نداشت. اما در دوران بعد به دلایلی چون گسترش مشاغل و جدا شدن خزانه جاری از خزانه ذخيره، فرمان های زیادی صادر شد و اهمیت ثبت و ضبط این فرمانها فزونی یافت. از زمان فتحعلی شاه، اسناد و مکاتبات و رونوشت فرمانها در دربار نگهداری می شد و آرشیو جزء اداره بیوتات به شمار می رفت.

در دوران ناصری، با گسترش دستگاههای اداری کشور و گسترش روابط ایران با کشورهای دیگر و اعزام نمایندگان سیاسی و سفرا، تنظیم و نگهداری اسناد سیاسی وزارت امور خارجه از اسناد مالی و اداری جدا شد اما روش صحیحی برای نگهداری اسناد موجود نبود. تا اینکه در سال 1287 ه. ش. وزارت خارجه با بهره گیری از روش بایگانی کشورهای اروپایی، بایگانی خود را سازماندهی کرد. پس از مشروطه و تشکیل وزارتخانه ها، اسناد و مدارک هر وزارتخانه در همان دستگاه نگهداری می شد.

در طول سالهای 1280 تا 1309ه-. ش. با توجه به مشکلات رخ نموده در دست یابی به پرونده های مالی، هیئتی فرانسوی - بلژیکی که برای اصلاح سیستم گمرکی ایران فعالیت می کرد، طرحی را برای اصلاح نظام بایگانی کشور ارائه داد و به اجرا در آورد. مشکلات ناشی از دسترسی به اسناد دولتی و رشد اسناد موجود

در بایگانی ها، سبب شد که برای نخستین بار در اردیبهشت ماه 1309 هیئت وزیران مصوبه ای را در خصوص جمع آوری اسناد و ایجاد مرکز اسناد دولتی به تصویب برساند. در سالهای بعد، دولت بررسی مقدماتی مشکلات تراکم روز افزون اوراق زائد را آغاز کرد. از جمله این کوششها می توان به تصمیم تشکیل اداره ای به نام «بایگانی کل کشور» (مهر ماه 1334) و ارائه طرح ایجاد «مرکز بایگانی راکد» (در اواسط سال 1343) اشاره کرد. این تلاش ها، سرانجام در سال 1349 با تأسیس سازمان اسناد ملی ایران به نتیجه رسید.

هر چند آن سازمان، قبل از انقلاب شکوهمند اسلامی کوششهایی را برای ساماندهی امور اسناد آغاز کرد، ولی در واقع بعد از پیروزی انقلاب اسلامی و به خصوص در سال های پایانی دهه شصت بود که این فعالیت ها به شیوه ای فراگیرتر ادامه یافت. با وجود این، متأسفانه آرشیو در ایران نتوانسته بود جایگاه خود را به درستی و به گونهای شایسته در میان رشته های دانشگاهی باز کند و آموزش آرشیو تا دو سال گذشته، به چند واحد درسی در مقاطع کارشناسی و کارشناسی ارشد محدود بود. از سوی دیگر، دورههای اسناد و مدارک که سازمان اسناد ملی ایران برگزار می کرد ادامه نیافت و از سطح معادل کارشناسی نیز فراتر نرفت و نتوانست در دانشگاهها راه پیدا کند.

ادغام سازمان اسناد ملی ایران با کتابخانه ملی در سال 1381، به رغم کاستی ها و ضعف های اولیه، خوشبختانه سبب شد تا مقوله آرشيو، بیش از پیش در کانون توجه قرار گیرد. در سال 1386 گروه تاریخ دانشگاه تهران، گرایش اسناد و مدارک تاریخی را در مقطع کارشناسی ارشد طراحی و اجرا کرد. هم اکنون سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، بر آن است تا در سال 1389، رشته مطالعات آرشیوی را در دوره کارشناسی ارشد به صورت مشترک با دانشگاه شهید بهشتی اجرا کنند. همچنین گروههای کتابداری که در تهران و مشهد تأسیس شده اند، تشکیل این رشته را دنبال میکنند. برگزاری نخستین همایش ملی آرشیوی ایران در سال 1388 نیز نشانگر عزم سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران بر فرایند دانش افزایی در این رشته است.

هفدهم اردیبهشت ماه در تقویم کشورمان، به بزرگداشت اسناد ملی اختصاص یافته است. گرامی‌داشت این روز مهم طی سالهای گذشته، فرصت مناسب و مغتنمی برای مرور و بررسی دوباره موضوع اسناد و آرشیو در سطح جامعه فراهم آورد. در سال 1388، معاونت اسناد ملی ایران با رویکرد تقویت آرشیو در ایران، کوشید تا در خلال برگزاری همایش، فرصت بررسی علمی موضوع آرشیو را از دیدگاههای گوناگون فراهم کند. همایش یادشده، در روزهای شانزدهم و هفدهم اردیبهشت با عنوان عمومی «آرشیو برای همه» در سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران و با همراهی مرکز اسناد و تاریخ دیپلماسی وزارت امور خارجه، کتابخانه و مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی، سازمان کتابخانه ها، موزهها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی، مرکز اسناد انقلاب اسلامی، بنیاد شهید و امور ایثارگران، اداره کل آرشیوها و کتابخانه های سازمان صدا و سیما، مؤسسه مطالعات تاریخ معاصر ایران و مجمع هماهنگی کانونهای استادی و تاریخ پژوهی کشور (مهتاب) برگزار شد.

در این همایش دو روزه _ که نخستین تجربه گسترده و فراگیر در حوزه علوم

آرشیوی در سطح کشور بود _ جمعی از استادان و پیشکسوتان همراه با گروهی از پژوهشگران جوان، به ارائه مقاله و سخنرانی پرداختند. حضور این پژوهشگران جوان، افق روشنی پیشاروی پژوهشهای آرشیوی گشوده است.

امید آن که مجموعه مقاله های این همایش _که به منظور دانش افزایی در حوزه آرشیو برگزار شد _ بتواند ضمن نمایاندن چشم اندازی از وضعیت دانش آرشیو در ایران تا مقطع برگزاری آن همایش، به گسترش این امر مهم تاریخی _ فرهنگی در کشور یاری رساند.

علی اکبر اشعری

مشاور فرهنگی رئیس جمهور

و رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران

همایش آرشیو برای همه گزارش برگزاری

در هنگام برگزاری نشست سوارییکا، در حاشیه شانزدهمین همایش شورای جهانی آرشیو در کوالالامپور (2008)، با عنایت به آن که ایران از ده سال قبل ریاست سواربیکا را بر عهده داشت و نیز با توجه به اعلام آمادگی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، مقرر گردیده بود تا نشست رؤسا و معاونان آرشیو ملی کشورهای عضو سواربیکا در اردیبهشت سال 1388 در تهران برگزار شود. پس از طرح بحث در معاونت اسناد ملی ایران و ایجاد کارگروه، طرح برگزاری نشست تهیه و تدوین گردید. در این طرح، از آنجا که برخی نشست های قبلی سواربیکا همراه با نشست علمی برگزار شده بود، پیشنهاد گردید تا نشست علمی سواربیکا نیز همزمان با نشست هیئت اجرایی و مجمع عمومی برگزار گردد.

در جلسه شورای اجرایی برگزارکننده نشست سواربیکا، مقرر شد به جای برگزاری نشست علمی سواربیکا، با شرکت افرادی محدود، همایشی آرشیوی در سطحی ملی با هدف اصلی دانش افزایی در حوزه آرشیو برگزار شود. این امر با

نیت برگزاری نخستین همایش ملی آرشیوی و ایجاد سنت برگزاری سالانه همایش آرشیوی به مناسبت روز اسناد ملی در مقیاس کشوری، با محور توسعه مباحث آرشیوی، مورد تأیید اعضای شورای اجرایی نشست واقع شد.

پس از تهیه و تأیید طرح برگزاری همایش، از سازمان‌های مرتبط و افراد ذی تأثیر و اشخاص علاقه مند برای تشکیل جلسه های هیئت علمی همایش دعوت به عمل آمد. متأسفانه تعدادی از افراد و نمایندگان مؤسسه های دعوت شده در جلسه انتخاب اعضای هیئت علمی همایش حاضر نشدند. در جلسه دوم از بین حاضران در جلسه افرادی به عنوان اعضای هیئت علمی انتخاب شدند که متأسفانه دو تن از آنان، از اوایل کار همکاری خود را با دبیرخانه همایش ادامه ندادند. اعضای هیئت علمی همایش عبارت بودند از آقایان دکتر خسروی (از سازمان اسناد و کتابخانه ملی)، دکتر رضایی شریف آبادی (مشاور رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی و استاد دانشگاه الزهرا(س)، نیکبخت (از مرکز اسناد انقلاب اسلامی)، ططری (از کتابخانه و مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی)، فراستی (از مؤسسه مطالعات تاریخ معاصر ایران) و خانم ها مهندس فرزام (از سازمان اسناد و کتابخانه ملی) و فرضی از (اداره کل آرشیوهای سازمان صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران) به عنوان اعضای هیئت علمی همایش و آقایان دکتر مرادی به عنوان دبیر علمی و غلامرضا عزیزی به عنوان دبیر اجرایی انتخاب شدند.

محورهای نه گانه همایش عبارت بود از: آرشیوها، کتابخانه ها و موزهها: وجوه اشتراک و افتراق؛ همگرایی در آرشیوهای کشور: بایدها و نبایدها؛ نقش آرشیو در پژوهش ها؛ لزوم تدوین نظام ملی آرشیوی در کشور؛ مدیریت اسناد الکترونیک؛ آرشیوهای انقلاب و دفاع مقدس در ایران؛ فرایندهای آرشیو (گردآوری و ارزشیابی، پردازش و توصیف، حفظ و نگهداری و ارائه خدمات و اطلاع رسانی)؛ آموزش آرشیوداری و اهمیت آرشیوهای خصوصی (خانوادگی - مجموعه ها).

به تدریج با معرفی نمایندگان سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، مرکز اسناد انقلاب اسلامی، کتابخانه و مرکز اسناد مجلس شورای اسلامی،

سازمان کتابخانه ها، موزه ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی، مرکز اسناد و تاریخ دیپلماسی وزارت امور خارجه، بنیاد شهید و امور ایثارگران، مؤسسه مطالعات تاریخ معاصر ایران و صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران، شورای اجرایی همایش نیز شکل گرفت. از جمله اقدام های این شورا، مشارکت در برگزاری نمایشگاه معرفی مراکز اسنادی و آرشیوی کشور، همزمان با برگزاری همایش بود.

تا زمان پایان ارسال چکیده _ و کمی پس از آن _ تعداد 132 عدد چکیده مقاله به دبیرخانه همایش رسید. این مقالات توسط 149 نفر (خواه نویسنده همکار و خواه یک نفر، یا نویسنده چند چکیده)، با سطح تحصیلات و تخصص های گوناگون و به طور عمده کتابداری و پس از آن، تاریخ نگاشته شده بود. (نگاه کنید به جدول‌ها)

به دلیل محدودیت زمان برگزاری همایش، امکان ارائه همه مقاله هایی که برای سخنرانی مناسب بود، پدید نیامد و هیئت علمی ناگزیر شد در بازنگری دوباره، از بین مقاله های دارای موضوع مشابه دست به گزینش بزند تا در هر یک از محورهای همایش، دست کم یک سخنرانی برگزار شود. گفتنی است برخی از محورهای همایش مورد اقبال پژوهشگران قرار نگرفت. برای نمونه از دو محور «همگرایی در آرشیوهای کشور: بایدها و نبایدها» و «لزوم تدوین نظام ملی آرشیوی در کشور»، فقط یک مقاله به دبیرخانه همایش رسید. همایش طی دو روز برگزار گردید و شامل مراسم افتتاحیه، هشت نشست و اختتامیه بود.

در مراسم افتتاحیه پس از نواخته شدن سرود جمهوری اسلامی و قرائت آیاتی

از کلام الله مجید، آقایان علی اکبر اشعری (مشاور فرهنگی رئیس جمهور و رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران) و دکتر محمدرضا باقر (رئيس آرشیو ملی هندوستان) سخنرانی کردند. سپس دبیر اجرایی همایش به ارائه گزارش پرداخت و بعد افراد زیر (به ترتیب) به سخنرانی پرداختند:

_دکتر ابراهیم افشار زنجانی و ملیکا خوشبخت: همگرایی آرشیو، کتابخانه و موزه؛

_امیر وفائیان، یوروپیانا: تحقق همکاری میان آرشیوها، کتابخانه ها و موزه ها در اروپا؛

_حمید فاطمیان: آرشیوهای مطبوعاتی؛ وجوه اشتراک و افتراق منابع آرشیوی با

کتابخانه‌ها؛

_بهناز زرین کلکی: اخلاق آرشیوی؛ رسول زوارقی: مدیریت پیشینه های الکترونیکی بستری برای تحقق دولت الکترونیک؛ -دکتر عزیز هدایتی خوشمهر: پیش نویس مدل مرجع استاندارد ملی در مدیریت اسناد الکترونیکی؛

_مریم پاکدامن نائینی، آناهیتا باواخانی و امیررضا اصنافی: آرشيو 2 راهکاری نوین در راستای خدمات اطلاع رسانی و مدیریت اسناد الکترونیکی در آرشیوها - ارائه الگوی پیشنهادی؛

لیلا نعمتی انارکی و رؤیا پورنقی: رقومی سازی آرشیوها - ضرورتها و چالش ها؛

مهدی افضلی: امضای رقمی و امنیت اطلاعات در مدیریت اسناد الکترونیکی؛

_رضیه یزدان نیا: پادکست ها در آرشیوهای دیداری شنیداری - فرصت یا تهدید؛

ناهید انتظاریان: نقش آرشیو در پژوهش؛

_فاطمه شیرالی: معاصرپژوهی در گنجینه اسناد قوه قضاییه - فرصت ها و چالش ها؛

فرحناز فتح‌اله‌زاده: لزوم تدوین نظام ملی آرشیوی در کشور؛

_ليلا مکتبی فرد: جستاری در توزیع، تکثیر و آرشیو فیلمهای مستند - منبع اطلاعاتی فراموش شده؛

_دکتر سید حجت مهدوی سعیدی: آرشیوهای انقلاب و دفاع مقدس؛

_سعید ملیح: آموزش آرشیو داری؛

_دکتر مهرداد نیکنام و طاهره طاهری: وجوه اشتراک و افتراق کتابخانه و آرشیو؛

_ابوالفضل حسن آبادی، جایگاه آرشیوهای شهرداری در عمومی سازی نقش آرشیوها؛

_محمود دقاقی و مهدی شفیعی: گستره جغرافیایی و سابقه تاریخی مجموعه های خصوصی و خانوادگی در ایران؛

_دکتر مرتضی کوکبی: مشکلات بایگانی به عنوان نقطة آغازین آرشیو - گزارشی از تجربیات یک مدیر گروه؛

_سهیلا فعال: توصیف کتابشناختی مواد آرشیوی با تأکید بر نام عام و خاص مواد؛

_ملیکا دهقان ابراهیمی: حفاظت و نگهداری اسناد رقمی - سیر تحول از گذشته تا حال؛

_دکتر عبدالحسین فرجپهلو، مرجان خجسته فر و معصومه دالوند: مدیریت دانش و خدمات مرجع در مراکز آرشیوی؛

_غلامرضا عزیزی: سیاست دسترسی به اسناد (با رویکردی به رویه های مورد استفاده در مراکز آرشیوی)؛

_میترا صمیعی، فریبرز درودی و علیرضا انتهایی: بررسی و تحلیل مدل مرجع نظام اطلاعاتی آرشیوی باز

تجلیل از نمایندگان دستگاهها و تشکیل جلسات پرسش و پاسخ از دیگر

قسمتهای نشستهای هشت گانه همایش بود.

آنچه پیش روی شماست مجلد اول از مجموعه مقالههای ارائه شده در نخستین همایش ملی آرشیوی ایران است که به موضوع مباحث مدیریت اسناد الکترونیکی اختصاص یافته است.

جدول 1_ ارائه دهندگان چکیده مقاله / مقاله با مدرک دکترا و کارشناسی ارشد و دانشجویان مقطع دکترا و کارشناسی ارشد به تفکیک رشته تحصیلی

جدول 2- ارائه دهندگان چکیده مقاله / مقاله با مدرک کارشناسی و پایین تر، به تفکیک رشته تحصیلی

نمودار 1- فراوانی شرکت کنندگان بر اساس مدرک تحصیلی

فصل اول: رقمی سازی آرشیوها

اشاره

_آرشیو رقمی؛ تاریخچه، مشکلات و راهکارها

_رقمی‌سازی آرشیوها؛ ضرورت‌ها و چالش‌ها

_ضرورت حفظ و نگهداری اسناد

چکیده:

گسترش فناوری اطلاعات و ارتباطات بسیاری از تقسیم بندی های گذشته آرشیو، کتابخانه و موزه را به هم ریخته و تغییری در اهداف و وظایف هر کدام به وجود آورده و موجب ایجاد فعالیت‌های هیبریدی شده است و به نظر می رسد که تقسیم بندی گذشته تا حدودی جوابگوی فعالیت‌های جدید مانند آرشیو سازی منابع رقمی نیست. این مقاله با بررسی مروری بر تحقیقات انجام گرفته در زمینهآرشیو سازی منابع پیوسته و مشکلات و مسائل مربوط به آن، ارائه شده است.

آرشیوهای رقمی یک رویکرد جدید به حفاظت و نگه داری، سازماندهی، ارائه و تجارت اطلاعات به حساب می آید و حتی اهمیت آن بسیار بیشتر از آرشیوهای سنتی است. مسئله رشوسازی به دلیل اهمیت منابع پیوسته، عمر کوتاه این منابع، تغییر نام و نشانی و مسائل مربوط به امور تجاری که امروزه وارد مباحث مجلات الکترونیکی شده، در کشورهای بزرگ فکر آرشیو سازی منابع رقمی را پدید آورده است. این کار به طور آزمایشی از سال 1994 و به صورت رسمی از سال 1996 در کشورهایی مانند استرالیا، کانادا و آمریکا شروع شده است. البته نوع تقسیم بندی این پروژه ها بیشتر ملی بوده ولی امروزه حالت رشته ای و موضوعی هم به خود گرفته است. علاوه بر آن در زمینهاین منابع مباحث مربوط به تغییر مداوم سخت افزاری و نرم افزاری مطرح می باشد که تحت عناوین مهاجرت و شبیه سازی و یا طرح های انعطاف پذیر مطرح شده است.

کلیدواژه‌ها: آرشیو سازی منابع رقمی، مدیریت منابع رقمی، کتابخانه ها و آرشیوهای آینده.

آرشيو رقمی تاریخچه، مشکلات و راهکارها

كمال ابراهیمی | مدرس گروه کتابداری و اطلاع رسانی پزشکی | دانشگاه علوم پزشکی تبریز

رشد منابع پیوسته، کتابخانه‌ها را با مسائل جدیدی روبه رو ساخته است. محصولات رقمی در قالب های ⁽¹⁾متنوعی تولید می شوند. این قالب ها هر روز تغییر می یابند، ویرایش های جدیدی از محصولات به بازار عرضه می شوند، ویژگی‌ها و عملکرد نرم افزارها و سخت افزارها تغییر پیدا می‌کنند و برخی از نرم افزارها و سخت افزارها از رده خارج می شوند و جای خود را به نرم افزارها و سخت افزارهای دیگر می سپارند. آنچه مدیران مراکز اطلاع رسانی را به چالش کشیده، ساختار متغیر و تغییرات سریع فناوری های اطلاعات است. تهدید حاضر ناشی از عمر کوتاه اطلاعات رقمی و از رده خارج شدن سخت افزارها و نرم افزارهاست. از سویی رشد سریع متون منتشر شده در زمینه حفاظت اطلاعات رقمی نیز گواه آن است که مشکلات مربوط به حفاظت این گونه منابع به شدت مورد توجه واقع شده است (Russell, 1999).

باید اذعان کرد که از معایب مهم مجلات و منابع پیوسته که باعث می شود

نتوانیم آنها را از منابع ثابت کتابخانه _ تحت مالکیت کتابخانه به حساب بیاوریم عبارت است از عدم مالكيت ادواریها توسط کتابخانه ها، مشکل اعتبار ادواری‌ها، لزوم آموزش های مختلف برای کتابداران و کاربران نهایی، خطوط ارتباطی نامناسب، مسائل امنیتی و حقوقی، موانع روانی و رفتاری، روشهای متفاوت قیمت گذاری و مالكيت ادواری‌ها (محسنی، 1384، صص90 تا 120؛ يمين فيروز و داورپناه، 1383، ص45 يعقوبی، 1385، صص 135 تا 139).

بنابراین، این موضوع از اهمیت بسزایی برخوردار است که کتابخانه ها خود بتوانند به توليد و رقمی کردن بخش گسترده ای از منابع اطلاعاتی مورد نیاز استفاده کنندگان بپردازند تا از این طریق بتوانند دسترس پذیر بودن منابع رقمی را در مدت زمان طولانی تضمین کنند و بر مالكيت منابع رقمی خود تسلط داشته باشند (کوشا، 1384، ص 1418).

همچنین در زمینه مجلات چاپی و الکترونیکی باید ذکر گردد که به دلیل تجاری شدن امر انتشار مجلات در جهان به طور متوسط بین 15 تا 20 درصد افزایش سالیانه از اوایل دهه 1980 وجود داشته است، در حالی که در آن سال ها نرخ تورم در کشورهای تولیدکننده 5 درصد بوده است. کتابخانه های دانشگاهی کشورهای تولیدکننده و واردکننده، همگی از چنین افزایش قیمتی تاثیر پذیرفتند (پرتو 1373، صص 46 تا 73). اما با وجود افزایش 260 درصدی هزینه اختصاص یافته به نشریه ها در کتابخانه ها در فاصله سالهای 1986 تا 2003، میزان منابع اشتراک کاهش یافته است (2003 ,LRA).

همچنین در سال 1993 کمتر از 250 مجله الکترونیکی در اینترنت وجود داشت که این تعداد در سال 1997 به حدود 3500 نشریه رسید و در مورد مجلات رایگان پیوسته در حالی که در سال 1997 حدود 70 درصد نشریه های الکترونیکی رایگان بود، این میزان به 25 درصد در سال 2003 کاهش یافت (جمالی مهموئی، وکیلی مفرد و اسدی، 1385).

از این رو مسائل مطرح در زمینه منابع رقمی کتابداری و اطلاع رسانی و

فعالیت‌های آن _ یعنی فراهم آوری و حفاظت، سازماندهی، اشاعه و مدیریت _ به چالش کشیده شده است و عدم توجه به این موارد، کتابداری و اطلاع رسانی و موقعیت علمی کشورها را با مشکل مواجه خواهد کرد. همه این موارد اهمیت توجه به مسائل جدید در دنیای اطلاع رسانی و آرشیو را مطرح می س ازد.

حفاظت میراث رقمی

یونسکو «میراث رقمی» را چنین معرفی میکند: میراث رقمی، برنامه سازمان جهانی یونسکو با هدف حفظ و جلوگیری از پراکندگی و پخش مجموعه های با ارزش کتابخانه ای و آرشیوهای مختلف جهانی است. سازمان جهانی یونسکو با هدف ارائه استانداردهایی برای هدایت دولت ها در زمینه فعالیت های محافظتی در عصر رقمی، به بررسی این موضوعات پرداخته و توجه به رشد مداوم میراث الکترونیک در سرتاسر جهان و ضرورت همگامی جهانیان برای محافظت از حافظه رقمی در حال انقراض، مورد تأکید و توجه قرار گرفته و به این مطلب اشاره شده است که تمامی دولت ها، سازمانهای دولتی و غیردولتی، تمامی سازمانهای بین المللی و ملی و همچنین تمامی نهادهای خصوصی می باید محافظت از میراث الکترونیکی را در اولویت برنامه ها و سیاست های خود در سطح ملی قرار دهند. علاوه بر این، اعضای این نشست موافقت خود را مبنی بر ضرورت آغاز هرچه سریع تر محافظت از میراث الکترونیک (میراث رقمی) اعلام کردند.

پیچیدگی مشکلات مشارکتی بدان معناست که عمل محافظت می باید با مشارکت تولیدکنندگان اطلاعات رقمی یعنی برنامه نویسان انجام شود. این محافظت باید در هنگام طراحی تولیدات مورد توجه قرار گیرد و به کار رود. کاملا مشهود است که محافظت، دیگر تنها مسئولیت سازمان‌های بایگانی نیست و تمامی نهادها می باید آن را در زمره وظایف خود قرار دهند. همکاری، راهنمایی، راهبری و تقسیم کار از جمله عناصر اصلی برای محافظت از میراث الکترونیک هستند. نهادهای فرهنگی نیاز به همکاری جمع آوری کنندگان اطلاعات و تولیدکنندگان نرم افزار دارند. به

منظور اطمینان بخشی به نسل های آتی برای استفاده از منابع ارزشمند رقمی که در دهه های پیشین به شدت بر روی آن سرمایه گذاری شده، حمایت و وجود منابع کافی در مقطع برنامه ریزی ضروری است. بر همین اساس یونسکو برای ارتقای محافظت رقمی، برنامه ها و خط مشی های زیر را ارائه کرده است:

آرشیو سنتی بین دو مفهوم Preservation (که از مصنوعات منفرد مراقبت میکند) و Conservation (که محتوا را حتی در صورت نابودی یا خرابی مصنوع اصلی حفظ می‌کند) تمایز قائل می شود. این در حالی است که در آرشیو رقمی سعی بر حفظ محتواست (شريف، 1385). نگه داری از زیربنای سخت افزاری و نرم افزاری را که از یک منبع رقمی پشتیبانی می‌کند، حفاظت از فناوری گویند. اگر حفاظت از فناوری به عنوان راهبردی حفاظتی برگزیده شود، باید با چرخه منظم روزآمدسازی رسانه همراه باشد.

حفاظت منابع پیوسته، در کشورهای مختلف مورد توجه قرار گرفته (رود، 1384، صص 105 تا 112) و پروژه مقدماتی نشر الکترونیکی به عنوان نخستین پروژه آرشیو سازی وب از سوی کتابخانه ملی کانادا در سال 1994 شروع شده است. همچنین از سال 1996 کتابخانه ملی استرالیا و سه مرکز گردآوری منابع با برنامه پاندورا ⁽¹⁾شروع به مدیریت منابع رقمی برای حفاظت طولانی مدت کرده است (گاتين - بای، 1385، ص 262). این کتابخانه ها در انتخاب منابع وب، رویکرد گزینشی داشتند و منابع گردآوری شده خود را فهرست نویسی میکردند. در حال حاضر برنامه های مشابهی هم در کشورهای دیگر به گردآوری و آرشیو سازی منابع الکترونیکی

پرداخته اند (منرهایم، 1385، صص 93 تا 98).

برنامه های سدارس ⁽¹⁾، ندلیب ⁽²⁾، اینترپرس ⁽³⁾و پریزرو ⁽⁴⁾از نمونه های معروف طرح‌های آرشیوسازی منابع الکترونیکی در جهان هستند (رود، 1384، صص 105 تا 112). سه رویکرد مؤسسه ای، ملی و بین المللی برای نگهداری منابع آرشیوی اجرا می شود و سپردن این وظیفه به کتابخانه ملی هر کشور و گنجاندن واسپاری رقمی راه حل خوبی برای این کار است (منرهایم، 1385، ص87).

آرشیو سازی و حفاظت دائمی انتشارات الکترونیکی را می توانند ناشران مجله های الکترونیکی، کتابخانه های محلی یا با همکاری منطقه ای صورت دهند. بسیاری از ناشران، مجلات الکترونیکی را پس از انتشار، آرشیو می کنند. بررسی 1994 انجمن کتابخانه های دانشگاهی نشان می دهد که 28 درصد کتابخانه های بررسی شده برای آرشیو سازی به ناشر وابسته اند. مسئله ای که در اینجا وجود دارد این است که بسیاری از بررسی کنندگان معتقدند که نمی توان برای آرشیو دائمی به ناشران اتکا کرد. یک ناشر ممکن است به یک باره ناپدید شود یا اینکه به این نتیجه برسد که دیگر آرشیو سازی منابع الکترونیکی برای او سود مالی به همراه نخواهد داشت. 39 درصد در کتابخانه های محلی و 36 درصد بر اساس همکاری های ملی یا منطقه ای اقدام به آرشیو سازی مینمایند (نیسونگر، 1383).

ذخیره سازی اطلاعات موجود بر روی اینترنت تا این زمان دغدغه کتابخانه های ملی کشورها بوده است و کتابخانه کنگره آمریکا و کتابخانه ملی استرالیا از پیشگامان آن بوده اند. این کتابخانه ها در کار مجموعه سازی میراث رقمی با دو مشکل روبه رو هستند: یکی افزایش سریع حجم و کنترل ناپذیری تولید و دیگری ناپدید شدن و تغییر سریع آنها (افشار، 1384، ص1707).

اطلاعات آرشیو سازی شده باید حالت گزینشی داشته باشند. در زمینه انتخاب سازمان جمع آوری کننده اطلاعات، دقت به امکانات و دوام آنها بسیار ضروری است (منرهایم، 1385، ص 93).

دو راهبرد «کپی برداری» و «روزآمدسازی» به منظور حفاظت از داده های رقمی، در کنار دیگر راهبردهای حفاظتی مورد استفاده قرار می گیرند. در کپی برداری، جریان بیتی در حافظه جانبی دیگری ذخیره می شود تا در صورت بروز مشکل در نرم افزار یا سخت افزار حاضر، اطلاعات از میان نرود. در جریان کپی برداری، نوع حافظه جانبی تغییری نخواهد کرد؛ اما هنگامی که بحث از روز آمدی به میان می آید، به این مفهوم است که داده ها با همان الگوی بیتی، اما به رسانه یا حافظه جانبی دیگری از نوعی دیگر منتقل می شود (42.Tnistram, 2002٫ p).

در روزآمدسازی، جریان بیتی درست به همان صورتی که هست کپی میشود و در داده های زیر ساختاری هیچ تغییری ایجاد نمی کند. هر نوع سیاست حفاظتی که اتخاذ کرده باشیم، روزآمدسازی فرایندی است که باید اجرا شود. با پیشرفت فناوری، روزآمدسازی فرایندی ساده است و اگر به طور مناسبی انجام گیرد و مستند شود، احتمال از دست دادن داده ها بسیار اندک خواهد بود (دیگان، 1382، ص 281).

کپی برداری و روزآمدسازی، سادبهترین و ارزان ترین قسمت حفاظت است. اگرچه از این طریق حفاظت فیزیکی عملی می گردد، اما مهم تر از حفاظت فیزیکی، حفاظت منطقی اطلاعات رقمی است. این نوع حفاظت به محتوای اطلاعات می پردازد و درک و پردازش اطلاعات کدگذاری شده را توسط انسان و رایانه امکان پذیر می سازد. لازم است منبع رقمی به صورت کامل حفاظت شود و حفاظت کامل به معنای حفاظت فیزیکی صرف نیست. حفاظت منطقی به معنای حفاظت از برنامه های کاربردی، سیستم های عامل و محیط سخت افزاری است که اجرای برنامه را تضمین میکند (2004 ,Cordiro). در نتیجه، تنها روزآمدسازی نمی تواند تکنیک مناسبی در این شرایط باشد و به همین منظور از راهبردهای دیگری نیز باید در کنار آن بهره جست. دو راهبرد قالب در این زمینه، راهبرد «مهاجرت» و

شبیه سازی» است.

راهبرد «مهاجرت» شامل انتقال دورهای مواد رقمی از نسلی از فناوری _ سخت افزار و نرم افزار _ به نسلی دیگر است (2004 ,Cordiro). پرونده ها شامل دو عنصر پایه ای هستند: عنصر محتوا و عنصر ساختار. میان دو عنصر ساختار و محتوا ارتباطی وجود دارد که تجلی آن در پایگاه‌های اطلاعاتی مشهود است. در مهاجرت، عنصر محتوا ثابت است و مهاجرت تنها به انتقال و بازآرایی ترتیب ساختار پرونده ها در قالب مقصد می انجامد. انتقال، مستلزم تغییر پیکربندی داده‌های زیربنایی است، بدون آن که در محتوای فکری آن تغییری ایجاد شود. وقتی سخت افزار و نرم افزار تغییر می کند، انتقال داده‌ها نیز ضرورت می یابد. تغییر سخت افزار و نرم افزار به این معناست که دیگر نمی توان به داده‌ها دسترسی داشت، مگر آنکه آنها را به ماشین ها و برنامه های جدیدتر انتقال داد. در این انتقال هر چه ساختار دادهای سادبهتر باشد احتمال حفاظت از محتوا بیشتر است (شریف، 1385).

رویکرد نظام مند طولانی مدت در این زمینه آن است که مهاجرت بر مبنای کاهش تنوع قالب ها انجام پذیرد. رسیدن به مجموعه ای از استانداردها که توسط عده کثیری از تولیدکنندگان و توزیع کنندگان مورد قبول باشد و مجموعه های هماهنگ با آن تحت پوشش باشند، تعداد دفعات مهاجرت را کاهش خواهد داد. نمونه ای از این قالبها، SGML و XML برای داده ها و ابر داده ها و قالب TIFF برای تصاویر هستند (2004 ,Cordiro).

زمان، امری حیاتی در انتقال است و باید به محض تعریف قالب های جدید و پیش از مهجور شدن قالبهای کنونی، انتقال صورت گیرد. اگر نسلی از بین برود ممکن است تبدیل داده‌ها دشوار گردد و اگر نسل های بیشتری از بین بروند، ممکن است داده‌ها کاملا نابود شوند. چرخه‌های انتقال باید نسبتا پی در پی انجام گردد (دیگان، 1382، ص 283).

انتقال، فرایندی نامطمئن است که بروندادی نامطمئن دارد. یک روش کاهش این ناامنی، استفاده از مدیریت خطرپذیری است که مراحل انتقال را به پله هایی مشخص

و قابل تعریف و تعيين، تقسیم می کند و با محاسبه میزان ریسک یا خطر و تحلیل مراحل، به کاهش میزان خطر کمک می نماید.

شبیه سازی

در هنگام انتقال اشیاء رقمی به قالب های جدید و ایجاد نرم افزار و سخت افزار، هر چه شیء رقمی پیچید بهتر باشد، میزان خسارت نیز بیشتر خواهد بود. این مسئله باعث شده است بعضی از محققان چنین نظر دهند که برای چنین منابعی، شبیه سازی بهترین روش است. شبیه سازی به فرایند بازسازی محیط نرم افزاری و سخت افزاری مورد نیاز برای دسترسی به یک منبع گفته می شود. از لحاظ نظری می توان هم نرم افزار و هم سخت افزار را شبیه سازی کرد (دیگان، 1382، ص285).

شبیه سازها برنامه هایی هستند که برای نمایاندن رفتار مشابهی در محیط‌های متفاوت با محیط اولیه خویش طراحی شده اند. این برنامه ها امکان استقلال از سخت افزار و سیستم عامل را فراهم می آورند. در این روش نیازی به انتقال اشیاء رقمی نیست، بلکه به جای آن، پرونده های اصلی و نرم افزار کاربردی نگه داری می شود. تحقیقات وسیعی از سوی متخصصان در این زمینه انجام گرفته، اما شبیه سازی هنوز در مرحله آزمایش است (2004 ,Cordiro). گر از راهبرد شبیه سازی استفاده شود، سرمایه گذاری ها باید در مراحل بعدی و در هنگام اجرای شبیه سازی اعمال شود (شریف، 1385).

ابرداده نیز قالبی مطمئن برای ذخیره سازی منابع رقمی است. در یک تقسیم بندی کلی، ابرداده ها را به سه دسته تقسیم می کنند: ابرداده‌های توصیفی، ابرداده‌های ساختاری و ابرداده‌های اجرایی.

ابرداده ساختاری در آرشیو رقمی به این دلیل اهمیت دارد که ساختار خارجی منبع رقمی را منعکس می سازد؛ از این رو برای نمایش و مسیریابی از آنها استفاده می شود. (2004 ,Cordiro).

ابر داده حفاظتی، گونهای خاص از ابردادههای اجرایی است که به عنوان ابزاری

برای حفظ اطلاعات فناوری از آن استفاده می شود. این ابر داده، حفاظت و پشتیبانی از شیء رقمی را فراهم می آورد، به علاوه می توان برای گزارش راهبردهای شبیه سازی و مهاجرت نیز از آن استفاده کرد و به این ترتیب از صحت اطلاعات اطمینان یافت. همچنین ابرداده حفاظتی، اطلاعات مورد نیاز برای نگه داری و حفاظت از زیست پذیری، ترجمه پذیری و فهم پذیری منبع رقمی، بعد از گذشت مدت زمان طولانی است. برای زیست پذیری لازم است که رشته های بیتی اشیاء رقمی آرشیو، دست نخورده و خوانا باقی بمانند. ترجمه پذیری مربوط به آن است که رشته بیتی به شکلی قابل مشاهده برای کاربر انسانی یا پردازش توسط رایانه ترجمه شود. فهم پذیری شامل فراهم آوری اطلاعات کافی است به طوری که محتوای ترجمه شده توسط کاربر نهایی درک و تفسیر شود (2004 ,Cordiro). بنابراین قالب الكترونیکی، قالبی زودگذر و ناپایدار است و احتیاج به آرشیو سازی دارد. مسئله آرشيوسازی و حفاظت دائمی انتشارات الکترونیکی مسئله بی نهایت دشواری است. همچنین اگر قرار است مجموعه کتابخانه دسترسی طولانی مدت را تضمین نماید باید امکانات آن را هم فراهم کند (2005 ,Asproth).

نتیجه گیری

با توجه به مسائل بحث شده، امروزه کتابخانه ها در زمینه مجموعه سازی با چالش بزرگی روبه رو هستند که عدم مدیریت مناسب آن در طولانی مدت می تواند کتابخانه ها را از رده خارج کند. عدم توجه به مسئله آرشيوسازی منابع پیوسته، حذف خرید مجلات چاپی و عدم سازماندهی مناسب برخی مدارک مهم مانند پایان نامه ها، کتابخانه ها را در طولانی مدت با مشکلات بسیار زیادی روبه رو خواهد کرد. قابل ذکر اینکه تا اینجا کتابخانه های کشور اقدامی در زمینه آرشیو سازی منابع رقمی، حتی منابع اشتراکی خود، انجام نداده و فقط به اشتراک یک ساله بسنده کرده اند که سال به سال متغیر است و تأثیر مستقیم این کمبودها در فعالیتهای کتابخانه نمود پیدا می کند. از این رو توجه به نتایج این تحقیقات برای برنامه ریزی های آینده و

جذب بودجه لازم برای نه تنها کتابخانه ها، بلکه برای آینده پژوهشی و آموزشی دانشگاهها مهم و اساسی است و کمبود و عدم دسترسی به منابع روزآمد و حتی آرشیوهای گذشته مجموعه های پیوسته می تواند آموزش و پژوهش کشور را با مشکل روبه رو سازد. تحقیقاتی که در کشورهای پیشرفته انجام شده است نشان می دهد که به منابع پیوسته متکی نیستند بلکه منابع چاپی را مبنایی برای تولید کتابخانه رقمی قرار داده‌اند و علاوه بر آن به آرشیو سازی منابع پیوسته موجود در اینترنت اقدام کردهاند و برنامه های بسیاری در این زمینه در حال اجرا است.

از این رو بهتر است برای رفع این مشکلات از طرف مسئولان کتابخانه ها فکری اندیشیده شود و با دفاع از بودجه مناسب برای کتابخانه ها در صدد رفع این مشکلات برآیند و یک طرح ملی برای آرشیو سازی منابع پیوسته اندیشیده شود و اولین گام در این زمینه، ایجاد هماهنگی بین فعالیت های کتابخانه های کشور و تهیه فهرستگان کتابخانه هاست. اولین فهرستگان می تواند در زمینه پایان نامه ها باشد که دارای ارزش آموزشی و پژوهشی بالایی هستند و بیشترین ضرورت تهیه چنین فهرستگانی در این زمینه مشاهده می شود. ایجاد مرکز ملی آرشیوسازی وابسته به کتابخانه ملی و استفاده از کتابخانه های مرکزی کشور به عنوان شعبه های گردآوری این سازمان، می تواند شروعی برای فعالیت های گردآوری، سازماندهی و اشاعه منابع پیوسته و همچنین رقمی‌سازی منابع مهم چاپی باشد.

همچنین امروزه وجود منابع الکترونیکی را دلیلی برای کاهش هزینه های خرید منابع چاپی ذکر میکنند که نمونه آن حذف خرید مجلات چاپی در دانشگاه‌های کشور است. همچنین مسئله دیگر _که حاصل منابع پیوسته است _ پیش بینی پدیده جامعه بدون کاغذ است و اینکه با توجه به گستردگی منابع اطلاعاتی الکترونیکی و قابلیت‌های آن، استفاده از منابع چاپی به مراتب کمتر می شود و لزومی به ارزیابی آنها نیست. در پاسخ باید ذکر کرد که مرور تحقیقات در زمینه های مختلف مانند تحلیل استنادی پایان نامه ها و بررسی الگوی رفتاری پژوهشگران (تصویری قمصری، 1383، صص 75 تا 88)، رفتار اطلاع یابی اعضای هیئت علمی (شیر دل، 1385،

صص 201 تا 220)، روشهای توسعه منابع اطلاعاتی الکترونیکی در کتابخانه های رقمی (ماهر النقش، 1385، صص 85 تا 97) و میزان استفاده دانشجویان و اعضای هیئت علمی از منابع چاپی و الکترونیکی و اهمیت آنها (جوکار و دهقانی، 1385، ص83؛ يمين فيروز و داورپناه، 1383، ص45) نشان از استفاده زیاد از این منابع در آموزش و پژوهش دارد و ضرورت تهیه منابع چاپی در کتابخانه ها حتی بیشتر شده است.

از این رو وجود منابع پیوسته نباید موجب نادیده گرفتن نقش کتابخانه ها و منابع چاپی شود. چون کتابخانه ها چیزی بیشتر از مجموعه ای از اطلاعات هستند و به همین سبب نمی توان انتظار داشت که با الکترونیکی شدن اطلاعات، کارکردهای کتابخانه ها از میان برود. الکترونیکی شدن منابع، فقط موجب تغییر نقش کتابخانه ها و پیچید بهتر شدن آن شده است و از این گذشته، منابع الکترونیکی بیشتر به عنوان مکمل منابع چاپی شناخته می شوند (يمين فيروز و داورپناه، 1383، ص45). بنابراین، توجه به حفظ منابع چاپی، آرشیو سازی منابع الکترونیکی و مدیریت مناسب این منابع توسط یک سازمان ملی و متخصص برای آینده علمی کشور ضروری است و عدم توجه به این موارد، در آینده نزدیک، کشور را با بحران اطلاعات علمی روبه رو خواهد کرد.

منابع:

_ افشار، ابراهيم (1384)، «مدیریت مجموعه» در: خسروی، فریبرز، دایره المعارف کتابداری و اطلاع رسانی، ج 2، تهران: کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، صص173 تا 1708.

_ پائو، میراندا لی (1380)، مفاهیم بازیابی اطلاعات، ترجمه اسدالله آزاد و رحمت الله فتاحی، مشهد: دانشگاه فردوسی

_ پولاک، میریام؛ براون، کارن (1378)، «تغییر و تحول در حرفه کتابداری و آموزش کتابداران» ترجمه علی مزینانی در: حری، عباس، گزیده مقالات ايفلا 97 (دانمارک 31 اوت 5 سپتامبر 1997)، تهران: کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، صص 296 تا 316.

_ تصویری قمصری، فاطمه؛ جهان نما، محمدرضا (1383)، «تحلیل استنادی پایان نامه های پژوهشگران پژوهشکده مهندسی جهاد کشاورزی»، فصانامه کتاب، دوره 17، ش3، صص 75 تا 88.

_ تعاونی، شیرین (1375)، پیشنویس استانداردهای کتابخانه های دانشگاهی ایران، تهران: کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران.

_ جوکار، عبدالرسول دهقانی، لیلا (1385)، «بررسی میزان استفاده دانشجویان تحصیلات تکمیلی دانشکده های علوم تربیتی و روانشناسی دانشگاه های فردوسی مشهد، شهید چمران اهواز، تهران، اصفهان و شیراز از مجلات الکترونیکی در مقایسه با مجلات چاپی». مجله مطالعات تربیتی و روانشناسی، دوره 7، ش 1، ص87.

_ دیگان، ماریلین؛ تاز، سیمون (1382)، آینده دیجیتالی کتابخانه ها: راهبردهایی برای عصر اطلاعات، ترجمه عباس گیلوری، تهران: دبیزش.

_ رود، ژان میشل (1384)، حفظ میراث دیجیتالی، تحلیلی بر روش ها و چالش ها، ترجمه فرزانه شادان پور، تهران: سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران.

_ ستوده، هاجر (1383)، «کتابخانه های هیبریدی»، فصلنامه اطلاع شناسی، 1، ش 3 (بهار)، صص 95 تا 108.

_ سیامک، مرضیه (1386)، «مجلات دسترسی آزاد: مسائل، و نگرانی های مطرح درباره آنها»، فصلنامه کتابداری و اطلاع رسانی، 38، ج10، ش 2( تابستان)، صص 277 تا 308.

_ شریف، عاطفه (1385)، رویکردهای مدیریتی در حفاظت دیجیتالی»، فصلنامه علوم و فناوری اطلاعات، دوره 21، ش3، (بهار 1385) صص103 تا 124.

_ شهریاری، پرویز (1385)، «تحلیل استنادی مقالات فصلنامه علوم اطلاع رسانی در سال های 1351 تا 1381»، فصلنامه کتاب، دوره 17، ش3، صص 89 تا 102.

_ شیردل، فریبا (1385)، «مطالعه تطبیقی میزان رضایت اعضای هیئت علمی دانشگاه شهید بهشتی و دانشگاه علوم پزشکی شهید بهشتی از شبکه های اطلاع رسانی این دانشکده ها»، فصلنامه کتاب، دوره 17، ش 1، صص 201 تا 216.

_کانی، تری (1378)، «عصر تاریک رقمی چالش حفاظت از اطلاعات الکترونیکی»، ترجمه کیوان

کوشا، در: حری، عباس، گزیده مقالات ایفلا 97 (دانمارک، 31 اوت تا 5 سپتامبر 1997)، تهران: کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، صص 267 تا 250.

_ کاریگان، دنیس ب. (1376)، «نظریه ای در مجموعه سازی»، ترجمه نجلا حریری، فصلنامه پیام کتابخانه، 33، 7، ش 4 (زمستان)، صص 26 تا 33.

_ گاتينبای، پم (1385)، «گردآوری و مدیریت منابع وب برای دسترسی بلندمدت: نقش کتابخانه ملی استرالیا در فعالیت های ICABS»، ترجمه فرزانه شادان پور، در: خسروی، فریبرز، گزیده مقالات ايفلا 2004 آرژانتین (22-27 اوت)، تهران: سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، صص 360 تا 367.

_ ماهر النقش، بابک (1385)، «بررسی روش های توسعه منابع اطلاعاتی الکترونیکی در کتابخانه های رقمی شهر تهران»، فصلنامه کتاب، دوره 17، ش 2.

_ محسنی، حمید (1385)، مدیریت مجلات، تهران: کتابدار.

_ نيسونگر، توماس (1385)، «مسائل مربوط به مدیریت مجموعة مجلات الکترونیکی»، ترجمه زهره زاهدی، نما، مجاه الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران، 5، ش 3، قابل دسترس 1387/5/8 ، در http://www irandoc.ac.ir/data/e_j/vol5/zahedi_2_abs. html

_ یعقوبی، جعفر (1385)، «کتاب های الکترونیکی: مفاهیم، مزایا و شیوه تهیه»، فصلنامه کتابداری و اطلاع رسانی، 35، ج 9، ش. 3( پائیز)، صص 135 تا 139.

_ARL (2003), “ARL Statistics 2002-03, Monograph and Serial Costs in ARL Li-braries 1986 - 2003, Washington D. C, Association of Research Libraries”, viewed 13 August 2008, http://www.arl.org/stats/arlstat/graphs/2003/monser03.pdf __Asproth, V. (2005), "Information Technology Challenges for Long Term Preservation of Electronic Information”, IJPIS, Vol. 1, viewed 13 August 2008 in: http://www.ijikm.org/volume2/1jikiv2p089-098asproth233.pdf

_Brodsky, k. (2003), “If You Build Will They Come? Using a New Library Building to Establish a Culture of Marketing”, The Reference Librarian, No. 82, pp. 183-196.

Buttenfield, B. K. (1999), “Usability Evaluation of Digital Libraries”, in: Stern, D., Digital Libraries Philosophies, Technical Design Considerations, and Example Scenarios, Haworth Press, New York, pp. 39-59.

_Cordiro, M. I. (2004), From Rescue to Long-term Maintenance: Preservation as a Core Function in the Management of Digital Assets (electronic version). VINE, 34 (1), 6-16.

_Fenner, A. (ed.) (2005), Managing Digital Resources in Libraries, Haworth Information Press, New York.

_Lesk, M. E. (1999), “The Organization of Digital Libraries”, in Stern, D., Digital Libraries Philosophies, Technical Design Considerations, and Example Scenarios, Haworth Press, New York, pp. 9-27.

__Russell, K. (1999), Digital Preservation: Ensuring Access to Digital Materials into the Future, Retrieved April 26, 2006, from http://www.leeds.ac.uk/cedars/ chapter.htm

_Tristram, C. (2002), Data Extinction. MIT Technology Review, Retrieved April 26, 2006, from http://www.library.cornell.edu/iris/tutorial/dpm/terminology/strate-gies.html

چکیده:

هویت فرهنگی ملل مختلف، گذشته و حال را به هم گره می زند و آینده را نیز ترسیم می کند. در این میان کتابخانه ها، آرشیوها و موزه‌ها نمایی از مؤسسات فرهنگی هستند و می توان آنها را به نوعی حافظه ملل نامید. امروزه بر کسی پوشیده نیست که اطلاعات یکی از ارکان اصلی پیشرفت و ارتقاء جوامع بشری را تشکیل می دهد و در رقابت برای افزایش دانش بشری که لازمه پیشرفت و تکامل جوامع می باشد، حجم اطلاعات قابل دسترسی و میزان سهولت دسترسی به منابع اطلاعاتی مهم ترین شاخصه های ارزشیابی اطلاعاتی می باشد. آرشیو به عنوان اصلی ترین منبع منسجم اطلاعاتی، نقش اساسی در افزایش یا کاهش دو شاخصه تعیین کننده فوق دارد. با توجه به مطالب گفته شده و اهمیت منابع آرشیوی می توان تصور کرد که سامانه های آرشیو به صورت سنتی با چالش های زیادی از جمله محدودیت فضا، محدودیت نگهداری، محدودیت مکانی و زمانی دسترسی به منابع آرشیوی و محدودیت دستیابی به اطلاعات انواع رسانه های مختلف روبه رو است؛ اما رقمی‌سازی میراث ملی و مواد آرشیوی گزینه دیگری مطرح کرده تا بدین وسیله مواد آرشیوی حفظ و نگهداری شود و قابلیت اشاعه به نسل های آینده را داشته باشد. رقمی‌سازی این مواد سبب افزایش دسترسی، گسترش خدمات به کاربران، کاهش استفاده از اصل مواد و ساخت یک نسخه پشتیبان از مواد در معرض خطر خواهد بود. در این مقاله مفهوم میراث مکتوب و آرشیوهای رقومی، تاریخچه شکل گیری آنها، چالش های موجود، ضرورت های رقمی کردن میراث مکتوب، لزوم ایجاد شبکه جهانی دانش برای آرشیوها و در نهایت مزایا و معایب این شبکه بررسی شده است.

کلیدواژه‌ها: آرشیوهای رقومی، فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی، رقمی‌سازی.

رقمی‌سازی آرشیوها، ضرورت‌ها و چالش‌ها

ليلا نعمتی آنارکی | دانشجوی دکتری کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه آزاد اسلامی، واحد علوم و تحقیقات رویا پورنقی | دانشجوی دکتری کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه آزاد اسلامی، واحد علوم و تحقيقات

آدمی همواره کوشیده است تا دستاوردهای تمدن خود را حفظ کند و به نسل بعدی واگذارد. از این رو است که خط را اختراع کرده و کوشیده تا از موادی همچون سنگ، گل و پوست برای نوشتن استفاده کند که دوام آن بیش از عمر آدمی است. بشر از زمانی که از کاغذ استفاده کرد، همواره در پی آن بود که چگونه از نوشتارها مراقبت کند و در نگهداری آنها بکوشد. پس نگهداری از آثاری که تمدن و فرهنگ را از نسلی به نسل دیگر منتقل می کند، سابقه‌ای بس کهن دارد.⁽¹⁾

بشر در طول قرنها زندگی، آثار بی‌شماری از خود برجای گذاشته است. امروزه بر ماست که در حفظ میراث چندین هزار ساله بشریت تلاش کنیم. میراث مکتوب، منابعی ارزشمند برای تاریخچه فرهنگی یک کشور محسوب می شود و اگر مورد بی توجهی قرار گیرد چه بسا بسیاری از آنها در طول زمان از بین برود. امروزه با توجه به گسترش فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی و تنگاتنگ شدن روابط جهانی، هیچ گونه تعللی در نگهداری و حفظ منابع تمدن بشری از سوی متخصصان

و مسئولان فرهنگی قابل پذیرش نیست.

آرشیو در اصطلاح به مجموعه نوشته ها و اسنادی گفته می شود که خود حاصل فعالیت های روزمره و مستمر دیوانهای سابق و ادارات کنونی است و معمولا شامل نوشته‌ها و اسنادی نظیر شرح وظایف، دستورات، خط مشی ها، تشکیلات، فعالیت های اجرایی و نیز مسائل حقوقی، فرهنگی، اجتماعی، نظامی و هر نوع اوراق مهم دیگر نظیر قباله های فروش، رقبات و پیش نویس مکاتبات است که به سبب ارزش دائمی شان در محلی به همین نام نگه‌داری می شوند.⁽¹⁾

در تعریفی دیگر، آرشیو مجموعه سازمان یافته‌ای از اسناد شامل نامه‌ها، کتاب‌ها، نقشه ها، نوارهای صوتی، مواد دیداری و شنیداری و سایر مواد ارزشمندی معرفی شده است که در جریان مسائل حقوقی یا معاملات تجاری تولید و دریافت و به سبب ارزش دائمی شان حفظ شده‌اند.⁽²⁾آرشیو یکی از مراکز مهم اطلاعاتی است که منحصرا بر اثر فعالیت‌های سازمانی واحد، خانواده‌ای واحد و حتی فردی واحد ایجاد می شود و گسترش می یابد.

یکی از اهداف آرشیوها حفاظت از اسناد است. اما علاوه بر حفاظت، هدف دیگر آرشیوها، ایجاد امکان دستیابی آسان به اسناد است. با پیشرفت فناوری و بهره گیری از دستگاه های ریز فیلم و ریز فیش و رایانه، این امکان فراهم شده است که به جای نسخه اصلی اسناد، فتوکپی، تصویر و نسخه رایانه‌ای آنها در اختیار محققان قرار گیرد. آرشیوهای رقمی راه حل مناسبی برای رفع مشکلات ناشی از ارائه خدمات آرشیوی به متقاضیان است، زیرا جست و جو، حمل و نقل و کار روی اسناد رقمی بسیار آسان تر از اسناد کاغذی است.

جدل‌آمیز ترین و فراگیرترین بحثها در حوزه آرشیوداری درباره تاثیر رقمی کردن است. تولید و استفاده از فناوری آنالوگ، مرحله به مرحله متوقف و فناوری رقمی

⁽³⁾

جایگزین آن می شود. در این زمینه، این سؤال مطرح می گردد که آیا تولید مواد آنالوگ به طور فزاینده، فناوری رقمی را به خدمت می گیرد؟ آیا دیگر نیازی به آرشیوها خواهد بود؟ این پرسش ها و پرسش هایی از این دست، پرسش های مطرح کنونی است. پیشینه رشته به ما می آموزد که باید به همه پیشگویی های فناورانه به دیده تردید نگریست. تنها راهنمای مطمئن، اندوخته تجربه است. بعید است که قالبی نهایی» وجود داشته باشد. بنابراین می توان بر اساس تجربه گذشته پیش بینی کرد که چیزی دیگر -هر چه که باشد - پس از رسانه های رقمی خواهد آمد.

اگر به هیچ علت دیگری نباشد، دست کم به علت میل به سکون و ایستایی (inertia) می توان انتظار داشت که آرشیوها در آینده ای نه چندان دور، همچنان در حال اداره مجموعه های بزرگ محملها در همه قالبهای تاریخی، به همراه فناوری ها و مهارتهای مرتبط با آنها خواهد بود.

با گذشت زمان مسائل مدیریت پیچید بهتر و برنامه های کوچ وسیع تر می شود. اما این احتمال نیز وجود که توجه بیشتری به ارزش بشرساختگی مجموعه‌های خود و جنبه‌های موزه‌ای کار معطوف شود. کوچ از آنالوگ به رقمی با اتلاف همراه است. در این روند، مقداری از محتوا از دست می رود. کوچ از رقمی به رقمی، از لحاظ نظری بدون افت کیفیت است؛ گرچه در عمل لزوما این گونه نیست. آرشیوها و کتابخانه‌های جهان با چالشی مشترک برای نگه داری مقدار تقریبا غیر قابل تصوری از داده‌های رقمی و چشم انداز نگه داری درازمدت آنها روبه رو هستند و در این مرحله به تعداد پاسخها، پرسش مطرح می شود. مسائل مربوط به پیشرفت نرم افزاری و سخت افزاری، نفع تجاری در برابر نفع عمومی، تحمل اقتصادی و مدیریت ریسک از جمله مسائلی است که پیش رو قرار دارد.

آرشیوهای رقمی به گونه‌ای فزاینده از فناوری رقمی، هم به صورت رو خطی و هم با استفاده از سیدی، وی سی دی، دی وی دی و دیگر محمل‌های رقمی به منظور دسترس پذیر کردن مجموعه های خود استفاده می کنند و همزمان مواد بر محمل‌های

آنالوگ باثبات تر به همان شکل حفظ می شوند.⁽¹⁾توسعه مجموعه های رقمی و تکثیر چنین محتویاتی در عصر «انفجار اطلاعات» روش مدیریت و کاربرد اطلاعات را تغییر داده است. از طرفی مجموعه‌های رقمی شده، روش کاربرد، نگهداری، سازماندهی و دسترسی به اطلاعات را تغییر داده است.

ظهور فناوری رایانه و شبکه و کاربرد گسترده آن موجب پیدایش انواع جدید منابع اطلاعاتی و بروز تغییرات مهمی در فنون، روش‌های گردآوری و حفظ و اشاعه این منابع شده است. به تبع تحول بنیادینی که در رسانه‌های اطلاعاتی و ابزار ضبط، ذخیره و خواندن محتوا رخ داده، در مفاهیم سنتی سند و اثر، تغییراتی متناسب با دانش و ابزار نوین حاصل شده است. مجموعه این تحولات، نقش و وظایف سازمانهای مسئول حفظ و اشاعه اطلاعات را دستخوش دگرگونی ساخته است. همچنین پیشرفت های سریع در حوزه فناوری اطلاعات به شکل بارزی دسترسی به اطلاعات را آسان‌تر کرده است به طوری که می‌توانیم از آن به عنوان انقلاب اطلاعاتی یاد کنیم. در این میان آرشیودارها با توجه به نقش و کارکرد خود تأثير بسزایی در انتخاب بهترین راه برای حرکت از محیط سنتی به محیط رقمی بر عهده دارند. با رشد سریع فناوری و تغییر چشمگیر محمل‌های اطلاعاتی، مسائلی از قبیل قدیمی شدن محمل‌ها، نیاز به امکانات، ابزارها و روش‌های خاص برای استفاده از این منابع آرشیوی برای عموم مشکلاتی سخت و دشوار به نظر می رسد و می طلبد همگام با رشد فناوری‌های جدید اطلاعاتی، آرشیو نیز محمل‌های قدیمی را به محمل‌های جدید تبدیل کند.

امروزه با توجه به افزایش به کارگیری فناوری‌های اطلاعاتی و ارتباطی، ثبت و ضبط میراث مستند بشری و مدیریت آنها بستگی زیادی به فناوری‌های اطلاعاتی دارد. بنابراین در مدیریت پیشینه‌های الکترونیکی علاوه بر کارکنانی همچون مدیر و آرشیودار که نقش‌های کلیدی بر عهده دارند، به حضور مهندسان رایانه و آشنا با فناوری‌های اطلاعاتی نیز نیاز است.

کتابخانه کنگره آمریکا از سال 1990 منابعی را از مجموعه‌هایش بر می گزید و بر لوح فشرده ذخیره می کرد. این طرح حافظه امریکا⁽¹⁾نامیده می‌شد. در سال 1998 این کتابخانه، کار تهیه و تدوین استراتژی رقمی را آغاز کرد. پس از بررسی‌های فراوان در سال 2000 کنگره آمریکا قانونی را که «زیر ساخت و حفاظت اطلاعات رقمی»⁽²⁾نام دارد به تصویب رساند که در آن بر اهمیت حفظ محتوای رقمی برای نسل های آینده تصریح شده است. یکی از اهداف این قانون، دسترس پذیر و قابل استفاده ساختن منابع برای کنگره و مردم آمریکا و تداوم و حفظ مجموعه دانش و خلاقیت جهانی برای نسل های آینده است.⁽³⁾

در این بین مطالعات فراوانی در خصوص حفاظت از میراث بشری انجام داده‌اند که یکی از این مطالعات توسط ابراهیم انجام شده است. او به شکل وسیعی درباره وظایف اصلی مؤسساتی مانند کتابخانه‌ها، آرشیوها و موزه‌ها که به عنوان «مؤسسات فرهنگی»⁽⁴⁾شناخته می شوند، در رابطه با حفاظت از میراث فرهنگی برای نسل های آینده به مطالعه پرداخت. او معتقد بود که اطلاعات و منابع می تواند به طور کل ناپدید شود، اگر به صورت جدی از آنها حفاظت نشود.⁽⁵⁾

«حافظه گمشده؛ کتابخانه ها و آرشیوهای از بین رفته قرن بیستم» عنوان تحقیقی است که چندی پیش یونسکو انجام داده و در آن تخریب گسترده مجموعه کتابخانه‌ها و آرشیوهای قرن بیستم را به تفصیل شرح می دهد. این مجموعه که با قصد جلب نظر جامعه حرفهای، عموم مردم و مقامات ملی نسبت به فقر اجتماعی و فرهنگی ایجاد شده به علت ناپدید شدن گنجینه‌های آرشیوی و کتابخانه‌ای گردآوری و تأليف شده، بر لزوم مراقبت و نگهداری از این مواریث ارزشمند تأکید داشت.

این تحقیق، خسارات جبران ناپذیر وارده در اثر نابودی مدارک آرشیوی منحصر به فرد و همچنین مجموعه های گرانبهای کتابخانه ای را افشا می کند، اما با

وجود این، مطالعه خسارات مستند به علت بلایای طبیعی که تنها با کمی تلاش می شد از آن جلوگیری کرد، بسیار اندوه بار است. پذیرفتن اعمال انسانی، به عنوان مهم‌ترین عامل خسارات کلان، موجب تأسف است. دزدی و خرابکاری هنوز موجب آفت رسانیدن به کتابخانه‌ها و آرشیوها می شود. طی جنگ‌ها، با آتش زدن و از بین بردن کتاب‌ها و اسناد به عنوان تجسم فرهنگ یک جامعه، مجموعه های بی‌شماری برای همیشه از بین رفته است. اگر هویت ملی» نابود شود، دشمن پدیدار خواهد شد. عوامل تهدیدکننده میراث بشری محدود به ما نیست و آثار، اسناد و اطلاعات در تمام دنیا در معرض نابودی هستند.⁽¹⁾

ضرورت های رقمی کردن میراث مکتوب

میراث مکتوب نمایانگر تکامل اندیشه، اکتشافات و دستاوردهای جامعه بشری و میراث گذشته برای جامعه جهانی کنونی و آینده است. گاه اسناد ارزشمند و منحصر به فرد و در مواردی کل موجودی یک کتابخانه یا بایگانی در اثر حوادث از بین رفته است یا می‌رود. بخش دیگری از این میراث و حافظه بشری نیز به عللی از جمله فرسودگی، سهل‌انگاری یا سایر عوامل طبیعی و مصنوعی در شرایطی قرار دارد که هر لحظه احتمال نابودی آنها می‌رود. تهدیدات و آسیب‌های طبیعی و انسانی که بر میراث مکتوب در سطح جهانی در سال‌های پایانی هزاره بیستم وارد آمد، بشر را بر آن داشت تا نسبت به شناسایی و پیشگیری و مرمت میراث مستند مكتوب، برنامه‌ای را طراحی و ارائه کند. سال‌هاست که آرشیودارها و کتابداران درباره حفاظت و نگهداری از میراث فرهنگی و مراجع محلی به بحث می‌پردازند. آنها معتقدند که این میراث به درک فرهنگ ملل مختلف کمک خواهد کرد و به عنوان نقاط مرجعی برای دسترسی به اطلاعات جوامع به شمار می رود. زلزله توکیو در سال 1923 منجر به از بین رفتن 700 هزار نسخه کتاب در کتابخانه دانشگاه امپراتوری شد. طغیان رودخانه آرنو در سال 1966 و جاری شدن سیل

در کتابخانه ملی فلورانس به بیش از 2 میلیون کتاب آموزشی، اجتماعی، کودکان و عمومی خسارت وارد کرد. در اثر سونامی به آرشیوها و کتابخانه‌های جنوب شرقی آسیا خسارات شدید وارد آمد. همچنین طی چند سال اخیر سیلاب‌ها، طوفان‌ها، سونامی‌ها، زلزله‌ها و آتش سوزی‌ها، منجر به از بین رفتن تعداد زیادی از کتابخانه ها و آرشیوها در سراسر جهان شده است. آب و هوای گرم و مرطوب موجب افزایش خسارت در کشورهای مناطق حاره می‌شود؛ اما متأسفانه پدیده های زیست محیطی تنها خطرات از بین برنده میراث مستند نیست، جنس مواد آرشیوی نیز عمدتا مستعد تخریب است و در مخازن آرشیوی کشورهای مختلف جهان، انواع مدارک نظیر اسناد، کتاب‌ها، نسخه‌های خطی، روزنامه‌ها، عکس‌ها، گزارش‌ها و میلیون‌ها فيلم، نوار صوتی و تصویری و دیسکت در حال آسیب‌دیدگی یا نابودی ابدی است. این مجموعه‌ها در معرض انواع عوامل مخرب قرار دارند. اهم این عوامل عبارتند از : کاغذهای اسیدی، احتراق خود به خودی، هجوم باکتریها و قارچها، مورچه‌های فیلم خوار، رنگ پریدگی (زوال رنگ)، تخریب صدا و چسبندگی نوارهای کاست.

تحقیق سال 1995 یونسکو در مورد حامل های صوتی، بیانگر این نکته بود که الزاما فقط اسناد بسیار قدیمی در معرض شدید ترین خطرات نیستند. یونسکو نگرانی‌اش در مورد میزان تخریب حامل‌های صوتی _ ضبط شده با فناوریهای نوین _ را نیز ابراز کرد. اگرچه تبدیل رکوردهای آنالوگ به فناوری مدرن اهمیت دارد، ولی هنوز دستگاه‌های قدیمی‌تر، قابل اعتنا و در دسترس است.

دومین تحقیق که در سال 2003 برای پوشش رسانه تصویری و همچنین اطلاعات رقمی شده تأیید کرد که اگر کم توجهی کنیم و دیر بجنبیم حافظه ما محکوم به فناست.⁽¹⁾مهم‌ترین دلیل رقمی‌سازی استاد، افزایش دسترسی و بهسازی حفاظت از اسناد، خصوصا اسناد نادر است. با رقمی‌سازی مجموعه‌ها، میراث مکتوب می‌تواند به شکل گسترده‌ای برای تحقیق و مطالعه به کار رود. همچنین رقمی‌سازی سبب تسهيل جست وجوی مجموعه ها با سرعت بالا، بدون توجه به مکان و زمان

می گردد. رقمی‌سازی این مواد باعث می شود محتوای این مواد در دسترس کاربران در شبکه جهانی وب قرار گیرد. ضمن اینکه رقمی‌سازی سبب افزایش دسترسی، گسترش خدمات به کاربران، کاهش استفاده از اصل مواد و ساخت یک نسخه پشتیبان از مواد در معرض خطر خواهد بود.⁽¹⁾

حفاظت یکی از فعالیت‌های بنیادی در کتابخانه‌ها و مراکز آرشیوی بوده است. عامل رقمی، شکل ارائه، رسانه و استفاده از محتوا را تحت تأثیر قرار داده است. حفاظت منابع آنالوگ در دید سنتی، تنها بر طول عمر رسانه تاکید دارد، اما هنگامی که «حفاظت» در کنار «رقمی» قرار می‌گیرد، نه تنها به خاطر تفاوت و پیچیدگی فناوری‌های اطلاعاتی و ارتباطی، بلکه به واسطه ارتباط آن با مدیریت ابرداده از اهمیت حیاتی بیشتری برخوردار می‌شود.⁽²⁾

با توجه به تغییرات سریع فناوری‌های اطلاعاتی و ارتباطی در سال‌های اخیر، سازمان‌های مسئول باید تغییرات الکترونیکی و رقمی را به منظور تسهیل در دسترسی به اطلاعات فراهم آورند. با استفاده از فناوری‌های اطلاعاتی و ارتباطی، اطلاعاتی که در قدیم روی مواد کاغذی نگه‌داری می‌شد، رقمی می‌شود.⁽³⁾

اطلاعات به صورت رمزگان بیان می‌شود و در ارتباط غیر مستقیم و غیر شفاهی باید بر محملی که آن را رسانه نیز می‌گویند قرار گیرد. ابزار ثبت و ضبط اطلاعات بر رسانه با فنون مربوط به ثبت و ضبط، بازخوانی و احتمالا با ابزاری که برای بازیابی آن ضروری است تناسب دارد و متناسب با هم نیز تحول می‌یابد.

اطلاعات رقمی ممکن است بازتولید آثار غیررقمی اعم از اسناد، منابع کتابخانه ای و موزه‌ای و اثری از هر آنچه بشر قصد دارد به آیندگان منتقل کند باشد. آثاری که اصل آنها در جهان واقعی موجود است ولی خدشه در اثر مرور زمان،

حفظ تصویری از آنها را ضروری سازد. برای حفظ دسترس‌پذیری چنین طیف گسترده‌ای از اطلاعات چه باید کرد؟ چه مشکلاتی در این مسیر وجود دارد؟ در آرشیو رقمی سعی بر حفظ محتواست. هنگامی که اطلاعات در قالب‌های رقمی قرار می‌گیرند، ماهیت، ارزش، اهداف و ساختار متفاوتی را می پذیرند.

ساخت میراث رقمی

ساخت میراث رقمی نیاز به منابع مختلفی همچون مواد، تخصص، ابزار و هزینه دارد. توسعه فناوری‌های جدید در زمینه رایانه‌ها، شبکه‌ها و مدیریت داده‌ها منجر به ایجاد محیطی رقمی می‌گردد، جایی که تولید، نگه‌داری و عملکردها به شکل رقمی تبدیل می‌شود. یکی از نقش‌های مهم فناوری اطلاعات، به تحقق پیوستن تصور «میراث مجازی» است که به وسیله ابزارهای رقمی برای نگه‌داری و حفاظت از میراث فکری و فرهنگی جهانی صورت می‌گیرد. برای رسیدن به این منظور اکثر تلاش ها در سرتاسر دنیا _ به خصوص کشورهای توسعه یافته _ با گسترش موزه ها و کتابخانه‌های رقمی هدایت می‌شود.⁽¹⁾

اما سؤالی که اینجا به ذهن می‌رسد این است که از خیل عظیم اطلاعات رقمی چه چیز باید حفظ شود؟ یونسکو در «منشور حفظ میراث رقمی» آن را چنین تعریف کرده است: «میراث رقمی دربرگیرنده منابع بی همتای دانش بشری و تعابیر آن است. این گنجینه، منابع فرهنگی، آموزشی، علمی و منابع رسمی در موضوعات فنی، حقوقی و پزشکی را در بر می‌گیرد.»⁽²⁾هیچ محتوایی بدون دلیل حفظ نمی‌شود و هیچ محتوایی نباید بدون دلیل از گردونه حفظ خارج شود یا مغفول بماند.

سامانه‌ها و ابزارهایی که برای برنامه‌های جامع حفظ و اشاعه اطلاعات رقمی مورد نیاز خواهد بود باید فرایندها و الزامات زیر را پوشش دهد:

مدیریت اطلاعات مربوط به حقوق نشر و تألیف و تعیین سطوح دسترسی؛ ذخیره و مدیریت دسترسی به ابزارهایی نظیر نرم افزارهای اصلی، مبدل‌ها، شبیه‌سازها و مانند آن و جست‌و جو و بازیابی رابط‌های کاربری و تهیه رونوشت برای کاربران.⁽¹⁾

برخی مسائل جدی که آرشیوهای رقمی پیش رو دارند عبارتند از:

برای سازگاری با منابع رقمی هستند. معماری شامل اجزائی از این قبیل است:

موتورهای جست‌و جوی تمام متن برای نمایه‌سازی و فراهم کردن امکانات دسترسی به منابع؛

پروتکل انتقال پرونده؛⁽¹⁾

کمک خواهد کرد.

وجود دارد:

_توانایی بالقوه آنها برای استفاده طولانی مدت؛

_ارزش فکری یا فرهنگی آنها؛

_آیا رقمی سازی این منبع میزان دسترسی به آن را نسبت به میزان دسترسی

به منبع اصلی افزایش می دهد؟

_آیا محدودیتهای حق مؤلف یا مجوزهای موجود، اجازه تبدیل منبع به

شكل رقمی را می دهند؟

قالب‌های نمایه‌ای همچون گیف و پنگ،⁽¹⁾وضوح تصویر، اندازه و ابعاد، ارزیابی.⁽²⁾

مکان‌یابی و دسترسی به شیءهای رقمی است. انگیزه اصلی سامانه شناساگر شیء رقمی، فراهم‌کردن روشی برای ناشران است که با بهره‌گیری از آن روش، مسائل فکری حق مالکیت که جزء لاینفک منابع است - قابل کنترل باشد.⁽¹⁾

_ پیگیری مؤثر؛

_تعیین و تأیید کاربران؛

_تعیین وضعیت حق مؤلف برای هر یک از شی‌ءهای رقمی و محدودیت‌های آن برای کاربرد رایگان یا پرداخت هزینه؛

_مدیریت مذاکره با کاربران در رابطه با اجازه دسترسی آنها به نسخه‌های متعدد یا متعهد نمودن آنها برای دسترسی به یک نسخه یا ارسال درخواست به ناشر.

به عبارت دیگر، گردآوری اطلاعات و در دسترس قرار دادن آنها برای استفاده کنندگان، مسائل اجتماعی فراوانی در پی دارد. افراد یا مؤسساتی که اقدام به

ساخت آرشیو رقمی می‌کنند باید به مسائل قانونی و اخلاقی این کار واقف باشند. حق مؤلف یا کپی رایت یکی از این مسائل است.

ويتن و بین بریج معتقدند اصولا امکان کنترل دسترسی اطلاعات در آرشیو رقمی بسیار کمتر از مجموعه‌های فیزیکی است. قراردادن اطلاعات در آرشیو رقمی توانایی بالقوه‌ای برای در دسترس قرار دادن آن برای مخاطبان نامحدود و در محیط مجازی فراهم می آورد.⁽¹⁾

8 گردآوری داده‌ها از وب و مسئله حق مؤلف. موارد ذکر شده اثرات سریع و عملی روی آرشیوهای رقمی دارد. آرشیوهای رقمی مجموعه سازماندهی شده اطلاعات هستند. وب پر از اطلاعات غیر سازماندهی‌شده است. انتقال، دانلود و بارگذاری و ذخیره کردن قسمتی از اطلاعات وب به منظور سازماندهی اطلاعات در مجموعه‌ای متمرکز و مفیدسازی هر چه بیشتر آن برای استفاده دیگران، یکی از وظایف اولیه آرشیو رقمی است.

وب‌گاه‌ها را می توان در برابر بارگذاری‌های اتفاقی و بی‌نظم حفاظت کرد. پروتکل حذف روبات⁽²⁾به دارندگان وب‌گاه‌های شخصی امکان می‌دهد که از برخی از بخش های وب گاه خود در مقابل ذخیره و نمایه سازی محافظت کنند. با وجود اختیاری بودن پذیرش این پروتکل، موتورهای جست‌وجوی زیادی از آن تبعیت میکنند. اما مفهوم مسئولیت تغییر کرده است: قبلا برای استفاده قانونی از اطلاعات شخص دیگر باید اجازه صریح از پدید آور اطلاعات کسب می‌شد، اکنون موتورهای جست‌و‌جو به صورت خودکار اجازه استفاده از منابع را به خود می‌دهند؛ مگر اینکه تهیه‌کنندگان از سازوکار حذف⁽³⁾استفاده کنند. برخی پایگاه‌ها با رایانه‌های متخلف که پروتکل حذف روبات را نقض نمایند، شدیدا برخورد می‌کنند. برای مثال به آنها خدمات ارائه نمی دهند.

مسئولان آرشیوهای رقمی باید به دقت مسائل اخلاقی یادشده در بالا را مد نظر داشته باشند. باید از پروتکل حذف روبات تبعیت کرد. باید سازوکارهایی تعبیه کرد که پدیدآورندگان در صورت نیاز بتوانند به راحتی آثار خود را از آرشیو حذف کنند.⁽¹⁾

و حفاظت و نگه‌داری. کلولند نگه‌داری و در دسترس قرار دادن اطلاعات رقمی را در حفاظت مهم می‌شمارد و مشکل اصلی را از رده خارج شدن امور فنی می‌داند، یعنی برای نگه‌داری اطلاعات رقمی نیازمندیم تا به طور مداوم خود را به امور فنی پیشرفته مجهز سازیم. حفاظت و نگه‌داری منابع رقمی شامل حفظ محمل ذخیره، حفظ دسترسی به محتوا و حفظ منابع روی محمل‌های ثابت با بهره‌گیری از فناوری رقمی است.⁽²⁾

نیازهای سخت‌افزاری و نرم افزاری: دو منبع اصلی برای راه اندازی و عملکرد صحیح مجموعه آرشيو رقمی عبارت است از: ساختار فناوری و کارکنان.

ساختار فناوری شامل مسائل مربوط به رایانه و سایر تجهیزات، نرم‌افزار و اتصالات شبکه‌ای است. کارکنان برای اداره و کنترل وظایف مختلفی که برای ایجاد و نگه‌داری مجموعه لازم است فعالیت می‌کنند.⁽³⁾

نبوی، کتابخانه دیجیتال:مبانی نظری، محتوا، ساختار، سازماندهی، استانداردها و هزینه ها، پیشین، صص 39-50.

رقمی انتظار می‌رود شامل پشتیبانی از انواع مختلف مدارک و قالب‌ها، پشتیبانی از ابرداده، روزآمدسازی محتوای پیوسته و بسته‌ای⁽¹⁾، نمایه‌سازی و ذخیره، جست‌وجو و بازیابی (ابرداده، تمام متن)، پشتیبانی چندزبانه، پشتیبانی از کنش‌های متقابل، مدیریت دسترسی و کاربرد، اداره مجموعه و پشتیبانی از استاندارهایی مانند دوبلین کور، یونی‌کد⁽²⁾و ایکس‌ام‌ال⁽³⁾است.

وظایف کارکنان آرشیو رقمی شامل مدیریت طرح، انتخاب و آماده‌سازی منابع اصلی، رقمی‌سازی و تبدیل، فهرست‌نویسی و ابرداده، تعیین کیفیت، اداره سامانه و نگه‌داری ارائه دهنده خدمات و وبگاه آرشيو رقمی، تحلیلگر سامانه، برنامه‌نویس برنامه‌های کاربردی آرشیو رقمی و توسعه رابط کاربری، ارتقای خدمات و حفاظت از آن⁽⁴⁾است.

چالش‌های ساخت آرشيو رقمی

در نهایت، چالش های ساخت آرشیو رقمی شامل موارد زیر است:

_ساخت منابع. شامل توسعه فناوری پیشرفته برای رقمی‌سازی منابع آنالوگ،

طراحی ابزار جست‌وجو و بازیابی که نارسایی‌های فهرست‌نویسی ناقص یا اطلاعات توصیفی ناکارآمد را جبران کند و ابزارهای طراحی که از طریق یکپارچه‌سازی

مشارکت کاربران منجر به بهبود فهرست‌نویسی و اطلاعات توصیفی گردد؛

_کار کرد متقابل. شامل ایجاد پروتکل‌ها و استانداردهایی برای یکپارچه‌سازی

آسان آرشیوهای رقمی توزیع شده؛

_مالکیت فکری. شامل ملاحظات قانونی در خصوص دسترسی، نسخه‌برداری و نشر منابع فیزیکی و رقمی؛

_دسترسی کارآمد. شامل ادغام دسترسی به منابع رقمی و فیزیکی، گسترش رویکردهایی که می تواند منابع ناهمگون را به روش منسجم عرضه کند، مفیدسازی آرشیو ملی رقمی برای جوامع مختلف استفاده کننده با اهداف مختلف، ارائه ابزار کارآمد و انعطاف‌پذیر برای تبدیل محتوای رقمی به منابع مناسب برای رفع نیازهای کاربران نهایی؛

_ماندگاری منابع. شامل گسترش الگوهای اقتصادی برای پشتیبانی از آرشیو

ملی رقمی.⁽¹⁾

چالش‌های پژوهش در آرشیو رقمی و نگه‌داری طولانی مدت

مجموعه‌های رقمی گسترده، ناهمگون و در حال رشدند، به نحوی که از محدوده توانایی ما برای مدیریت و نگه‌داری از آنها خارج‌اند. ویژگی‌های آرشیو رقمی حاکی از نگرانی‌هایی است که برای طولانی‌مدت مطرح‌اند. چالش‌های نگه‌داری در آرشیوهای رقمی و در طولانی‌مدت جوانب اقتصادی، اجتماعی، سازمانی‌و فنی را در بر می‌گیرند. نگه‌داری کاربردی و قابل اطمینان مستلزم ابزارها و فناوری‌های جدید است. آرشیو رقمی کاربردی، پایدار و کارامد، مستلزم یک زیر ساخت است.⁽²⁾

از چه منابعی باید محافظت کرد؟ اسناد، نسخه‌های خطی، کتاب‌ها، روزنامه‌ها، نقاشی‌ها، عکس‌ها، نقشه‌ها و نُت‌های موسیقی و نظایر آن که با جوهر، خودکار، مداد، رنگ و ابزار مشابه بر روی کاغذ، پلاستیک، پاپیروس، پوست و برگ درختان

نوشته و یا بر روی حامل‌های صوتی و تصویری مانند فیلم، دیسکت، نوار، تصاویر آنالوگ و رقمی و مدارک یا وب‌سایت‌ها ثبت و ضبط شده است می‌تواند جزء میراث مستندی باشد که قابلیت حفاظت و نگه‌داری را دارد.⁽¹⁾

با توجه به تغییرات سریع فناوری اطلاعات و ارتباطات در طول سال‌های اخیر، سازمان‌ها راه‌های جدیدی را برای حفاظت و نگه‌داری از میراث فراهم آورده‌اند. بدون وجود زیرساخت‌های مناسب، دسترسی و انتقال کارآمد اطلاعات با موانعی روبه‌رو می‌شود. امروزه با کاربرد آی‌سی‌تی⁽²⁾، اطلاعاتی که به شکل سنتی در کاغذ نگه‌داری می‌شد، رقمی شده و در سامانه‌هایی ذخیره سازی می‌گردد تا در خدمت عموم قرار گیرد.

راهبردها و اصول حفاظت و دسترسی برای نگه‌داری و تشویق میراث مستند، حیاتی است. تعاریف مختلفی برای حفاظت بیان شده است که در این مقاله این گونه بیان می‌شود: حفاظت مجموع اقدامات لازم برای تأمین دسترسی دائمی به میراث مستند برای همیشه است. حفاظت شامل نگه‌داری هم می‌شود که بنا به تعریف عبارت است از اعمالی که برای جلوگیری از فساد و خرابی بیش‌تر مواد اصلی باید صورت بگیرد و دخالت فنی کمتری را طلب می‌کند. حوادثی مانند سیل، زلزله، آتش‌سوزی و گردباد ممکن است جزء حقایق زندگی باشند، اما می‌توان راهبردهایی برای کاهش تأثير بالقوه آنها تدوین کرد. به طور کلی میراث مستند در آب و هوای استوایی نسبت به مناطق معتدل در معرض خطر بیشتری قرار دارد، پس محیط طبیعی که میراث مستند در آن قرار دارد تأثیر عمیقی بر طول عمر آنها دارد.

رقمی سازی در آرشیو

اصطلاح «رقمی‌سازی» در اساسی‌ترین مفهوم خود به الکترونیکی کردن مواد اشاره دارد. این فرایند تبدیل یک تصویر آنالوگ به مقادیر عددی است.⁽³⁾

رقومی کردن مطالب می‌تواند هم در محیط‌های کتابخانه‌ای و هم در محیط‌های آرشیوی انجام شود. در محیط‌های آرشیوی مواد مورد نظر (اسناد و مدارک) بیش‌تر شامل دست‌نوشته‌ها، مکاتبات، عکس، فیلم، نوارهای ویدیویی و نظایر آنهاست.

با توجه به نقش فناوری‌ها در ارائه بهتر تصاویر با کیفیت، رقمی کردن مواد هم در کتابخانه‌ها و هم در آرشیوها معمول شده است. انگیزه اصلی برای رقمی‌سازی، حفاظت از مواد و افزایش دسترسی است. پرونده‌های رقمی شده در مقابل تخریب مقاوم‌اند و از نابودی اطلاعات بر روی رسانه‌های حساس جلوگیری می‌کنند. ولی باید به انتقال پرونده‌ها به فناوری‌های نسل بعد توجه کرد.⁽¹⁾

ایجاد یک نسخه ثانوی رقمی از هر مدرک، امکان دسترسی به آن مدرک را فراهم می‌کند به نحوی که می‌توان به جای مدرک اصلی از آن استفاده کرد. این امر باعث حفاظت مدرک اصلی می‌شود. در آرشیوهایی که به دلیل طبیعت فیزیکی مواد آرشیوی مشکل دسترسی به منابع اصلی وجود دارد مانند نقشه‌های بزرگ (طرح‌های بزرگ)، نگاتیوهای شیشه‌ای و اسلایدهای 35 میلی‌متری - با تهیه نسخه رقمی، منابع دسترس‌پذیر می‌شوند. انتخاب منابع برای رقومی شدن و ایجاد بانکی از تصاویر معتبر در یک رایانه به آرشیودارها دید بهتری از مجموعه‌هایشان می‌دهد و به فهرست‌نویسی آنها کمک می‌کند.

رقمی‌سازی همچنین اجازه می‌دهد که یک تصویر ارزش پیدا کند. یک آرشیودار به اولویت‌بندی نگه‌داری و رقمی‌سازی رکوردهای بی عیب و نقص و سالمی که امکان فناپذیری و تخریب دارد، می‌پردازد. بخشی از این کارها شامل حفاظت از شکل اصلی آنهاست. در رقمی‌سازی یک مدرک این امکان حاصل می‌شود که بتوان بخشی از یک مدرک را بزرگ یا کوچک کرد. استفاده کنندگان می‌توانند نقطه‌ای خاص از تصویر را بزرگنمایی کنند یا بخش‌هایی از تصویر را ریزتر نمایند. آرشیودارها می‌توانند اطلاعات مهمی را که در یک مدرک ممکن است از دست

بروند، ببینند. تقویت دسترسی مواد خارج از دسترس و اجازه دسترسی آسان به مدارکی که قالب بزرگ دارند و مشاهده بخش‌های مختلف یک طرح به طور همزمان از مزایای رقمی‌سازی است.

در کنار رقمی‌سازی و به طور همزمان با آن، مدارک باید فهرست‌نویسی و نمایه‌سازی شوند تا قابلیت جست‌وجو پیدا کنند. همچنین توجه به حفاظت فیزیکی مواد اهمیت بالایی دارد.⁽¹⁾

مزایای رقمی‌سازی میراث مکتوب

_تسهیل در دسترسی جهانی به منابع و استفاده بهتر از آنها؛

_تسریع دسترسی به منابع در کوتابهترین زمان ممکن؛

_اطلاعات رقمی رو به سوی بی‌مکانی دارد. با ارتباطات اینترنتی اطلاعات از هر نقطه و برای همه انسان‌ها قابل دستیابی است و برای استفاده از آن به

جابه‌جایی منبع یا کاربر نیاز نیست.

معایب رقمی‌سازی میراث مکتوب

شاید بتوان گفت مسئله ذخیره‌سازی در فرایند حفظ اطلاعات رقمی، سادبهترین مسئله است. مشکل اصلی از دور خارج شدن نرم‌افزارها و سخت‌افزارها و سامانه‌های عامل است (تغيير دائم تجهیزات و نرم‌افزارها و نه تغییر رسانه‌ها).

تاکنون شواهدی مبنی بر پایداری نسخه‌های رقمی برای مدتی بیش از چند دهه وجود ندارد. بدیهی است که رقمی‌سازی، یک روش حفاظت و نگه‌داری اطلاعات با امکانات کافی و لازم نیست. بنابراین برای رقمی‌سازی مواد آرشیوی به منظور حفظ و نگه‌داری آنها، باید حتما شیوه‌های سنتی حفظ و نگه‌داری مواد آرشیوی نیز در نظر گرفته شود، تا بتوان به یک روش تلفیقی برای دستیابی و حفظ و نگه‌داری

اسناد آرشیوی دست یافت.⁽¹⁾

انتشار مواد آرشیوی روی وب و رقمی‌سازی آنها مشکلاتی را ایجاد کرده است که مسئله حق مؤلف یکی از آنهاست. آرشیودارها در زمینه دسترسی به مواد و مطالب محرمانه و حساس با محذورات قانونی و اخلاقی مواجه‌اند. آنها از طرفی باید پاسخگوی نیازهای محققان باشند و استفاده از مواد آرشیوی را آسان سازند، از طرف دیگر باید موارد قانونی و حقوقی پدید آورندگان اسناد را نیز حفظ کنند.⁽²⁾در صورتی که ارائه این اسناد از طریق وب صورت گیرد و دسترسی به آنها محدودیت قانونی نداشته باشد، این امر اگر غیر ممکن نشود، دشوار خواهد بود.

رقمی‌سازی ممکن است کیفیت دیداری نسخه اصلی را در حین فشرده‌سازی از بین ببرد.⁽³⁾داده رقمی در معرض خطر قرار دارد، نه به این خاطر که ذاتا آسیب‌پذیر یا ناقص است، بلکه به این دلیل که شتاب پیوسته آهنگ همانندسازی، انطباق سخت افزار، نرم‌افزار و قالب‌بندی داده‌ها در جریان است. داده به صورت «رمز» ذخیره می‌شود، در نتیجه، پیش از تشخیص و استفاده از آن در محیط رایانه‌ای، به عنصری رمزگشا نیاز دارد و این عناصر رمزگشا روز به روز تغییر می‌کنند.

نتیجه گیری

پژوهش درباره فناوری تبدیل، و فعالیت‌های استاندارد ابرام ورزند؛⁽¹⁾

_محدودیت فضا؛

_محدودیت نگه‌داری رسانه‌های متنوع آرشیوی؛

_محدودیت مکانی و زمانی دسترسی به منابع آرشیوی؛

_محدودیت دستیابی به اطلاعات انواع رسانه‌های مختلف؛

_محدودیت نمایه سازی و جست‌وجو در منابع دخیره شده؛

_محدودیت منابع در دسترس به نسبت استفاده‌کنندگان از منابع؛

_مشکلات حفظ مواد آرشیوی برای مدت طولانی و از دست رفتن اطلاعات؛

_سرعت انتشار و قابل استفاده شدن منابع.

ضروری است که با استفاده از طرح‌های تحقیقاتی و تجربه کشورهای مختلف

جهان از هویت فرهنگی خود نهایت حفاظت را به عمل آوریم.

چکیده:

هدف از تأسیس مراکز اسناد و آرشیوها، مسلما خدمت به مردم در راستای اطلاع‌رسانی و فراهم کردن محیط پژوهش است. وظیفه‌ای که در حفظ و نگه‌داری منابع و در اختیار قرار دادن آنها به مراجعه‌کننده‌ها تعریف می‌شود. هم اکنون تعداد زیادی از اسناد و مدارک آرشیوی در این مراکز نگه‌داری می‌شود. یکی از بهترین فرایندهای نگه‌داری مواد آرشیوی، قرار دادن آنها در محیط قرنطینه است تا در شرایطی یکسان و مداوم قرار گرفته و از تاثیر تغيير عوامل فرسایش محیطی از جمله رطوبت، نور و دما در امان باشند و از طرف دیگر نسخه رقمی این مواد در اختیار مراجعه‌کنندگان قرار گیرد و از در اختیار قرار دادن اصل اثر پرهیز شود؛ بنابراین یکی از بهترین روش‌های حفاظت از این نسخ، رقمی‌سازی این منابع است که در این مقاله به اهداف، روش‌های تبدیل این مواد به رقمی، انتخاب پویشگر مناسب، قالب‌های گرافیکی و ویژگی‌های هریک از این قالب‌ها می‌پردازد.

کلیدواژه‌ها: مواد آرشیوی، حفاظت و نگه‌داری، دستگاه پویشگر، رقمی‌سازی، قالب‌های گرافیکی

طرح رقمی سازی مواد آرشیوی برای حفاظت و نگه‌داری از این منابع

علیرضا ناصری مالوانی|کارشناس ارشد کتابداری و اطلاع‌رسانی، مسئول کتابخانه و مرکز اسناد

پژوهشکده حفاظت و مرمت آثار تاریخی فرهنگی

هویت، بزرگی و فرهنگ هر سرزمین به سابقه تمدن، سترگی و پُرمایگی فرهنگ آن بسته است و شکوه و شکوفایی فرهنگی در پرتو تلاش‌های فکری فرهیختگان و دانشوران حاصل می‌شود. جامعه‌ای که می‌خواهد رگه‌های فرهنگی و فرزانگی و فرهیختگی را در تاریخ خود بکاود و دریابد ناگزیر و ناگریز از تفحص و تصفح صحیفه فرهنگ گذشته و بازیابی و احیای میراث مکتوب دانشمندان و متفکرانش است. فرهنگ گذشته، برگه هویت آینده جامعه است. باید پابه‌پای پیشرفت‌های فکری امروزین از دانش و بینش و حکمت و تفکر فرهیختگان اعصار گذشته نیز بهره جست تا جامعه‌ای هویت دار و مترقی ساخت. از طرفی نیز گستردگی جامعه اطلاعاتی و هویت دانشی هر جامعه، به ورودی و خروجی و گستردگی و پهنای دانش و اطلاعات جامعه بستگی دارد. اگر از یک طرف ورودی داشته باشد و از طرف دیگر خروجی، و از ذخیره و بازیابی اطلاعات و دانش خود کوتاهی و چشم پوشی کند، جامعه‌ای ایستا خواهد بود، نه پویا و توسعه یافته.

دستیابی به تجارب پیشین، بازیابی ذخیرههای اطلاعاتی گذشته و تحصیل

میراث پرشکوه باستانی فقط در گرو حفاظت و نگه‌داری میراث گذشتگان است، زیرا با توجه به گذشته روشن و پایگاه بزرگ خود در صحنه تاریخ بهتر می‌توانیم مقام حقیقی خود را درک کنیم و تا وقتی چشم به آینده داریم باید بر اساس گذشته و تجارب پیشین باشد و از میراث پرشکوه و باستانی خود دفاع کنیم. شاید هنگامی که عظمت روزگار پیش خود را با وضع کنونی مقایسه کنیم، توانایی بیشتری برای آینده درخشان در خود احساس نماییم. با توجه به نکات ذکر شده، جامعه هیچ راهی جز حفظ و نگه‌داری میراث مکتوب گذشتگان خود ندارد.

آرشیو مجموعه سازمان یافته‌ای از اسناد شامل نامه‌ها، کتاب‌ها، نقشه‌ها، نوارهای صوتی، مواد دیداری _شنیداری و سایر مواد ارزشمندی است که در جریان مسائل حقوقی یا معاملات تجاری تولید و دریافت و به سبب ارزش دائمی‌شان حفظ شده است (pasner). آرشیوها از مهم‌ترین مراکز اطلاعاتی هستند که منحصرا بر اثر فعالیت‌های سازمانی واحد، خانواده‌ای واحد یا حتی فردی واحد ایجاد می‌شود و گسترش می‌یابد (معين). هدف از تأسیس این مراکز مسلمأ خدمت به مردم در راستای اطلاع‌رسانی و فراهم کردن محیط پژوهش است و این وظیفه در حفظ و نگه‌داری منابع و در اختیار قرار دادن آنها به مراجعه کننده‌ها تعریف می‌شود.

تعداد زیادی از آثار آرشیوی که دارای ارزش‌های گوناگونی از لحاظ تاریخی، فرهنگی یا اداری است و شناسنامه هویت فرهنگی و پشتوانه تحقیقی کشور محسوب می‌شود، هم‌اکنون در آرشیوها و مراکز اسناد موجود در کشور نگه‌داری می گردد. یکی از بهترین فرایندهای نگه‌داری از مواد آرشیوی قرار دادن آنها در محیط کاملا قرنطینه است تا در یک شرایط یکسان و مداوم قرار گرفته و از تاثیر عوامل فرسایش محیطی از جمله رطوبت، نور و دما در امان باشد و از طرف دیگر نسخه رقمی این مواد در اختیار مراجعه‌کنندگان قرار گیرد و از قرار گرفتن اصل آثار پرهیز شود؛ بنابراین یکی از بهترین روش‌های حفاظت از این آثار تبدیل آنها به منابع رقمی است.

این عقیده ویلیام بلیذر است که به‌درستی هر کتاب یا اثر قدیمی در دست

صاحب وظیفه‌شناس آن به سان امانتی مقدس است؛ غفلت در نگه‌داری آن، همانند غفلت پدری در مراقبت از فرزندان است. یک کتاب یا سند قدیمی صرف نظر از ارزش موضوع و محتوای آن، بخشی از تاریخ ملی محسوب می‌شود. تکثير آن به طریقه چاپ عکس امکان دارد، اما خلق دوباره همان اثر هرگز امکان‌پذیر نیست. از این رو، از این آثار باید به هر طریق حفاظت و نگه‌داری کرد (تامپسون). بر این اساس، رقمی‌سازی این مواد می تواند بهترین و سریع‌ترین روش حفاظت و نگه‌داری‌شان باشد.

در ذیل به اهداف برنامه، ساختار برنامه، اولویت‌بندی در تبدیل منابع، تبدیل مواد آرشیوی به منابع رقمی، صدمات فیزیکی وارد آمده و همچنین توصیه‌های لازم برای حفاظت آثار در حین تهیه فتوکپی و پویش کردن، انتخاب دستگاه پویشگر مناسب، قالب‌های گرافیکی رقمی‌سازی و در نهایت چند پیشنهاد در رقمی‌سازی ارائه خواهد گشت.

اهداف برنامه رقمی کردن آثار و مواد آرشیوی

هدف برنامه ملی حفاظت و نگه‌داری از مواد آرشیوی، حفاظت آثار مکتوب به شکل اصلی، در قالب تبدیل به منابع رقمی و ایجاد امکان دسترسی آسان برای دانش‌پژوهان، محققان و متخصصان است.

برنامه تبدیل مواد آرشیوی به منابع رقمی در زمینه حفاظت و نگه‌داری، بر

مفروضات زیر بنا گردیده است:

_حفاظت و نگه‌داری اصل اثر در یک محیط پایدار و به صورت قرنطینه؛

_جلوگیری از قرار دادن اصل اثر در اختیار مراجعه کنندگان؛

_جلوگیری از صدمه دیدن آثار توسط مراجعه‌کنندگان به صورت عمدی یا

سهوی؛

_جلوگیری از تغییر مداوم شرایط محیطی اثر با تغییر مستمر در جابه‌جایی به

منظور استفاده از نسخ؛

_جلوگیری از صدمه دیدن آثار نفیس به علت استفاده مکرر؛

_جلوگیری از صدماتی که از بی‌توجهی کتابداران و آرشیودارها در حمل و نقل

و جابه‌جایی آثار به خاطر در اختیار قرار دادن آثار ایجاد می‌شود؛

_حفاظت حداقل از محتوا و تصاویر آثار آرشیوی ارزشمند در مقابل بلایای

غیرقابل‌پیش‌بینی؛

_دسترسی به اطلاعات مواد و آثار آرشیوی بدون محدودیت مکانی و زمانی؛

_گسترش اطلاعات در جهان و معرفی سابقه فرهنگی؛ ایجاد سامانه‌ای جامع و هوشمند برای ارائه خدمات اطلاع‌رسانی به اندیشمندان، مصححان، محققان و دیگر علاقه‌مندان.

ساختار برنامه

در کشور ما ایران، آرشیوها و مراکز اسناد مجموعه‌های نسبتا خارِق‌العاده و بی‌نظیری از اسناد مکتوب و آثار خطی دارند، اما متأسفانه فقط بعضی از این مراکز در زمینه رقمی کردن آثار خویش اقداماتی _ هر چند بسیار محدود _ انجام داده‌اند. در صورتی که لازم است برای این امر مهم برنامه‌هایی با بررسی کلیه زوایا اندیشیده شود و جوانب آن از اولویت‌بندی آثار گرفته تا تصویربرداری، انتخاب قالب مناسب گرافیکی و دیگر موارد، در نظر گرفته شود. این پژوهش می‌تواند در تدوین برنامه های رقمی‌سازی به منظور حفاظت و نگه‌داری مواد کتابخانه، به عنوان تجربه‌ای ارزشمند مورد استفاده قرار گیرد.

اولویت بندی در تبدیل منابع

با توجه به محدودیت مالی، زمانی و نیروی انسانی، لازم است در زمینه تبدیل منابع ثابت یا آنالوگ _ مانند کتاب، عکس، نقاشی، ریز فیلم _ به شكل الکترونیکی با استفاده از روش‌هایی مانند پویش، نمونه‌برداری و عکس‌برداری اولویت‌بندی شود. معیارها و عوامل مختلفی در تبدیل منابع به قالب رقمی مطرح است، اما در

واقع تصمیم‌گیری در این زمینه بسیار دشوار است. شاید بتوان گفت که مفید بودن و ارزش منبع، مهم‌ترین اصل در تصمیم‌گیری برای این امر باشد. از دیگر موارد می توان به میزان استفاده، وضعیت اثر، قدمت و اصالت اشاره کرد که همه اینها در مورد تبدیل آثار آرشیوی برای رقمی کردن به منظور حفاظت و نگه‌داری باید لحاظ شود (نیکنام، 1381).

تبدیل مواد آرشیوی به منابع رقمی

تبدیل منابع ثابت یا آنالوگ _ مانند کتاب، اسناد، گزارش‌ها، عکس، نقاشی و ریز فیلم _ در آرشیوها به شکل الکترونیکی و رقمی از طریق پویش، نمونه‌برداری و عکس‌برداری صورت می‌گیرد. در اغلب آرشیوها و مراکز اسناد، تهیه فتوکپی، اسکن، ریز فیلم و نسخه عکسی از اسناد و کتب برای استفاده مراجعان رایج است. اگرچه کتابخانه‌ها و آرشیوهای بزرگ دنیا اقدام به تهیه نسخه‌های رقمی از منابع خود کرده‌اند تا با ذخیره اطلاعات این مدارک در رایانه و قرار دادن آنها بر روی شبکه‌های جهانی، همه علاقه‌مندان بتوانند به سهولت به این آثار دسترسی یابند، اما در ایران روند رقمی کردن اسناد و مدارک هنوز در مراحل اولیه خود قرار دارد.

استفاده از فتوکپی برای تکثیر مدارک و اسناد رایج‌ترین، سریع‌ترین و نسبتا ارزان ترین روش‌هاست. تهیه اسکن و ذخیره اطلاعات در حافظه رایانه نیز به تدریج جای خود را در بین روش‌های تکثیر اسناد باز کرده است. اصول فنی کار دستگاه‌های فتوکپی و پویشگر تقریبا مشابه است، اما نور و حرارت تولید شده در این دو روش یکسان نیست. با آگاهی درباره شدت روشنایی، درجه حرارت و میزان پرتو فرابنفش تولید شده در این دستگاه‌ها می‌توان تمهیداتی برای جلوگیری از وارد آمدن آسیب‌های جدی به اسناد در هنگام تهیه فتوکپی و اسكن اندیشید. اعمال فیزیکی که توسط استفاده‌کنندگان برای تکثیر یک مدرک یا یک سند به وسیله این دستگاه‌ها انجام می‌گیرد، اغلب منشأ صدمات جدی‌تری به آثار و اسناد است.

صدمات فیزیکی وارد آمده بر آثار در حین تهیه فتوکپی و پویش کردن

استفاده غیرکارشناسانه و بدون دقت لازم، افزایش ناگهانی و یکباره درجه حرارت و نور تولید شده به وسیله دستگاه، از اولین دلایل وارد آمدن خسارت به اسناد و کتب در هنگام تهیه فتوکپی است. استفاده از دستگاه‌های فتوکپی و پویشگر با صفحه مسطح⁽¹⁾برای قراردادن کاغذ و اسناد بر روی آن که باعث وارد آمدن فشار به مدارک باز (تا 180 درجه) می شود، می تواند خساراتی به آثار وارد آورد.

در مورد آثار مجلد، در هنگام استفاده از این گونه دستگاه‌ها، وزن خود آثار باعث می‌شود تا صفحات بالایی این گونه مواد به صفحاتی که در زیر قرار دارند، فشار وارد آورده و در نتیجه موجب چروک خوردگی، تاشدگی و حتی پارگی صفحات شود. گاه نیز برای تهیه فتوکپی و پویش بهتر و واضح تر، به آثار فشار وارد می‌آید و اگر شیرازه‌بندی آثار محکم باشد، این تنش به ساختار آثار منتقل شده و باعث شکسته‌شدن عطف مواد می‌شود و در محل‌هایی که شیرازه‌بندی این مواد ذاتا ضعیف است می تواند باعث ایجاد صدماتی شود. اغلب این صدمات را بلافاصله نمی‌توان مشاهده کرد و اثرات آنها بعدا ظاهر می شود. به خصوص در مورد آثاری که قطر آنها بیش از بیست سانتیمتر یا وزن آنها قابل ملاحظه است، این فشارها می تواند باعث وارد آمدن خسارات جبران‌ناپذیر شود.

حرارت ایجادشده در دستگاه‌های پویشگر می تواند تا 70 درجه سانتیگراد افزایش یابد که موجب خشکی و شکنندگی ساختار کاغذ می شود. این دما به خصوص در اسناد قدیمی، نسخ خطی و نسخ دارای نقاشی می‌تواند موجب بروز آسیب‌های جدی شود.

توصیه‌هایی برای حفاظت آثار و اسناد آرشیوی

در هنگام تهیه فتوکپی و پویش کردن

پیش از هر چیز توصیه می‌شود مراکزی که به نوعی با کتب و اسناد سر و کار

دارند (کتابخانه‌ها، آرشیوها، مراکز اسناد، موزه‌ها و کارگاه‌های مرمت کاغذ) دستورالعمل‌هایی برای پویش کردن و تهیه فتوکپی، در راستای سیاست‌های کلی خود تهیه کنند. هدف اصلی این دستورالعمل‌ها باید مراقبت و حفاظت از اصل اسناد باشد.

اغلب کارشناسان توصیه می‌کنند که در صورت امکان یک فتوکپی بسیار خوب از اسناد و کتب بر روی کاغذ بدون اسید تهیه و در صورت نیاز فتوکپی‌های بعدی از روی آن تهیه شود. در مورد نسخه رقمی پویش شده از روی سند باید دقت کرد که اطلاعات در یک پرونده رایانه‌ای ذخیره و بر روی چند دیسکت منتقل شود. حتما یک یا دو نسخه رقمی بر روی دیسک فشرده نگه‌داری شود. برای این کار نیازی به پویش مجدد سند نیست و این اعمال را می‌توان بر روی همان نسخه حاصل از پویش اولیه انجام داد.

برای تکثیر عکس _ فیلم نگاتیو یا عکس ظاهر شده _ به هیچ وجه از دستگاه‌های فتوکپی استفاده نشود، زیرا حرارت ایجاد شده توسط دستگاه می‌تواند موجب پوسته شدن ترکیبات موجود بر روی سطح عکس و ایجاد چروک شود. در این مورد بهتر است از پویشگر استفاده شود.

حتی‌الامکان از تهیه فتوکپی از اسناد و نسخ با ارزش و مهم تاریخی و کتب و اسنادی با شیرازه‌بندی ظریف خودداری شود. از اسناد، در هر بار فقط از یک صفحه کپی تهیه شود یا پویش گردد تا فشار کمتری به شیرازه‌بندی آن وارد آید.

از تهیه فتوکپی از کتبی که دارای برگ‌های شکننده یا پاره است، خودداری شود. برای پویش کردن این نوع آثار باید آنها را بین دو ورق شفاف (طلق) قرار داد و با دقت زیاد آنها را پویش کرد.

از تهیه فتوکپی از اسناد نوشته‌شده بر روی پوست یا جلد کتاب‌هایی که از پوست تهیه شده‌اند خودداری شود، زیرا حرارت ایجاد شده توسط دستگاه فتوکپی می‌تواند موجب خشکی اثر و وارد آمدن آسیب‌های جدی به آن شود.

در هنگام تکثیر آثاری که چسبانده یا منگنه شده‌اند باید دقت کرد تا فشار بر روی عطف اثر موجب پارگی اوراق نشود. در این موارد شاید بهتر باشد که از این آثار ریز فیلم یا کپی‌های رقمی تهیه شود. از تهیه فتوکپی از آثاری که شیرازه‌بندی آنها محکم است، آثاری با جلد تاشده یا بدون جلد یا با جلد آسیب دیده و اوراق و کتاب‌های بزرگ‌تر از صفحه مسطح دستگاه خودداری شود. کاغذ روزنامه در برابر نور بسیار حساس است. مقدار کمی نور می‌تواند موجب رنگ پریدگی و شکنندگی اوراق روزنامه شود.

توصیه اکید می‌شود که از تهیه فتوکپی از روزنامه‌ها به خصوص روزنامه‌هایی که ارزش تاریخی دارد _خودداری شود. هرگز برای تهیه کپی و یا پویش کردن، آثار بیش از 180 درجه باز نشود. البته آنچه گفته شد فقط بخشی از اقدامات احتیاطی در هنگام کار با دستگاه‌های پویشگر است و در اینجا فقط به ذکر برخی نکات مهم اكتفا شده است.

انتخاب دستگاه پویشگر مناسب

قبل از خرید یک دستگاه پویشگر باید همه اطلاعات فنی درباره دستگاه‌های مختلف موجود در بازار، مطالعه و بررسی و مشخصات فنی آنها با استانداردهای موجود برای حفاظت و نگه‌داری اسناد کاغذی مقایسه شود. مثلا باید به شدت روشنایی منبع نور و درجه حرارت‌های ایجادشده توسط هر یک از این دستگاه‌ها توجه داشت. در این مورد توصیه می‌شود برای انتخاب بهترین دستگاه حتما با کارشناسانی که هم به مسائل فنی و هم به مسائل حفاظتی آگاهی داشته باشند، مشورت شود.

وجود گوشه‌های نوک تیز در بعضی از دستگاه‌ها می‌تواند در تماس با اسناد موجب پاره شدن و دیگر خسارات جبران‌ناپذیر شود. برخی از دستگاه‌های فتوکپی دارای دکمه راه‌انداز پایی هستند که به این ترتیب هر دو دست در هنگام کپی گرفتن آزاد می‌ماند و بهتر می توان از کتب و اسناد محافظت کرد. بسیاری

از شرکت‌های سازنده، برای استفاده در کتابخانه‌ها، آرشیوها و مراکز اسناد، دستگاه‌های مخصوصی طراحی کرده‌اند (بحرالعلومی، 1384).⁽¹⁾

قالب‌های گرافیکی رقمی‌سازی

تعداد قالب‌های مدارک الکترونیکی موجود رو به افزایش است. بسته به اینکه مدارک به صورت متن یا تصویر ذخیره و نمایش داده شود، گستره قالب‌های انتخابی می‌تواند شگفت آور باشد.

با گذشت زمان، منابع رقمی روزبه‌روز در حال افزایش است. یکی از عوارض جانبی این افزایش اطلاعات، تنوع قالب‌های مدارک و استانداردهای به کار رفته در ذخیره و ارائه آن مدارک است. قالب‌های تصویر، قالب‌های متن، قالب‌های ساخت‌یافته و قالب‌های نمایش با نام‌هایی چون تیف، جِپِگ، اِ اس‌سی‌آی‌آی، آرتی‌اف، اس‌جی‌ام‌ال، ایکس‌ام‌ال، اچ‌تی‌ام‌ال و پی‌دی‌اف⁽²⁾وجود دارند. با وجود این همه تنوع در قالب‌های مدارک الکترونیکی برای ارائه اطلاعات به صورت رقمی، چه راه‌هایی برای انتخاب قالب مناسب برای کاربرد در آرشیو و کتابخانه وجود دارد؟

عملاً بررسی همه جوانب و جزئیات عوامل دخیل در انتخاب قالب مناسب مدارک در چنین نوشته کوتاهی میسر نیست. با وجود این، ابزاری همگانی برای کمک به انتخاب قالب مناسب مدارک با در نظر گرفتن دو نکته فنی مهم قابل توجه است:

. برنامه کاربردی که باید توسعه داده شود. این برنامه شامل انواع منابعی است

که هدف طرح به شمار می‌رود و نیز کارکرد مورد نیاز در برنامه کاربردی دارد؛

با در نظر گرفتن همخوانی طراحی برنامه کاربردی مورد نیاز و توانایی‌های قالب مدرک، می توان برای انتخاب قالب مورد نظر تصمیم‌گیری کرد. در اینجا ابتدا ویژگی‌های قالب های معمول مدارک الکترونیکی و ارتباطات بین آنها در کارکردهای بالقوه برنامه کاربردی توضیح داده می‌شود. آن گاه به طور خلاصه برخی قالب‌های بسیار مهم مدارک که مورد توجه کتابداران و آرشیودارها هستند و نیز ویژگی‌های آنها بررسی می‌شود. نتیجه به دست آمده، راهنمایی کلی خواهد بود که حداقل قسمتی از مشکلات انتخاب قالب مدارک الکترونیکی در میان قالب‌های متنوع را حل خواهد کرد.

ویژگی‌های قالب‌های مدارک الکترونیکی

کلولند (1999,Cleveland) مدارک الکترونیکی را مجموعه‌ای از صفر و یک‌ها معرفی می‌کند که توانایی ذخیره و کنترل شدن توسط رایانه‌ها و واگذاری از طریق شبکه‌ها را دارد. اما در نگاه جزئی‌تر، قالب‌های مدارک بسیار پیچیده است و ممکن است در انواع مختلفی باشد که هر کدام ویژگی‌های منحصر به فردی دارد. این ویژگی‌ها مشخص‌کننده روش تولید، ذخیره، دسترسی و واگذاری اطلاعات‌اند. در ادامه ضمن بررسی برخی از این ویژگی‌ها، درباره چگونگی ارتباط هر کدام از آنها با عواملی که باید در طراحی برنامه کاربردی آرشیوها برای واگذاری اطلاعات الکترونیکی مد نظر باشد، توضیحاتی داده شده است. 14 مورد از ویژگی‌های اولیه قالب‌های مدارک که توسط کلولند مطرح و بررسی شده، عبارت اند از:

ماشین خوان بودن،⁽¹⁾نمایش نویسه‌های چند زبانه،⁽²⁾حفظ ترکیب صفحه،⁽³⁾قابلیت ویرایش،⁽⁴⁾اندازه پرونده،⁽⁵⁾چند صفحه‌ای،⁽⁶⁾ساخت‌یافته،⁽⁷⁾یا بدون ساختاری،⁽⁸⁾چندرسانه‌ای،⁽⁹⁾پیوندهای پشتیبان،⁽¹⁰⁾نمایش‌روی‌صفحه‌رایانه،⁽¹¹⁾چاپ، دسترس‌پذیری برای موتورهای جست‌وجوی اینترنت،⁽¹²⁾هزینه تمام‌شده،⁽¹³⁾و میزان کاربرد.⁽¹⁴⁾

قالب چندزبانه محسوب می‌شود.

صفحه‌های یک مدرک را در یک پرونده می‌گنجاند؛ برای مثال اگر مدرک 100 صفحه‌ای کاغذی پویش شده و به عنوان پرونده‌های گیف⁽¹⁾ذخیره شود، نتیجه به دست آمده 100 پرونده جداگانه خواهد بود. در عمل، این صفحه‌های جداگانه، ذخیره، مدیریت و واگذاری شبکه‌ای مدرک را پیچیده می‌کند. ذخیره و مدیریت چنین مدرکی نیز بسیار مشکل آفرین خواهد بود. زیرا پرونده‌های جداگانه باید کنار یکدیگر نگه‌داری شوند و ترتیب آنها نیز در جایی نگه‌داری شود. برای دستیابی و واگذاری، هر صفحه باید به‌تنهایی در خواست، مرور و چاپ شود.

08 چندرسانه‌ای: قالب‌های چندرسانه‌ای بیش از یک نوع محمل را _که معمولا متن، گرافیک، صوت و تصویر می‌باشد _دربر می‌گیرد. برخی قالب‌ها از محمل‌های چندگانه پشتیبانی می‌کنند، حال آنکه برخی دیگر این توانایی را ندارند.

نمایش روی صفحه را دارند اما برخی بهتر از بقیه عمل می‌کنند. کاربران تمایل چندانی به خواندن صفحه‌های طولانی روی صفحه نمایش ندارند. آنها متن های کوتاه را می‌خوانند، جست‌وجو می‌کنند، ورق می‌زنند و دست به انتخاب مدرک می‌زنند.

13٫1. ابزار مورد نیاز برای ایجاد و مدیریت قالب:_⁽²⁾کاربرد قالب مدرک خاص بر چگونگی گستردگی ساختار فنی تاثیر دارد. این گستردگی از پایین‌ترین حد خود یعنی برنامه‌های ساده واژه‌پرداز متن برای کدگذاری اچ‌تی‌ام‌ال آغاز می‌شود و به بالاترین حد خود یعنی ابزار پیشرفته مستندسازی و مدیریت اس‌جی‌ام‌ال برای

مدارک اس‌جی‌ام‌ال می‌رسد.

13٫2. پیچیدگی آماده‌سازی:⁽¹⁾پیچیدگی و مسائل تهیه قالب‌های مدارک نیز متفاوت است. برخی از قالب‌ها با فشار دادن یک دکمه تولید می‌شوند، مانند پی‌دی‌اف، برخی دیگر فقط از طریق فرایند طولانی نشانه‌گذاری ایجاد می‌گردند مانند اس‌جی‌ام‌ال یا ایکس‌ام‌ال.

13٫3. مهارت‌ها و آموزش‌های مورد نیاز برای آماده‌سازی:⁽²⁾بیشتر مواقع، مهارت و آموزش در طراحی برنامه کاربردی نادیده گرفته می‌شود و کم‌اهمیت به نظر می‌رسد.

13٫4. هزینه:⁽³⁾هزینه ایجاد و نگه‌داری برخی قالب‌ها نسبت به سایر قالب‌ها بیشتر است. برای مثال اس‌جی‌ام‌ال قالب بسیار گران قیمتی است. از سوی دیگر هزینه تولید منابع با قالب اچ‌تی‌ام‌ال یا پی‌دی‌اف نسبت به اس‌جی‌ام‌ال پایین است.

قالب‌های معمول مدارک الکترونیکی

از نظر کلولند (1999 ,Cleveland) طيف قالب‌های مدارک الکترونیکی بسیار متنوع است. تصاویر طرح بیتی، متون ساده بدون ساختار و پیچیده، متون ساخت یافته،

مدارک چندرسانه‌ای که به اقلام خارجی مانند صوت و تصویر پیوند دارند، همه نمونه‌هایی از قالب‌های مدارک الکترونیکی است. همان‌طوری که توضیح داده شد، هر قالبی مجموعه‌ای از ویژگی‌ها را در خود دارد که انواع خاص کارکردها را عملی می‌سازد. این کارکردها باید با ملزومات منابع نهایی و با هدف برنامه کاربردی همخوانی داشته باشد.

1٫1. تیف:⁽¹⁾فایل تیف که با پسوند tif. مشخص می‌شود، به عنوان قالبی همگانی برای فروشندگان پویشگر تصویر و نرم افزار نشر رومیزی توسط الدوس و مایکروسافت⁽²⁾توسعه داده شد. پرونده تیف رابطی استاندارد برای انتقال پرونده‌ها از طریق برنامه‌های اسکن، نقاشی،⁽³⁾تصویرسازی⁽⁴⁾و نشر رومیزی است. مزیت اصلی تیف این است که از طرح «فشرده‌سازی بدون از دست دادن اطلاعات» استفاده می‌کند.

1٫2. گیف:⁽⁵⁾گیف در سال 1987 توسط کامپوسرو⁽⁶⁾توسعه یافت⁽⁷⁾و در سال 1989 بهبود داده شد.⁽⁸⁾این قالب با پسوند gif. قابل تشخیص است و یکی از معمول‌ترین قالب‌های اطلاعات گرافیکی روی اینترنت به شمار می‌رود. گیف فقط از 256 رنگ یا درجه خاکستری پشتیبانی می‌کند. کاربردهای عمده

گیف عبارت است از: تبادل، ایجاد تصاویر درون‌برنامه‌ای در مرورگرهای وب و واگذاری صفحات تصویری مدرک.

1٫3. جِپِگ:⁽¹⁾جِپِگ استاندارد کدگذاری تصویری است که برای تصاویر⁽²⁾Continuous Tone مانند عکس‌ها توسعه داده شده است و از 16 میلیون رنگ پشتیبانی می‌کند و به علت میزان فشرده‌سازی بالا، قالبی بسیار مناسب و کم‌حجم برای واگذاری عکس‌ها روی اینترنت دارد.

کاربردهای عمده جِپِگ عبارت است از: فشرده‌سازی عکس‌های رنگی، تصاویر درون برنامه‌ای عکس‌های روی وب و تصاویری بزرگ‌تر و با جزئیات بیشتر که به سرانگشتی‌ها پیوند دارند. (نکته: این قالب برای تصاویر سیاه و سفید یا متن توصیه نمی‌شود.) (لوين، 1380).

برای مثال اطلاعاتی درباره ساختار (مانند عنوان، پاراگراف و پدیدآورندگان) یا ترکیب صفحه (مانند اندازه قلم) یا سایر عناصر پیچیده (مانند نمودار، جدول، عکس‌های دودویی و صوت) یا پیوندهایی به سایر مدارک ندارد. از معمول‌ترین استانداردهای کدگذاری متن می‌توان اِی‌اس‌سی‌آی‌آی و یونی‌کد را نام برد.

2٫1. استاندارد اِی‌اس‌سی‌آی‌آی:⁽³⁾اِی‌اس‌سی‌آی‌آی 30 سال پیش معرفی گردید و به عنوان استانداردی غیررسمی برای کدگذاری داده‌های متنی شناخته شد. پرونده های اِی‌اس‌سی‌آی‌آی قالب بندی ندارند و فقط متن، فواصل و کاراکتر

برگشت به سرخط⁽¹⁾را در بر می‌گیرد.

قالب اِی‌اس‌سی‌آی‌آی بدون نیاز به تغییر و تبدیل می تواند توسط بسیاری از

برنامه‌های دیگر بازیابی شود.

2٫2. استاندارد یونی‌کد:⁽²⁾

استانداردی است که توسط کنسرسیوم یونی کد معرفی شد و تا حدودی جایگزین اِی‌اس‌سی‌آی‌آی شده است. این کنسرسیوم متشکل از آی‌بی‌ام، نوول، مایکروسافت، دی‌ای‌سی، اپل⁽³⁾و سایر پیشگامان صنعت است. یونی‌کد برنامه 16 بیتی است که فضای پیش‌بینی شده برای 65536 نویسه دارد و قادر به نمایش 38885 نویسه است. این نویسه‌ها زبان‌های نوشتاری اصلی امریکا، اروپا، خاورمیانه، افریقا، هند و آسیا _ اقیانوسیه را پوشش می‌دهند. یونی‌کد پشتیبانی فنی قوی دارد و برای تبدیل شدن به استاندارد جدید نظام کدگذاری نویسه در مورد تمام زبان‌های دنیا دارای وضعیت مناسبی است. کاربردهای عمده قالب‌های اساسی متن عبارتند از: تبادل پست الکترونیکی، خبرنامه‌ها، واگذاری (در قسمت گوفر اینترنت معمول است) و خروجی فرایند اُسی‌آر.

2٫3. آرتی‌اف:⁽⁴⁾

آرتی‌اف قالبی متنی است که مایکروسافت آن را ارائه داده و قالب‌بندی‌های محدودی مانند نویسه‌های تیره، ایتالیک و زیر خط‌دار را به همراه مدرک تمام‌متن ذخیره می‌کند. این قالب، قالب تبادل است و با کمک آن مدارک در سیستم عامل‌های مختلف و نرم‌افزارهای کاربردی متفاوت به آسانی کنش متقابل دارد و برخی عناصر قالب‌بندی حفظ می‌شود. کاربردهای عمده آرتی‌اف عبارت‌اند از: تبادل، برخی اوقات برای واگذاری منابع روی وب مورد استفاده قرار می‌گیرد. با روی کار آمدن پی‌دی‌اف،⁽⁵⁾استفاده از آرتی‌اف کاهش یافته است.

3٫1. پست اسکریپت:

این برنامه زبان توصیف صفحه و همچنین نوعی زبان برنامه‌نویسی است که برای مشخص کردن مکان دقیق و ماهیت عناصر گرافیکی روی صفحه خروجی به کار می‌رود. زبان مناسب پست اسکریپت که توسط شرکت آدوب⁽³⁾معرفی شد، سخت‌افزار و برنامه کاربردی است که زبان مستقلی دارد و این امکان را فراهم می‌کند که اطلاعات گرافیکی با کیفیت بالا و چاپ سربی روی هر نوع چاپگر سازگار با پست اسکریپت چاپ شود. کاربردهای عمده پست اسکریپت عبارت است از: در اختیار گذاردن منابع برای چاپ و در اختیار گذاردن منابع از طریق شبکه. (نکته: به علت افزایش محبوبیت آدوب آکروبات، استفاده از پست اسکریپت کاهش یافته است.)

3٫2. آدوب آکروبات پی‌دی‌اف:⁽⁴⁾

این قالب، قالب نسبتاً جدیدی است که بر مبنای پست اسکریپت طراحی شده و امکان نمایش روی صفحه و همچنین چاپ مدارک حاوی اطلاعات پیچیده متنی و گرافیکی را فراهم می‌سازد. پی‌دی‌اف ابزار و برنامه کاربردی مستقلی است و امکان نمایش یا چاپ پرونده‌ها را روی هر نوع سامانه با استفاده از آدوب آکروبات ریدر⁽⁵⁾می دهد. آدوب آکروبات ريدر، برنامه رایگانی است که

آدوب آن را ارائه می دهد. از سوی دیگر تولید پرونده‌های پی‌دی‌اف نیاز به برنامه دیگری به نام آدوب آکروبات سویت⁽¹⁾دارد که رایگان نیست. مزایای استفاده از پی‌دی‌اف عبارت است از: نسخه شبیه مدرک اصلی تولید می‌کند؛ چند صفحه را در یک پرونده ساده جای می دهد؛ امکان بزرگ‌نمایی و کوچک‌نمایی مدرک وجود دارد؛ از پیوندهای فرامتن درونی و فهرست مندرجات استفاده می‌کند؛ امکان مرور سرانگشتی صفحه‌های مدرک وجود دارد، می تواند محتوای چندزبانه داشته باشد؛ اشکال را در خود جای می دهد؛ می تواند کلیدواژه‌ها را قابل جست‌وجو سازد؛ با استفاده از پلاگ این⁽²⁾امکان مرور روی مرورگر وب وجود دارد.

با استفاده از آدوب‌سویت پرونده‌های پی‌دی‌اف به دو روش تولید می‌شود:

الف) تولید مستقیم از خروجی نرم‌افزارهای کاربردی مانند واژه پردازها یا

برنامه‌های نشر رومیزی؛

ب) تبدیل خروجی فرایند پویش (معمولا پرونده‌های تیف).

3٫2٫1. خروجی پی‌دی‌اف از نرم‌افزارهای کاربردی: برنامه پی‌دی‌اف ماشین‌خوان است. برای مثال آدوب‌آکروبات ریدر اجازه جست‌وجوی درون مدرک پی‌دی‌اف را می دهد حال آنکه فهرست تهیه‌شده برای همان مدارک، مجموعه پرونده‌های پی‌دی‌اف را نمایه می‌کند. وضعیت نمایه‌سازی پرونده‌های پی‌دی‌اف توسط موتورهای جست‌وجوی اینترنت چندان روشن نیست و فقط یک موتور جست‌وجو به نام وریتی،⁽³⁾ادعا دارد که قالب پی‌دی‌اف را نمایه می‌کند. پرونده‌های پی‌دی‌اف ایجادشده از برنامه‌های کاربردی کاملا شبیه خروجی خود برنامه کاربردی بوده و شامل نویسه‌های لاتین و غير لاتین است. در واقع، پرونده‌های پی‌دی‌اف به طور مستقیم یا غیرمستقیم از چاپ رشته برنامه‌های کاربردی تولید می‌شود. در حالت تولید غیر مستقیم، از پست اسکریپت به عنوان قالب میانجی استفاده می‌شود.

3٫2٫2. تولید پی‌دی‌اف از خروجی مدرک پویش‌شده: سه نوع پرونده پی‌دی‌اف از منابع پویش شده تولید می‌شود:

_فقط تصویر پی‌دی‌اف که در آن پویش طرح بیتی به تصویر بُرداری تبدیل

می‌شود؛

_تصویر و متن پی‌دی‌اف که در آن قسمت متن، اُسی‌آر شده و در پشت تصویر بُرداری پنهان می‌شود؛

_ پی‌دی‌اف معمولی که در آن فونت‌های مدرک، ترکیب صفحه و متن، اُسی‌آر می‌شود.

3٫2٫2٫1. تصویر پی‌دی‌اف: در هر سه نوع قالب پی‌دی‌اف، اولین گام تبدیل پرونده‌های تیف طرح بیتی به تصاویر بُرداری است. در تولید این نسخه از قالب پی‌دی‌اف، نرم‌افزار آدوب‌کپچر⁽¹⁾پردازش اضافی انجام نمی دهد. بنابراین نسخه تولید شده چندان از ویژگی‌های قالب‌های تصویری برخوردار نیست.

3٫2٫2٫2. تصویر و متن پی‌دی‌اف: نسخه تصویر و متن پی‌دی‌اف نیز با تبدیل تیف آغاز می‌شود اما نرم‌افزار آدوب‌کپچر پردازش اضافی اُسی‌آر را انجام می‌دهد. نویسه‌های تشخیص داده شده پشت تصویر پنهان است. بنابراین تصویر رقمی دقیق از نسخه اصلی به دست می‌آید و متن قابل جست‌وجو است. تمام ویژگی‌های دیگر خروجی پی‌دی‌اف، از برنامه کاربردی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

3٫2٫2٫3. پی‌دی‌اف معمولی: نسخه معمولی پی‌دی‌اف نیاز به پردازش‌های اضافی بیشتری دارد. با این نسخه، نویسه‌ها⁽²⁾، و ترکیب صفحه‌های مدرک تشخیص داده می‌شود و به معادل ماشین‌خوان تبدیل می‌شود. برنامه کپچر تلاش دارد نویسه نسخه اصلی را با نویسه سامانه موجود در برنامه خود مقایسه و جایگزین کند. کاربردهای عمده پی‌دی‌اف عبارت است از: در اختیار گذاردن خروجی برنامه‌های کاربردی، جایگزینی واگذاری تصاویر مدرک، استفاده در حال افزایش

4٫1. اس‌جی‌ام‌ال (زبان نشانه‌گذاری عمومی استاندارد):⁽¹⁾این زبان 25 سال پیش در صنعت چاپ برای تبادل متن میان سامانه‌های مختلف حروفچینی ظهور کرد. اساسا اس‌جی‌ام‌ال چارچوبی برای توصیف ساختار منطقی مدارک فراهم می‌آورد. این زبان، دستورالعمل و روشی برای شناسایی دقیق ساختار یا محتوا، عناصر مدارک مورد استفاده در برچسب‌ها و نیز تدوین ارتباطات سلسله مراتبی در میان آنها تنظیم می‌کند. کاربردهای عمده اس‌جی‌ام‌ال عبارت‌اند از:

_ مدارک مناسب شناسه‌گذاری با اس‌جی‌ام‌ال، بزرگ، پیچیده و دارای پدیدآورندگان متعدد است. این مدارک گاه‌به‌گاه ویرایش می‌شوند و ترکیباتی دارند که در سایر مدارک مورد استفاده قرار می‌گیرد و خروجی محمل‌های متعددی نیز هست.

_ استفاده از اس‌جی‌ام‌ال برای برنامه‌های کاربردی مدیریت مدارک حجیم و بسیار زیاد، با موفقیت توأم است و در مراحل ورودی و خروجی در بخش‌های متعددی مانند صنایع دفاع، هوانوردی و بخش‌های داروسازی کاربرد دارد.

4٫2. ایکس‌ام‌ال (زبان نشانه‌گذاری توسعه‌پذیر):⁽²⁾این زبان در کمتر از دو سال تبدیل به مهم‌ترین بحث در زمینه استاندارد وب شده است. ایكس‌ام‌ال از یک قالب ساده مدرک به یک استاندارد نسل دوم وب تبدیل گردیده است و اساس تمام موارد، از بازیابی اطلاعات بر پایه ابرداده گرفته تا تجارت الکترونیکی و مدیریت حقوقی را تشکیل می‌دهد. کاربردهای عمده ایکس‌ام‌ال عبارت‌اند از: قابلیت استفاده گسترده به عنوان قالب تدارک مدرک روی وب را دارد، در مورد مدارک وب که به توصیف ساختاری بیشتر از آنچه که اچ‌تی‌ام‌ال فراهم می‌کند نیاز

دارند، به کار می‌رود؛ برنامه‌های کاربردی بالقوه در توصیف منبع (مانند چارچوب توصیف منبع⁽¹⁾)، تجارت الکترونیک و مدیریت حقوقی مالکیت فکری، در میان سایر حوزه‌هاست.

4٫3. اچ‌تی ام‌ال (زبان نشانه‌گذاری فرامتن): هر چند اس‌جی‌ام‌ال و ایکس‌ام‌ال هر دو زبان‌هایی برای ایجاد مجموعه برچسب برای مدارک ساخت یافته‌اند، اچ‌تی‌ام‌ال یک اس‌جی‌ام‌ال‌دی‌تیدی خاص است که مجموعه برچسب‌های ثابت و معماری که عناصر و ساختار مدرک اچ‌تی‌ام‌ال را توصیف می‌کند، فراهم می‌سازد. این عناصر شامل اقلامی مانند عناوین، پاراگرافها، استنادات و فهرست‌هاست. از آنجا که هدف اصلی اچ‌تی‌ام‌ال نیز جداسازی محتوا از ترکیب صفحه بود، در طول زمان با افزودن برچسب‌هایی که مستقیما با ظاهر مدرک سروکار داشت ویژگی اچ‌تی‌ام‌ال تضعیف شد. ایجاد پیوند در اچ‌تی‌ام‌ال از طریق یوآرال⁽²⁾انجام می‌شود. ساختار یوآرال دارای چهار قسمت است که شامل پروتکل در حال استفاده، نشانی رایانه، مسیر مدرک و نام پرونده مدرک است.⁽³⁾

) .

جدول1. خلاصه ویژگی‌های قالب‌های مدارک الکترونیکی

ادامه جدول 1- خلاصه ویژگی‌های قالب‌های مدارک الکترونیکی

جدول 2. خلاصه ویژگی های قالب های مدارک الکترونیکی

PDF خروجی برنامه کاربردی، PDF تصویری، PDF تصویر و متن، PDF تصویر و متن، PDF معمولی، HTML XML SGML

چند پیشنهاد در رقمی‌سازی

_ در هنگام کار با دستگاه‌های پویشگر باید به آسیبهای فیزیکی احتمالی وارد آمده به آثار و اسناد توجه کرد و با آگاهی از نوع و منشأ این صدمات، سعی در کاهش هر چه بیشتر آنها داشت. هم آسیب‌هایی که بر اثر نور و حرارت و هم آسیب‌هایی که بر اثر رفتار غلط استفاده‌کنندگان از آثار کاغذی به وجود می‌آید را می‌توان با کمی دقت و ملاحظه کاهش داد.

_ پیشنهاد می‌شود برای تهیه استانداردها و دستورالعمل‌های مربوط به استفاده از دستگاه‌های فتوکپی و پویشگر در کتابخانه‌ها، آرشیوها، مراکز اسناد و همه مراکزی که با آثار کاغذی سرو کار دارند، آزمایش‌های دقیقی در مورد میزان و شدت نور، حرارت و پرتوهای فرا بنفش تولیدشده در دستگاه‌های فتوکپی و پویشگر موجود در ایران، انجام شود.

_ در حال حاضر شاید بهترین راه تکثیر آثار کاغذی که کمترین صدمات را نیز در پی دارد، عکس‌برداری از اسناد به وسیله دوربین‌های رقمی است. عکس تهیه شده به وسیله این دوربین‌ها را می توان در رایانه ذخیره و در موقع لزوم اقدام به تهیه نسخه چاپی از آن کرد. اکثر کتابخانه‌ها و آرشیوهای معتبر دنیا با همکاری یونسکو، از آغاز دهه 1990 میلادی، از کتب و اسناد خود تصاویر رقمی تهیه کرده‌اند که هم اکنون اطلاعات ذخیره شده به صورت بانک‌های اطلاعاتی در اختیار همه پژوهشگران و علاقه‌مندان قرار دارد. این طرح جهانی با نام «حافظه جهانی»⁽¹⁾هم اکنون در اغلب کشورهای دنیا در دست اجراست.

_ با توجه به گسترش روزافزون قالب‌های مختلف گرافیکی باید آرشیوها با بررسی و تحقیق و با توجه به امکانات و نیازها و اهداف خود بهترین قالب را انتخاب کند و در این زمینه برنامه‌ریزی‌های لازم را انجام دهد. با توجه به ویژگی‌های هر قالب گرافیکی با توجه به مواردی چون ماشین‌خوان بودن، نمایش نویسه‌های چندزبانه، حفظ ترکیب صفحه، قابلیت ویرایش، اندازه پرونده، چند صفحه‌ای،

ساخت‌یافته یا بدون ساختار، چندرسانه‌ای، پیوندهای پشتیبان، نمایش روی صفحه رایانه، چاپ، دسترس‌پذیری برای موتورهای جست‌وجوی اینترنت، هزینه تمام شده و میزان کاربرد.

با بررسی‌های به عمل آمده بهترین قالب در حال حاضر پی‌دی‌اف پیشنهاد

می‌شود.

منابع:

_ بحرالعلومی، فرانک، «اثرات مخرب دستگاه‌های پویشگر (فتوکپی و اسکنر) بر کتاب و آثار کاغذی»، در: مجموعه مقالات هفتمین همایش حفاظت و مرمت اشیاء تاریخی- فرهنگی و تزیینات وابسته به معماری. 1384.

_ سازمان اسناد ملی ایران، بررسی عوامل مخرب اسناد و روش‌های حفاظت و درمان آن (مجموعه مقالات)، به کوشش مدیریت آماده‌سازی و مرمت اسناد، تهران: سازمان اسناد ملی ایران، مدیریت آماده‌سازی و مرمت اسناد، 1370.

_ تامپسون، جیمز، تاریخ اصول کتابداری، ترجمه محمود حقیقی، تهران: مرکز نشر دانشگاهی، 1366.

_کی، دیوید، قالب‌های پرونده‌های گرافیکی، تهران: سیمین دخت، 1380.

_معتقد، سوسن، تاثیر نور در محیط موزه و کتابخانه، تهران: سازمان میراث فرهنگی، آزمایشگاه مرکزی حفاظت و مرمت آثار تاریخی - فرهنگی، 1369.

_معین، محمد، فرهنگ فارسی، ج 1، ذیل «آرشیو» و «آرشیویست».

_ نبوی، فاطمه، کتابخانه دیجیتالی مبانی نظری، محتوا، ساختار سازماندهی، استانداردها و هزینه‌ها، مشهد: سازمان کتابخانه‌ها، موزه‌ها و مرکز اسناد آستان قدس رضوی، 1384.

_ نیکنام، مهرداد، برنامه‌ریزی ملی برای حفاظت و نگه‌داری از مواد کتابخانه‌ای، به راهنمایی یحیی دوستدار، مشاوران عباس حری و علی شکویی، پایان نامه دکتری دانشگاه آزاد اسلامی، واحد علوم و تحقیقات، دانشکده علوم انسانی و اجتماعی، گروه علوم کتابداری و اطلاع‌رسانی، رشته علوم کتابداری و اطلاع‌رسانی)، 1381-1380.

__Pasner, Ernest, “Archives”, The Encyclopedia Americana. Vol. 2, P. 186.

__Clarkson, Christopher, "Conservation Priorities: a Library Conservator's View”, in Conservation of Library and Archival Materials and Graphic Arts, London: Butterworths, 1987.

__Gwinn, Nancy E. "A National Preservation Program for Agricultural Literature”, 1993. [on-line]. Available: http://preseve.nal.usda.gov:83... /presplan.ht. [13 oct, 2005].

__"Memory of the World Program”, First Meeting of the International Advisory Committee, Pultusk, Poland, 12-14 September 1993. Final Report. Paris: Unesco, 1993.

__National Library of Australia. "Policy on Participation in Co-operative Microfilming Projects with Other Institutions", 2006 [on-line].

__Agrawal, O.P.; Barkeshli, A. “Conservation of Books, Manuscripts and Paper Document", Lucknow: Intach, 1997.

__Carolyn, L. Rose; Catharine, A. “A Preventive Conservation Approach to the Storage of Collections", Hawks. Paper:1-10 & Appendix I, Appendix II. (Section I Creating and Managing Storage Facilities).

__Digitization Lessons Learned in First Round of Library of Congress (http:\ memory.ioc.gov/ammem/award/lessons.htm); Memory of the Word (website).

__Friedman, Hannah B. “Preservation Program in New York State", United States: [ ], 1969.

__Loveday, Helen. “Islamic Paper: A Study of the Ancient Craft”, - London: Archetyp, 2003.

__Morris, John. The Library Disaster Preparedness Handbook. Chicago: American Library Association, 19860

_National Diet Library. "Preservation of Electronic Resources, The State of the Art in NDL",2006. [on-line]. Avalilable: http://www.ndl.go.jp/e/iflapac/e resources.html

فصل دوم: فناوری های آرشیو

اشاره

_ آرشیو 2؛ رهیافتی نو در مدیریت اطلاعات

_ ریز فیلم؛ ثبت ماندگار اسناد

_ حفظ و نگهداری اسناد رقمی

_ ایجاد خودکار مراکز داده توسط فناوری برچسب هوشمند

چکیده:

آرشیو همچون کتابخانه تخصصی از جمله مراکزی است که در چرخه اطلاعات، نقش اطلاع‌رسانی را بر دوش دارد. آرشیوها به دلیل در اختیار داشتن اسناد و مدارکی که به لحاظ تاریخی و تحقیقاتی ارزش فراوانی برای محققان و کارشناسان دارند، مورد توجه و مراجعه این افراد هستند. به واسطه پویایی نیازهای مخاطبان و تنوع در محمل‌های اطلاعاتی، آرشیو نیز به عنوان یکی از مراکز نگهدارنده میراث مکتوب و مضبوط دانش بشری، باید با این جریان پویایی و نوگرایی همراه باشد و با عرضه خدمات کاربر پسند، رضایت مندی مراجعان خاص خود را جلب کند.

این مقاله در نظر دارد، تا با پیاده‌سازی مفهوم وب در حوزه آرشيو، ایده آرشیو 2، آرشیودار 2 و خدماتی را که می توان با استفاده از این مفهوم در مراکز آرشیوی به کاربران عرضه کرد، مطرح و الگوی پیشنهادی را برای استفاده از نرم‌افزارهای اجتماعی در مراکز آرشیوی، به منظور ارائه خدمات بهتر این مراکز ارائه کند.

کلیدواژه‌ها: آرشيو 2 آرشیودار 2، نرم افزارهای اجتماعی، مدیریت اسناد الکترونیکی، مراکز آرشیوی

آرشیو 2؛ رهیافتی نو در خدمات اطلاع‌رسانی و مدیریت اسناد الکترونیکی (ارائه الگوی پیشنهادی)

امیررضا اصنافی | دانشجوی دکتری کتابداری و اطلاع‌رسانی |دانشگاه شهید چمران اهواز مریم پاکدامن نائینی | آناهیتا باواخانی | دانشجویان کارشناسی ارشد کتابداری و اطلاع‌رسانی | دانشگاه الزهرا (س)

آرشیو ملی در دنیای کنونی، حافظه ملی هر ملتی محسوب می‌شود و سعی در حراست از اسناد ملی هر کشور دارد. امروزه اهمیت مراکز آرشیوی بر هیچ محققی پوشیده نیست. مراکز آرشیوی، همانند کتابخانه‌های تخصصی، حاوی مواد و منابعی تخصصی هستند که مراجعان خاص خود را دارد. مراجعه به این نوع منابع به صورت موردی است و مراجعان به دنبال اطلاعاتی با حوزه و دامنه‌ای به طور کامل تخصصی (در لایه های عمیق تحقیق) هستند، به گونه‌ای که انتظار تفکیک سطوح تخصصی تر از سوی مراجعان این مراکز می‌رود؛ در حالی که مراجعان کتابخانه‌ها در لایه‌های سطح و عمومی به دنبال کسب اطلاعات می‌باشند. همانطور که در کتابخانه تخصصی به یک حوزه یا چند حوزه مرتبط با هم پرداخته شده، مراکز آرشیوی هم مانند مجموعه‌ای از چندین کتابخانه تخصصی منتها با ارزش اسنادی طولانی مدت هستند. بنابراین همان طور که به کتابخانه تخصصی بها داده می‌شود، می باید آرشیو به گونه‌ای جای خود را در جامعه بیابد که محقق بداند، می‌تواند از آرشیو نه تنها هم مرتبه با کتابخانه‌های تخصصی، بلکه در مرحله‌ای بالاتر از نظر بازیابی اطلاعات

و به دست آوردن اطلاعات کاملا منطبق با موضوع، استفاده کند.

آرشیو به دلیل پویایی نیازهای مخاطبان و تنوع در محمل‌های اطلاعاتی، به عنوان مراکز نگهدارنده میراث مکتوب و مضبوط دانش بشری، باید با جریان پویایی و نوگرایی همراه باشد و با عرضه خدمات کاربر پسند، رضایت مراجعان خاص خود را جلب کند. مراکز آرشیوی با استفاده از فناوری‌های نوین اطلاعاتی و ارتباطی همچون نرم‌افزارهای اجتماعی، به کاربران کمک می‌کنند تا در امور مشترک و مورد علاقه، فعالیت کرده و در این میان، برای توسعه مجموعه منابع مراکز آرشیوی نیز همکاری کنند.

نرم‌افزارهای اجتماعی: تعریف، انواع، کاربردها

مفهوم شبکه وب، ابتدا در سال 1980 توسط تیم برنزلی⁽¹⁾به منظور آغاز مبادله اطلاعات و داده‌های فیزیک در ایستگاه‌های مختلف پیش‌بینی شد. (اندرسون، 2007) در آغاز، وب جهانی تنها از چند ارائه‌دهنده خدمات و گیرنده خدمات تشکيل شده بود، اما به مرور زمان فراگیرتر شد و امروزه به جایی رسیده است که به عنوان مشهورترین خدمت اینترنت محسوب می‌شود. به تدریج و با پیشرفت فناوری‌های اطلاعاتی و نیز به دلیل محدود بودن وب1 _که در آن گروه بسیار وسیعی از کاربران صرفا از اطلاعات استفاده می‌کردند و نقشی در تولید و به اشتراک‌گذاری و تغییر اطلاعات نداشتند _ پنسل جدیدی از وب متولد شد که آن را «وب 2» نامیدند. وب 2 که با مفهوم نرم‌افزارهای اجتماعی معنا پیدا می‌کند، تأثیرات شگرفی بر تعامل کاربران با دنیای اینترنت نهاده است به گونه‌ای که آنها تمایل بیش‌تری برای انتشار محتوا بر روی وب پیدا کرده‌اند و نظرات شخصی، عکس ها، فیلم ها و دانش خود را در آن به اشتراک می‌گذارند.

«نرم‌افزارهای اجتماعی»، نرم‌افزارهایی تحت وب هستند که با استفاده از فناوری‌های نوین وب 2، امکان تعامل کاربران را با محتوای وب به شکل‌های گوناگون فراهم

می‌آورند. این دسته از نرم‌افزارها مجموعه‌ای از نظام‌های نرم‌افزاری را در بر می‌گیرد که به کاربران اجازه تعامل و اشتراک داده‌ها می‌دهد. در سال‌های اخیر چنین ارتباطات رایانه مداری، در بسیاری از وب گاه‌ها متداول شده است (ویکی پدیا، 2007).

در واقع تعریف عملیاتی نرم‌افزارهای اجتماعی را می‌توان این گونه نیز ارائه کرد: توسعه ابزارها و خدمات جدیدی که شیوه استفاده کاربران از اینترنت را تغییر داده و کاربرد آن را برای همکاری جمعی، ارتباطات و اشتراک اطلاعات آسان‌تر کرده است (سكر، 2007).

ابزارهایی که در نرم‌افزارهای اجتماعی به کار می‌رود به دو دسته عمده تقسیم می‌شود. ابزارهای ارتباطی و ابزارهای تعاملی. ابزارهای ارتباطی عمدتاً فعالیت‌های مربوط به فراهم‌آوری، ذخیره‌سازی و بازنمون ارتباط را به ویژه از نوع نوشتاری بر عهده دارد، اما به مرور ارائه خدمات صوتی و تصویری را نیز در بر می‌گیرد.

نرم‌افزارهای تعاملی، نقش واسطه تعاملات بین دو کاربر یا گروهی از آنان را بر عهده دارند. تفاوت عمده آنها با ابزارهای ارتباطی عمدتا در ایجاد ارتباطات مستقیم (از نوع گفتاری) میان کاربران و تسهیل آغاز و انجام آن است (میوری، 2007).

آنچه مسلم است طراحی و معماری وب 2 با استفاده از هر ابزاری که باشد، عمدتا بر پایه مشارکت‌ها و تعاملات انسان، نرم افزار، سامانه ماشینی و عامل های هوشمند با یکدیگر استوار است. برخی ویژگی های نرم‌افزارهای اجتماعی یا وب 2 عبارت است از:

این مورد از طریق به‌کارگیری رهیافت توسعه باز است که این نیز از پیامدهای مردمی‌تر شدن فضای وب می‌باشد. در این شیوه کاربران می‌توانند در فرایند توسعه یک مبحث علمی یا فنی و غیره، آزادانه مشارکت داشته باشند و بطور رایگان از حاصل آن استفاده کنند. این شیوه در حقیقت سطح متعالی آموزش است که جزء قابلیت های برجسته وب 2 نیز هست (سكر، 2007).

نمونه‌هایی از نرم‌افزارهای اجتماعی

نمونه های فراوانی از انواع نرم‌افزارهای اجتماعی وجود دارد که امروزه مورد استفاده قرار می‌گیرد. آنچه اهمیت دارد، این است که ویژگی کلیدی تمام نرم‌افزارهای اجتماعی، سهولت استفاده و در بسیاری موارد، رایگان بودن آنهاست. شناسه دادن و برچسب‌گذاری به مطالب نیز یکی دیگر از ویژگی‌های کلیدی این قبیل نرم‌افزارهاست که به کاربران امکان کنترل و مدیریت هر چه بهتر منابع‌شان و تشخیص منابع مشابه سایر کاربران را می‌دهد (ویکی پدیا، 2009).

از مطرح‌ترین نمونه های نرم‌افزارهای اجتماعی، می توان به موارد زیر اشاره کرد:

هستند که به عنوان ابزاری برای تولید محتوا بر روی صفحات وب به کار می‌روند. در این نوع نرم‌افزارها، بیش از یک نویسنده مطلب ارائه می‌کند و در واقع «ویکی» ابزاری است که در آن به شیوه‌ای کاملا تعاملی و به صورت شبکه‌ای مشارکتی عمل می‌شود. مشارکت‌کنندگان باید در ابتدا حتما نام خود را ثبت کنند. «ویکی پدیا»، معروف‌ترین نوع ویکی‌ها است. این سایت که محتوای آن را همگان می‌توانند ویرایش کنند، دایره‌المعارفی اینترنتی است. اگر چه ویکی پدیا در سطحی خیلی حرفه‌ای نیست اما توسط کاربران و برای خدمت به آنها پدید آمده و به ابزاری کاربردی تبدیل شده است (سكر، 2007).

اندرسون (2007) معتقد است که آراس‌اس یکی از ملزومات اساسی برای به‌کارگیری فناوری وب 2 است. وی در ادامه می‌افزاید: در حالی‌که بسیاری از مردم نیازی به درک چگونگی فناوری عملکرد آراس‌اس ندارند، اما آر‌اس‌اس ها خوراک‌های خبری روزانه را بخوبی و بدون زحمت برای مردم تأمین می‌کنند.

با استفاده از آن می‌توانند منابع و کتاب‌های ویی خود را ذخیره، و با استفاده از کلید واژه‌های آزاد و مورد نظر خود، منابع را نشانه‌گذاری نمایند. همه منابع ارسالی به دلیشز و نشانه‌های آنها برای عموم قابل مشاهده است (ویکی‌پدیا، 2009). نمونه دیگری از این وبگاه‌ها، «لا يبرری تینگ» است که از طریق آن کاربران می‌توانند مشخصات کتابشناختی منابع خود را با دیگران به اشتراک گذاشته و با اختصاص بر چسب به آنها، بر اساس موضوعات مختلف آنها را ذخیره کنند.

دو سایت «مای اسپیس» و «فیس بوک» وب‌گاه‌های شبکه‌ای هستند که اغلب عملکردی اجتماعی دارند و به کاربران امکان دوست‌یابی، مکالمات اینترنتی و تعامل را می‌دهند. وب‌گاه حرفه‌ای شبکه‌ای، وب‌گاهی است که به صورت حرفه‌ای در امری _ برای مثال در زمینه آموزش و پرورش _ فعالیت دارد؛ مانند وب‌گاه «الگ» (سکر، 2007).

در اینجا می توان به «پادکست» نیز اشاره کرد. پادکست یکی از روش‌های ارائه محتوا از طریق انتشار پرونده صوتی بر روی اینترنت و نام عمومی نوعی برنامه

صوتی است که معمولا توسط کاربران بر روی یک پخش کننده موسیقی رقمی _ مانند «آی پاد» _ به شکل یک پرونده صوتی قرار می‌گیرد. از مزایای پادکست این است که به طور خودکار خدمات ارائه می‌کند، بلافاصله در دسترس است و به راحتی بایگانی می‌شود.

قابلیت‌های دیگر نیز که در برخی وب گاه‌ها ارائه می‌شود مانند شخصی سازی سایت گوگل،⁽¹⁾از قابلیت‌های فناوری وب 2 بهره می‌گیرد. در این خدمت، گوگل به کاربران اجازه داده می‌دهد تا با اضافه کردن خوراک آراس‌اس به صفحه خانگی مورد نظرشان، مطالب روزآمد را از وبگاه‌ها یا وبلاگ‌های دلخواه دریافت کنند. آنچه ذکر شد، انواع نرم‌افزارهای اجتماعی موجود را به طور کامل در بر نمی‌گیرد. به ویژه آنکه تعداد این نوع نرم‌افزارها روزانه رو به افزایش می‌گذارد. تاکنون، بیش ترین کاربرد و استفاده از نرم‌افزارهای اجتماعی توسط متخصصان برای آموزش بوده است. ابزارهایی نظیر وبلاگ‌ها و ویکی‌ها، به عنوان دو ابزار رایج در وب 2، محيط خوبی را برای مشارکت، تعامل و یادگیری مشترک توسط افراد به وجود آورده است (سکر، 2007). علاوه بر این نکته می‌توان بر کاربردهای تجاری رو به رشدی که از قابلیت‌های وب 2 ناشی می‌شود نیز اشاره کرد. در مجموع می‌توان انتظار داشت که در آینده‌ای نه چندان دور، وب 2 و نرم‌افزارهای اجتماعی، تأثیرات چشمگیری در دنیای اینترنت و همکاری‌های شبکه ای بگذارند.

پدیده‌ای به نام آرشيو 2

وب2 به خاطر کاربرپسندبودن، بسرعت مورد استقبال کاربران مختلف قرار گرفت. به‌گونه‌ای که افراد، دیگر استفاده کننده محض از اطلاعات موجود در محیط وب نبوده، بلکه آنها نیز قادر بودند دانسته‌ها و اطلاعات خود را در محیط وب، بارگذاری کنند و آنها را با دیگران به اشتراک بگذارند. کتابخانه‌ها و کتابداران نیز با انعطاف‌پذیری، این قابلیت جدید وب را در خدمت خود گرفتند و انواع وبلاگ‌ها، پادکست‌ها و سایر فناوری‌های مرتبط با وب2 را برای خدمت‌رسانی بهتر به کاربران کتابخانه‌های خود به کار گرفتند و به این ترتیب کمکم مفهومی به اسم کتابدار2 پدید آمد.

مراکز آرشیوی نیز می‌توانند از قابلیت‌های وب2 استفاده کنند و آن را برای ارائه خدمات به محققان و کاربران آرشیو مورد استفاده قرار دهند. تلفیق فناوری‌های وب2 و آرشیو، نخستین بار در سال 2006 توسط پیتر ون گاردرن در همایش سالانه انجمن آرشیودارهای آمریکا مطرح شد. وی بر این اعتقاد بود که آرشیودارهای حرفه‌ای، با استفاده از قابلیت‌های وب2، بسرعت و سهولت می‌توانند به مدیریت منابع آرشیوی بپردازند و این موقعیت را برای کاربران فراهم آورند تا شخصا منابع آرشیوی خود، و به خصوص _ مجموعه‌های شخصی مثل تصاویر تاریخی مهمی که در اختیار دارند _ را از طریق قابلیت‌های موجود در وب 2 برای مراکز آرشیوی ارسال کنند و آنها را با دیگر کاربران به اشتراک بگذارند. اینجاست که می توان بیان داشت که به تدریج و با پیدایش مفهوم آرشیو2 شاهد ظهور اصطلاح آرشیودار2 نیز خواهیم بود. در واقع آرشیودار2، می تواند در ایجاد، نگهداری و مدیریت منابع آرشیوی نقش بسزایی داشته باشد و در مقایسه با آرشیودارهای سنتی، نقش فعال‌تر و پویاتری را از خود در مراکز آرشیوی به معرض اجرا بگذارد. برای آشنایی بیشتر با مفهوم آرشیو2 نمونه‌های عینی و عملی این پدیده را در کشورهای مختلف مرور خواهیم کرد.

مروری بر نمونه‌های خارجی آرشيو2 برخی از کشورهای پیشرفته دنیا از قابلیت‌های وب2 برای ارائه خدمات در مراکز آرشیوی استفاده می‌کنند. از جمله نمونه‌هایی که با عنوان آرشیو2 و با بهره‌گیری از نرم‌افزارهای اجتماعی، مجموعه‌ای مشارکتی برای جمع‌آوری اطلاعات آرشیوی به وجود آورده عبارت است از:

مجموعه‌های آرشیوی این شبکه - شامل مراکز منتخبی از ولز - این امکان را دارند که بتوانند در هر زمان اطلاعات لازم را بر روی سایت اضافه کرده و یا آنها را ویرایش کنند. از طرفی در هر بخش وب‌گاه این شبکه، قسمت‌هایی نیز برای کاربران طراحی شده تا بتوانند نظرات و مطالب خود را درباره محتوای ارائه شده اعم از اسناد نوشتاری، عکس و غیره اضافه کنند.

طرح تا سال 2004 از طریق یکی از بنیادهای فرهنگی انگلستان تامین می‌شد اما از آن سال به بعد تامین بودجه بر عهده آرشیو ملی اسکاتلند است. در این طرح نیز مانند سایر طرح‌های آرشیو2 امکان مشارکت کاربران در ارسال اطلاعات مربوط به حوزه اسناد و آرشیو، به این مجموعه وجود دارد. کاربران می‌توانند با ثبت نام اینترنتی بر روی وب‌گاه این شبکه آرشیوی، انواع پرونده ها و اطلاعات را _حتی در سطح اسناد خانوادگی _ ارسال و در هر زمان که بخواهند آنها را حذف کنند و یا مورد ویرایش قرار دهند.

سخن پایانی: ارائه الگوی پیشنهادی به مراکز برای تحول در خدمات آرشیوی

نگهداری طولانی مدت از پیشینه‌های رقمی، چالشی عمده و بزرگ برای بسیاری از مراکز آرشیوی محسوب می‌شود. بنابراین برای حفظ، نگهداری و دسترسی به این پیشینه‌ها باید نگاه و برنامه‌ریزی راهبردی داشت. آرشیودارها باید خود و کار حرفه‌ای خود را با فناوری‌های اطلاعاتی و ارتباطی نزدیک‌تر و ملموس‌تر کنند و از آنها برای تسهیل مدیریت پیشینه‌ها استفاده نمایند.

در مفهوم آرشیو2، آرشیوها قادر خواهند بود تا در تمام طول هفته و در هر ساعتی از شبانه‌روز با کاربران در تعامل کامل باشند. اینکه مراکز آرشیوی برای آگاهی کاربران نسبت به موجودی خود در صدد تهیه نرم‌افزارهای آرشیوی تخصصی، پیشرفته و قوی باشد، شرط لازم حفظ و نگهداری و دسترسی به منابع آرشیوی است، اما شرط کافی نیست. اگر آرشیودارها و متخصصان برنامه‌نویسی بتوانند با مشارکت و همکاری یکدیگر به الگویی از نرم‌افزارهای آرشیوی دست یابند که از قابلیت‌های وب2 بهره می‌برد، کاربران نیز قادر خواهند بودر بارگذاری و ارسال انواع پرونده‌ها و اسناد به صورت الکترونیکی همانند تصاویر و پرونده‌های صوتی تاریخی، خانوادگی و مورد علاقه خود، به مراکز آرشیوی در تکمیل و اداره مجموعه‌های خود کمک کنند و هم از اسناد ارسالی دیگر کاربران که توسط مراکز آرشیوی با استفاده

از مفهوم آرشیو2 سازماندهی شده است، بهره گیرند. در الگوی پیشنهادی، علاوه بر اینکه کاربران قادرند در نرم‌افزار آرشیوی _که مرکز آرشیوی آن را تهیه کرده است _در جست‌وجوی منابع آرشیوی مورد نیاز خود باشند، می‌توانند با دیگر کاربران و نیز آرشیودارها در تعامل باشند. به این شکل، حتی مجموعه آرشیوی شخصی نیز امکان شکل‌گیری خواهد داشت. در این الگو، تعیین سطوح امنیتی دسترسی به اطلاعات و توجه به زیرساخت‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری، از اهمیت بسزایی برخوردار است. رعایت مسائل ایمنی و برطرف کردن شکاف‌های امنیتی در این سامانه به منظور عدم اخلال در آن بسیار حائز اهمیت است. نقش آرشیودار2 در این الگو، هدایت کاربران و نیز مدیریت منابع الکترونیکی ارسال شده و موجود در نرم‌افزار خواهد بود. بدین صورت، آرشیودار قادر خواهد بود نقش و فعالیت پویاتری داشته باشد. در سال‌های اخیر، بسیاری از کشورها طرح‌های ملی فناوری اطلاعات را با سه هدف عمده «توسعه زیرساخت اطلاعاتی ملی»، «توسعه صنایع اطلاعاتی» و «اشاعه اینترنت» در کشور، تدوین کرده و به اجرا در آورده‌اند. جهان می‌رود تا به زودی شاهد بزرگ‌ترین انقلاب فناوری باشد که فرزند فناوری‌های زیستی، نانو، مواد جدید و شناختی در بستر فناوری اطلاعات خواهد بود. روندهای جهانی حاکی از این است که فناوری اطلاعات و ارتباطات نقشی بنیادین و زیربنایی را در جوامع امروزی بازی می‌کند پس اگر بخواهیم آینده ای روشن و درخشان در پیش رو داشته باشیم، باید به سرعت و به روشی آگاهانه برنامه‌ریزی کنیم و مراکز آرشیوی خود را با پیشرفت‌های فن‌آورانه روز همگام سازیم. اگر آرشیودارها در قالب نقش جدید یعنی آرشیودار2 با قابلیت‌های وب2 همراه شوند، قادر خواهند بود راحت تر و سریع‌تر به مدیریت پیشینه‌های الکترونیکی بپردازند و تعامل نزدیک با کاربران برای تأمین نیازهای اطلاعاتی آنها داشته باشند. به این ترتیب، آنها امکان تورق، جست‌وجو، بازیابی و حتی بارگذاری منابع الکترونیکی آرشیوی را برای کاربران دیگر فراهم خواهند کرد و نقش مهمی در تحول و دگرگونی در فعالیتهای آرشیوی و تشویق دیگر کاربران برای استفاده از این مراکز خواهند داشت.

منابع

چکیده:

در این مقاله تلاش شده است که نگاهی ارزشی‌تر به حفظ و نگهداری اسناد و مدارک به شيوه تهیه نسخه پشتیبان از آنها به صورت ریز فیلم و جایگاه ویژه اش در خطیر ترین شالوده‌های فرهنگی علمی و سیاسی یک ملت، به عنوان آخرین راهکار و پدافندی غیر عامل و معتبر، داشته باشیم.

در این جا ما به ریز فیلم نه به عنوان یک جنس و ماده بلکه به عنوان یک راه مطمئن و قابل اعتماد نگاه کرده و ضمن ارائه تعریفی از آن، مقایسه‌ای خواهیم داشت با رقمی کردن و مزیت‌های نهایی ریز فیلم.

کلیدواژه‌ها: مدیریت اسناد الکترونیکی، ریز فیلم، بایگانی رقمی، پدافند غیر عامل، روش اپتیکال، دولت الکترونیک، اشتراک زمانی

ریزفیلم راهكارثبت ماندگار اسناد

طيبه منصوری | دانشجوی کارشناسی ارشد تاریخ گرایش اسناد و مدارک

بایگانی دفاتر، پرونده ها، عکس‌ها، نامه‌ها، مراسلات، نقشهها، کلیشه‌ها، نمودارها، فیلم‌ها و نوارهای ضبط صوت و سایر اسناد دولتی در داخل و یا صادر شده برای خارج از محدوده یک کشور و تمامی اوراقی که از لحاظ اداری، مالی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی و تاریخی، ارزش نگهداری دائمی داشته و بیم آن برود که آسیبی متوجه آنها باشد، برای دست‌اندرکاران بایگانی ها و آرشیوها، به دلیل انباشت پرونده ها با مشکلاتی همراه می‌باشد که صاحبان فن را به چاره اندیشی واداشته است. حال اگر سازماندهی مطبوعات و روزنامه‌های بزرگ را به این تراکم بیفزائیم، اهمیت موضوع بیش‌تر آشکار خواهد شد.

از بایگانی اسناد به شیوه سنتی که بگذریم، امروزه مدیریت اسناد به شیوه الکترونیکی و رقمی یکی از پیچید بهترین مسائلی است که بشر برای حفظ موجودیت علمی خود ناگزیر از استفاده از آن است.

رشد روزافزون به کارگیری رایانه در انجام فعالیت‌های سازمانی و همچنین اقبال دولت الکترونیک در تسریع امور موجب شده که رایانه با قابلیت اشتراک

مکانی و زمانی خود که به کاربران ارائه می‌کند، تقریبا با محدودیت اندک، یکه تاز میدان در تمامی بخش‌های اجرایی یک کشور باشد.

اکنون این حسابگر الکترونیکی حاکم بر تمام فعالیت‌های روزمره جوامع مختلف با شدت و ضعف وارد حوزه‌های اداری و اطلاع‌رسانی هر کشور شده و مراجعان را با سهولت در رسیدن به مقصود و ذخیره‌زمانی فوق‌العاده، با آسیب های کم‌تری مواجه می‌کند.

پیشرفت‌های روزافزون رایانه ای در زمینه نرم‌افزاری نیز شماری از مدیران اسناد را بر آن داشته که برای نگهداری اسناد اعم از جاری و نیمه‌جاری و راکد، ساماندهی اسناد با استفاده از رایانه را در رأس برنامه‌های خود وارد کنند. از سوی دیگر آرشیودارها نیز کوشیده‌اند تا با بهره‌گیری از سخت‌افزارها و نرم افزارها به حفظ و نگهداری اسناد با ارزش و ارائه خدمات به شیوه رقمی بپردازند. از این رو می‌توان فضایی را مجسم کرد که در آن تمام اطلاعات از هر نوعی به صورت رقمی ثبت شده است. در این قالب امید آن می‌رود که از سرعت و دقت آن با قافله علمی و فنی جهانی همراه شد.

ریزفیلم

یکی از وسایلی که در حفظ و نگهداری اسناد به یاری بشر آمد تهیه نسخه ثانویه از اسناد به صورت نگهداری و ضبط آنها بر روی فیلم بود. بایگانی روی فیلم به منظور صرفه‌جویی در جا و محل و کم کردن حجم اسناد شکل گرفت.

در لغت‌نامه معین، میکروفیلم (ریز فیلم) این گونه تعریف شده است: فیلمی بسیار کوچک است که از سند یا رساله و کتابی بردارند و از این جهت صرفه جویی در مکان و مخارج می‌شود.

نخستین دستگاه ریز فیلم در سال 1922م. به کار گرفته شد. به وسیله ریز فیلم، عکس‌هایی به قطعات کوچک تهیه شده و در مواقع احتیاج به وسیله دستگاه‌های مخصوص، این فیلم‌های کوچک به قطع اصلی و حتی بزرگ‌تر نشان داده می‌شود.

در بایگانی‌های بزرگ و آرشیوها از اسناد و مدارک با ارزش، معمولا فیلم تهیه می‌کنند و نسخه‌ای از آنها را در محلی دور از دسترس اشخاص و حوادث قرار داده تا در مواقع اضطراری نسخه‌ای از این اسناد برای استفاده وجود داشته باشد.

در صنعت، بازرگانی، پزشکی و بررسی‌های علمی و فنی نیز استفاده از ریز فیلم امر رایجی است و برخی کشورهای صنعتی گاه، نسخه‌های اصلی اسناد و مدارک را نگهداری نکرده و به جای اصل اسناد، نسخه های ریز فیلم آنها را نگهداری می‌کنند. این فیلم ها در قطع‌های 16 و 35 میلی متری تولید می‌شود که برای مدت زیادی بیش از 150 سال، قابل نگهداری است. در حفظ ریز فیلم‌ها از جعبه‌های مخصوص استفاده می‌شود که امکان نفوذ گرد و خاک و غبار و رطوبت و اثرات خارجی را از بین می‌برد. ریز فیلم با صنعت عکاسی و فیلمبرداری و از سویی دیگر رایانه با رقمی کردن اسناد و نرم‌افزارهای بسیار پیشرفته، امروزه بزرگ‌ترین مشکل آرشیوها را مرتفع کرده است.

ریز فیلم و ساختار آن:

برای تهیه و استفاده از ریز فیلم از سه دستگاه مختلف استفاده می‌شود:

باید توجه داشت که فیلم‌برداری اسناد مستلزم وقت و زمان معینی برای هر برگ می‌باشد. مثلا تخمین زده شده که تهیه ریز فیلم از هر صفحه در حدود 5 دقیقه طول می‌کشد.

ریزگرافی (میکرو گرافی)

ریزگرافی به عنوان معتبر ترین و مقبول‌ترین روش نگهداری اسناد و اطلاعات شناخته شده است. ریز گرافی به دو شیوه، ریز فیلم را تولید می‌کند:

البته نباید مزایای استفاده از نسخه‌های رقمی را هم فراموش کرد. برخی از این

موارد عبارت است از:

دقیق، و تولید با کیفیت بالا و سرعت در تکثیر و ذخیره‌سازی مطمئن.

استفاده از ریزفیلم به عنوان پدافند غیرعامل اسناد و مدارک

این تصور موجود است که برای حفاظت از اطلاعات و اسناد و بانک‌های اطلاعاتی، باید آنها را پشت دیوارهای سخت بتونی و با تدابیر امنیتی شدید نگهداری کرد. در حالی که امروزه روش های حفاظت از اطلاعات دچار تغییرات ماهیتی شده و همگام با تغییر روش‌های تهاجم، روش‌های حفاظت نیز تغییر یافته‌اند. از آنجا که امروزه بیش‌تر اطلاعات به صورت الکترونیکی نگهداری می‌شود، یکی از روش‌های نوین تهاجم به اطلاعات، از بین بردن سوابق الکترونیکی است که با استفاده از بمب‌های الكترومغناطیسی انجام می‌شود. از این روش در جنگ یوگسلاوی و تهاجم به عراق به دفعات مورد استفاده قرار گرفت.

بر اثر انفجار بمب الكترومغناطیسی نور شدیدی ساطع می‌شود؛ پوشش سیستم‌های سوخته و خطوط نازک تلفن قطع می‌شود و مهم‌تر از همه، حافظه رایانه‌ها پاک می‌گردد به نحوی که حتی یک بیت اطلاعات باقی نمی‌ماند. این به معنای از بین رفتن تمام اسنادی می‌باشد که به صورت رقمی نگهداری می‌شده است. در اینجاست که نقش پدافند غیر عامل اهمیت خود را نشان می‌دهد.

پدافند غیرعامل چیست؟

هر اقدام غیرمسلحانه‌ایی که موجب کاهش آسیب پذیری نیروی انسانی، ساختمان‌ها، تأسیسات، تجهیزات، اسناد و شریان‌های اصلی کشور در مقابل عمليات خصمانه و مخرب دشمن گردد، پدافند غیر عامل است. به بیان سادبهتر پدافند غیر عامل مجموعه اقداماتی است که انجام می‌شود تا در صورت بروز جنگ، خسارات احتمالی به حداقل میزان خود برسد، به عنوان مثالی ساده از پدافندهای غیر عامل می‌توان به استتار و اختفا و ایجاد سرپناه برای تأسیسات مهم و استراتژیک اشاره کرد.

تهیه ریز فیلم، پدافند غیر عامل برای حفاظت از اسناد و مدارک

تهیه نسخه پشتیبان از اسناد با روش ریز فیلم می‌تواند به عنوان ابزاری مهم در طرح‌های پدافند غیر عامل پیشنهاد شود. ریز فیلم در مقایسه با سایر روش‌های ضبط و نگهداری اطلاعات و اسناد (مکتوب رقمی) آسیب‌پذیری کمتری در برابر حملات داشته و پس از حملات نظامی راحت‌تر قابل بازیابی است. بنابراین باید به نحوی از اطلاعات و اسناد محافظت کرد که بتوان در صورت از دست دادن نیروی متخصص و اطلاعات ثبت شده در رایانه، مجددا آنها را بازیابی کرد. این موضوع در مسائل دفاعی و حیاتی یک ملت ارزش مضاعفی دارد. همچنین در زمینه حفظ اطلاعات اسنادی و نسخه‌های خطی نایاب و کمیاب نیز اهمیت آن بر هیچ کس پوشیده نیست. شاید بهتر باشد که تقسیم‌بندی اساسی میان نوع ثبت اسناد صورت گیرد به این صورت که به دلیل هزینه‌های بالای ریز فیلم، اسناد حیاتی را ضرورتا ریز فیلم کرده، چرا که نمی‌توان دور از ذهن پنداشت که حتی اگر بمب الكترومغناطیسی هم به کار گرفته نشود، از کجا می‌توان امیدوار بود که اطلاعات ثبت شده در رایانه‌ها در اثر حادثه‌ای نابود نشود بعلاوه اگر ریز فیلم 15 - 10 سال به طور مستمر در مجاورت رطوبت یا هوا قرار نگیرد، می توان امیدوار بود که بیش از یک قرن و نیم با کیفیت اولیه، آن اطلاعات را حفظ کند.

نتیجه گیری

شاید به یقین بتوان گفت که خصوصیات ویژه رقمی برای بایگانی اسناد و اطلاعات بسیار کارآمدتر از شیوه ریز فیلم کردن باشد. اما آیا می‌توان کاملا به آن امید بست؟

آیا می‌توان تصور کرد روزی تمام اطلاعات ثبت شده در رایانه‌ها و ابررایانه‌ها

نابود شوند و ملتی و فرهنگی، یکباره در بهت از دست رفتن گنجینه ثبت شده‌اش فرو رود؟

درست است که سخن گفتن از روش‌هایی که ریز گرافی از آن استفاده می‌کند، و امکاناتی را که ارائه می‌کند خود در مقاله‌ای جداگانه قابل بحث است، اما آنچه

در این میان به نظر می‌آید این است که به‌تر است از تلفیق نکات مثبت و منفی هر دو روش رقمی کردن و تهیه ریز فیلم، همانند قانون اسمز، روشی ابداع شود تا کاستی‌های هر کدام با حضور دیگری مرتفع شود. همواره به یاد داشته باشیم این ریز فیلم است که می‌تواند ماندگارتر باشد.

از طرفی برای تهیه ریز فیلم از اسناد نباید هزینه‌های بالای آن را از نظر دور

داشت. هر چند به منظور نگهداری از حافظه دولت‌ها و ملت‌ها و نهایتا حافظه جهانی و با اشراف به اینکه آرشیوهای ملی نگهبان هویت ملت‌ها هستند و همکار دولت‌ها در تصمیم‌گیری‌های اساسی و تطبیقی، می‌توان این هزینه‌ها را نادیده گرفت.

منابع:

_ علیزاده، مهرانگیز، مدیریت اسناد و مدارک و فن بایگانی، تهران: انتشارات دانشکده علوم اداره و مدیریت بازرگانی، چ دوم 1353.

_ لغت‌نامه معین، ج 4.

_ پدرسون، آن، نگهداری اسناد، ترجمه رضا مهاجر، تهران: سازمان اسناد ملی ایران.

_ زرین کلکی، بهناز، «اسناد الکترونیکی و مدیریت آن»، فصلنامه گنجینه اسناد، ش 70، تابستان 1387.

_ آزاده، فریدون؛ محمدی، محمدعلی، لاتهیه میکروفیلم از نسخه‌های خطی»، پیام بهارستان، ش7، ص 54.

_ صدر، سید احسان، پدافند غیر عامل، قابل دسترسی در: www.aria.ir (دیده شده در 22/6/1386)

چکیده:

اهمیت اسناد و مدارک تاریخی در تبيين زوایای مبهم حیات اجتماعی و سیاسی یک ملت به عنوان دستمایه‌های اصيل عرصه‌های تحقیق بر کسی پوشیده نیست و امروزه نگهداری از آنها در قالب آرشیوهای رقمی امری اجتناب ناپذیر است. آرشیو رقمی، آرشیوی است که اسناد الکترونیکی به منظور حفاظت و نگهداری دائمی در مخزنی ویژه و طی شرایط استاندارد نگهداری می‌شود. این مقاله کوشیده است فناوری‌های مختلف به کار رفته در حفاظت و نگهداری اسناد رقمی را از گذشته تاکنون تشریح کند و خدمات مراکز اداره ریز فیلم و اسناد رقمي، اداره حفاظت از منابع دیداری شنیداری و کار کرد ابزارهایی چون آرشیو رایتر و ریز فیلم ها را بیان کند و به تشریح مزایای رقمی کردن مواد آرشیوی و همچنین مشکلات آن بپردازد. در انتها ضمن نتیجه‌گیری راهکارهایی برای حل مشکلات، پیشنهاد شده است.

کلیدواژه‌ها: اسناد رقمی، رقمی کردن، حفاظت و نگهداری، آرشیو رایتر، ریز فیلم

حفاظت و نگهداری اسناد رقمی

ملیکا دهقان ابراهیمی | دانشجوی کارشناسی ارشد کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه الزهرا (س)

آرشیوها نقش مهمی در حفاظت، ذخیره و بازیابی منابع اطلاعاتی و دانش دارند. با پیشرفت فناوری و بهره‌گیری از دستگاه‌های ریزفیلم و ریز فیش در رایانه، این امکان فراهم شده است که به جای نسخه اصلی اسناد، فتوکپی، تصویر و نسخه رایانه‌ای در اختیار محققان قرار گیرد. ایجاد دستیابی بیش‌تر و سریع‌تر به اسناد رقمی دو رویکرد اساسی دارد: قراردادن مجموعه در اختیار کاربران و محققان، و شفاف‌تر کردن وظایف آرشیوها و هدف آنها برای عموم کاربران.

در عصر رقمی مسئله این است که چه منابعی را می‌توان بسرعت در اختیار کاربران قرار داد و آرشیوهای سنتی نیز به همین دلیل به سمت رقمی شدن سو گرفته‌اند. حفاطت و نگهداری از اسناد رقمی نیز امر مهمی است که مراکز آرشیوی باید به آن توجه بیش‌تری نمایند تا بتوانند خدمات بهتری به کاربران بدهند و رضایت محققان و مراجعه‌کنندگان را از این خدمات جلب کنند.

حفاظت اسناد رقمی

رقمی در حقیقت مواد الکترونیکی و داده‌هایی است که اشیاء را توصیف می‌کند و البته از طریق پویش کردن نیز اسناد چاپی به شکل الکترونیکی یا رقمی تبدیل می‌شود. حفاظت و نگهداری در مورد استاد رقمی به معنای نسخه‌برداری است و البته نه نسخه‌برداری معمولی بلکه انتقال اطلاعات رقمی روی محمل‌های جدید، با قالب‌های جدید و به کمک ویرایش‌های جدید نرم‌افزارهای مورد استفاده. مهم‌ترین مسئله‌ای که درباره دوام اطلاعات در اسناد رقمی باید مورد توجه قرار گیرد، این است که دوام آنها به چگونگی نسخه‌برداری و محمل‌های ذخیره اطلاعات بستگی دارد. تجهیزاتی که برای ذخیره اطلاعات رقمی به کار می‌رود، بسرعت قدیمی می‌شود. برای حفاظت و نگهداری اسناد رقمی، کتابخانه‌ها باید هر چندسال یک بار نسخه‌ای از روی اطلاعات رقمی خود تهیه کنند، حتی اگر از دوام محمل فعلی خود از نظر فیزیکی اطمینان داشته باشند. در گذشته اسناد رقمی بر روی ابزارهایی چون نوار کاغذی، کارتهای کاغذی منگنه شده، دیسک های نرم 8 اینچی، نوار مغناطیسی، کارتریج مغناطیسی، لوح‌های لیزری و رم، لوح‌های فشرده فقط خواندنی و لوح‌های فشرده قابل بازنویسی و انواع لوح‌های ویدئویی رقومی استفاده می‌شده. اما امروزه استفاده از آنها منسوخ شده است و از ابزارهایی چون دی‌وی‌دی، آرشیو رایتر و وب استفاده می‌شود. محیط وب به علت گستردگی و عظمت، امکان انتقال اطلاعات را برای افراد بیشماری فراهم می‌کند. در وب، دستیابی به مطالب از هر نقطه امکان‌پذیر است و آرشیوهای رقمی می توانند به طیف گسترده‌ای از کاربران _ در قیاس با نمونه‌های سنتی آنها _ ارائه خدمات کنند. پرداختن به مشکلات و مزایای ارائه اطلاعات در وب از حوصله این بحث خارج است و در جاهای دیگر مفصلا به آن پرداخته شده است. یکی از برنامه‌های موفقی که در حفاظت اسناد رقمی مطرح شده است پروژه اینترپرس می‌باشد که در ادامه به شرح آن می‌پردازیم.

پروژه اینترپرس

پروژه اینترپرس⁽¹⁾

اینترپرس تحقیق بین‌المللی بر روی پیشینه‌های معتبر دائمی در سیستم‌های الکترونیکی است. هدف اینترپرس گسترش دانش اساسی برای نگهداری بلندمدت پیشینه‌های معتبر میباشد که به صورت رقمی ساخته شده یا نگهداری می‌شود و همچنین از اهداف دیگر آن فراهم کردن پایه استاندارد، سیاست و خط مشی و برنامه پرتوان، فعال و بیمه کردن طولانی مدت مواد می‌باشد و این نکته که این قابلیت را به کاربران بدهد که به اعتبار مواد اطمینان داشته باشند. اینترپرس در سه مرحله توسعه یافته است:

مرحله سوم این پروژه بر روی یافته‌های اینترپرس 1 و اینترپرس 2 که به عنوان بهترین پروژه‌های نگهداری اسناد رقمی در جهان شناخته شده‌اند، پایه‌گذاری شده است. اینترپرس 3 نظریه‌ای است که برای تمرین و کار با دستگاه‌های کوچک یا اندازه متوسط و پیشینه‌های آرشیوی ارائه شده است و آموزش مدل‌ها را برای برنامه‌های یادگیری در خانه گسترش می‌دهد و این روند تا آموزش و دوره

تحصیلات دانشگاهی ادامه دارد. اینتر پرس 3 کوشش مشترک بین‌المللی است که از مناطق، ملیت‌ها و گروه‌های چند ملیتی مختلف ترکیب شده است و این گروه تحقیقاتی از شمال و جنوب امریکا، آفریقا، اروپا و آسیا گرد هم آمده‌اند. هدایت کل پروژه و اجرای طرح را دانشگاه بریتیش کلمبیا در ونکور کانادا بر عهده دارد. عنوانی که برای مرحله سوم پروژه در نظر گرفته شده این است: «پیچیدگی نظری در مدیریت آرشیو: اجرای نظریه پیشینه‌های معتبر در سامانه‌های رقمی در سازمان‌های آرشیوی کوچک و یا متوسط».⁽¹⁾

اعضای اینترپرس 3 از کشورهای آفریقا، برزیل، کانادا، اسپانیا، چین، کلمبیا،

ایتالیا، کره، مالزی، مکزیک، هلند، نروژ، سنگاپور، ترکیه و انگلستان هستند. این پروژه، نظریه و روش‌های نگهداری رقمی را ، که توسط اینترپرس توسعه یافته است، تفسیر می‌کند و در روند کار، اطلاعات بر پایه موارد زیر شرح داده می‌شود:

متوسط اجرا شوند در حالی که شیوه مؤثر و کارآمدی نیز باشد.

است؟

معمولا نمونه‌های آموزشی ابتدا برای برنامه های آموزش در خانه استفاده می‌شود آن گاه برای آموزش در کارگاه‌ها و سپس در دوره تحصیلات دانشگاهی به کار برده می‌شود. البته ابتدا نیاز به متخصصان با قابلیت است، نه فقط برای نگهداری بلند مدت میراث اسناد جامعه در شکل رقمی، بلکه برای مطمئن ساختن سازمان‌ها و مؤسساتی که محافظ دقت و اعتبار اطلاعات رقمی که تولید شده، هستند.

نگهداری اسناد رقمی

روش‌های مختلفی برای نگهداری اسناد رقمی ارائه شده است:

کم‌تر به نرم‌افزار وابسته باشد.

کتابخانه بریتانیا معتقد است که تأکید بر روی سه روش انتقال دادن، جابه‌جا کردن و تقلید کردن، جانشین همه روش‌های دیگر است و نکاتی که می‌بایست در انتخاب روش‌ها در نظر داشت، موارد زیر است:

نکات و مسائلی در ارتباط با حفاظت از نوارها و دیسک‌ها

بایگانی‌ها باید اجتناب کرد.

استفاده از آرشیو رایتر برای حفظ و نگهداری رقمی

استفاده از آرشیو رایتر⁽¹⁾برای حفظ و نگهداری رقمی

یکی از ابزاری که برای حفاظت و نگهداری آرشیوها و تبدیل آنها به آرشیو رقمی کاربرد دارد، آرشیو رایتر است. آرشیو رایتر و نرم‌افزار پشتیبان آن عکس‌ها را از بسیاری از سامانه‌های عکاسی رقمی در قالب تیف⁽²⁾دریافت می‌کند؛ بسته به نیاز می‌توان از آنها نمایه تهیه و عکس‌ها را به فیلم تبدیل کرد. همچنین می‌توان اطلاعات غیر فعال را از ذخیره‌های روی خط گران قیمت پاک کرد، با اطمینان کامل از این که می‌توان آن را بازیابی و حتی در آینده دور مشاهده کرد. آرشیو رایتر عکس‌های رقمی را به قالب آنالوگ فیلم با کیفیت پائین، ذخیره می‌کند و امکان دسترسی طولانی مدت را پدید می‌آورد. توانایی‌های آرشیو رایتر - وصل شدن به اثرنت⁽³⁾(شبکه توپولوژی ستاره‌ای که از کابل جفت سیم پیچیده شده استفاده می‌کند و داده را با حجم مگابایت ارسال می‌کند).

مزایای رقمی بودن

رقمی‌سازی مواد آرشیوی باعث می‌شود که بخش عمده‌ای از محتوای یک آرشیو در دسترس کاربران قرار گیرد. ایجاد دستیابی بیش‌تر به آرشیوها سبب می‌شود که مراجعان آنها افزایش یابند و آنها نیز خدمات خود را بهتر ارائه دهند. آرشیوهای رقمی دارای مزایایی از جمله موارد زیر هستند:

مشکلات استفاده از پرونده‌های رقمی

دسترسی آسان به منابع و اسناد به صورت رقمی، کمک بزرگی برای محققان به

فناوری‌های آرشیو شمار می‌رود اما در این راستا مشکلاتی نیز وجود دارد که شامل موارد زیر است:

نتیجه‌گیری

یکی از نقطه ضعف‌های یک خط مشی ذخیره‌سازی و نگهداری مبتنی بر رقمی‌سازی مواد آرشیوی، از میان رفتن اطلاعات مندرج در بخش‌های فیزیکی ماده اصلی یا اولیه است. کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی می‌باید همیشه پیش‌بینی‌های لازم را برای تهیه سخت‌افزار و نرم‌افزارهای مورد نیاز در نظر بگیرند و مرتب برای روزآمد کردن اطلاعات، هم به صورت سخت‌افزاری و هم نرم‌افزاری گام بردارند. در انتقال و تبدیل آرشیوهای سنتی به رقمی باید به دقت بررسی کرد تا قسمت‌های مهم و با اهمیت از بین نروند. بنابراین در آرشیوهای رقمی باید از یک استاندارد و دستورالعمل خاص پیروی کرد و نیروی ماهر و متخصص را برای انجام این امر به کار گرفت چرا که ظهور جامعه اطلاعاتی و گسترش روزافزون فناوری اطلاعات، تقاضای جدیدی را برای کاربران، برای رقومی‌سازی مواد آرشیوی به منظور حفاظت و دستیابی سریع‌تر و آسان‌تر به آنها مطرح کرده است. کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی و آرشیوها باید برنامه حفاظت و نگهداری کامل و مشخصی را برای مجموعه‌های آرشیوهای رقمی در نظر گیرند و در جهت ارائه بهتر خدمات

به کاربران گام بردارند. البته در این راستا با مشکلات مالی و سخت‌افزاری و نرم‌افزاری نیز مواجه خواهند شد، بنابر این مدیران مراکز آرشیوی باید برای این امر بودجه مشخصی را پیش‌بینی کنند و حرکت به سمت رقمی شدن را در همه امور ادامه دهند.

منابع:

ملیح، سعید، آرشیوهای دیداری شنیداری، تهران: سرمدی، 1383.

_ Archive writer Available at: www.kodak.com

_Digital Preservation Policy Available at: www.cdlib.org/inside/ instruct/preservation_spring2004.pdf

_ The Inter PARES Project Available at: http://www.interpares.org

_ The InterPARES3 Project Available at: http://www.moa.ubc.ca

_Preservation Management of Digital Materials: The Handbook Available at: www.dpconline.org/graphics/handbook

_ http://www.belkin.ubc.ca

_ www.mid america.com/microfilm

_ www.nlai.ir

چکیده:

طی چند دهه اخیر با توجه به افزایش حجم داده ها و اطلاعات در سازمان‌ها و نظر به لزوم استفاده صحیح، مؤثر و بهینه از اطلاعات و منابع برای تصمیم گیری صحیح و مفید و دستیابی به توسعه پایدار، نظر مدیران به ابزار دانش جلب شده است که این امر در قسمت‌های مختلف کسب و کار الکترونیکی از جمله مدیریت زنجیره تامین مؤثر خواهد بود. با به خدمت گرفتن فناوری توسط دانش می توان بهبود در رقابت و افزایش خدمات به مشتری را میسر ساخت. به منظور دستیابی به دانش معتبر نیازمند اطلاعات و به تبع آن، داده صحیح میباشیم. امروزه با پیشرفت فناوری شناسایی از طریق امواج رادیویی⁽¹⁾به عنوان برچسب هوشمند، راهی نو برای جمع آوری داده مناسب فراهم شده است. انتقال داده در این برچسب‌ها از طریق امواج رادیویی و توسط یک دستگاه قرائتگر حاصل می شود. با اتصال این برچسب‌ها به یک شیء، امکان شناسایی و ثبت و نظارت بر آن فراهم خواهد بود. این شناسایی توسط فرستنده کوچک موجود بر روی شیء تحقق می یابد. با توجه به توانایی - های نوین این فناوری از جمله توانایی شناسایی و ثبت الکترونیکی، استفاده از این برچسب‌ها بسیار مورد توجه بوده است. لذا در این مقاله با تعریف مفاهیم داده، اطلاعات و دانش به معرفی کسب و کار الکترونیکی پرداخته و نسبت به مدیریت زنجیره تامین کالا با نگرشی ویژه میپردازیم، سپس چگونگی عملکرد و اجزای سامانه های شناسایی از طریق امواج رادیویی (برچسب های RFID آنتنها، دستگاه های قرائتگر اطلاعات، نرم‌افزارها و پایگاه‌های داده) بیان خواهد شد و با بررسی انواع باند بسامدی⁽²⁾شناسایی از طریق امواج رادیویی و نمونه کاربرد در هر باند به EPC به عنوان کد الکتریکی استاندارد اشاره کرده و کلاس‌های مختلف شناسایی از طریق امواج رادیویی را مطرح میسازیم؛ سپس به مزایا و محدودیت های RFID خواهیم پرداخت و مسائل ثبت الکترونیکی و شناسایی خودکار را مطرح خواهیم ساخت.

کلیدواژه‌ها: پایگاه داده، شناسایی از طریق امواج رادیویی، برچسب هوشمند، مدیریت، رهگیری.

ایجاد خودکار مراکز داده توسط فناوری برچسب هوشمند

محمودرضا سمیعی زفرقندی | کارشناس ارشد رشته مهندسی برق گرایش الکترونیک

در قرن حاضر مسائلی چون شدت رقابت، کوتاه کردن چرخه تولید و شتاب در تغییر فناوری موجبات پیچیدگی امور را فراهم ساخته است. با به خدمت گرفتن فناوری توسط دانش، می‌توان بهبود در رقابت و افزایش خدمات به مشتری را میسر ساخت. این امور موجب پیدایش مدیریت دانش شده است. مدیریت دانش در قسمت‌های مختلف کسب و کار الکترونیکی از جمله تجارت الکترونیکی، هوشمندی کسب و کار، مدیریت روابط مشتری و مدیریت زنجیره تامین مؤثر خواهد بود. مدیریت زنجیره تامین که رابطه نزدیکی با مدیریت روابط مشتری دارد، امکان ایجاد یک رابطه مطمئن و سودآور بین تمام اعضای زنجیره از جمله تامین کنندگان مواد خام، تولیدکنندگان، توزیع‌کنندگان و فروشندگان را فراهم می‌سازد.

برای تحقق این امر نیاز به جمع‌آوری صحیح داده و تدوین آن به صورت اطلاعات خواهد بود. فناوری شناسایی از طریق امواج رادیویی ابزاری برای شناسایی از طریق امواج رادیویی می‌باشد که در فراهم آوردن اطلاعات بسیار مؤثر و امکان کنترل و شناسایی شیء یا شخص مورد نظر را ایجاد می‌سازد.

از کاربردهای این فناوری در انبارداری، حمل و نقل، زنجیره تامین، نظارت بر حیوانات، امور پزشکی و پرداخت های الکترونیکی می‌باشد.

مفاهیم داده، اطلاعات، دانش و خرد مطابق هرم رسم شده در شکل 1، داده، پایه اطلاعات، اطلاعات پایه دانش و دانش پایه خرد می‌باشد. برای شناخت جایگاه دانش به مفاهیم داده، اطلاعات، دانش و خرد می‌پردازیم:

خرد

دانش

اطلاعات

داده

شکل 1: سلسله مراتب داده، اطلاعات، دانش و خرد

مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش

مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش (⁽¹⁾KM)

به کارگیری مراحل و مهارت‌های مدیریتی مناسب و استفاده از ابزارها و فناوری مناسب در فرآیند تولید، فراهم‌آوری، سازماندهی، پردازش، اشاعه و استفاده از اطلاعات درون و برون‌سازمانی به عنوان عنصر اصلی در سازمان در راستای دستیابی به اهداف و مقاصد سازمانی را مدیریت اطلاعات گویند. مدیریت دانش به فرایند جمع‌آوری، سازماندهی، طبقه‌بندی و انتشار اطلاعات در یک سازمان و هدفمند کردن آنها برای افرادی که بدانها نیازمند باشند، می گویند. گاهی به اشتباه «مدیریت دانش» و «مدیریت اطلاعات» یکی تلقی می‌شوند و حال آن که مطابق جدول 1، مدیریت اطلاعات به طور مشخص بر داده‌ها تمرکز دارد. اما دانش در حقیقت داده‌هایی است که در یک زمینه مشخص قرار گرفته‌اند و دارای معنی است.

جدول 1: تفاوت بین مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش

تعدیل‌های نیروی کار که همواره در پس هر بحران سیاسی، اقتصادی و یا اجتماعی گریبان مراکز دانش را نیز می‌گیرد و همچنین قوانین مربوط به بازنشستگی و بازخریدهای زودتر از هنگام و نقل و انتقال‌های سریع و وسیع که ناشی از رقابت شدید بخش‌های مختلف اقتصادی و صنعتی است نیز به ضرورت اعمال مدیریت دانش قوت می‌بخشد (1،4،5).

طبقه بندی انواع دانش

بسته به اینکه دانش در کجا، از لحاظ فیزیکی قرار دارد به دو نوع دانش تصریحی و ضمنی تقسیم‌بندی می‌شود:

دانش تصریحی

دانش تصریحی⁽¹⁾

دانشی که می‌تواند رسما به زبانی بیان شود که به عنوان دانش آشکار و واضح بیان می‌شود و شامل دستورالعمل‌ها، مقررات، قوانین، رویه‌های انجام کار، آئین‌نامه‌ها، شرح جزئیات و نظایر آن می‌باشد که به صورت رسمی در بین افراد قابلیت انتقال را به سادگی داراست. این نوع دانش به سادگی رمزگذاری و شناسه‌گذاری شده و می توان آن را در پایگاه داده‌ها ذخیره کرد و به وسیله فناوری اطلاعات در بین افراد و سازمان منتشر ساخت. در واقع شخص تازه وارد به سازمان به راحتی می‌تواند با شناخت نسبت به دانش تصریحی، خود را برای انجام فعالیت‌های سازمانی منطبق کند. به عبارت دیگر، این دانش را داتش عمومی می‌دانند چون در قلمرو عمومی جای دارد و شامل دانشی منحصر به فرد برای یک شرکت یا شخص خاص نیست، بلکه یک کالای عمومی قابل تقلید و انتقال آسان محسوب می‌شود.

دانش ضمنی (تلویحی⁽²⁾)

هر فرد به مرور زمان و تکرار کار خود باعث ایجاد نوعی دانش در درون خود می‌شود. دانشضمنی را می‌توان به عنوان تجارب، مهارت‌ها، دیدگاه کاری و نظام ارزشی و ذهنی در درون فرد دانست. این دانش را نمی‌توان به زبان آورد و آن را در پایگاه داده‌ها ذخیره کرد بلکه پایگاه آن در درون فرد و فعالیت‌های اوست. بیشتر اوقات صاحبان دانش ضمنی از وجود آن ناآگاه هستند. چالش اصلی مدیریت دانش نیز تبدیل هر چه بیشتر و بهتر دانش ضمنی به دانش تصریحی است.

طبقه‌بندی دیگری که می‌توان برای دانش در نظر گرفت، دانش فردی در مقابل دانش سازمانی است. دانش فردی انواع دانشی است که فرد در بیرون و درون خود جمع‌آوری نموده و دانش سازمانی در واقع نه تنها جمع جبری دانش‌های فردی افراد است بلکه شامل اضافات ناشی از تعامل بین این افراد و دانش های آنها نیز می‌شود .(105)

مدیریت دانش در کسب و کار الکترونیک

نوآوری و به کارگیری خلاقیت از جمله امور کلیدی مهارت‌های مدیریت دانش در شرکت‌هایی است که به عنوان شرکت‌های الکترونیکی نام برده می‌شود. در چنین حالتی، تمرکز از محصول به فرآیند تغییر یافته و دانش و اطلاعات تنها در صورتی به عنوان دارایی‌های سودمند محسوب می‌شود که با قابلیت نوآوری یکپارچه شود. مدیریت دانش در بر گیرنده روش‌هایی است که مشخص می‌سازد چه مقدار از اطلاعات مهم و حساس شرکت باید در اختیار یک شخص معين (مشتری، اعضای شرکت، همکار، کارمندان) قرار گیرد و علت آن چیست. به عبارت دیگر هر کسی باید چقدر بداند و آیا آگاهی و یا عدم آگاهی افراد از یک موضوع می‌تواند تاثیر مثبت یا منفی روی بازده کسب و کار سازمان بگذارد.

کسب و کار الکترونیک با ایجاد سامانه‌های مدیریت دانش گسترده در صنعت در ارتباط بوده و دستیابی سریع به دانش و اطلاعات چندلایه‌ای را در میان کارکنان دانش امکان‌پذیر می سازد. نامه‌های کاربردی فناوری اطلاعات⁽¹⁾که امکان دسترسی به گزارش‌های آماری تحلیلی را از طریق وب امکانپذیر می‌کند، از پیش در دست ایجاد و استفاده توسط سازمان‌های پیشگام و دارای فناوری پیشرفته بوده است. از طرفی دانش مشتری یک دارایی مهم برای همه کسب و کارهاست. لفظ کسب و کار الکترونیک بر فرصت‌های شناخت مشتریان در اقتصاد رقمی تمرکز دارد.(6،7،8)

مدیریت دانش در کسب و کار الکترونیک

کسب و کار الکترونیک برای اولین بار در سال 1997 مطرح گردید. این واژه مفهومی عام‌تر از تجارت الکترونیک را در بر می‌گیرد. تجارت الکترونیک بیشتر تکیه بر ارتباط بیرونی بنگاه یا فرد دارد. در حالی که کسب و کار الکترونیک علاوه بر ارتباطات بیرونی به استراتژی درون سازمان نیز اشاره دارد و شامل تجارت الکترونیک⁽¹⁾، هوشمندی در کسب و کار⁽²⁾، مدیریت ارتباط با مشتری⁽³⁾، مدیریت زنجیره تامین⁽⁴⁾و برنامه‌ریزی منابع سازمانی⁽⁵⁾می‌شود. بطور خلاصه کسب و کار الکترونیک تلفيق سامانه‌ها و فرایندها و زنجیره‌های تامین و کل بازار با استفاده از اصول و فناوری‌های مرتبط است.

تجارت الکترونیک به مفهوم خرید و فروش کالاها و خدمات و انتقال سرمایه‌ها

از طریق ارتباطات رقمی است. تعدادی از مزایا و ویژگی‌های تجارت الکترونیکی عبارت است از: جهانی‌شدن تجارت، حذف محدودیت‌های زمانی و مکانی، کاهش قیمت منابع برای خرید، افزایش درصد فروش، دسترسی آسان به اطلاعات لازم؛ کاهش چشمگیر هزینه‌های معاملاتی و کاهش هزینه‌های زمانی معاملات.

هوشمندی یا چابکی در کسب و کار نقطه مقابل رخوت و کندی در سازمان درونی هر کسب و کار است. هوشمندی در کسب و کار از طریق گردآوری، مدیریت، تحلیل و به اشتراک‌گذاری اطلاعات مهم مربوط به روند کسب و کار میان مدیران و پرسنل سازمان به آنان بینش می‌دهد، این بینش به آنان کمک می‌کند تصمیمات بهتری را در مدت زمان کوتاه‌تری اتخاذ کنند.

مدیریت ارتباط با مشتری در برگیرنده تمام فرآیندهایی است که سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف برای مشخص کردن، کشف کردن، انتخاب کردن، به دست آوردن، حفظ کردن مشتری و بهبود ارتباط با او و توسعه همکاری‌های فی مابین انجام

می‌دهد. اهداف مدیریت ارتباط با مشتری شامل: فراهم کردن سرویس مطلوب‌تر برای مشتریان، بالا بردن بهره‌وری مراکز تماس تلفنی شرکت، کمک کردن به پرسنل فروش برای تسریع معاملات، ساده‌سازی فرآیندهای بازاریابی و فروش، کشف مشتریان جدید، بالابردن میزان درآمد حاصل مشتریان، افزایش رضایت مشتریان و بالابردن میزان وفاداری آنها به شرکت و محصولاتش می‌باشد.

برنامه‌ریزی منابع سازمانی از طریق یکپارچه کردن سامانه‌های اطلاعات سازمانی و فرآیندهای کسب و کار (واحدهای عملیات و امور اجرایی) موجب سرعت بخشیدن به روند پاسخ گویی به امور مشتریان و تحویل کالاها یا خدمات می‌شود. برنامه‌ریزی منابع سازمانی را می‌توان به عنوان نرم‌افزار یکپارچه‌ای تعریف کرد که دارای اجزاء و یا نمونه‌هایی برای برنامه‌ریزی، تولید، فروش، بازاریابی، توزیع، حسابداری، مدیریت منابع انسانی، مدیریت پروژه، مدیریت خدمات و نگهداری و تعمیرات، مدیریت حمل و نقل و بازرگانی الکترونیک است .(9،10،11،12،13)

مدیریت زنجیره تأمین

امروزه مدیریت زنجیره تامین به عنوان یکی از مبانی زیرساختی پیاده‌سازی کسب و کار الکترونیک در دنیا مطرح است. در رقابت‌های جهانی موجود در عصر حاضر باید محصولات متنوع را با توجه به درخواست مشتری در دسترس وی قرار داد. خواست مشتری بر کیفیت بالا و خدمت‌رسانی سریع موجب افزایش فشارهایی شده که قبلا وجود نداشته است، در نتیجه شرکت‌ها بیش از این نمی‌توانند به تنهایی از عهده تمامی کارها برآیند. در بازار رقابتی موجود، بنگاه‌های اقتصادی و تولیدی علاوه بر پرداختن به سازمان و منابع داخلی، خود را به مدیریت و نظارت بر منابع و ارکان مرتبط خارج از سازمان نیازمند یافته‌اند. علت این امر در واقع دستیابی به مزیت یا مزایای رقابتی با هدف کسب سهم بیشتری از بازار است. بر این اساس فعالیت‌هایی نظیر برنامه‌ریزی عرضه و تقاضا، تهیه مواد، تولید و برنامه‌ریزی محصول، خدمت نگه‌داری کالا، کنترل موجودی، توزیع، تحویل و

خدمت به مشتری که قبلا همگی در سطح شرکت انجام می‌شده اینک به سطح زنجیره عرضه انتقال پیدا کرده است. مساله کلیدی در یک زنجیره تامین، مدیریت و کنترل هماهنگ تمامی این فعالیت‌ها است. مدیریت زنجیره تامین پدیده‌ای است که این کار را به طریقی انجام می‌دهد که مشتریان بتوانند خدمت قابل اطمینان و سریع را با محصولات با کیفیت در حداقل هزینه دریافت کنند.

در حالت کلی زنجیره تامین از دو یا چند سازمان تشکیل می‌شود که رسما از یکدیگر جدا هستند و به وسیله جریان‌های مواد، اطلاعات و جریان‌های مالی به یکدیگر مربوط می‌شوند. این سازمان‌ها می‌توانند بنگاه‌هایی باشند که مواد اولیه، قطعات و محصول نهایی تولید می‌کنند و یا خدماتی چون توزیع، انبارش، عمده‌فروشی و خرده فروشی عرضه می‌کنند و یا خود مصرف کننده نهایی باشند.

امروزه مدیران بسیاری از صنایع دریافته‌اند که برای ادامه حضور در بازار تنها بهبود فرایندهای داخلی و انعطاف پذیری در توانائی‌های شرکت کافی نیست بلکه تامین‌کنندگان قطعات و مواد نیز باید موادی با بهترین کیفیت و کمترین هزینه، تولید کنند و توزیع‌کنندگان محصولات نیز باید ارتباط نزدیکی با سیاست های توسعه بازار تولید داشته باشند؛ با چنین نگرشی، رویکردهای زنجیره تامین و مدیریت آن پا به عرصه وجود نهاد. از طرف دیگر با توسعه سریع فناوری اطلاعات در سال‌های اخیر و کاربرد وسیع آن در مدیریت زنجیره تامین، بسیاری از فعالیت‌های اساسی مدیریت زنجیره با روش‌های جدید در حال انجام است .(14،15)

به طورکلی زنجیره تامین زنجیره‌ای است که همه فعالیت‌های مرتبط با جریان کالا و تبدیل مواد، از مرحله تهیه ماده اولیه تا مرحله تحویل کالای نهایی به مصرف کننده را شامل می‌شود و لذا مدیریت زنجیره تامین عبارت است از فرایند یکپارچه‌سازی فعالیت‌های زنجیره تامین و جریان‌های اطلاعاتی مرتبط با آن از طریق بهبود و هماهنگ‌سازی فعالیت ها در زنجیره تولید و عرضه.

برای مدیریت مؤثر زنجیره تامین ضروری است که تامین‌کنندگان و مشتریان با یکدیگر و در روشی هماهنگ و با شراکت و ارتباطات اطلاعاتی و گفت و گو

با یکدیگر کار کنند. این امر یعنی جریان سریع اطلاعات در میان مشتریان و عرضه‌کنندگان، مراکز توزیع و سامانه‌های حمل و نقل، بعضی از شرکت‌ها را قادر می‌سازد که زنجیره‌های عرضه بسیار کارایی را ایجاد کنند( 16).

طرح کلی یک زنجیره تامین و فرآیندهای عمده دخیل در مدیریت آن بطور کلی زنجیره تامین زنجیره‌ای است که همه فعالیت‌های مرتبط با جریان کالا و تبدیل مواد، از مرحله تهیه ماده اولیه تا مرحله تحویل کالای نهایی به مصرف‌کننده را شامل می‌شود. زنجیره تامین شامل سه حوزه تدارک، تولید و توزیع است. در شكل 2، یک نمونه از رابطه بین تولید کننده و مصرف‌کننده نمایش داده شده است (17).

شکل 2: نمایی از ساختار کلی یک زنجیره تامین (18)

مدیریت زنجیره تامین دارای سه فرایند عمده است که عبارت است از:

فیزیکی زنجیره تامین را در بر می‌گیرد. این بخش که همه فعالیت‌های فیزیکی از مرحله تهیه ماده خام تا محصول نهایی شامل فعالیت‌های حمل و نقل، انبارداری زمان‌بندی تولید را شامل می‌شود، بخش نسبتا بزرگی از فعالیت‌های زنجیره تامین را به خود اختصاص می‌دهد. در واقع محدوده لجستیک تنها جریان مواد و کالا نبوده بلکه محور فعالیت‌های زنجیره تامین است.

معرفی RFID و اجزای سامانه آن

اشاره

پیشینه فناوری شناسایی از طریق امواج رادیویی به کشف فارادی⁽¹⁾در سال 1864 مبنی بر اینکه نور و امواج رادیویی هر دو اشکالی از انرژی الکترومغناطیس می‌باشد، باز می‌گردد. هدف اصلی از راه‌اندازی یک سامانه RFID دریافت اطلاعات مورد نظر از یک شیء در حال حرکت است که بوسیله قرائتگر خوانده می‌شود تا مورد استفاده قرار گیرد. این اطلاعات می‌تواند در مورد هویت و محل استقرار یک شخص و یا تمامی اطلاعات مربوط به یک محصول مشخص مثل قیمت، رنگ، تاریخ تولید، محل تولید، نام تولید کننده، مواد اولیه، وزن و سایر مشخصات محصول باشد.

مطابق شکل 3، اجزای سامانه RFID شامل 4 قسمت برچسب (آنتن + تراشه)⁽²⁾،

قرائتگر اطلاعات ذخیره شده در برچسب‌ها⁽¹⁾و پایگاه داده⁽²⁾می‌باشد. در این سامانه، قرائتگر، امواج الکترومغناطیسی را ارسال کرده و برچسب با دریافت این امواج، اطلاعات از پیش ذخیره شده خود را برای قرائتگر ارسال می‌کند و این اطلاعات در پایگاه داده ذخیره شده و بوسیله نرم‌افزارهای مربوطه، پردازش می‌شود. (20، 22، 23، 24، 25، 26)

شكل 3: اجزای سامانه RFID و ساختار یک نمونه از برچسب‌های RFID نوع غیر فعال (22)

الف) برچسب و انواع آن:

اشاره

هر برچسب RFID شامل دو قسمت اصلی تراشه برای حفظ و تامین حافظه و آنتن برای ارسال اطلاعات (در نوع غیر فعال، تامین انرژی) می‌باشد. برای شناسایی هر شیء یا شخص در سامانه‌های RFID، نیازمند به نصب یک برچسب بر روی آن می‌باشیم. بسته به نوع نیاز، محل و برد لازم تفاوت‌هایی در اندازه و قیمت این برچسب‌ها خواهد بود. لذا این برچسب‌ها را در انواع مختلف و برای کاربردهای مختلف طراحی کرده‌اند. از نکات پراهمیت در برچسب‌های RFID، بسامد⁽³⁾کار این برچسب‌ها است. RFIDها تحت بسامدی بین 125 کیلوهرتز تا 5٫8 گیگاهرتز عمل می‌کنند. این بسامد بیانگر برد برچسب‌ها، میزان نفوذ در مواد، انرژی مورد نیاز و

نرخ انتقال داده‌ها است. به طور کلی مطابق جدول 2، چهار نوع برچسب شامل انواع غیرفعال⁽¹⁾، نیمه غیرفعال⁽²⁾، نیمه فعال⁽³⁾و فعال⁽⁴⁾وجود دارند.

برچسب غیرفعال:

این برچسب که کاربرد گسترده‌ای دارد، نیروی لازم برای فعال کردن مدار تراشه را توسط آنتن خود از طریق موج الکترومغناطیسی تولید شده توسط قرائتگر، دریافت می‌کند. سپس تراشه امواجی را که باید برگشت داده شود، توسط آنتن خود برای آنتن قرائتگر ارسال می‌دارد و قرائتگر آنها را به پایگاه داده انتقال می‌دهد.

برچسب نیمه غیرفعال:

این برچسب دارای باتری است و با دریافت نیروی فعال‌کننده از قرائتگر، باتری را به کار می‌اندازد و اطلاعات درون تراشه را ارسال می‌کند. با توجه به عدم فعالیت همیشگی، مصرف باتری در این برچسب‌ها صرفه‌جویی می‌شود و عمر باتری افزایش می‌یابد. برد این برچسب‌ها حدود 4 تا 50 متر است چرا که برای راه‌اندازی ارتباط نیاز به دریافت نشانک⁽⁵⁾از قرائتگر خواهد بود. حافظه این برچسب‌ها نسبت به نوع غیر فعال بیشتر می‌باشد.

برچسب فعال و برچسب نیمه فعال:

این برچسب‌ها دارای باتری بوده و خود توانایی ایجاد بسامد رادیویی را دارد و به طور مداوم فعال (در مواردی امکان زمان‌بندی فعالیت برچسب نیز موجود است و یا برچسب خود در هنگام نیاز عمل می‌کند که نوع نیمه فعال می‌باشد) و در حال ارسال اطلاعات به قرائتگر است و حافظه بیشتری نسبت به نوع غیر فعال دارد،21)

جدول 2: مقایسه انواع برچسب RFID

(29 ،28 ،27 ،24 ،22 ،21)

در برچسب‌های RFID نوعی دیگر از دسته‌بندی بر اساس کارکرد برچسب و حافظه داخلی آن وجود دارد که در پنج دسته می‌باشد و در جدول 3 نمایش داده شده است. در این پنج دسته، از سه نوع حافظه استفاده گردیده است:

دسته صفر، برچسب‌هایی با حافظه‌های فقط خواندنی می باشند که در آنها یک کد ساده توسط کارخانه سازنده وارد حافظه شده است و پس از تولید دیگر قابل تغییر نمی‌باشد. از این نوع برچسب می‌توان برای اموری چون تعیین نوع کالا و همچنین جلوگیری از سرقت استفاده کرد؛ نوعی از این برچسب‌ها وجود دارد که بدون شناسه شناسایی است و تنها با عبور از میدان دستگاه‌های خواننده خود را نمایان می‌سازد. دسته یک، برچسب‌هایی با حافظه‌های یک بار نوشتنی و آن گاه فقط خواندنی⁽¹⁾می‌باشد. ورود اطلاعات در این برچسب‌ها تنها یک بار توسط کارخانه سازنده یا مصرف‌کننده صورت می‌گیرد؛ آن گاه می‌تواند مانند یک برچسب فقط خواندنی عمل کند. بدین ترتیب از سطح بالای امنیت و انعطاف‌پذیری بهتری نسبت به کلاس صفر برخوردار خواهد بود. اگرچه این برچسب ممکن است از هر نوعی باشد اما اغلب از نوع غیر فعال می‌باشد. دسته دو، برچسب هایی با حافظه‌هایی با قابلیت خواندن - نوشتن است. در این نوع، مصرف‌کننده امکان نوشتن اطلاعات بر روی برچسب‌ها و خواندن اطلاعات از آنها را خواهد داشت. این برچسب‌ها نسبت به برچسب‌های دسته صفر که تنها یک کد ساده را حمل می‌کند فضای بیشتری را اشغال می‌نماید. دسته سه، برچسب‌هایی با حافظه‌هایی با قابلیت خواندن - نوشتن به همراه حسگر داخلی است. با توجه به وجود یک حسگر که اطلاعاتی نظیر دما و رطوبت را ثبت می‌کند، این برچسب‌ها را از نوع فعال یا نیمه فعال انتخاب می‌کنند. دسته چهارم، برچسب‌هایی با حافظه‌هایی با قابلیت خواندن - نوشتن به همراه امکان ارسال اطلاعات به صورت هوشمند می‌باشد. این برچسب‌ها برای ایجاد شبکه با سایر برچسب‌ها بدون نیاز به دستگاه خواننده مناسب بوده و همیشه به همراه یک منبع تغذیه فعال می‌باشد. برای نوشتن اطلاعات بر روی این برچسب‌ها

می‌توان از برچسبی دیگر (از نوع فعال) یا دستگاه‌های خواننده استفاده کرد. از مشکلات آن مسئله امنیت پایین و قیمت بالا است (23، 30، 31، 32).

جدول 3: دسته‌بندی برچسب‌های RFID (23، 30، 31، 32)

از نکات پراهمیت در برچسب‌های RFID، بسامد کار این برچسب‌ها است.

مطابق جدول 3، RFID تحت بسامدی بین 125 کیلوهرتز تا 5٫8

گیگاهرتز عمل

می‌کند. این بسامد بیانگر برد برچسب‌ها، میزان نفوذ در مواد، انرژی مورد نیاز و نرخ انتقال داده‌ها است. در جدول 4 مقایس‌های بین انواع محدوده بسامدی مورد استفاده در برچسب‌های RFID نمایش داده شده است. البته باندهای بسامدی در رنج UHF بسته به استانداردهای موجود در هر کشور متفاوت می‌باشد.

جدول 4: بسامد مورد استفاده در برچسب های RFID

(30 ،28 ،25 ،24 ،23 ،22)

ب) آنتن ها:

یکی از اجزای اساسی در سامانه‌های RFID آنتن‌ها می‌باشد. همانگونه که در شكل 3 ملاحظه می‌شود، آنتن‌ها هم در برچسب‌ها و هم در دستگاه های قرائت‌گر وجود دارد. وظیفه اصلی آنتن‌ها دریافت و ارسال امواج رادیویی می‌باشد. بطوری که دستگاه قرائتگر در هنگام خواندن، با ارسال نشانک رادیویی توسط آنتن خود موجب فعالسازی بر چسب (نوع غیرفعال یا نیمه غیرفعال) می‌شود و برچسب اطلاعات خود را توسط آنتن خود به قرائتگر ارسال می‌کند؛ بزرگی آنتن ارتباط مستقیمی با برد آنتن دارد. در برچسب‌های فعال نیز ارسال اطلاعات توسط آنتن‌های موجود در برچسب‌ها صورت می‌گیرد (22، 24، 25).

ج) برچسبخوان (قرائتگر):

یکی دیگر از اعضای سامانه‌های RFID، قرائتگرها می‌باشد. این دستگاه‌ها که به دو صورت ثابت و متحرک عرضه می‌شود، وظیفه خواندن، ثبت، نگه‌داری و ارسال اطلاعات از برچسب‌ها به سرور اطلاعاتی را دارد. خواندن اطلاعات در یک گیرنده RFID توسط امواج رادیویی صورت می‌گیرد و نیاز به دید مستقیم نیست. مطابق شکل 3، قرائتگرها نیاز به داشتن یک آنتن برای ارسال و دریافت نشانک و

یک پردازشگر می‌باشد. مهم‌ترین مسائل در دستگاه‌های قرائتگر عبارت است از: پشتیبانی از محدوده بسامدی متفاوت، پروتكل سريع، قوانین مختلف محلی (بسامد و منبع تغذیه)، قابلیت اتصال به شبکه، توانایی استفاده تعدادی قرائتگر با هم، توانایی به‌روز کردن نرم‌افزار قرائتگر: از طریق اینترنت، از طریق اتصال به سرور اصلی، مدیریت آنتن‌ها، ورودی خروجی رقمی برای حسگرهای خارجی و مدارهای کنترلی (22، 24، 25، 26، 30، 31، 32).

د) پایگاه داده و نرم‌افزار:

این قسمت از اجزای سامانه‌های RFID در شکل 3 به صورت یک رایانه نمایش داده شده است. برای پشتیبانی اطلاعاتی از برچسب RFID، نیاز به محلی برای ذخیره و بازیابی اطلاعات می‌باشد. این محل توسط نرم‌افزارها و پردازشگرها و برقراری ارتباط با دستگاه‌های قرائتگر به استخراج و تبدیل اطلاعات گیرنده‌ها می‌پردازد. بدین ترتیب پس از خواندن شناسه محصول و ارتباط با پایگاه داده، امکان به دست آوردن حجم عظیمی از اطلاعات مربوط به آن محصول فراهم می‌آید (22، 26).

امنیت در سامانه‌های RFID

یکی از مسائل بسیار مهم در سامانه‌های RFID، امنیت آن می‌باشد. برای این امر نیاز به تعریف دسترسی برای دیدن، حذف، تغییر و یا کپی کردن داده‌ها می‌باشد. یک سامانه RFID ممکن است در معرض خرابکاری یا جاسوسی قرار گیرد. این عمل به چند طریق رخ می‌دهد: استراق سمع ⁽¹⁾که رخنه در ارتباطات با برد زیاد است، قرار دادن دستگاه قرائتگر جعلی متصل به یک رایانه در خط تولید کارخانه، استفاده از قرائتگر دستی. برای جلوگیری از هر سوء استفاده یا حمله امنیتی نیاز به صرف هزینه و ایجاد برنامه‌های امنیتی می‌باشد. به عنوان نمونه می توان از رمزنگاری استفاده کرد و یا از RFIهایی استفاده کرد که تنها در هنگام لزوم امواج از آنها ساطع شود (24، 32).

مزایای RFID

چند نمونه از مزایای فناوری RFID عبارت است از: ذخیره اطلاعات بیشتر نسبت به سایر سامانه‌ها، افزایش نرخ بهره‌وری، دقت بالاتر و سرعت بیشتر این سامانه‌ها نسبت به سامانه‌های دیگر، افزایش انعطاف‌پذیری، کاهش تلفات، امکان تغییر اطلاعات برچسب‌ها در هر زمان و مکان، امکان خواندن و نوشتن برچسب‌ها در هر زاویه‌ای و از میان اشیاء (نیاز به دید مستقیم بر چسب نیست)، امکان توسعه سامانه با پیشرفت فناوری ساخت اجزای سامانه، امکان شناسایی منحصر به فرد هر محصول، امکان ردیابی در هر لحظه و موقعیت سنجی توسط اتصال به ماهواره و عملکرد از طریق سامانه تعیین موقعیت جهانی⁽¹⁾، قابلیت چند بار استفاده، پایین آمدن نرخ خطا، امکان تهیه گزارشات گوناگون، انجام اتوماسیون انبارداری، قابلیت نصب حسگرها به برچسب‌ها (از نوع فعال یا نیمه فعال و ارسال اطلاعات حسگر، طیف گسترده کاربرد این وسیله (22، 24، 25، 31).

معایب و محدودیت‌های RFID

با وجود مزایای فناوری RFID، این فناوری از محدودیت‌هایی نیز برخوردار است که در ذیل به آنها می‌پردازیم:

هزینه اولیه راه‌اندازی این سامانه در مقایسه با سامانه‌های دیگر بیشتر است، با توجه به قوانین مختلف محلی، استاندارد کلی در این زمینه تدوین نشده است، مشکلات ناشی از تداخل با سایر بسامدها، مشکلات امنیتی، در این صورت امکان خوانده شدن برچسب از فواصل زیاد با آنتن‌های قوی وجود دارد و یا تغییر و ذخیره اطلاعات بدون آگاهی برچسب یا سرور مرکزی، تضعیف و در بعضی از برچسب‌ها عدم عملکرد بر چسب ناشی از مجاورت مایعات و فلزات، مشکلات ناشی از خواندن تعداد زیادی برچسب با هم که گاهی موجب خوانده نشدن چند برچسب می شود، مشکلات ناشی از تداخل عملکرد دستگاه‌های خواننده، آلودگی

و تشعشعات، آسیب ناشی از الکتریسیته ساکن و شرایط آب و هوایی مانند باران و برف (25،31، 24 ،22).

انتخاب یک برچسب RFID

برای انتخاب بر چسب مناسب برای یک کاربرد خاص پارامترهای متعددی را باید در نظر گرفت که در ذیل آمده است:

اندازه و شکل، فاصله بر چسب‌ها از یکدیگر، مقاومت، آیا برچسب چندبار مصرف است، مقاومت مورد نیاز در برابر عوامل محیطی از جمله بخار یا مواد فاسد کننده، قطبی بودن، در چه محدوده دمایی مورد استفاده قرار می‌گیرد، فاصله ارتباطی چقدر است، اثر موادی همچون فلزات و مایعات، عوامل محیطی (نویز الکتریکی و سایر دستگاه های رادیویی)، محدوده بسامدی عملکرد برچسب، پشتیبانی از استانداردها و پروتکل‌های ارتباطی (EPC , ISO)، قوانین محلى (امریکا، اروپا و آسیا) چگونه است، آیا لازم است برچسب اطلاعات بیشتری به غیر از شماره شناسایی را ذخیره کند، ضد تداخل (چه تعداد برچسب در یک میدان و در یک زمان خوانده می‌شود و با چه سرعتی باید شناسایی شود)، پشتیبانی دستگاه‌های خواننده و برچسب نیاز به چه درجه امنیتی دارد (24).

شناسایی خودکار خودرو

شناسایی خودکار خودرو⁽¹⁾، ثبت الکترونیکی خودرو⁽²⁾

فناوری شناسایی از طریق امواج رادیویی امکان شناسایی خودکار خودرو را نیز فراهم ساخته است. بدین ترتیب که با استفاده از نصب یک برچسب RFID بر روی خودرو می‌توان به این امکان دست یافت. با استفاده از دستگاه‌های قرائتگر، شناسایی خودکار خودرو انجام شده و موقعیت و زمان ورود و خروج آن مشخص خواهد بود و این اطلاعات به سرور مرکزی انتقال داده می‌شود. نمونه این عملیات

در شکل 4 نمایش داده شده است. ثبت الکترونیکی خودرو یک کاربرد جدید از شناسایی خودکار خودرو می‌باشد. بدین طریق وضعیت و هویت خودرو ثبت می‌شود. این امر به یافتن خودکار وسایط موتوری، کنترل ترافیک، اخذ خودکار جرایم رانندگی، اخذ الکترونیکی عوارض، نظارت بر رفت و آمد خودروها و نظایر آن کمک شایانی خواهد کرد و باعث بهبود امنیت عمومی و کم شدن خطای انسانی خواهد بود.

شکل 4: نمایش چگونگی شناسایی خودکار خودرو (33)

مطابق شکل 5، با استقرار یک ثبت کننده الکترونیکی برای هر وسیله نقلیه در شرایطی که دارای سه مشخصه به شرح: کد شناسایی یکتا، اطلاعات وسیله نقلیه و سایر اطلاعات باشد، همچنین از نظر امنیتی از جاسوسی حفظ شده باشد و اتصال این کارت به پایگاه داده اصلی، مزایای ثبت الکترونیکی خودرو تحقق می‌یابد (33، 34).

شكل 5: نمایش نمونه کارت RFID برای شناسایی خودکار خودرو (34)

کاربردها و مزایای RFID در زنجیره تامین

استفاده از RFID در زنجیره تامین کنترل بهتر و بازدهی بیشتری را به ارمغان آورده

است. در جدول 5 نمونه هایی از کاربردها و مزایای RFID در زنجیره تامین مقسم بر 5 مرحله خرید، ساخت، انبار، حمل و فروش نمایش داده شده است (35).

جدول 5: کاربردهای RFID در زنجیره تامین (35)

نتیجه‌گیری

رشد سریع دانش و فناوری و نفوذ آن به سازمان‌ها، شرکت‌ها و مراکز تجاری، مدیریت را به توجه بیشتر نسبت به ابزاری به نام دانش سوق داده است. لذا توجه به جمعآوری داده مناسب و تبدیل صحيح آن به اطلاعات از اهمیت ویژه‌ای برخوردار خواهد بود. برای تحقق این امر از فناوری‌هایی همچون RFID استفاده می‌شود. از تلفیق فناوری برچسب هوشمند مبتنی بر شناسایی از طریق امواج رادیویی (RFID) با فناوری‌های دیگر امکانات بسیار گسترده‌ای فراهم شده است. این برچسب‌های هوشمند، کارت‌های هوشمند غیر تماسی هستند؛ بدین معنی که برای برقراری ارتباط با دستگاه قرائتگر نیاز به اتصال فیزیکی نخواهد بود و ارتباط توسط امواج رادیویی محقق می‌شود. از نقاط قوت این فناوری در شناسایی و

کنترل ورود و خروج شیء یا شخص دارای برچسب است و امکان موقعیت سنجی و مکان‌یابی کانتینر و پالت‌های محصول در هر لحظه فراهم می آید و در کنترل موقعیت محصول از بدو تولید تا زمان مصرف، سودمند خواهد بود. همچنین امکان اتصال به حسگرهای محیطی اجازه ارسال اطلاعاتی از قبیل میزان نور، درجه حرات، رطوبت و گازهای درون محیط را فراهم میسازد. لذا با توجه به توانایی‌های این فناوری از قبیل ثبت و شناسایی خودکار، امکان جمعآوری داده مناسب و ارسال داده توسط برچسب به قرائتگر و ذخیره و پردازش آن فراهم می آید و به اطلاعات ارزشمندی دست خواهیم یافت که این امر بیانگر توانایی این وسیله در ایجاد و تکمیل خودکار اطلاعات موجود در مراکز داده می‌باشد. همچنین با امکاناتی همچون افزایش بازدهی، کاهش هزینه، بالا رفتن دقت و انعطاف‌پذیری اطلاعات درون برچسب از سامانه مناسبتری برای ساماندهی اطلاعات و مدیریت سامانه برخوردار خواهیم بود.

http://staff.alzahra.ac.ir/mousavi/MIS/Past%20Works/Knowledge%20 Managment.doc

http://www.isi.org.ir/Conference/files/KM.ppt http://www.nipc.net/mis/article/total_kmdwbicicms.ppt

http://www.armanshahrco.com/MAGHALAT/DANESH%20VA%20 ETELAAT.htm

http://www.rsl.ir/Articles/Knowledg %20Strategy.doc

http://www.imi.ir/tadbir/tadbir-174/sandr-174/3.asphttp://idochp2.irandoc.ac.ir/scripts/wxis.exe?a=07:53:23 http://www.shabakeh-mag.com/Articles/Business/28-174.pdf http://www.shabakeh mag.com/Articles/Business/32-140.pdf http://ie.sharif.edu/en/courses/courses/spring 2006/cis/resources/root/ERP.dochttp://www.shabakeh-mag.com/Articles/Business/28-174.pdf http://www.imi.ir/tadbir/tadbir-170/article-170/4.asp http://www.nipc.net/mis/article/total_kmdwbicicms.ppt http://www.ieir.ir/Cat/22.aspx http://www.ieir.ir/Post-129.ASPX http://www.ieir.ir/Post-128.ASPX http://www.ieir.ir/post-126.ASPX

http://131.252.211.169/stdproject/2005/2005-S-530-01-1.pdf

http://www.ieir.ir/Post-125.ASPX http://www.itiran.com/?type=article&id=6818&print=1

http://projects.mindtel.com/2005/SDSU. Geol600. Sensor_Networks/03. RFID/03.RFID.pdf

http://www.ccl.cityu.edu.hk/Research/Demo/RFIDTechnologyIntroduction.ppt http://eprints.otago.ac.nz/280/01/RFID _Pre_Publication.pdf

http://www.printronix.com/library/assets/public/case-studies/rfid-laran-white paper-english.pdf

http://www.akamaiuniversity.us/PJST7_2_144.pdf

http://www.make10.net/FILES/Reproduction%20Links/RFID As A Tool On the Dairy.pdf

http://213.190.52.9/Mokslai/Various/RFID/Articles/RFID Wikipedia.pdf

http://www.commonlanguage.com/content/resources/commonlang/productshowroom/showroom/equip_id/carriers/eqpt_td gen_wp_001.pdf

http://www.allaura.com/downloads/RFID-Making_the_Right Choices 12 19 05.ppt

http://www.autoid.org/metatraffic2/track.asp?mtr=Apresentations/2005/RFID-making_the_right_choices_12.ppt

http://streams.evtek.fi/meng_seminars05/slides/hautaniemi rfid in everyday life.ppt

http://theory.lcs.mit.edu/-cis/theses/weis-masters.pdf

http://www.transcore.com/pdf/EVR%20Application%20Profile_ITSA03.pdf http://www.transcore.com/pdf/EVR_small2.pdf http://www.ebizitpa.org/Education/Operations/RFID/RFIDresearchPSU.pdf

(Footnotes)

1 Electronic Article Surveillance

2 Electronic Product Code

3 Low Frequency

4 High Frequency

5 Ultra High Frequency

فصل سوم: مدیریت اسناد رقومی

اشاره

چکیده:

امروزه مباحث زیادی در زمینه اقتصاد اطلاعات در مراکز اطلاع‌رسانی وجود دارد. آرشیو به عنوان یکی از مراکز مهم اطلاع‌رسانی مطرح است که اطلاعات ارزشمند موجود در آن در اختیار کاربران محقق و پژوهشگر قرار داده می‌شود. با ظهور فناوری‌های نوین و شبکه‌های ارتباطی و تأثیر آنها در تبادل اطلاعات، این مراکز به سمت رقمی شدن پیش می‌روند. همین امر لزوم بررسی اقتصاد اطلاعات آرشیوی را نشان می‌دهد. اقتصاد اطلاعات به بررسی ویژگی‌های اقتصاد اطلاعات آرشیوی و تأثیر ارزش‌ها و هزینه‌های اقتصادی وابسته به اطلاعات به شکل‌های خاص در مراکز آرشیوی می‌پردازد.

در این مقاله سعی بر آن است تا به بررسی تأثیر الکترونیکی شدن آرشیوها در هزینه‌های عملکردی توزیع و اشاعه اطلاعات و هزینه‌های خدماتی ناشی از به کار گیری فناوری‌های نوین در مراکز آرشیوی پرداخته شود.

کلیدواژه‌ها: اقتصاد اطلاعات آرشیوی، هزینه‌های مکمل، هزینه‌های مستقیم، آرشیوهای الکترونیکی، آرشیوهای رقمی

اقتصاد اطلاعات آرشیوی در آرشیوهای الکترونیکی

رضیه یزدان نیا |دانشجوی کارشناسی ارشد کتابداری و اطلاع‌رسانی| دانشگاه الزهرا (س)

امروزه مباحث زیادی در زمینه اقتصاد اطلاعات در مراکز اطلاع‌رسانی وجود دارد. آرشیو یکی از مهم‌ترین مراکز اطلاع‌رسانی است که دارای اطلاعات ارزشمندی است. از این رو مورد توجه بسیاری از محققان و پژوهشگران می‌باشد. اقتصاد اطلاعات به مطالعه و بررسی تولید یا توزیع، بازاریابی، قیمت‌گذاری، فروش، مصرف و همه درآمدهایی است که مستقیم یا غیر مستقیم از طریق تولید، انتشار، فروش، ذخیره، پردازش و دسترسی به اطلاعات حاصل می‌شود.⁽¹⁾اقتصاد مجموعه‌ای از ابزارهای نظری و تجربی لازم برای بهترین گزینش در هر یک از این موقعیت‌ها فراهم می‌سازد و آنها را در تحلیل گزینش‌های مدیریتی و سیاستی توانا می‌سازد. که این امر در کارکرد و بهره گیری مدیران آرشیوی از فناوری خدمات و بودجه در راستای اهداف سازمانی مؤثر است.

اقتصاداطلاعات

اقتصاد اطلاعات در سه بستر مجزا ولی مرتبط مورد بررسی قرار می‌گیرد. هدف از مطالعه اقتصاد اطلاعات، بررسی ارزش‌ها و هزینه‌های اقتصادی وابسته به اطلاعات به شکل‌های خاص است که در بستر اقتصاد خرد قرار می‌گیرد.⁽¹⁾اقتصاد خرد اطلاعات در سه جنبه قابل بررسی است:

1- ارزش اطلاعات برای تولید کنندگان، که در مراکز آرشیوی ارزش اطلاعاتی برای محققان، پژوهشگران و گاه، سازمان‌های تولیدکننده اطلاعات مد نظر است؛

2- هزینه‌های تولید کالا و خدمات اطلاعاتی، که هزینه‌های فراهم‌آوری تجهیزات و هزینه‌های حفاظت و نگه‌داری از منابع که عمد بهترین بخش آرشیوهای دیداری شنیداری را شامل می‌شود و همچنین هزینه‌های ارائه و دسترس‌پذیر ساختن اطلاعات و منابع را نیز در بر می‌گیرد؛

3- ارزش اطلاعات برای کاربران، که پایه و اساس تمایل آنها برای پرداخت پول در ازای کالاها و خدمات اطلاعاتی است که به آنها ارائه می‌شود.⁽²⁾

ویژگی‌های‌اطلاعات

پورت فعالیت‌های اقتصادی اطلاعات را به دو بخش تقسیم می‌کند: اطلاعات به عنوان متاع و اطلاعات به عنوان بخشی از یک کالا یا خدمات.⁽³⁾

با توجه به رسالت و نوع بهره‌گیری سازمان‌های اطلاع‌رسانی، اطلاعات را می‌توان کالایی عمومی محسوب کرد که می‌تواند محدود یا نامحدود باشد.کالاهای عمومی کالاهایی هستند که بیش از یک نفر از آن بهره می‌برد بدون اینکه سود هر فرد از منافع کاهش چشمگیری در سود حاصل از همان منافع برای دیگر افراد داشته باشد.

ویژگی دیگر این نوع کالاها غير رقابتی بودن آنهاست که به همین دلیل، این نوع کالاها به گونه ای مؤثر از طریق مشارکت جمعی مصرف‌کنندگان تامین مالی می‌شود یعنی افرادی که از مصرف کالاهای عمومی سود می‌برند، هر یک باید سهم عادلانه‌ای از کل هزینه لازم برای تولید کالای عمومی را بپردازند.⁽¹⁾

عدم محدودیت و فناپذیری، استفاده و فروش همزمان آن به چندین نفر، توانایی ایجاد ارزش افزوده در کالاها و خدمات و اشتغال‌زایی اطلاعات، از جمله عواملی است که اطلاعات را دارای ارزش و اهمیت نموده و به عنوان کالایی با ارزش مطرح کرده است.⁽²⁾محمدی در مقاله خود کالاهایی با قابلیت نقل و انتقال آسان و کم هزینه بودن را دارای ارزش بالقوه دانسته و گفته عدم محدودیت زمانی و مکانی اطلاعات در عرصه فناوری‌های موجود باعث افزایش ارزش آن شده است.⁽³⁾

آرشیوهای الکترونیکی یا رقمی

برای بررسی دقیق‌تر تاثیر الکترونیکی شدن آرشیوها در هزینه‌های سازمان، به بیان انواع، ویژگی‌ها، قابلیتها و مباحث مرتبط با الکترونیکی یا رقمی شدن آرشیوها پرداخته می‌شود. آرشیو الکترونیکی دارای گستره زیادی است و در برگیرنده منابع الکترونیکی و رقمی مانند کاست و کارتریج، نوار ریل رایانه‌ای، کارت‌های رایانه‌ای، دیسک‌های رایانه‌ای مانند دیسک سخت، دیسک فشرده، دیسک نرم، صفحات وب، وبلاگ‌ها، ایمیل ها و وبكست‌ها می‌باشد.⁽⁴⁾

از آنجایی که در تعریف فوق آرشیوهای رقمی به عنوان بخشی از آرشیوهای الکترونیکی بیان گردیده است مباحث مرتبط با رقمی کردن آرشیوها نیز تحت نام

آرشیوهای الکترونیکی گنجانده شده است. آرشیو رقمی جزئی از شبکه رو به رشد مخازن رقمی است که از طریق وب قابلیت دسترسی دارد. مجموعه‌های آرشیو رقمی شامل اطلاعاتی است که به صورت الکترونیکی به وجود آمده‌اند یا دوباره به شكل رقمی تولید شده است.⁽¹⁾

آرشیو رقمی امکان نگه‌داری و دسترسی به محتوای رقمی را برای مدت طولانی فراهم می‌سازد. ایجاد چنین مجموعه‌هایی با ویژگی‌های چندرسانه‌ای باعث دسترسی سریع و آسان تعداد زیادی از کاربران می‌گردد بهبود دسترسی به منابع اطلاعات یکی از انگیزه‌های اصلی رقمی سازی است.⁽²⁾

تأثیر فناوری نوین در آرشیوهای الکترونیکی

فناوری‌های رقمی، ایجاد مدیریت نگه‌داری منابع آرشیوی و دسترسی به آن‌ها را به گونه‌ای شکل می‌دهد که مانند روش‌های سنتی، زیاد عمیق و پیچیده نیست در عوض مؤثر و کارآمد می‌باشد.⁽³⁾

کارآمدی آرشیوهای رقمی باعث گستردگی و رشد سریع آنها شده است به گونه‌ای که دغدغه عمده آرشیودارها رقمی کردن آرشیوها و به کارگیری فناوری‌ها و تجهیزات در این راستا می‌باشد.

هدف از به‌کارگیری این نوع آرشیوها، افزایش اثربخشی هزینه‌هاست به نحوی که بتوان ارزان‌ترین وسیله برای اجرای هدفی مشخص و حداکثر ارزش حاصل از هزینه‌های صرف شده را به دست آورد.

کاربرد ابداعات جدید فناوری اطلاعات، سخت و پر هزینه است؛ زیرا سطح هزینه سرمایه‌گذاری، در طول زمان افزایش می‌یابد. فرآیند رقمی‌سازی در آرشیوها

که پس از تبدیل رسانه‌های آنالوگ به رقمی و یا استفاده از منابع الکترونیکی برای خواندن و فهمیدن اطلاعات به تجهیزات و نرم‌افزار نیاز دارند که اینها به طور مدام در حال تغییر هستند و بعد از گذشت چند دهه از تولید آنها قابل استفاده نبوده حتی در بهترین شرایط نیز عمر محدودی دارد.

روش‌هایی که آرشیودارها برای مقابله با این ناپایداری استفاده می‌کنند آنها را با هزینه‌های واقعی مربوط به توسعه نرم‌افزار و منسوخ شدن سامانه‌های قدیمی و تحول در تجربه‌های جدید مواجه می‌کند.

توانایی سازمان برای تغییر به سمت موجودیت مجازی، با ادغام مفاهیم سازمان مجازی و مدیریت امکان‌پذیر می‌باشد. برای رسیدن به برتری استراتژیک و نگه‌داری آن مدیریت فاکتورهای تغییر، بسیار مهم است. تجارب مدیریتی و سرمایه‌گذاری‌های مکمل بر بازدهی فناوری اطلاعات تاثیرگذار است.⁽¹⁾

http//:ictarticle.blogfa.com

هزینه‌های سازمانی و مدیریتی

در دایرة المعارف کتابداری و اطلاع‌رسانی، هزینه‌های مراکز اطلاعاتی به دو دسته هزینه‌های سرمایه‌ای و هزینه‌های تحویلی تقسیم شده است⁽²⁾که از هزینه‌های تحویلی به عنوان هزینه‌های خدماتی نیز یاد می‌شود. هزینه خدمات به کاربران و استفاده‌کنندگان و بخشی از هزینه‌های عمومی و اداری جزء هزینه‌های خدماتی تلقی می‌شود و این نوع هزینه‌ها متغیر است. هزینه‌های سرمایه‌ای ثابت، و شامل هزینه‌های فراهم‌آوری خدمات فنی زیرساختی و هزینه‌های عمومی و اداری است.

مباحثی که آرشیودارها و مدیران باید در زمینه رقمی‌کردن آرشیو یا آرشیوهای الکترونیکی در نظر داشته باشند، هزینه سامانه یا خدمات، کاربردی بودن سامانه یا خدمات، مهارت مورد نیاز برای راه‌اندازی و استفاده از سامانه یا خدمات، سازگاری سامانه با خدمات سازمان یا مؤسسات مربوط، ظرفیت سامانه یا خدمات و گستره آن برای توسعه در آینده در جایی که تغییر موجب برخی از مشکلات آرشیو است و همچنین مدارک لازم برای نگه‌داری و مرمت و تجهیزات است.⁽¹⁾هر کدام از این مباحث نیاز به تحلیل هزینه سودمندی دارد تا بتوان میزان کارایی با عملکرد آرشیو را بر اساس ارزیابی هزینه‌ها برای تحقق اهداف سازمانی در نظر گرفت. مدیران با تحلیل هزینه سودمندی می توانند در تصمیم‌های مدیریتی خود سیاستی درست را اجرا کنند و مؤسسات آرشیوی را به سمت کاربر محوری سوق دهند.

از آنجایی که ایجاد و توسعه هر فرایند و استفاده از فناوری نوین نیازمند زیرساخت است، در آرشیوهای رقمی باید زیرساخت مشترک و قابل سنجشی را برای پشتیبانی از آرشیو رقمی فراهم کرد که برخی از این زیرساخت‌ها، فنی و برخی دیگر زیرساخت‌های غیر فنی است. زیرساخت‌های غیر فنی، منجر به خدمات مشترکی نظیر یک شکل واحد ثبت و مستندسازی در همه گونه‌های آرشیوی و ابزارهای تبدیل خودکار خواهد شد.⁽²⁾

http//:ictarticle.blogfa.com

مهدوی آنچه را که باید در اقدامات و فعالیت‌هایی که به منظور سرمایه‌گذاری برای زیرساخت‌ها و پشتیبانی فنی اطلاعات صورت گیرد این چنین بیان کرده:

فعالیت در امر تهیه و تنظیم سیاست‌ها و خط‌مشی‌ها و تطبیق آن با استانداردهای موجود در حفاظت مالکیت معنوی و امنیت اطلاعات؛ سرمایه‌گذاری در ایجاد تأسیسات و زیرساخت‌هایی چون خدمات پشتیبانی رایانه‌ای شبکه‌های همکاری ارتباطات راه دور و مشاوره‌های محلی؛ غلبه بر موانعی که بر سر راه گسترش

پایدار فناوری اطلاعات وجود دارد، از جمله موانع اقتصادی؛ سرمایه‌گذاری برای غلبه بر موانع کلی استفاده و کاربردهای فردی از تکنولوژی‌های اطلاعاتی که غالبا غير قابل توجیه است.⁽¹⁾به دلیل زیرساخت‌هایی که فناوری اطلاعات برای پیاده سازی و اجرا نیاز دارد، سرمایه‌گذاری در این زمینه به صورت سرمایه‌گذاری مستقیم و سرمایه‌گذاری مکمل بیان شده است. سرمایه‌گذاری مستقیم در بر گیرنده هزینه‌های عملکردی و هزینه‌های خدماتی شامل سخت‌افزار، نیروی کار، نرم‌افزار و هزینه‌های مربوط به ارائه خدمات می‌باشد.⁽²⁾

چالش برانگیزترین هزینه‌ها مرتبط با سرمایه‌گذاری های مکمل است. فناوری‌های جدید در حال رشد و تکامل می‌باشد و این در حالی است که تجربه مدیریتی کمتری در این نوع سرمایه‌گذاری‌ها وجود دارد این نوع سرمایه‌گذاری، مهندسی مجدد فرآیند و دیگر فعالیت‌های مرتبط که بسیار بیشتر از سرمایه‌گذاری مستقیم واقعی در فناوری اطلاعات می‌باشد را در بر می‌گیرد که شامل هزینه‌های ناشی از منسوخ شدن یک فناوری خاص، هزینه‌های مرتبط با نگرش سازمانی و مدیریت مجدد در این گونه سازمان‌ها است.⁽³⁾

هزینه‌های مرتبط با تغییر نگرش سازمانی، مدیریت مجدد یا مهندسی مجدد فرایند در نتیجه ظهور فناوری است که شامل سامانه مدیریت منابع فناوری⁽⁴⁾و⁽⁵⁾مدیریت کارکنان و نیروی‌انسانی است که تحت عنوان مهارت‌های مدیریتی کارکنان در سطح مدیریت سازمان و مدیریت اطلاعات نام برده می‌شود.

نقش مدیران در هزینه‌های آرشیوهای الکترونیکی

رئیس شورای منابع کتابداری و اطلاع‌رسانی معتقد است که چالش‌های اصلی

در آرشیوهای رقمی مربوط به چالش‌های سازمانی است. این چالش شامل این پرسش‌ها است: چه کسانی؟ برای انجام چه کاری؟ و در چه مدت زمان؟⁽¹⁾

کارآمدی در مدیریت مستلزم برخورداری از قابلیت و توانایی فراهم‌کردن زمینه برای تحقق تغییرات لازم در افراد است.⁽²⁾این تغییرات را می‌توان با آموزش و به کارگیری نیروی متخصص محقق ساخت که هر کدام از این موارد مستلزم در نظر گرفتن بودجه است با توجه به هزینه سودمندی این امر، باید مدیران با به کارگیری تجربیات و تخصص خود، افراد را آماده پذیرش و انجام امور لازم برای تغییر و تحول سازمانی کنند. این افراد مسئولیت ویژه‌ای در راستای برنامه ریزی و سازماندهی نیروی کار دارند تا بتوانند به اهدافشان جامه عمل بپوشانند. این در حالی است که در تحول ساختار آرشیو و تبدیل منابع و اطلاعات به صورت رقمی و الکترونیکی، مدیران سازمان‌های آرشیوی باید قابلیت و توانایی مدیریت منابع فناوری داشته باشد که یک رویکرد مدیریت وظیفه‌ای است و بر ضرورت آنچه مورد نیاز برای مدیریت موجودی‌ها، دارایی‌ها و منابع فناوری است، تمرکز می کند.⁽³⁾این قابلیت مدیران را قادر می‌سازد تا بر اساس موجودیت منابع فناوری (فناوری‌ها، تخصصها، مهارت‌ها و مواردی از این دست)، ارزیابی منابع فناوری و بهینه‌سازی و به‌کارگیری بهترین روش استفاده از منابع فناوری، غنی‌سازی منابع فناوری، نظارت پیشرفت در محیط علمی فناوری و رقابتی و همچنین حمایت از منابع فناوری از طریق حفاظت و نگه‌داری از حوزه های فناوری و مالکیت معنوی بتوانند فعالانه تحول فناوری را از طریق مدیریت منابع خویش تضمین کنند و تصمیمات و سیاست‌گذاری های درستی در تقسیم‌بندی بودجه سالانه خود انجام دهند.⁽⁴⁾مدیریت تاثیر در روند آرشیوهای رقمی، نحوه مدیریت و سیاست‌های به کار گرفته شده میزان آشنایی مدیران امور

مدیریت با توجه به هزینه سودمندی هر یک از فرایندها و اجزای سازمانی است.

نتیجه گیری

آرشیو از جمله مراکزی است که با منابع الکترونیکی و فرایند رقمی‌سازی منابع سر و کار دارند مدیران مراکز آرشیوی برای اتخاذ تصمیمات درست لازم است تا به علم اقتصاد اطلاعات و تحلیل هزینه سودمندی اشراف کامل داشته باشند. هدف از مطالعه اقتصاد اطلاعات، بررسی ارزش‌ها و هزینه‌های اقتصادی وابسته به اطلاعات به شکل‌های خاص است که در بستر اقتصاد خرد قرار می‌گیرد. در این راستا باید با هزینه‌های ثابت، متغیر و هزینه‌های مرتبط با مدیریت منابع فناوری، مدیریت منابع انسانی و غیره آشنا بود. در آرشیوهای رقمی، علی رغم زیرساخت‌های لازم، بیشترین هزینه‌ها مربوط به هزینه‌های مکمل است که عامل افزایش ریسک‌پذیری در ایجاد و به کارگیری آرشیوهای رقمی می‌باشد و نوعی چالش برای این آرشیوها محسوب می‌شود.

چکیده:

نظام اطلاعاتی آرشیوی باز، آرشیوی است شامل سازماندهی افراد و نظام‌هایی که مسئولیت حفاظت اطلاعات و دسترس‌پذیر ساختن آن را برای یک جامعه مشخص عهده دارند. این تعریف دو نقش عمده را برای یک مخزن آرشیوی مورد تاکید قرار می‌دهد: نخست حفاظت اطلاعات، و سپس فراهم ساختن امکان دسترسی به اطلاعات آرشیوی، به صورت پایدار با توجه به نیازهای استفاده‌کنندگان اصلی یا جامعه مشخص. در این پژوهش، مدل مرجع نظام اطلاعاتی آرشیوی باز مورد بررسی قرار گرفته است. این مدل مرجع به حیطه کاملی از نقش های حفاظت اطلاعات آرشیوی شامل گردآوری، ذخیره‌سازی آرشیوی، مدیریت داده، دسترس‌پذیری و اشاعه می‌پردازد. همچنین مقوله انتقال اطلاعات رقمی در رسانه‌ها و شکل‌های نوین را پوشش می‌دهد. همچنین مدل داده‌ای برای ارائه اطلاعات، تبيين نقش نرم‌افزار در حفاظت اطلاعات، و تبادل اطلاعات رقمی بین آرشیوها به کار می‌رود.

کلیدواژه‌ها: نظام اطلاعاتی آرشیوی باز، مدل مرجع، حفاظت اطلاعات، آرشیو رقومی

بررسی و تحلیل مدل مرجع نظام‌اطلاعاتی آرشیوی‌باز

میترا صمیعی | عضو هیئت علمی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، دانشجوی دکترای اطلاع‌رسانی فریبرز درودی | دکترای کتابداری و اطلاع‌رسانی، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران عليرضا انتهایی | کارشناس ارشد کتابداری و اطلاع‌رسانی، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران

نظام اطلاعاتی آرشیوی باز⁽¹⁾، محلی مرجعی⁽²⁾است که بر پایه موازین سازمان بین‌المللی استانداردسازی⁽³⁾تهیه شده است. این نظام، آرشیوی است که از ترکیب سازمان فردی و سیستمی، که مسئولیت حفاظت از اطلاعات و قابل دسترس ساختن آن را برای جامعه مشخص به عهده دارد، به وجود آمده و توان پشتیبانی از فعالیت‌های تخصصی برخی از آرشیوهای مختلف را دارد. این نظام، یک مدل یا چارچوب کلی برای ساخت و نگه‌داری مخزن اطلاعاتی، به منظور حفاظت دراز مدت و دستیابی به مواد رقومی ایجاد کرده است. ذکر این نکته ضروری است که این مدل راهنمایی می‌کند ولی قرار نیست در حكم نقشه طراحی یک آرشیو مورد استفاده قرار گیرد.

در حال حاضر تنها استاندارد رسمی در حفاظت رقومی⁽⁴⁾، مدل مرجع نظام

اطلاعاتی آرشیوی باز است که از شورای کمیته مشورتی برای نظام داده فضایی⁽¹⁾نشأت گرفته است. استاندارد نظام اطلاعاتی آرشیوی باز توسط ایزو در سال 2003 تأیید شده است (6).

مفهوم و تعريف عناصر اصلی مدل

برای آشنایی با این مدل مرجع باید ابتدا اجزای آن تعریف شده و مفهوم حرفهای عناصر مدل تبیین شود. بر همین اساس، مفاهیم مربوط به اجزای مدل از نظر معنای آن در ادامه توضیح داده می‌شود:

باز: منظور این نیست که دسترسی آزاد است، بلکه به این معناست که مدل مرجع باز و قابل انعطاف است، و لزوما یک نظام یا صرفا اطلاعات موجود در یک نظام نیست.

آرشیوی: یعنی اطلاعات را آنقدر حفظ می‌کند که با اثرات فناوری مربوط بوده و آن اطلاعات برای یک اجتماع مشخص قابل دسترس باشد.

نظام اطلاعاتی: شامل مفاهیمی بنیادی چون: سخت‌افزار، نرم‌افزار، افراد و وظایف تعیین شده می شود (1).

مدل مرجع: به مفهوم چکیده‌سازی برای درک موجودیت‌ها و ارتباطات شاخص در نظر گرفته می‌شود و البته به معنای یک معماری مرجع نیست.

پیشینه بهره‌گیری از مدل در کشورهای مختلف

دو کشور هلند و استرالیا اساسا از نظام اطلاعاتی آرشیوی باز به عنوان یک مدل مرجع استفاده کرده‌اند. کتابخانه ملی هلند طراحی واسپاری الکترونیکی و دیاس خود را بر پایه نظام اطلاعاتی آرشیوی باز استوار ساخته است، و به ویژه برای فرایندها، مدل کارکردی، ساخت بسته‌های اطلاعاتی⁽²⁾در داخل دیاس و تمایز مابین بسته‌های

اطلاعاتی اشاعه⁽¹⁾(توزیعی)، واسپاری⁽²⁾و آرشیوی⁽³⁾(SIPها، AIPها، DIPها) جریان کاری مبتنی بر تفسير نظام اطلاعاتی آرشیوی باز در چارچوب طرح ندليب⁽⁴⁾را مورد بهره‌برداری قرار داده است. طرح ندليب از طریق پیشنهاد پیاده سازی و اجرای یک مدل برنامه‌ریزی حفاظت در ایجاد و توسعه نظام اطلاعاتی آرشیوی باز مشارکت کرده است. در استرالیا نظام اطلاعاتی آرشیوی باز اساساً برای کنترل انتزاعی در ایجاد و مدیریت مخزن رقومی⁽⁵⁾استفاده می‌شود.

کتابخانه ملی استرالیا در سیاست حفاظت رقمی از این مدل پیروی می‌کند. کتابخانه ملی اتریش تا حدودی تابع نظام اطلاعاتی آرشیوی باز است (برای دریافت، ذخیره‌سازی آرشیوی، دستیابی و مدیریت داده).

در کتابخانه ملی فرانسه نظام‌های کنونی آن برای بخش آرشیوسازی وب و دریافت، مدیریت و حفاظت اشیای رقومی⁽⁶⁾تابع نظام اطلاعاتی آرشیوی باز هستند. ولی نظام تحویل و نظام دستیابی ارتباطات تابع نظام اطلاعاتی آرشیوی باز نیستند. وقتی که نظام کاملی برای آن ساخته شود، از نظام اطلاعاتی آرشیوی باز عمدتا برای ایجاد نظامهای تابعه استفاده خواهد شد. نظام CNES ⁽⁷⁾که نظام فرانسوی بر پایه آن ایجاد شده است، در بخش ذخیره‌سازی تابع نظام اطلاعاتی آرشیوی باز است.

در کتابخانه کنگره آمریکا مدل نظام اطلاعاتی آرشیوی باز عمدتا به عنوان یک راهنما برای شناسایی ملزومات و ساختن پیش‌نمونه‌ها استفاده می‌شود. چارچوب معماری که در حال حاضر در ندلیب ایجاد شده است، تابع نظام اطلاعاتی آرشیوی باز خواهد بود.

در کتابخانه ملی چین مدل نظام اطلاعاتی آرشیوی باز برای تغییر دادن مدل پردازشگر و قائل شدن تمایز ما بین بسته‌های اطلاعاتی مختلف استفاده شده است.

در کتابخانه ملی سوئیس این مدل در حکم اساس و معیاری برای برنامه‌ریزی و ساخت نظام آرشیوی است. در کتابخانه ملی ژاپن از آن برای تضمین دستیابی پایدار و جلوگیری از از دست رفتن اطلاعات، استفاده می‌شود.

تا بدین تاریخ کتابخانه ملی پرتغال عمدتا از مدل نظام اطلاعاتی آرشیوی باز به عنوان ابزاری جهت ارتقای آگاهی عمومی نسبت به مسئله حفاظت رقومی استفاده کرده است (8).

هدف از به کار گیری این مدل

هدف اصلی این مدل مرجع عبارت است از: آسان سازی برای درک گستردبهتر از آنچه که برای دسترسی و حفاظت بلندمدت اطلاعات مورد نیاز می‌باشد. به همین منظور، در این مدل، برای جلوگیری از پیچیدگی در فرایند ذخیره‌سازی، سازماندهی، و بازیابی اطلاعات، با بهره گیری از نمونه منابع اطلاعاتی که ذخیره سازی آنها مبتنی بر بیت است، این مدل مرجع، یک نظام اطلاعاتی آرشیوی باز را تعریف می کند که دستورالعمل دسترسی و حفاظت بلندمدت اطلاعات را شکل می دهد. در واقع هدف مهم در این مدل آن است که یک آرشیو مبتنی بر نظام اطلاعاتی آرشیوی باز فراهم شود که شامل آرشیوهایی از انواع وسیعی از دسترسی‌ها به منابع اطلاعاتی باشد و بتواند به انواع نیازهای اطلاعاتی کاربران در بهره گیری از اطلاعات پاسخ دهد (7،2)

ویژگی‌های مدل مرجع نظام اطلاعاتی آرشیوی باز

این مدل مرجع شامل ویژگی‌های زیر می‌شود:

نیاز برای حفاظت و دسترسی بلندمدت اطلاعات رقمی؛

موثر ساختن توان همکاران در فرایند حفاظت و نگه‌داری؛

آرشیو باز. (1؛ 762).

پایه و اساس مدل

همچنان که می‌دانیم، نتیجه رشد بالای قدرت رایانه‌ای، پهنای باند قوی و ارتباط مناسب در محیط شبکه، انفجار اطلاعات رقمی قابل دسترس در بخشی از سازمان‌هاست. تراکنش میان انواع سازمان‌هایی که استفاده از قالب‌های رقمی را پیگیری و مورد استفاده قرار می‌دهند، به جای رسانه‌های سنتی چون کاغذ قرار گرفته است. این مسئله نه تنها یک مشکل سنتی آرشیوهاست، بلکه در بسیاری از سازمان‌هایی که هرگز فکر نمی‌کردند که در نقش یک آرشیو ظاهر شوند نیز مطرح می‌شود. انتظار می رود که این مدل مرجع باز، با حداقل نیازهایی که برای یک آرشیو مبتنی بر نظام مرجع باز، به همراه مجموعه‌ای از مفاهیم آرشیوی وجود

دارد، بتواند یک چارچوب عمومی نسبت به بررسی چالش‌های موجود در حوزه آرشيو، به شکل خاص به عنوان ارتباط آنها با اطلاعات رقمی فراهم سازد. این فرایند می‌تواند بسیاری از سازمان‌ها را قادر سازد تا درک مناسبی از مشکلات داشته باشند و مراحل کامل حفاظت و نگه‌داری بلندمدت را با اطمینان به انجام رسانند. همچنین پایه‌ای فراهم می‌آورد تا استانداردسازی به نحو بهتری انجام پذیرد و در نتیجه بازار بزرگی که فروشندگان می‌توانند نیازمندی‌های آرشیوهای اشتراکی را تامین کنند، ایجاد می‌کند.

کاربردپذیری مدل

مدل نظام اطلاعاتی آرشیوی باز ممکن است برای برخی از آرشیوها قابل اجرا باشد. این مدل به ویژه برای سازمان‌هایی با مسئولیت‌پذیری برای فراهم ساختن اطلاعات قابل دسترس در یک دوره طولانی مدت، کاربرد دارد که شامل افراد و یا سازمان‌هایی می‌شود که مسئولیت‌های دیگر نظیر پردازش و اشاعه در ارتباط با پاسخ به نیازهای برنامه‌ریزی شده دارند. این مدل همچنین برای حفاظت و دسترس‌پذیری اطلاعات سازمان‌هایی سودمند است که شامل اطلاعاتی می‌شود که ممکن است نیاز به حفاظت بلندمدت داشته باشد. همچنین می‌تواند از فرایند فعالیت حرفه‌ای کسانی که نیاز به تهیه اطلاعات از چنین آرشیوهایی دارند، پشتیبانی کند.

مدل نامبرده شامل مفاهیم مدل‌سازی اطلاعاتی و کارکردی می‌شود و به تطبيق و طراحی امکاناتی که اطلاعات را پشتیبانی می‌کند، می‌پردازد. بیان دو نکته در خصوص کاربردپذیری این مدل ضروری است: نخست، این مدل مرجع به شکل خاص نمی‌تواند برای طراحی و یا اجرا به کار رود. دوم، کاربردهای عملی ممکن است برای گروه‌های کاری مختلف نقش‌های متفاوتی داشته باشد.

مزایای مدل

مدل نظام اطلاعاتی آرشیوی باز دارای فوایدی است که کاربرد آن را در آرشیوهای

مختلف ترغیب می‌کند. در ادامه به برخی از مزایای مهم این مدل اشاره می‌شود:

علاوه بر آن نظام اطلاعاتی آرشیوی باز یک خزانه واژگانی برای بحث راجع

به ماهیت آرشیو رقمی فراهم می‌سازد (763)

مدل محیطی نظام اطلاعاتی آرشیوی باز: نقش‌ها

مدل محیطی که یک حلقه ارتباطی میان عناصر اصلی تاثیر گذار در نظام اطلاعاتی آرشیوی باز است بر اساس اجزای اصلی یعنی تولیدکنندگان، مصرف‌کنندگان و مدیریت شکل می‌گیرد. در این مدل ما می‌توانیم منابعی به شکل اسناد داشته باشیم و همچنین می‌توانیم با بهره‌گیری از آن مطمئن باشیم که نظامی که از آن استفاده می‌کنیم از مشخصات و ویژگی‌های لازم برخوردار است و می‌تواند ما را در هدایت یک نظام آرشیوی مورد حمایت قرار دهد.

شکل 1. نمودار یک مدل محیطی نظام اطلاعاتی آرشیوی باز بر اساس نقش‌های اصلی آن

در این نمودار سه عنصر اصلی در ارتباط با نظام مطرح می‌شوند که این ارتباط ارگانیک و ساختاری است. هر یک از عناصر سازنده این مدل در ادامه توضیح داده می‌شوند:

تولیدکننده: یعنی اشخاص یا نظام‌هایی که اطلاعات را برای اینکه مورد حفاظت قرار بگیرند، فراهم می‌کنند.

مدیریت: به معنای حافظان نظام، که سیاست کلی را وضع کرده و به مرحله اجرا در می‌آورند.

مصرف‌کننده: اشخاص یا نظام‌هایی هستند که با خدمات نظام اطلاعاتی آرشیوی باز تعامل دارند تا از اطلاعات حفاظت شده نظام استفاده کنند (4،5:2) در این مدل ارتباط‌های ایجاد شده در کنار یکدیگر و با تعامل مستقیم می‌تواند سبب بهبود کیفیت ارائه اطلاعات شود.

مدل اطلاعات

مدل اطلاعات⁽¹⁾

مدل اطلاعات به شرح انواع عناصر اطلاعاتی به کار گرفته شده در نظام اطلاعاتی آرشیوی باز می‌پردازد. همانگونه که در بخش های پیشین گفته شد هدف اصلی

نظام اطلاعاتی آرشیوی باز حفاظت اطلاعات برای یک جامعه هدف برای زمان نامحدود است. برای حفظ این اطلاعات نظام اطلاعاتی آرشیوی باز باید اطلاعاتی بیش از محتوای شیء قابل حفاظت را نگه‌داری کند.

مفهوم شیء اطلاعات

مفهوم شیء اطلاعات⁽¹⁾

نمودار زیر مدل منطقی اطلاعات آرشیوی را به تصویر کشیده است. مفهوم اصلی در این مدل مرجع، شیء اطلاعات است که ترکیبی از داده‌ها و اطلاعات نمایش⁽²⁾است.

نمودار شماره 2 - شیء اطلاعات

شیء داده‌ها: شیء داده‌ها ممکن است فیزیکی (مانند سنگ کره ماه) و یا رقمی (رشته‌ای از بیت‌ها) باشد.

اطلاعات نمایش: اطلاعات نمایش برای یک شیء فیزیکی مانند سنگ کره ماه دربرگیرنده مفاهیمی درباره ویژگی‌های قابل مشاهده سنگ است که در نتیجه تحقیق و تحلیل به دست آمده و ممکن است در طول زمان و بر اساس به دست آوردن نتایج جدید توسعه پیدا کند.

اطلاعات نمایش برای یک شیء رقمی که بسیار وسیعتر از شیء فیزیکی بوده و سطوح آن نیز متفاوت است. این اطلاعات ترکیبی از ساختار و معنای شیء رقمی می‌شود. اطلاعات ساختاری رشته بیت‌ها را به انواع داده‌های متعارف و قابل فهم مانند نویسه، پیکسل، جدول و گروه‌هایی مانند آن تبدیل می‌کند. تجميع انواع داده‌ها و قوانین تبدیل آنها به مفاهیم سطح بالاتر، شیء رقمی را معنادار می‌کند.

معمولا اطلاعات ساختاری به اطلاعات افزوده‌ای برای ایجاد ارتباط بین انواع داده ها و دستورالعمل‌هایی که باید روی هر کدام اعمال شوند نیاز دارند. این اطلاعات اطلاعات معنایی⁽¹⁾نامیده می‌شوند.

دسته‌بندی انواع شیءهای اطلاعاتی مورد استفاده در نظام اطلاعاتی آرشیوی باز

در نظام اطلاعاتی آرشیوی باز انواع مختلفی از اطلاعات که باید برای بلندمدت حفاظت شوند وجود دارند. هر یک از این نوع اطلاعات یک شیء اطلاعاتی کامل در نظر گرفته می‌شود که شامل شیء داده‌ها و شیء اطلاعات نمایش ویژه خود است. مدل‌سازی اطلاعات در نظام اطلاعاتی آرشیوی باز بر اساس اشیای اطلاعاتی زیر بر اساس محتوا و کارکرد طبقه‌بندی می‌شود:

شی اطلاعات محتوا، ⁽¹⁾شيء اطلاعات توصیفی حفاظت، ⁽²⁾شیء اطلاعات بسته‌بندی⁽³⁾و شیء اطلاعات توصیفی⁽⁴⁾

اطلاعات محتوا، هدف اصلی نظام اطلاعاتی آرشیوی باز حفاظت اطلاعات محتوا است. اطلاعات توصیفی، حفاظت اطلاعاتی را در بر می‌گیرد که شناسایی اطلاعات محتوا را در طول زمان نامحدود فراهم می‌کند.

اطلاعات بسته‌بندی، اطلاعاتی هستند که اجزای یک بسته اطلاعاتی را در قالب یک موجودیت قابل شناسایی بر روی یک رسانه مشخص به صورت واقعی یا منطقی مرتبط می‌کنند. هدف اطلاعات بسته بندی توجه به موضوع انتقال اطلاعات در سیستم نظام اطلاعاتی آرشیوی باز میان رسانه‌های مختلف است.

شی اطلاعات توصیفی، مختصه‌های لازم برای جایابی، بازیابی و سفارش اطلاعات متناسب با علائق کاربر و نیز تحلیل اطلاعات بازیابی شده را فراهم می‌کند. اطلاعات توصیفی دارای اطلاعاتی است که به عنوان نقاط ورودی به اسناد و برنامه‌های کاربری عمل می‌کنند و کلیدهای دسترسی⁽⁵⁾نامیده می‌شوند.

بسته اطلاعاتی ساختار حفاظت بلند مدت بر پایه مفهوم بسته اطلاعاتی استوار است. یک بسته اطلاعاتی ظرفی است که شامل دو نوع از شیهای اطلاعاتی، اطلاعات محتوا و اطلاعات توصیفی پردازش می‌شود. در ضمن بسته اطلاعاتی می‌تواند با دو نوع دیگر شیءهای اطلاعاتی یعنی اطلاعات بسته‌بندی و توصیفی مجتمع شود.

نمودار شماره 3 - ارتباط میان بسته‌های اطلاعاتی

نمودار 4_ داده‌های بیرونی آرشیو نظام اطلاعاتی آرشیوی باز

پیکره بسته اطلاعاتی در این مدل

بسته اطلاعاتی که شامل اطلاعات ضروری و لازم برای بهره‌گیری کاربران در این نظام می‌شود شامل اجزا و عناصری است که در ادامه توضیح داده می‌شود.

بسته اطلاعاتی واسپاری: این بسته اطلاعاتی در واقع شامل عناصر ویژه‌ای می‌شود که می‌توان اطلاعات را بر اساس آن در یک نظام مدون، هدایت و مدیریت

کرد. این بسته بین تولیدکننده و نظام اطلاعاتی آرشیوی باز، تبادل می‌شود. همچنین این امکان وجود دارد که توسط تولیدکننده به نظام اطلاعاتی آرشیوی باز ارسال شود.

بسته اطلاعاتی آرشیوی: عبارت است از بسته اطلاعاتی که برای حفاظت استفاده می‌شود و شامل مجموعه کاملی از اطلاعات توصیفی حفاظت برای اطلاعات محتوایی است.

بسته اطلاعاتی توزیعی (اشاعه ): شامل بخشی یا تمامی یک یا بیش از یک بسته اطلاعات آرشیوی است. توسط نظام اطلاعاتی آرشیوی باز به مصرف کننده ارسال می‌شود (3؛4)

عملکردهای اصلی مدل

مدل دارای شش عملکرد عمده است که در ادامه به توضیح هریک خواهیم پرداخت:

فعالیت‌های بخش دریافت عبارتند از: دریافت SIPها، حصول اطمینان از کیفیت SIPها، ایجاد بسته اطلاعاتی آرشیوی (AIP) که فرمت اطلاعات بایگانی و استانداردهای اسناد و مدارک را رعایت می‌کند، استخراج اطلاعات تشریحی از AIP برای گنجانده شدن در پایگاه اطلاعاتی آرشیوی و اعمال و انجام به روزرسانی‌ها به نظام مدیریت اطلاعات و ذخیره‌سازی آرشیوی.

در این بخش فعالیت‌های مربوط به ذخیره‌سازی، حفظ و نگهداری و بازیابی بسته‌های اطلاعات آرشیوی به انجام می‌رسد. علاوه بر آن این بخش تامین‌کننده نظام‌ها و عملکردهایی برای ذخیره‌سازی، نگهداری و تعمیر و بازیابی AIPها می‌باشد. وظایف و کارکردهای انبار آرشیوی عبارتند از: دریافت AIPها از بخش دریافت و اضافه کردن آنها به انباره موقتی، مدیریت ذخیره‌سازی (انباره ) سلسله مراتبی، به‌روز کردن و تازه کردن رسانه‌ها برای اینکه کدام موجودی‌های آرشیوی ذخیره شده است، انجام کنترل خطاهای منظم و ویژه، تأمین قابلیت بازیابی و جبران حوادث ناگوار، و آماده کردن AIPها برای دسترسی به انجام دستورات.⁽¹⁾

این بخش خدمات و عملکردها را برای همه عملیات نظام آرشیو تأمین می‌کنند، و عملیات کلی نظام آرشیوی را مدیریت می‌کند. وظایف مدیریت عبارتند از: درخواست دادن و انعقاد قرارداد واگذاری با تولیدکننده، بازبینی و حسابرسی برای اطمینان از اینکه استانداردهای آرشیو را رعایت می‌کنند، و نگهداری از مدیریت پیکربندی نظام‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری.

همچنین عملکردهای مهندسی نظام را جهت بازبینی و اصلاح عملیات آرشیو و صورت‌برداری از اقلام، گزارش و انتقال /به‌روز‌رسانی محتویات آرشیو تأمین می‌نماید. این بخش همچنین مسئول ایجاد و حفظ کردن استانداردها و سیاستهای آرشيو، تأمین پشتیبانی مصرف کننده، و فعال‌سازی درخواستهای انباشته شده نیز می‌باشد.

این بخش خدمات و عملکردهایی را تأمین می‌کنند که در جهت نظارت بر محیط نظام اطلاعاتی آرشیوی باز است. همچنین وظیفه تهیه نظریاتی برای اطمینان از اینکه اطلاعات ذخیره شده در نظام اطلاعاتی آرشیوی باز بصورت دراز مدت قابل دسترسی باقی مانده‌اند، حتی اگر محیط و نظام محاسبه اصلی غیر قابل استفاده باشد، با این برنامه است. وظایف برنامه حفاظتی عبارتند از: ارزیابی محتویات آرشیو و ارائه پیشنهاد به‌روزرسانی اطلاعات آرشیوی به صورت دوره‌ای در جهت انتقال موجودی‌های فعلی آرشیو، بهبود نظریات استاندارد و سیاستهای آرشیو، و بازبینی و نظارت بر تغییرات در محیط فناوری، برنامه حفاظتی همچنین الگوهای IP را طراحی می‌کند و کمک‌های طراحی را برای ویژه‌سازی این الگوها به SIPها و AIPها جهت واگذاری تهیه می‌کند. همچنین برنامه حفاظتی نقشه‌های انتقال تفصیلی، نسخه آزمایشی نرم‌افزار و طرح‌های آزمایشی را برای پیاده‌سازی اهداف انتقالی مدیریت بهبود می‌بخشد.

این بخش خدمات و عملکردهایی را تأمین می‌کند که مصرف‌کننده را در تعیین موجودیت، توصیف، مکان‌یابی و وجود اطلاعات ذخیره شده در نظام اطلاعاتی آرشیوی باز و نیز اجازه دادن به مصرف‌کنندگان در درخواست و دریافت محصول اطلاعاتی، پشتیبانی و حمایت می‌کند. وظایف این بخش عبارتند از: ارتباط با مشتری مصرف‌کننده برای دریافت تقاضاها، اعمال کردن کنترل‌هایی برای محدود کردن دسترسی به اطلاعات محافظت شده خاص، هماهنگ کردن تقاضاهایی که با موفقیت به انجام می‌رسند، ایجاد پاسخگویی ( بسته‌های اطلاعاتی توزیعی یا اشاعه، مجموعه نتایج، گزارشات) و تحویل پاسخ به مشتری. نکته کلیدی در این بخش، ایجاد توانایی در مصرف‌کننده برای تعیین وجود یا عدم وجود یک منبع و در اختیار داشتن توصیفات، محل اطلاعات و نیز آگاهی از دسترس‌پذیر بودن اطلاعات است. در واقع مصرف‌کننده باید بتواند اطلاعات را (که ممکن است یک شیء رقمی یا ترکیبی از بسیاری بخش‌های مجزا باشد) در یک محیط کنترل شده، بازیابی کرده، سفارش داده و دریافت نماید (702)

نتیجه گیری

بهره‌گیری از مدل مرجع نظام اطلاعاتی آرشیوی باز می‌تواند برای آرشیوهای اطلاعاتی فواید قابل ملاحظه‌ای داشته باشد و فرایند حفاظت، نگه‌داری و دسترس‌پذیری اطلاعات را به شیوه مناسبی پشتیبانی کند. این مدل قابلیت آن را دارد که اطلاعات را از تولید کنندگان اطلاعات بپذیرد. همچنین می‌توان با استفاده از آن، کنترل و نظارت کافی جهت حفاظت بلندمدت اطلاعات داشت و این مهم نیز به صورت تضمین شده به مرحله اجرا درآید. از ویژگی‌های سودمند این مدل آن است که از خط‌مشی‌ها و رویه‌های مدون تبعیت می‌کند و بنابراین بر اساس راهکارهای مشخص و مطمئن در آرشیوها اجرا می‌شود. از سوی دیگر، سیاست‌هایی که تضمین می‌کند، باعث شده تا اطلاعات را در برابر تغییرات محافظت

نماید. یکی از ویژگی‌های مطلوب این مدل آن است که اطلاعات حفاظت شده را برای مصرف‌کنندگان اطلاعات در قالب اشکالی که برای آنها قابل فهم هستند، دسترس‌پذیر می‌سازد. علاوه بر آن سبب کاهش هزینه از طریق افزایش یکپارچگی تعاملات کاربران می‌شود. این مدل مرجع می‌تواند برای تمامی آرشیوهای رقمی و تولیدکنندگان و مصرف‌کنندگانش کاربرد داشته باشد. از دیگر خصوصیات آن، باید به تشکیل کمیته‌ای اشاره کرد که مسئولیت‌ها را برای یک آرشیو شناسایی می‌کند تا بتوان ادعا کرد که آن یک نظام اطلاعاتی آرشیوی باز است. این مدل می تواند اصطلاحات و مفاهیم مشترکی را برای مقایسه کردن پیاده‌سازی‌ها وضع کند، ولی آن پیاده‌سازی را دقيقا تعیین نمی‌کند. همچنین می‌تواند مدل‌های تفصیلی از کارکردهای آرشیوی و نیز اطلاعات آرشیوی ارائه کند. این مدل انتقال اطلاعات نظام اطلاعاتی آرشیوی باز وکنش پذیری مابین نظام‌های اطلاعاتی آرشیوی باز را به خوبی مورد بحث قرار می‌دهد.

منابع:

1.Allinson, Julie."An introduction to OAIS and reference models for repositories” [on-line]. Available at: http://www.UKOLN.ac. uk.

6." space Data and information transfer systems-open Archival Information System-reference model", ISO 14721, first edition, 2003. [on-line]. Available:

چکیده:

ثبت و نگهداری اطلاعات فعالیت‌های سازمان‌ها، شرکت‌ها و مؤسسات عمومی و در میان گذاشتن این اطلاعات با هموطنان، از وظایف لاينفک این سازمان‌هاست. امروزه دسترسی آسان، شفاف، کارآ و ساده به اطلاعات فعالیت‌ها و عملکرد دولت و سازمان‌های وابسته برای همه کس و در همه جا از اهداف اصلی دولت‌های مدرن و دموکراتیک می‌باشد که پیشرفت در علوم رایانه، ارتباطات و فناوری‌های مربوط به آن، این هدف را به واقعیت رسانده و روز به روز بر دامنه پیشرفت‌های آن افزوده می‌شود. در سال‌های اخیر، مفاهیمی چون دولت الکترونیک را بیشتر می‌شنویم که نتیجه این پیشرفت‌هاست و زیر بنای دولت الکترونیک را سامانه‌های اطلاعات الکترونیک تشکیل می‌دهد. به منظور بالا بردن بازدهی و کارآیی اطلاعات و اسناد تولید شده در گذشته، حال و آینده در سازمان‌ها و مؤسسات وابسته، به‌کار‌گیری استانداردها و سیاستگزاری‌های مناسب بسیار ضروری به نظر می‌رسد. تلاش در استفاده راحت و دسترسی سریع، مطمئن، کم هزینه، مستمر و سالم به اسناد و اطلاعات به شکل الکترونیکی، راه را برای الکترونیکی شدن دولت و در نتیجه ایران الکترونیکی هموار می‌سازد.

در طراحی سامانه‌های الکترونیکی اطلاعات، محافظت از مدارک حاصل از چالش‌ها و فعالیت‌ها، مراحل تولید و حتی قبل از تولید اسناد باید مد نظر باشد. لذا درک درست از مفهوم سند از سوی طراحان سامانه و کاربران، در اجرایی کردن مدیریت الکترونیکی اسناد بسیار کار ساز خواهد بود. در این مقاله، پیش‌نویس یک الگوی مرجع استاندارد ملی در مدیریت اسناد الکترونیکی و اسناد آرشیوی ارائه می‌شود.

کلیدواژه‌ها: مدیریت اسناد الکترونیکی، مدیریت مدارک الکترونیکی، سامانه مدیریت اسناد، اسناد و مدارک، آرشیو، استانداردهای مدیریت اسناد، فراداده، اسناد الکترونیکی، مدارک الکترونیکی، اسناد آرشیوی

پیش نویس الگوی مرجع استاندارد ملی مدیریت اسناد الکترونیکی و اسناد آرشیوی

عزیز هدایتی خوشمهر | دکترای مدیریت اطلاعات و استاد دانشگاه آنکارا، ترکیه

مدیریت اسناد الکترونیکی حوزه‌ای پیچیده و بی‌نهایت گسترده است. این حوزه مدیریتی باید ضرورت‌هایی را برای هماهنگی بین اجزای تشکیل‌دهنده سامانه و کارکرد بهتر آن در نظر بگیرد. یکی از این ضرورت‌ها که در رأس اجزای تشکیل دهنده سامانه قرار دارد - نرم‌افزار سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی است. در سازمان‌ها و شرکت‌هایی که خواهان مدیریت اسناد الکترونیکی هستند، نیاز به نرم‌افزاری کارشناسی شده و تخصصی بیشتر احساس می‌شود. این نرم‌افزار می‌تواند به عنوان یکی از نرم‌افزارهای سامانه رایانه‌ای یک سازمان تولید شود و یا می‌تواند به عنوان بخشی که عملکرد و فعالیت‌های یک سازمان را به صورت الکترونیکی در می‌آورد، جدا و مستقل در کنار دیگر نرم‌افزارهای یک سازمان که به صورت یک جا فعالیت می‌کند، تعریف شود.

سیاست‌های سازمانی و پروسه‌های اداری جزء دیگر تشکیل دهنده این نظام است. پروسه مدیریت بر اطلاعات و اسناد یک سازمان را می‌توان نقطه آغازین سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی در نظر گرفت. سازمانی که مدیریت اسناد

سازمانی، سیاست‌ها و پروسه‌های اداری آن هنوز در مرحله توسعه و رو به رشد است، می تواند این نوع مدارک را به عنوان یک منبع مراجعه می‌توانند مورد استفاده قرار دهد.

مدیریت اسناد، مدیریت مدارک

مدیریت اسناد الکترونیکی ضمن به‌جای آوردن فعالیت‌های روزانه مؤسسات و سازمان‌ها، هر نوع مدرک شکل گرفته و تولید شده در سازمان را -که نشانگر فعالیت‌ها و عملکرد سازمان است - با حفظ ویژگی‌های مربوط، اعم از محتوا و شکل، انتخاب و تفکیک کرده و یا به عبارتی دیگر، روند چرخه اسناد را از مرحله تولید تا پالایش نهایی در مدت زمان مشخص، مدیریت می‌کند.

مدیریت مدارک الکترونیکی و مدیریت اسناد الکترونیکی اگرچه در بعضی مواقع در یک مفهوم و به جای هم مورد استفاده قرار می‌گیرند ولی اهدافشان متفاوت است. در جدول زیر این تفاوت‌ها بیان شده است.

فعالیت‌ها و تلاش‌های بین‌المللی

در سال‌های اخیر در کشورهای غربی، شناخت ضروریات و احتیاجات سامانه‌های مدیریت اسناد الکترونیکی در آرشیوهای ملی سرعت گرفته و خیلی از این کشورها استانداردهایی برای اسناد الکترونیکی مشخص کرده‌اند که بدون شک، به موازات پیشرفت‌های تکنولوژیکی، این استانداردها نیز با گذشت زمان دچار تغییر خواهد شد. در تدوین این پیش‌نویس، استانداردهای کشورهای توسعه یافته مورد بررسی قرار گرفته و استانداردی هماهنگ و سازگار با سایر کشورها، برای ایران تدوین شده است. در بخش چهارم این پیش‌نویس، توضیحاتی در خصوص راهنماها، نمونه ها و استانداردها داده شده است.

طراحی الگوی مرجع سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی

اشاره

این الگوی مرجع در چهار بخش اصلی طراحی شده و هر کدام از این بخش‌ها به بخش‌های فرعی و فرعی تر تقسیم شده‌اند و برای استفاده راحت‌تر و آسان‌تر برای هر کدام از بندهای این الگوی مرجع، یک شماره مرکب از اعداد و حروف، داده شده است. بخش‌های اصلی الگوی مرجع به شرح ذیل هستند:

حوائج وارد کردن اسناد الکترونیکی به سامانه و جزئیات مدیریت اسناد الکترونیکی مطرح گردیده است.

الف. معیارهای سامانه

الف. 1. طرح‌های طبقه‌بندی پرونده‌ها

الف. 1-1. تشکیل طرح طبقه‌بندی پرونده

الف. 1-1-1. طرح طبقه‌بندی مناسب پرونده‌ها باید منعکس‌کننده کارها و فعالیت‌های سازمانی که مدیریت اسناد الکترونیکی متعلق به آن است و در آن فعالیت می‌کند، باشد. به عبارتی دیگر، طرح طبقه‌بندی باید با عملکرد و فعالیت‌های سازمان سازگاری نشان بدهد.

الف.2-1-1. طرح طبقه‌بندی پرونده‌ها در داخل مدیریت اسناد الکترونیکی باید به صورت سلسله مراتبی⁽¹⁾و حداقل در سه سطح تشکیل شده و کوچک‌ترین سطح باید شامل سری و پرونده باشد.

الف.3-1-1. دامنه سطوح مذکور در طرح طبقه‌بندی پرونده‌ها در سامانه

مدیریت اسناد الکترونیکی نباید محدود باشد.

الف.4-1-1. در طرح طبقه‌بندی در نظر گرفته شده، عناصری چون فعالیت سازمانی، سری، سری فرعی، پرونده، کلاسور و... باید از طرف مدیر اسناد الکترونیکی تعریف و توضیح داده شود.

الف.5-1-1. در طرح طبقه‌بندی پرونده‌ها، باید همواره برای جلوگیری از تکرار مجدد اسامی عناصر، کنترل‌های ضروری صورت گرفته و در صورت نیاز به استفاده‌کننده اخطار داده شود.

الف. 6-1-1. در طرح طبقه‌بندی مذکور، تنظیم عناصر و کاراکترها می‌تواند به صورت الفبایی و عددی باشد. طوری که سامانه در مرتب کردن و تنظیم عناصر و اسامی به محدودیت برخورد نکند.

الف.7-1-1. طرح طبقه‌بندی مذکور باید طوری باشد که بعد از مرحله تشکیل نیز امکان به روز رسانی، توسعه و پاسخگویی به احتياجات پیش آمده را داشته باشد. یا به عبارتی اضافه کردن عناصر و اسامی جدید امکان‌پذیر باشد. ضمنا خارج کردن یک عنصر از هر یک از سطوح باید بدون تغییر در زیر مجموعه ها و حتی در نبود اسناد الکترونیکی نیز امکان پذیر باشد.

یادداشت: خارج کردن یک عنصر بعد از انتقال، و جا به‌جایی عناصر فرعی به یک جای دیگر انجام می‌گیرد.

الف.8-1-1. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی برای دسترسی به اسناد الکترونیکی، باید یک استفاده کننده عینی را در نظر بگیرد. استفاده‌کنندگان در حد اختیارات خود توسط جست و جوگرهای گرافیکی در بین اسناد الکترونیکی سیر

کرده و اسناد درخواستی را انتخاب، مشاهده، ذخیره، یادداشت‌برداری و یا چاپ کنند

الف. 9-1-1. سامانه باید بتواند همزمان تشکیل بیش از یک طرح طبقه‌بندی

و همچنین استفاده از آن را ممکن کند.

یادداشت: این ویژگی خصوصاً در مدیریت و سازماندهی اسناد مربوط به گذشته سازمان‌هایی که در حال حاضر به صورت متحد فعالیت می‌کنند، احساس می‌شود.

الف. 10-1-1. سامانه باید طوری طراحی شود که نتایج اجرایی و درخواستی در رایانه‌ها و شبکه‌های مختلف که با طراحی‌ها و معماری‌های متفاوت هستند، نیز انجام‌پذیر باشد.

الف. 2-1. شناخت عناصر طرح طبقه‌بندی پرونده‌ها

الف.1-2-1. شناخت هر یک از عناصر جای گرفته در طرح طبقه‌بندی پرونده‌ها در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی با شناخت فراداده‌ها ممکن است. طرح طبقه‌بندی پرونده‌ها و یا مسائل مربوط به این طرح و ارتباط عناصر فرعی‌تر و هر گونه تغییرات در فراداده‌های مرتبط با اسناد الکترونیکی در اختیار و در حيطه صلاحدید مدیران اسناد است.

یادداشت: در صورت احتیاج به شناخت فراداده‌های مربوط به هر عنصر به فصل عناصر فرادادهای نگاه کنید.

الف. 2-2-1. در توصیف مشخصات هر عنصر در طرح طبقه‌بندی پرونده‌ها در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی حداقل دو عنصر اساسی در معرفی عنصر باید در نظر گرفته شود. که عبارت است از:

گرفته می‌شود که قابل تکرار نباشد.

گرفته می‌شود.

جداگانه استفاده کرد.

الف.3-2-1. سلسله مراتب عناصر در طرح طبقه‌بندی پرونده‌ها در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی در سطوح مختلف از پائین‌ترین سطح تا سطوح بالاتر باید با هم در ارتباط باشد.

یادداشت: پائین‌ترین سطح برای همه عناصر می تواند یکسان نباشد.

الف.4-2-1. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی تاریخ تشکیل عناصر از طرف سامانه مشخص شده و اطلاعات مربوط به تاریخ تشکیل در تابلوی فراداده ذکر می‌شود.

الف.5-2-1. تمام شناسه‌های تخصیص یافته از طرف سامانه به هر یک از اسناد در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی به طور خودکار باید در تابلوی فراداده وارد شود. (در تابلوی فراداده از شناسه سند وارد شده به بالا، همه شناسه‌های موجود در تابلوی فراداده باید قابل رویت باشد).

مثال: فرض کنیم مدیر اسناد الکترونیکی در زیر سری «روابط عمومی» بخشی به نام «تعریف» باز کرده که می‌خواهد «بروشوری» را به عنوان یک مکتوب زیر آن وارد کند. حال اطلاعات مربوط به سند بروشور مورد بحث و ارتباط آن سند (بروشور) با سری فرعی بالا (تعریف) و ارتباط با سری اصلی (روابط عمومی) به همراه شناسه‌های مرجع شان باید رویت شود.

الف. 6-2-1. در نامگذاری عناصر داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی می توان از سیاهه واژه ها و اصطلاحات کنترل شده استفاده کرد. بدین منظور سامانه باید بتواند این سیاهه‌ها را در خود جای دهد.

الف.7-2-1. در طرح طبقه‌بندی پرونده‌ها اطلاعات اسامی مربوط به عناصر می‌تواند اشخاص حقیقی، حقوقی و تاریخ باشد. اینجا تاریخ‌های ارائه شده به تبعیت از کنترل‌های رایج صورت می‌گیرد و اسامی اشخاص حقیقی و حقوقی از

فهرست‌ها و سیاهه‌های موجود قابل دریافت هستند.

الف.8-2-1. سیاهه‌ای از فهرست‌های مرتبط با اسناد الکترونیکی و عناصر

داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید تهیه شود.

الف. 9-2-1.کلاسورهایی که وارد سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی می‌شود، می تواند از بخش‌های مختلف تشکیل شود. اگر عناصر داخل سامانه با یکدیگر ارتباط عمودی داشته باشد، بخش‌ها با هم رابطه افقی خواهند داشت.

یادداشت: بخش، برای تقسیم کلاسور به اجزای قابل مدیریت استفاده می‌شود. کلاسورها را می‌توان در اجزای کوچک‌تر مورد استفاده قرار داد. بعضی مواقع به دلایل مختلف می‌توان یک کلاسور را به بخش‌های کوچک‌تر تبدیل کرد.

الف. 10-2-1. تاریخ و اطلاعات مربوط به تاریخ هر بخش جدید باز شده

به طور خودکار باید قید شده و در تابلوی فرا داده‌ها نیز نشان داده شود.

الف.11-2-1. عنوان کلاسور، بخش‌ها، نام سری مربوط و اطلاعات میانی و

مشترک مثل نشانه‌های بازیابی، باید به صورت خودکار در تابلوی فراداده‌های بخش جدید باز شده، منتقل و ثبت شود.

الف.12-2-1. برای هر کلاسور فقط یک بخش باز می‌شود، و اگر قرار است زیر هر سری، بخش جدیدی باز شود، باید بخش‌های باز شده قبلی را بست و از هرگونه ثبت سند در قسمت‌های بسته شده، جلوگیری شود.

یادداشت: اگر در دسترسی به اسناد بخش‌های بسته شده از نظر مقررات و قوانین حد و مرزی در نظر گرفته نشده باشد دسترسی به آن بلامانع است.

الف.13-2-1. بازگشایی بخش‌های بسته شده و ثبت سند در آنها فقط از طرف مدیر سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی و آن هم به شکل کنترل شده انجام می شود.

یادداشت: بعضی مواقع برای اصلاح و برطرف کردن خطاهای کاربر به بازگشایی

بخش نیاز است.

الف.3-1. سازماندهی طرح طبقه‌بندی پرونده‌ها

الف.1-3-1. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، همه اسناد الکترونیکی وارد شده در هر مجموعه (سری) و کلاسور، به صورت یک جا و متمرکز به مجموعه (سری) و کلاسور دیگری می‌تواند منتقل شود.

یادداشت: در تغییرات عمده و حجیم سازمان‌ها، طرح طبقه‌بندی پرونده‌ها می‌تواند انعطاف نشان دهد. به این نوع تغییرات، بیش تر به منظور ادامه حیات سازمانی و جلوگیری از افت عملکرد و فعالیت‌های سازمان‌ها احساس نیاز می‌شود، والا در روند عادی، این تغییرات نباید صورت بگیرد.

الف. 2-3-1. اسناد الکترونیکی که در زیر یک کلاسور یا سری ثبت می‌شود

به زیر یک کلاسور یا سری دیگر قابل انتقال هستند.

یادداشت: این تغییرات و جا به‌جاییها، صرفا به منظور اصلاح خطاها و اشتباهات پرونده‌سازی (ثبت، طبقه‌بندی و نظایر آن ) مورد احتیاج است. در صورت جا به‌جایی و تغيير ملی اسناد، هر گونه تغییر در جا به‌جایی عناصر داخل سامانه، اعم از شناسه مرجع و اطلاعات توصيفي (عنوان و..) و فراداده‌های مربوط اعمال شده، باید با توضیحات کامل به اطلاع استفاده‌کنندگان نیز برسد.

الف.3-3-1. هر گونه تغییر و جا به‌جایی اسناد الکترونیکی بین سری‌ها و کلاسورها در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی به شکل کنترل شده در حیطه اختیارات مدیر اسناد الکترونیکی است.

الف.4-3-1. فعالیت‌های مرتبط با پرونده‌سازی مجدد اسناد الکترونیکی، باید

به ثبت برسد.

یادداشت: فعالیت‌های مربوط به اسناد و روند انجام این فعالیت‌ها حداقل باید به صورت روزانه در دفاتر و پرونده‌های کاری قید شود. اصولاً این اطلاعات در تابلوی فراداده‌ای هر سند باید ثبت گردد.

الف.5-3-1. مدیر اسناد الکترونیکی می تواند فعالیت‌های مربوط به پرونده‌سازی مجدد هر سند و اطلاعات مربوط به آن را، در دفاتر ثبت فعالیت‌های

روزانه و یا تابلوی فراداده‌ای هر سند قید کند.

الف. 6-3-1. از هرگونه تغییر و حذف جزئی و کلی در اسناد طبقه‌بندی شده در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید جلوگیری شود. ليكن امحاء یک سند الکترونیکی طبق شرایط ذیل ممکن خواهد بود.

الف.7-3-1. باز کردن و بستن کلاسورها و فعالیت‌های مربوط به آن توسط

مدیر صاحب اختیار اسناد الکترونیکی صورت می‌گیرد.

الف.8-3-1. مقررات مربوط به زمان باز کردن و بستن بخش‌ها و همچنین

ضوابط مربوط به ایجاد یک کلاسور جدید در زمان طراحی سامانه مشخص می‌شود.

در خصوص زمان بستن و باز کردن کلاسورها، مدیر اسناد الکترونیکی می‌تواند

طبق موارد ذیل عمل کند:

سند تا شش ماه دیگر شمسی).

یادداشت: بسته شدن کلاسورها، شروع زمان نگهداری اسناد مربوط به آن کلاسور را نشان می‌دهد که نباید آن را نادیده بگیریم.

الف.9-3-1. تاریخ و زمان بسته شدن کلاسورها و بخش‌های مختلف آن،

باید در پرونده فراداده مربوط آورده شود.

الف.10-3-1. کلاسورهای بسته‌ای که مدیر اسناد الکترونیکی برای بررسی، کنترل و نظارت گشوده است باید به محض خروج مدیر از سامانه بسته شوند. این کلاسورها به هیچ وجه نباید باز بمانند.

الف.11-3-1. برای استفاده بهتر و راحت‌تر از اسناد، می‌توان از ارجاعات استفاده کرد که این عملیات، اسنادی که به هم مرتبط هستند را به هم ارتباط داده و استفاده از آن را راحت‌تر کند.

الف.12-3-1. برای حفظ امنیت و تمامیت سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی

دقت به موارد زیر ضروری است.

الف.13-3-1. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید قابلیت ارتباط اسناد الکترونیکی را به بیش از یک پرونده داشته باشد و این عملیات علاوه از تکثیر اسناد، با اشارات و ارجاعات مختلف نیز می تواند انجام بگیرد.

الف.14-3-1. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید از یک استعداد و قابلیت گزارش‌گیری دینامیک و پویا از طرح‌های طبقه‌بندی اسناد الکترونیکی و طرح‌های وابسته به آن برخوردار باشد.سامانه باید بتواند گزارش‌های دوره‌ای و آماری را با توجه به معیارها و آنچه کاربران مشخص می‌کنند، ارائه نماید.

الف.2. طرحهای حفظ و نگهداری

الف.1-2. مقررات عمومی طرح‌های نگهداری

الف.1-1-2. طرح‌های نگهداری یکی از عناصر اساسی مدیریت اسناد است. این طرح‌ها، نگهداری هر کدام از اسناد وارد شده در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی

از نظر مدت زمان و اتمام مدت زمان نگهداری و عملیات بعد از اتمام مدت زمان نگهداری اسناد الکترونیکی را مشخص می‌کند.

الف. 2-1-2. عناصر داخل شده در طرح‌های نگهداری با عناصر طرح

طبقه‌بندی باید یکسان باشد. به عبارتی دیگر، هر عنصری که طبق طرح طبقه‌بندی پرونده‌ها وارد سامانه شده است، در طرح نگهداری نیز باید یک مدت زمان مشخص برای آن در نظر گرفته شود.

یادداشت: بعضی مواقع در طرح‌های طبقه‌بندی پرونده‌ها در سطوح سری‌ها، عناصری جای گرفته که در آن عموماً وضعیت سازمان تولید‌کننده اسناد الکترونیکی و قسمت‌های مختلف آن بیان شده است. از دید فنی، طرحهای نگهداری فقط شامل شکل فیزیکی و وجودی سریها، کلاسورها و پرونده ها (پوشه) و مدت ماندگاری آنها در سامانه و سطوح آنها می‌شود. این عناصر صرفاً برای توضیح سری‌ها وارد سامانه شده و نیازی به تعیین مدت زمان نگهداری مشخص ندارند.

الف.3-1-2. طرح نگهداری پرونده‌ها در مراحل تشکیل سامانه مدیریت

اسناد الکترونیکی باید تعریف و توصیف شود.

الف. 4-1-2.طرح‌های نگهداری پرونده‌ها در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی تمام گزارش‌های مربوط به مدت زمان نگهداری عناصر داخل سامانه و همچنین عناصر اتمام دوره نگهداری و زمان پالایش و حذف اسناد از سامانه را به صورت یکجا و متمرکز در خود جای می‌دهد.

الف.5-1-2. پاکسازی، امحاء و انتقال عناصری که مدت زمان نگهداری و

تاریخ مصرف آنها کامل شده است، به صورت خودکار انجام می‌گیرد.

الف. 6-1-2. امور مربوط به شناساندن، تغییرات و روز آمد سازی طرح‌های نگهداری در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید تحت کنترل و نظارت مدیر اسناد الکترونیکی باشد.

الف.7-1-2. طرح‌های نگهداری باید با همه عناصر داخل سامانه (سری‌ها، کلاسورها و پرونده‌ها در ارتباط باشد. لذا این عناصر و عناصر فرعی‌تر به صورت

عمودی و افقی با طرح‌های نگهداری پرونده‌ها در ارتباط هستند.

یادداشت: ارتباط عمودی عناصر فرعی، در سطوح سری‌ها، سری فرعی در سطوح کلاسورها، سری فرعی و یا بخش در سطوح پرونده‌ها، می‌تواند ترکیبی از اینها باشد. در ارتباط افقی می تواند در سطوح کلاسور / پرونده، بخش و در سطوح اسناد ترکیبات سند باشد.

الف.8-1-2. عناصر داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید حداقل با

یک یا بیش از یک طرح نگهداری مرتبط باشد. هر عنصر داخل سامانه از معیارهای نگهداری (الف. 3. 2) می‌تواند تبعیت کرده و با هر کدام از عناصر، ارتباط جداگانه داشته باشد.

الف. 9-1-2. طرح‌های نگهداری، شناسه‌های مربوط به هر یک از عناصر وارد شده به سامانه و اطلاعات توصیفی آن، مدت نگهداری، عملیات مربوط به پاکسازی و ضروریات آن، مستلزم وجود مقررات مستحکم و پایدار است.

یادداشت: توصیفات و شناسه‌های مربوط به هر یک از عناصر در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، در صورتی که شرایط ایجاب کند، با توصیفات طرح‌های طبقه‌بندی یکسان است.

الف.10-1-2. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، طرح و روش نگهداری مربوط به هر یک از عناصر شناخته شده در سامانه باید به طور خودکار پی گیری و کنترل شود. کار پاکسازی عناصری که مدت نگهداری آن پر شده، توسط مدیر اسناد الکترونیکی انجام می‌گیرد.

الف.11-1-2. در صورت هر گونه تغییرات در کلاسورهای مربوط به اسناد الکترونیکی و یا مجموعه‌ها (سری‌ها)، و جایگزین شدن کلاسورها و سری‌های

جدید، طرح و روش نگهداری اینها و مدت زمان نگهداری اینها، موضوعاتی است که توسط مدیر اسناد الکترونیکی تذکر داده شده و تغییرات همیشه به طور خودکار انجام می‌گیرد.

الف.2-2. سلسله مراتب سند

الف.1-2-2. اسناد الکترونیکی و سازمان‌ها و تشکیلات و قسمت‌های تولید‌کننده این اسناد الکترونیکی در مدیریت اسناد الکترونیکی باید به شکل نظام‌مند و سلسله مراتبی فرض و مطرح شود. سلسله مراتب اسناد الکترونیکی در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، از بالاترین مرتبه باید به شکل زیر باشد:

یادداشت: این مرتبه می‌تواند از قسمت‌های وابسته به سلسله مراتب سازمان تشکیل شود.

مشابه و مشترک قسمت‌های مختلف سازمان با یکدیگر حاصل می‌شود.یادداشت: با توجه به مدت، شکل و محتوای فعالیت‌ها، سری‌های فرعی می‌تواند ایجاد شود.

جمع‌آوری می شود.

یادداشت: کلاسورها را می‌توان با توجه به حجم اسناد وارده و تاریخ گشایش و بسته شدنشان به کلاسورهای فرعی تر نیز تقسیم کرد. (نگاه کنید به: الف.

1٫3٫8.)

پرونده نیز گفته می‌شود.

الف.3-2، اصول و معیارهای نگهداری

الف.1-3-2. اصول و معیارهای نگهداری اسناد الکترونیکی با انواع دیگر اسناد همسان و عبارت است از:

اداری نگهداری می‌شود. برای این کار محدودیت زمانی مشخص وجود ندارد. چون ارزش یک سند اداری، به فعالیت‌های جاری مربوط به آن سند بستگی دارد.

باید تا اتمام مدت زمان قانونی نگهداری شود.

الف.2-3-2. مدیر استاد الکترونیکی می‌تواند اسناد وارد شده در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی را در یک یا چند گروه از این معیارها تعیین کند و جای دهد.

الف.4-2. مدت زمان نگهداری

الف.1-4-2. مدت زمان نگهداری عناصر جای گرفته در طرح‌های نگهداری متغیر است و می توان آنها را از یک ماه تا یکصد سال تعیین کرد. سامانه با در نظر گرفتن زمان شروع و مدت زمان نگهداری عناصر، تاریخی را برای پالایش و پاکسازی اسناد از سامانه در نظر می‌گیرد. تاریخ شروع و مدت نگهداری اسناد می‌تواند بر اساس موارد زیر تعیین شود:

یادداشت: معیارها و نکات تعیین کننده می‌تواند بیش تر از این باشد. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید در تعیین این معیارها انعطاف پذیری نشان دهد.

الف.5-2. پالایش و امور مربوط

الف.1-5-2. کار پالایش و پاکسازی هر یک از عناصر سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی به شکل زیر است:

نشان می‌دهد.

کننده اسناد بوده و انتقال این اسناد به سازمان دیگر را نشان می‌دهد.

یادداشت: گزینه "نگهداری دراز مدت" در مورد سازمان‌هایی که تولید کننده اسناد الکترونیکی بوده و همیشه این اسناد را نگهداری می‌کنند، به قوت خود باقی است. بنابراین همه اسناد الکترونیکی که از طریق انتقال به آرشیوهای دولتی منتقل شده و تحت نظر این آرشیوها قرار می‌گیرد در اینجا نیز باید به صورت دراز مدت نگهداری شود. الف.2-5-2. در تعریف و شناساندن پالایش و پاکسازی عناصر داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی صرفاً تعیین یک نمونه کافی است.

الف.6-2. حل و فصل اختلال و نارسایی‌ها در طرح نگهداری

الف.1-6-2. امکان اختلال و نارسایی در مدت زمان نگهداری و روش‌ها و معیارهای نگهداری در سامانه‌هایی که با بیش از یک طرح نگهداری عناصر به هم مرتبط می‌شود وجود دارد. در این صورت طرحی که بیش‌ترین مدت زمان نگهداری را در نظر گرفته، معیار مدت زمان نگهداری قرار می‌گیرد. معیار پاکسازی اسناد، بر اساس آنچه قبلا در خصوص پاکسازی و پالایش مشخص گردیده، است.

الف.2-6-2. مدیر اسناد الکترونیکی در طول مدتی که اسناد در سامانه است، می‌تواند معیارهای نگهداری، مدت زمان نگهداری، و پالایش اسناد در هر سری، کلاسور و... را بر اساس روال معمول و تعیین شده اسناد تغییر دهد.

الف.3-6-2. هرگونه تغییرات در طرح‌های نگهداری، مدت زمان تعیین شده اسناد الکترونیکی و تغییرات در روش‌های پالایش و پاکسازی، باید در پرونده فعالیت‌های روزانه یا در تابلوی فرادادهای مربوط ثبت شود.

الف- 3. عملیات ثبت و ضبط اسناد الکترونیکی

الف-1-3. مقررات عمومی

الف.1-1-3. وارد کردن اسناد الکترونیکی در داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی را عملیات ثبت می‌نامند. این عملیات، شامل ثبت فراداده‌های مربوط به اسناد الکترونیکی است که از طرف مدیر اسناد الکترونیکی، کاربران و بعضا از طرف سامانه رایانه تولید، و در تابلوی فراداده ثبت می‌شود.

یادداشت: برای شناخت و تعریف فراداده از «بخش فراداده» استفاده کنید.

الف -2-1-3. همه مدارک و اسنادی که از منابع مختلف و در شکل‌ها و فرم‌های متفاوت. جمع‌آوری می‌شود باید در سامانه‌ای که انعطاف‌پذیر بوده و این نوع تفاوت‌ها را می‌پذیرد، ثبت شود.

یادداشت: اسناد الکترونیکی در راستای به جای آوردن فعالیت‌های یک سازمان

تولید و یا دریافت می‌شود. در کنار اسناد تولید شده در داخل سازمان، اسناد وارد شده از منابع دیگر نیز مورد توجه است. این اسناد می‌تواند توسط سازمان‌ها و افراد مختلف در شکل‌ها و قالب‌های متفاوت تولید شود. اسناد، هم می‌تواند به صورت مدارک تکی بوده و هم می‌تواند به صورت مدارک گروهی باشد. این اسناد را می‌توان از طریق شبکه‌های محلی و شبکه‌های بین‌المللی، پست الکترونیکی و یا دورنگار و یا وسایل الکترونیکی دیگر تولید و یا با مدیریت رقمی وارد حوزه الکترونیک کرد.

الف.3-1-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی در ارتباط با ثبت اسناد

الکترونیکی در سامانه باید دارای مشخصه‌های زیر باشد:

ثبت و سازماندهی کند.

یک یا بیش از یک کلاسور ارتباط دهد.

الف.4-1-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی در زمینه اسناد تولید شده و

استفاده از آن باید موارد زیر را در نظر بگیرد:

اطلاعات فراداده‌ای چون نام پرونده، تاریخ تولید و تولید کننده.

سامانه بتواند اطلاعات نام و مختصات برنامه‌های اجرایی مربوط به تولید اسناد الکترونیکی را به حوزه کاری خود انتقال دهد.

یادداشت: برای اطلاعات بیشتر در خصوص کیفیت و توصیف اسناد الکترونیکی به بخش «معیارهای اسناد» نگاه کنید.

الف.5-1-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، اسناد الکترونیکی و فراداده‌های مرتبط با این اسناد را در یک مجموعه حفظ کرده و اجازه قطع ارتباط فراداده‌ها با اسناد را نمی‌دهد.

الف.6-1-3. هرگونه عملیات مربوط به تغییر در فراداده‌های اسناد الکترونیکی باید از طرف مدیر اسناد الکترونیکی صاحب اختیار صورت بگیرد. هر گونه تغییر در فراداده‌های مربوط به اسناد باید ثبت شود.

الف.7-1-3. هر سندی قبل از تکثیر فیزیکی و روگرفت از آن باید با بیش از

یک کلاسور ارتباط داده شود.

الف.8-1-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی حداقل باید قابلیت دریافت فراداده‌های مربوط به پیام های مدارک اداری، پست‌های الکترونیکی (با ضمیمه و بدون ضمیمه) و دورنگار را به صورت خودکار دارا باشد.

الف. 9-1-3. تاریخ و زمان عملیات مربوط به ثبت اسناد الکترونیکی در

سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید در پرونده فراداده قید گردد.

الف. 10-1-3. برای هر سند ثبت شده در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید یک فراداده تصویری و قابل دیدن وجود داشته باشد و یا به عبارتی گزینه‌ای برای انتخاب و دیدن تصویر و عکس سند موجود باشد. اطلاعات فراداده‌ای مربوط به یک سند الکترونیکی که به طور خودکار از طرف سامانه دریافت نشده باشد باید از طرف کاربر و یا مدیر اسناد الکترونیکی و یا مدیر سامانه، قابل تکمیل شدن باشد.

الف.11-1-3. فراداده‌های مربوط به اسناد الکترونیکی را می توان همزمان با

ثبت اسناد و یا بعد از آن وارد سامانه کرد.

الف.12 -1-3. اگر هر کدام از مدارک بیش از یک شکل و توصيف داشته

باشد، در این وضعیت، سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی می‌تواند:

تمام شکل‌ها و توصیفات سند را تحت یک سند ثبت کند.

فقط یک شکل و توصیف را به عنوان سند و یا هر کدام از شکل‌ها و توصیفات را به عنوان یک سند ثبت کند.

یادداشت: در مواقعی که شکل‌ها و توصیفات اسناد از طرف تولیدکنندگان متفاوت تولید شود، ممکن است در فراداده‌های مربوط به یک مدرک نیز تفاوت های جدی ایجاد کند. در این وضعیت مدارک این چنینی، یک مدرک جدا تلقی می‌شود.

الف.13 -1-3. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، برای ارتباط و دسترسی به طرح طبقه‌بندی پرونده‌های اسناد الکترونیکی، کاربر باید راهنمایی و توجیه شده باشد. در این راستا سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی:

و انتخاب مجدد از آن فهرست را فراهم کند.

پرونده تهیه کرده و به پرونده فراداده‌های مربوط انتقال دهد.

الف.14-1-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، باید اسناد الکترونیکی را به منظور وارد کردن در سامانه به کاربران دیگر و یا مدیر اسناد الکترونیکی ارسال نماید.

الف.15-1-3. اسناد الکترونیکی چند پارچه یا مرکب، یعنی اسنادی که بیش

از یک جزء دارند:

یادداشت: صفحات وب و مدارک گرافیکی جای گرفته در داخل این مدارک مثال واضحی برای این نوع اسناد است.

الف.16-1-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی تا جایی که ممکن است باید

اطلاعات فراداده‌ای مربوط به اسناد الکترونیکی را به طور خودکار دریافت کند.

یادداشت: اینجا هدف از اطلاعات دریافتی در پرونده فراداده‌ها، تأمین درستی و نظم و ترتیب این اطلاعات است. بنابراین ورود خودکار داده‌ها و اطلاعات فراداده‌ای،- از آنجا که روشی راحت و در عین حال پر ثمر و نتیجه بخش است - ترجیح داده می‌شود ولی مقدار داده‌های دریافتی خودکار مرتبط با اسناد الکترونیکی یکسان نبوده و به نسبت برنامه اجرایی تغییر می‌کند.

سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی امکان تهیه شابلون های فراداده‌ای، عملیات‌های اداری و برنامه‌ریزهایی مثل پست های الکترونیکی که به صورت گسترده استفاده می‌گردند را فراهم می‌آورد و یا این امکان را فراهم می‌آورد که آنها را در ساختار خود جای دهد.

الف.17-1-3. سامانه باید بتواند برای جلوگیری از تکرار اسناد الکترونیکی

ثبت شده در سامانه، پیام‌های اخطار دهنده ارائه دهد.

الف.18-1-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید بتواند، مدارک تولید شده در حوزه الکترونیک را به صورت جامع به شکل سند در آورده و ورود به سامانه را برای آن امکان‌پذیر سازد.

صرفاً در خصوص مدارک ضروری و بایسته ای که باید به سامانه منتقل شوند،

این فعالیت روتین شده انجام می‌گیرد. انتقال یک جا و متمرکز همه عواملی که در پایان یک روز کاری جمع شده است به سامانه، استفاده از آن را تسهیل می‌دهد.

الف.19-1-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی ضمن به‌جای آوردن انتقال

گروهی:

را برای کاربر امکان تغییر در این روند را نیز امکان‌پذیر سازد.

الف.20-1-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید برای روندهای کاری گروهی، نوبت‌کاری و ترتیب‌کاری تشکیل دهد. ترتیب کاری، برای مدارکی که به شکل سند در آمده و پس از عملیات‌های مختلف برای انتقال و ارسال به درون سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی در نظر گرفته شده‌اند، می‌باشد این مدارک قبل از ورود به سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید از طرف مدیر اسناد الکترونیکی کنترل و بررسی شده باشد. بدین ترتیب مدیر اسناد الکترونیکی شناخت مقدماتی از مدارکی که باید وارد سامانه شود پیدا می‌کند.

الف.3٫2. تبدیل مدارک به اسناد و ارتباط آنها

الف.1-2-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید مدارک الکترونیکی که توسط سازمان تولید و یا در راستای فعالیت‌های سازمانی از سازمان‌ها و یا اشخاص دیگر دریافت می‌شود را به عنوان "اسناد رسمی سازمانی" بشناسد. این امر باید از طرف پرسنل صلاحیت‌دار و دست اندر کار (کاربر و یا مدیر) انجام شود و فراداده‌های مربوط به آن، به ثبت برسد.

الف. 2-2-3. مدارک اشاره شده به عنوان استاد الکترونیکی باید در چارچوب طرح طبقه‌بندی پرونده‌ها و مقررات مشخص شده، در حد ممکن باید با یک کلاسور ارتباط داده شود.

الف.3-2-3. در مدارکی که به عنوان اسناد الکترونیکی شناخته شده‌اند نباید

اجازه هر گونه تغییر توسط کاربران و یا مدیران داده شود.

الف.4-2-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، به استثنای موارد زیر نباید اجازه امحای مدارک شناخته شده به عنوان اسناد الکترونیکی را دهد.

اسناد الکترونیکی را فقط بعد از تکمیل شدن مدت زمان نگهداری (طبق طرح‌های نگهداری می توان امحاء کرد. در صورتی که اسناد الکترونیکی اشتباهی سازماندهی شده باشد، می توان آنها را از سامانه خارج کرد، ولی فراداده‌های مربوط به این عملیات باید به ثبت برسد.

الف.5-2-3. در صورت نیاز، کاربر و یا مدیر سامانه می‌تواند نام و موضوعات اسناد الکترونیکی وارد شده در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی را تغییر دهد.

یادداشت: این عملیات خصوصاً در نام‌های پرونده‌ها و سلسله موضوعات پیام‌های دریافتی از پست‌های الکترونیکی که بعضاً بیانگر موضوع اصلی و محتوای پیام نیست، بسیار حائز اهمیت است. ولی باید حد و مرزی بین این عملیات و نام پرونده‌ها و سلسله موضوعات قائل شده و از هر گونه دخالت در محتوای داخلی مدارک الکترونیکی جلوگیری شود.

الف. 6-2-3. اطلاعاتی چون ساعت و تاریخ ارسال و دریافت و ارسال کننده و دریافت کننده مدارک الکترونیکی باید به طور خودکار و معمول دریافت شود و اجازه هیچ گونه دخل و تصرف در این موارد داده نشود.

یادداشت: امنیت این داده‌ها با امضای الکترونیکی میسر می‌شود.

الف.7-2-3. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، اعمال هر گونه محدودیت در ارتباط اسناد الکترونیکی با یک کلاسور در یک زمان و زمان‌های دیگر مجاز نیست.

الف.8-2-3. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، اسناد الکترونیکی جای گرفته در سامانه در صورت نیاز می‌توانند با بیش از یک کلاسور در ارتباط باشند.

یادداشت: اسنادی که با بیش از یک کلاسور در ارتباط هستند نباید تکثیر شوند و باید فقط از طریق ارجاعات مناسب این عملیات صورت بگیرد.

الف.9-2-3. در عملیات ارتباط دهی بین کلاسورها، ارجاعات باید همیشه،

پیدا شدن واقعی‌ترین و صحیح‌ترین سند را امکان‌پذیر سازد، در صورت تغییر محل سند، ارجاعات ارتباطی باید به صورت خودکار عمل کرده و به روز شوند.

الف.10-2-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، در راستای عملیات ارتباط دهی (ارجاعات)، برای راهنمایی کاربران و مدیران باید بعضی ویژگی‌های زیر را دارا باشد:

. .3-3. انواع اسناد

الف.1-3-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، باید توان جمع‌آوری و سازماندهی اسناد الکترونیکی گرد آمده از منابع مختلف و یا تولید شده در اثنای برنامه‌های اجرایی گوناگون در سامانه را دارا باشد.

سازمان‌ها می‌توانند نسبت به فعالیت‌ها و عملکردهایشان، در حوزه‌های مختلف، اسناد الکترونیکی تولید کنند. ویژگی ساختاری این اسناد، قالب‌ها و شکل‌های مختلف آن در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی می‌تواند اجرای یک برنامه استاندارد را تا حدودی با مشکل مواجه کرده و بعضا غیر فعال کند. به این

دلیل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید از یک ویژگی ساختاری و فنی برتر در ورود اطلاعات انواع اسناد الکترونیکی برخوردار باشد.

درضمن، سامانه باید در مواجهه با پرونده‌ها با ساختاری جدید، قالب‌ها و شکل‌های پیشرفته و توسعه یافته و اسناد الکترونیکی جدید از توان کافی برخوردار باشد تا بتواند ساختارهای جدید و روزآمد را پشتیبانی کند.

بنابراین سازمان‌ها، بعضی مواقع در کنار اسناد تولید شده و به دست آمده از فعالیت‌ها و عملکردهای خویش، اسناد رسیده و دریافتی از دیگر سازمان‌ها و اشخاص حقیقی را نیز وارد سامانه می‌کنند. این اسناد ممکن است در قالب‌ها و شکل‌های متفاوت از شکل و فرم اسناد الکترونیکی تولید شده در سازمان باشد و با سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی سازمان همخوانی و سازگاری نداشته باشد. لذا سامانه برای تجمیع و سازماندهی اسناد الکترونیکی دریافتی از خارج سازمان باید دارای زیر ساخت‌های تکنیکی و فنی لازم باشد.

الف.2-3-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید به طور اتوماتیک ضمن به‌روز رسانی خود در ورود اسناد الکترونیکی به داخل سامانه، باید به طرز استفاده و کاربرد این اسناد نیز دقت کافی داشته باشد. باید امکان تغییر کردن و یا تغییر دادن محتوای آن گروه از مدارک الکترونیکی که ویژگی اسناد الکترونیکی را به خود گرفته‌اند پیش بینی کرد.

در به روز رسانی خودکار بعضی از اطلاعات مدارک می‌توانیم با شکل‌های مختلف روبه‌رو شویم. یکی از مشخص ترین این تفاوت‌ها در حوزه تاریخ قید شده در روی مدارک است.

اطلاعات تاریخی در بعضی از مدارک به عنوان شناسه وارد می‌شود و هر بار که

مدرک باز می‌شود، این تاریخ بر اساس تاریخ سامانه رایانه روز‌آمد می‌شود.

در متمرکز کردن جزئیات برنامه‌های اجرایی که موجب تولید مدارک ترکیبی می‌شود، این وضع به چشم می‌خورد. به عبارتی دیگر وقتی تابلو یا تصویر در داخل یکی از پرونده‌های کاری مرکب با توجه به سیاست‌های تولیدی و اجرایی

تغییر کند، اطلاعات موجود در روی مدرک ترکیبی نیز به طور خودکار تغییر کرده و به روز می شود.

باید امکان تغییر در بعضی از اطلاعات موجود در مدارک، با توجه به انواع برنامه‌های تحلیلی به دست آمده و تعریف شده از طرف کاربر وجود داشته باشد. در چارچوب فناوری‌های موجود و در راستای تبدیل مدارک الکترونیکی به اسناد الکترونیکی و کاربرد آن، بعضی از دلایلی که موجب تغییر در محتوای مدارک می‌شود اینها است:

الف.3٫3٫3. اسناد الکترونیکی معمولا در دو طبقه و گروه ارزش گذاری می‌شود:

می‌شوند. مدارک تولید شده در برنامه‌های اداری، پست‌های الکترونیکی، متون، عکس و صدا را می‌توان به عنوان نمونه ذکر کرد.

-مدارک مرکب و ترکیبی: مدارکی که با بیش از یک برنامه اجرایی تولید شده و به شکل یک مدرک و سند واحد عرضه می‌شود. به عنوان مثال می‌توان از اسناد و مدارکی که توسط صفحات وب و پست‌های الکترونیکی - که دارای ضمائم و پیوست هستند - و طرح‌های گرافیکی و آنچه توسط انتشارات رومیزی تولید می‌شوند، نام برد.

یادداشت: سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید امکان پشتیبانی از قالب‌های پرونده‌های موجود را داشته باشد. همچنین باید برای پشتیبانی این سامانه از

قالب‌های جدید در آینده برنامه ریزی کرده و امکان توسعه آن در نظر گرفته شود.

الف. 4-3-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید بتواند ضمن تجميع اسناد مرکب در سامانه، امکان ثبت قسمت‌های مختلف آن به صورت تک تک را نیز در سامانه دارا باشد.

الف.4-3. دریافت و به‌کار گیری پست‌های الکترونیکی در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی

الف.1-4-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی پست‌های الکترونیکی را به دو روش متفاوت به کار می‌گیرد. مدیر اسناد الکترونیکی یکی از دو روش زیر را که برای سازمان خود مناسب می‌بیند در مرحله تشکیل سامانه انتخاب می‌کند. این روش‌ها:

ورود به سامانه برای آنها صادر می‌شود.

یادداشت: نباید از نظر دور داشت احتمال گم شدن و از بین رفتن بعضی پست‌های الکترونیکی در انتخاب روش اول وجود دارد.

الف.2-4-3. ضمن انتقال اطلاعات پست‌های الکترونیکی به سامانه، به جای شناسه‌ها و اختصارات موجود در پست‌های الکترونیکی باید از مفاهیمی استفاده شود که مشخص کند این پست الکترونیکی دریافتی و ارسالی مربوط به چه شخصی و یا سازمانی است مثلا در ایمیل zc123sa@tehran.edu.ir، شناسه‌ها و اختصارات متعلق به چه کسی (حقیقی / حقوقی) می‌باشد؟

الف.5-3. انتقال، تکثیر و حذف

الف.1-5-3. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید امکان ارتباط بین کلاسورهای مرتبط با اسناد الکترونیکی و کلاسورهای دیگر وجود داشته باشد. اما در حین انجام عمليات باید به حفظ محتویات اسناد و اطلاعات فراداده‌ای آن توجه کامل شود.

الف. 2-5-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید بتواند ضمن تکثیر اسناد الکترونیکی و ایجاد یک سند جدید از آن، استفاده متفاوت از آن را امکان‌پذیر سازد. ولی در حین انجام عملیات باید به حفظ محتویات اسناد و اطلاعات فراداده‌ای آن نیز توجه کامل شود.

الف. 3-5-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، باید بتواند ضمن تکثیر تمام یا قسمتی از اسناد موجود، بین اسناد جدید شکل گرفته نیز ارتباط برقرار کند. تمام اسنادی که از یک منبع واحد تولید می‌گردد باید همزمان به کاربر نشان داده شود.

الف. 4-5-3. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی با تکثیر یک سند الکترونیکی موجود، همزمان اطلاعات فراداده‌ای آن نیز باید تکثیر و کپی برداری شده، و به کاربر امکان تغییر در روی دادهها داده شده باشد.

الف. 5-5-3. همه حقوق دسترسی و دیگر مختصات محرمانگی در اسناد الکترونیکی، در اسناد الکترونیکی تکثیر و کپی شده نیز، معتبر و پا برجاست و به عنوان یک تکنیک، هر کاربری می‌تواند از سندی کپی برداری و آن را تکثیر کند که حق دسترسی به آن سند را داشته باشد. با حذف یا خارج کردن قسمت‌های سری و محرمانه یک سند، می‌توان سندی جدید و غیر محرمانه تولید کرد. به این دلیل اطلاعات فراداده‌ای مرتبط با حق دسترسی کاربر به اسناد تکثیر شده نیز به اجبار باید تغییر کند. ممکن است در این خصوص بعضی مسائل و مشکلات امنیتی نیز به وجود آید. در اینجا لازم است به کاربران اخطارها و آموزش‌های لازم در خصوص کپی برداری از این گونه اسناد داده شود. ثبت همه این عملیات ها در قسمت فراداده پرونده های اجرایی ضروری است.

الف. 6-3. دادن شناسه‌ها و شماره‌های مرجع (دادن نشانه بازیابی)

الف. 1-6-3. برای هر یک از عناصر جای گرفته در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید یک شناسه ناهمگون داده شود.

تمام شناسه‌های مرجع (نشانه بازیابی) در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید ناهمگون باشد و جدای از این، داخل سلسله مراتب هر کلاسور، پرونده و نظایر آن نیز شناسه ها می تواند ناهمگون باشد. یادداشت: برای شناخت عناصر داخل سامانه و سلسله مراتب آن به بند الف. 2.1. 2. مراجعه شود.

الف. 2-6-3. شناسه‌های مرجع در پرونده فراداده‌های مربوط به هر یک از

عناصر نیز درج می‌شود.

الف. 3-6-3. قالب شناسه‌های مرجع از طرف مدیر اسناد الکترونیکی مشخص می‌شود و این قالب در زمان تشکیل سامانه باید تعریف شود

یادداشت: شناسه‌های مرجع می‌تواند عددی (شمارشی)، الفبایی و یا ترکیبی از حرف و عدد باشد.

الف. 4-6-3. برای اینکه شناسه‌های مرجع ناهمگون بوده، تکراری و شبیه

به هم نباشند:

طرف سامانه کنترل و تایید می‌شود. شناسه ارائه شده از طرف کاربر می‌تواند به عنوان یک کلید واژه در قسمت فراداده‌های هر عنصر در پرونده درج شده و علاوه بر این از طرف سامانه یک شناسه مرجع ناهمگون و غیر تکراری به آن عنصر داده شود.

الف. 4. ویژگی‌های کاربردی سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی

الف. 1-4. کاربرد و استفاده: شرایط عمومی

الف. 1-1-4. باید امکاناتی برای جست‌و جو، نمایش و چاپ و... از عناصر جای گرفته در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی وجود داشته باشد.

الف. 2-1-4. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، می تواند فعالیت‌های مشخص شده در الف 1-1-4. را با در نظر گرفتن امنیت و حفظ اطلاعات با شبکه‌های محلی، منطقه‌ای، ملی و بین‌المللی از طریق اینترنت نیز به انجام برساند.

الف.3-1-4. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، فعالیت‌های تعریف شده در الف 1-1-4. را با یک جست‌و جوگر گرافیکی به کاربر عرضه می‌کند. این جست‌و جو گر ضمن بررسی فهرست سری‌ها و کلاسورها، دسترسی به اسناد و مدارک را با کلید واژه‌ها و شناسه‌ها نیز امکان‌پذیر می‌سازد. (نیز نگاه کنید به ب.1٫6٫2).

الف. 2-4. جست و جو

الف. 1-2-4. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، جست و جو از طریق اطلاعات فراداده‌ای مرتبط با عناصر جای گرفته در سامانه صورت می‌گیرد. در کنار فراداده‌های تعریف شده از طرف مدیر اسناد الکترونیکی در بحث جست‌و جوی اطلاعات فراداده‌ای ارائه شده از طرف کاربر نیز می‌تواند وارد سامانه شود.

الف. 2-2-4. اگر در تشکیل اطلاعات فراداده‌ای عناصر داخل سامانه از اصطلاحات و واژه‌های کنترل شده استفاده گردد، عملیات جست‌و جو نیز با

واژه‌های کنترل شده انجام می‌شود.

الف. 3-2-4. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید امکان جست و جوی تمام متن⁽¹⁾وجود داشته باشد.

الف. 4-2-4. جست و جوگر باید اطلاعات فراداده‌ای و اطلاعات محتوای

اسناد را یکجا و به صورت هم زمان جست و جو کرده و نشان دهد.

الف. 5-2-4. کاربران باید بتوانند در راستای عملیات جست و جو، هر کدام از اطلاعات فراداده‌ای مربوط به یک عنصر و یا هر کدام از محتوای مربوط به اسناد

را به عنوان منبع ذکر کنند. در این وضعیت عملیات جست و جو از طریق کلید واژه‌های داخل پرونده‌ای که به عنوان مأخذ قرار گرفته، انجام می‌گیرد.

الف. 6-2-4. عملیات جست و جو با بیش از یک مفهوم، قابل انجام بوده و

این مفاهیم ممکن است از منابع مختلف به دست آمده باشد.

الف. 7-2-4. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، احتمال استفاده انبوه وجود دارد که سامانه باید معیارهای جست و جوی خود را به شکل استاندارد عرضه نماید.

الف. 8-2-4. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید جست و جوهای انجام گرفته کاربران را ثبت و برای استفاده مجدد از آن در آینده برنامه‌ریزی داشته باشد.

الف. 9-2-4. عملیات جست و جو در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی:

and و not) و علائم منطقی این چنینی را داشته باشد.

الف. 10-2-4. سامانه باید نتایج جست و جو را به صورت یک سیاهه و فهرست به کاربر عرضه کند و در صورت منفی بودن نتیجه جست و جو، به کاربر اخطار دهد.

الف. 11-2-4. اگر هنگام جست و جو دسترسی به کلاسور یا سری مرتبط با سند الکترونیکی مورد کاوش ممکن نبوده و یا بسته باشد، سامانه بدون نیاز به جست و جوی مجدد باید امکان دسترسی به کلاسور یا سری بعدی را ممکن سازد.

الف. 12-2-4. نتایج به دست آمده از جست و جوی اسناد در کلاسورهای مختلف، باید در کلاسوری دیگر که کاربر تعیین کرده ریخته شود. این عملیات با انجام روش‌هایی مثل تکثیر به شکل نگهداری لینک‌ها هم می تواند صورت بگیرد.

الف. 13-2-4. نتایج جست و جو از مدارک فهرست شده، با در نظر گرفتن

حق دسترسی کاربر به این اسناد می تواند ممیزی و فیلتر شود.

الف. 14-2-4. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی جدای از کارکردهای موتور جست و جوی خود سامانه، پشتیبانی از موتورهای جست و جوی دیگر می تواند به عنوان یک ویژگی مثبت ارزیابی شود.

الف. 4٫3. مشاهده نتایج جست و جو

الف. 1-3-4. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید دسترسی به کلاسورهای فهرست شده در نتیجه جست و جو و نیز دسترسی درست به محتوای اسناد الکترونیکی را میسر سازد. ضمنا کاربران برای دیدن نتایج جست و جو نباید به عملیات دیگری نیاز داشته باشند.

الف. 2-3-4. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، باید ضمن حفظ ویژگی‌های تصویری و بصری، اسناد الکترونیکی جای گرفته در سامانه را که با کیفیت اصلی و توسط برنامه‌های اجرایی تولید شده به نمایش بگذارد.

الف. 3-3-4. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، اسناد الکترونیکی که از

چندین جزء و قسمت تشکیل شده است فقط به شکلی واحد نشان داده می‌شود.

یادداشت: بویژه پرونده‌هایی که در زمینه‌های مختلف و به صورت پراکنده هستند باید به شکل یک پرونده واحد به کاربر عرضه شود.

الف. 4-3-4. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، در هنگام مشاهده اسناد الکترونیکی نباید به برنامه اجرایی که اسناد الکترونیکی در آن تولید شده نیاز باشد. این ویژگی به دو شکل زیر محقق می‌شود:

می‌شود به یک قالب استاندارد تبدیل شود.

الف. 5-3-4. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید بتواند همزمان اسناد الکترونیکی را به بیش از یک نفر ارائه دهد یا به عبارتی دیگر چندین نفر بتوانند به طور همزمان از یک سند بهره برداری کنند.

الف. 6-3-4. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی کاربر باید بتواند همزمان با

اسناد الکترونیکی، اطلاعات فراداده‌ای آن را نیز مشاهده نماید.

الف. 4-4. چاپ الف⁽¹⁾

1-4-4. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، ضمن حفظ مشخصات و ویژگی‌های اصلی اسناد الکترونیکی، در چاپ آن، نباید به عملیات دیگری نیاز باشد.

یادداشت: در هنگام چاپ اسنادی که حاوی امضای الکترونیکی هستند، باید تکنیکی باشد که امضادار بودن سند را نشان دهد.

الف. 2-4-4. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، در صورت درخواست، باید امکان چاپ اطلاعات فراداده‌ای مربوط به هر کدام از اسناد الکترونیکی، کلاسورها و عناصر دیگر وجود داشته باشد.

الف. 3-4-4. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی برای اسنادی که امکان چاپ

آن ممکن نیست باید یک خروجی مناسب (دیداری و شنیداری) در نظر بگیرد.

الف. 5-4. گزارش‌گیری

الف. 1-5-4. سامانه باید امکان ارائه گزارش‌های آماری به مدیر سامانه، مدیران و کاربران صاحب اختیار و هیئت مدیره و کاربران ذی صلاح را داشته باشد.

الف.2-5-4. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید بتواند تمام یا قسمتی از

عناصر طرح طبقه‌بندی پرونده‌ها را به صورت فهرست گزارش دهد.

الف.3-5-4. گزارش‌های تولید شده توسط سامانه باید با اکران (صفحه

نمایشگر) و چاپگر سازگاری داشته باشد.

الف. 4-5-4. در ارتباط با فعالیت‌های کاربردی، گزارش‌های زیر در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی می تواند تولید شود:

الف. 5-5-4. نوع اسناد، روش اجرا، تولید، طبقه امنیتی، وضعیت، حجم پرونده و مواردی از این قبیل می‌تواند از معیارهای آمارگیری و گزارش‌گیری از اسناد الکترونیکی ثبت شده در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باشد.

الف. 6-5-4. سامانه باید بتواند فهرست طرح‌های نگهداری، انتقال و امحاء و آمارهای مربوط به اینها را به صورت گزارش ارائه دهد.

الف. 5. امنیت و کنترل دسترسی به اسناد

الف. 51. ورود به سامانه الف.

1-1-5. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی برای کنترل ورود کاربران و استناد کنندگان به سامانه باید دارای مکانیزم مناسبی باشد. از سادبهترین حالت‌های این مکانیسم، ارائه رمز عبور و نام کاربر برای کاربران در سامانه است.

در سامانه باید برای کسانی که به آنها رمز عبور و نام کاربری داده می‌شود پروفایلی از اطلاعات که میزان دسترسی و حق دسترسی به اسناد الکترونیکی را برای کاربر نشان می‌دهد وجود داشته باشد. ضمنا جایگاه و اهمیت کاربر در داخل

سامانه و همینطور گروه و دسته‌ای که کاربر به آن متعلق است، نیز در داخل این پروفایل ذکر می‌شود.

الف. 2-1-5. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی

باید: - کاربران جدید را در سامانه ثبت‌نام کند.

غیر فعال کند.

یادداشت: تصمیم گیری تمام عملیات مرتبط با کاربران فقط از طرف مدیران

صاحب نظر سامانه می‌باشد.

الف. 52. حق دسترسی به اسناد الکترونیکی

الف. 1-2-5. حق دسترسی کاربران در استفاده از سری‌ها، کلاسورها و اسناد الکترونیکی از طرف مدیران سامانه مشخص می گردد.

الف. 2-2-5. اموری چون تعریف حقوق دسترسی، اعطای حق دسترسی و پس گرفتن آن و تغییرات احتمالی بر عهده و اختیار مدیران صاحب نظر است.

الف. 3-2-5. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی حق دسترسی فقط در مورد اشخاصی صدق می‌کند که خودشان شخصا از سامانه استفاده کنند و حق دسترسی صرفا در محدوده به کارگیری سری‌ها، کلاسور و اسناد الکترونیکی مشخص شده است.

الف. 4-2-5. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، در خصوص عناصر جای گرفته در بطن سامانه، حداقل حق دسترسی پنج مرحله‌ای زیر را باید در نظر گرفت:

محتوا، دارای طبقه بندی محرمانه، سری و نظایر آن نباشد.

اسناد محرمانه بوده، ولی از دیدگاه امنیتی حاوی مطالبی هستند که مربوط به خدمات دولتی است. بنابر این اطلاعات، اسناد، اوراق، پیامها و مدارکی است که اطلاعات خاصی را در خود جای داده و درجه محرمانه گرفته‌اند.

اوراق، پیام‌ها و... درجه سری گرفته‌اند.

الف. 5-2-5. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید برای تشخیص و تعریف

گروهی و انفرادی کاربران برنامه‌ریزی شده باشد.

الف. 3-5. اطلاعات کاربری و کاربردی

الف. 1-3-5. سامانه باید برای هر کاربر داخل سامانه یک کارنامه کاری (کاربر، مدیر و... ) تعریف کند. در کارنامه کاربر اطلاعاتی چون عملکرد کاربر، شناسه هویت و رمز عبور وجود داشته باشد و اطلاعاتی چون حق دسترسی نیز در قسمت پروفایل هر کاربر قید شود.

یادداشت: این عملیات به طور همزمان معرف جایگاه و نقش کاربر در سامانه

مدیریت اسناد الکترونیکی است. برای جایگاه و نقش کاربران به الف. 5٫4. نگاه کنید.

الف. 2-3-5. همه تغییرات در عناصر پروفایل هر کاربر و هرگونه تغییرات احتمالی در حق دسترسی به اسناد و مدارک الکترونیکی از سوی کاربر، باید به تأیید و کنترل مدیر سامانه اسناد الکترونیکی برسد.

الف. 3-3-5. کاربر به طور انفرادی و یا به عنوان عضوی از یک گروه کاربران باید حقوق دسترسی مشخص و تعیین شده داشته باشد. حق دسترسی داده شده به کاربر بایستی با میزان حقوق در نظر گرفته شده برای دسترسی به هر یک از عناصر داخل سامانه تناسب داشته باشد. کاربران با حق دسترسی خویش فقط می توانند به اسناد دارای سطح امنیتی پائین‌تر دسترسی داشته باشند.

الف. 4-5. جایگاه و نقش کاربران

الف. 1-4-5. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، برای کاربران باید جایگاه و نقش مشخص تعیین شود. این جایگاه و نقش کاربران در محدوده میزان دسترسی به اسناد و مدارک الکترونیکی تعریف می‌شود. تعیین جایگاه و نقش کاربران در حوزه اختیارات مدیر اسناد الکترونیکی است.

نوع جایگاه و سطح تعیین شده و چگونگی دامنه آن با توجه به سلسله مراتب سازمانی متغییر است. جایگاه‌ها و نقش‌های ذیل در سلسله مراتب سازمان‌ها می‌تواند مفید و مناسب باشد:

الکترونیکی بوده و مسئولیت محتوای آن را بر عهده دارد.

الف. 2-4-5. برای هر کاربر حداقل باید یک وظیفه و جایگاه تعیین شود. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، عملکردها و فعالیت‌های سامانه، بر اساس میزان اختیارات کاربران تعیین می‌شود. در جاهایی که از حیطه اختیارات کاربر خارج است، باید محرمانه و پوشیده بماند.

الف. 55. کاربران با استفاده کنندگان گروهی الف. 1-5-5. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید توان شناخت گروه‌ها را داشته باشد. بعضی از این گروه‌ها عبارت است از:

اداری و مدیریتی را عهده‌دار هستند.

یادداشت: یک شخص می‌تواند به صورت همزمان در بیش از یک گروه عضو شود. الف. 2-5-5. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید بتواند:

و همچنین امکان حذف گروه‌های موجود از فهرست کاربران را داشته باشد.

الف.3-5-5. فعالیت‌های مربوط به گروه‌ها باید در حوزه مسئولیت‌های مدیر

سامانه اسناد الکترونیکی باشد.

الف. 4-5-5. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید اضافه شدن یک فرد جدید در گروه و حذف یک نفر از اعضای موجود گروه، امکان پذیر باشد. ولی ثبت و ضبط این عمل ضروری است. تاریخ عضویت هر کدام از کاربران در هر کدام از گروه‌ها از آغاز تا پایان عضویت باید به ثبت رسیده باشد.

الف. 56. تعیین و اجرای حق دسترسی به اسناد الکترونیکی ثبت شده

الف. 1-6-5. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید امکان تعیین شناسه‌های امنیتی و حق دسترسی به عناصر داخل سامانه موجود باشد. دسترسی به سری کلاسور و اسناد الکترونیکی جای گرفته در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی تنها به افراد و گروه‌هایی اعطا می شود که حق دسترسی‌شان به اسناد، قبلا تعيين شده است.

الف. 2-6-5. عناصر داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید از همه سطوح امنیتی در ساختار سلسله مراتبی عناصر بالاتر نیز برخوردار باشد.

به عنوان مثال: یک سند الکترونیکی به طور خودکار، سطح دسترسی داده شده به کلاسور مربوط را نیز داراست لذا کسانی که حق دسترسی به کلاسور مذکور را دارند، حق دسترسی به سند الکترونیکی موجود در آن کلاسور را نیز خواهند داشت. اما حق دسترسی بدون وابستگی به همدیگر، برای هر کدام از عناصر داخل سامانه

نیز می تواند در سامانه پیش‌بینی و تعریف شود.

الف. 3-6-5. در اختلافات احتمالی پیش آمده در بحث حقوق دسترسی تعیین شده روی عناصر داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، سامانه باید به طور خودکار بر اساس بالاترین سطح امنیتی حرکت کرده و به مدیر سامانه هشدار داده و او را در جریان مسائل قرار دهد.

الف. 4-6-5. میزان حقوق دسترسی تعیین شده برای عناصر سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، می‌تواند توسط کاربران صاحب اختیار تغییر داده شود. هرگونه تغییرات اعمال شده در حقوق دسترسی به عناصر داخل سامانه باید به ثبت برسد.

الف. 5-6-5. هرگونه محدودیت‌های ایجاد شده در حقوق دسترسی به هر دلیلی که باشد قطعا باید زمان‌دار باشد به عبارتی دیگر، شروع و پایان محدودیت باید مشخص شده و سامانه باید به طور خودکار بتواند در پایان دوره محدودیت تعیین شده، محدودیت را بردارد.

یادداشت: این برنامه اجرایی مختص اسناد محرمانه‌ای است که مدت محرمانه بودن آنها به اتمام رسیده باشد. اسنادی که در زمان تولید، محرمانه بودن آنها، زمان شروع محرمانگی و پایان آن مشخص شده است و همچنین بحث انتقال و خارج کردن این اسناد از سامانه و مسائل بعد از آن مواردی است که در این برنامه مطرح می‌شود.

الف. 6-6-5. گزارش همه کلاسورها، پرونده‌ها و اسناد الکترونیکی که مدت زمان تعیین شده محدودیت دسترسی به آنها، به اتمام رسیده باشد. در دوره‌های مشخص باید به اطلاع مدیر اسناد الکترونیکی برسد.

یادداشت: در صورت ضرورت، مدیر اسناد الکترونیکی می‌تواند زمان و روند محدودیت را تغییر دهد.

الف. 7-6-5. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید عناصر جای گرفته در سامانه را بر اساس میزان سطح امنیتی آنها، فقط برای کاربرانی که حق دسترسی مذکور و یا حق دسترسی بالاتر از آن را دارا هستند نشان دهد.

الف. 8-6-5. کاربران نباید از کلاسورها و اسنادی که حق دسترسی به آن را

ندارند با خبر بشوند. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، همزمان با جست و جو و فهرست‌بندی نتایج جست و جو، باید حق دسترسی کاربر و میزان آن را نیز کنترل کند و نتیجه را با توجه به اینها ارائه دهد. به عبارتی دیگر نتیجه جست و جو باید بر اساس حق دسترسی ثبت شده کاربر و اطلاعات فراداده‌ای وی انجام شود.

یادداشت: بعضی از سازمان‌ها نسبت به این قاعده می‌توانند انعطاف پذیر باشند، بویژه در تحقیقات و فعالیت‌هایی که صرفا بحث آمار و تعداد اسناد مطرح است و پژوهشگر می‌خواهد صرفا از کمیت و تعداد اسناد باخبر شود. در چنین مواردی می‌توان به صورت گذرا و موقتی در حق دسترسی کاربران، اجازه با خبر شدن از تعداد اسناد داده شود. اما محتوای اسناد باید همچنان محدودیت‌های تعیین شده را داشته باشد.

الف. 7-5. مالکیت و مسئولیت تولید

الف. 1-7-5. هر عنصری (سری، کلاسور، سند و..) که وارد سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی می‌شود دارای تولید کننده و یا مالک می‌باشد.

یادداشت: تولید کننده و یا مالک ممکن است همیشه فرد یا سازمان یکسان نباشد به عبارتی هر تولیدکننده سند می تواند مالک نباشد و هر مالکی صرفا تولید کننده نیست.

الف. 2-7-5. تولیدکنندگان، مالکان و عوامل اصلی سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، به طور خودکار می‌توانند بدون هیچ گونه محدودیت، به عناصر داخل سامانه دسترسی داشته باشند.

الف. 3-7-5. تصمیم اعمال محدودیت دسترسی به عناصر داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، صرفا از طرف تولیدکننده و یا مالک آن است.

الف. 4-7-5. افراد و سازمان‌های تولید کننده، مالک اسناد حاصل از نتایج

فعالیت‌ها و عملکردهای خویش محسوب می‌شوند.

الف. 5-7-5. افراد و سازمان‌ها، مالک همه اسنادی که در راستای فعالیت‌ها و عملکردهای خویش از افراد و یا سازمان‌های دیگر دریافت می‌کنند، شمرده می‌شوند.

الف. 6-7-5. تغییر در اطلاعات مربوط به تولید و مالكيت عناصر داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی فقط از طرف مدیر سامانه امکان‌پذیر است. همه تغییرات انجام گرفته باید به ثبت برسد.

الف. 58. اطلاع‌رسانی و حریم خصوصی اشخاص

الف. 1-8-5. در چارچوب قوانین و مقررات کشور (مثلا پیش‌نویس جامع اطلاعاتی شورای عالی اطلاع‌رسانی)، باید هنگام ثبت اسناد در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی به همه اسنادی که اطلاع‌رسانی عمومی آن ضروری است، اشاره شود. دسترسی به این اسناد باید با پائین‌ترین سطح امنیتی صورت بگیرد.

الف. 2-8-5. در هنگام ثبت همه اسناد الکترونیکی حاوی اطلاعات شخصی و فردی در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، باید به این نکته اشاره شود. دسترسی به این نوع اسناد الکترونیکی که از محدودیت دسترسی بالا برخوردارند، فقط در بالاترین سطح امنیتی ممکن است.

الف. 59 حفاظت

الف. 1-9-5. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید یک سامانه گزارشگر روزانه در نظر گرفته شود. در این سامانه، فعالیت روزانه کاربران ثبت و نگهداری می‌شود. این سامانه روزانه باید حداقل اطلاعات زیر را داشته باشد:

انجام گرفته است.

الف. 2-9-5. فعاليت و اموری که در پرونده روزانه باید پیگیری و تعقیب شود:

الکترونیکی برای تبدیل شدن به اسناد الکترونیکی

اسناد الکترونیکی

الف. 3-9-5. همه اطلاعات جای گرفته در پرونده روزانه سامانه، بدون اجازه مدیر سامانه از طرف هیچ فردی تغییر داده نخواهد شد و یا پاک نمی‌شود و نگهداری آن الزامی است.

الف. 4-9-5. اطلاعات روزانه، فقط در چارچوب طرح نگهداری اسناد

الکترونیکی می‌تواند امحاء گردد.

یادداشت: تاریخ امحاء پرونده اطلاعات روزانه نباید زودتر از تاریخ امحاء اسناد ارجاع داده شده‌ای باشد که مدت زمان نگهداری آنها هنوز به اتمام نرسیده است.

الف. 5-5-9. اطلاعات روزانه در صورت نیاز می‌تواند از طرف افراد ذی صلاح خارج از سازمان و صاحب اختیار بررسی شود. اما اطلاعات روزانه باید در قالبی قابل فهم و درک برای فرد مذکور تهیه شود.

الف. 6-9-5. می توان بر اساس معیارهای مشخص، از پرونده اطلاعات روزانه، گزارش‌های سانسور (فیلتر) و ممیزی شده آماده کرد. مثال:

الف. 6. طراحی و مدیریت سامانه

الف. 1-6. تمامیت و امنیت سامانه

الف. 1-1-6. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید ضمن حفظ سامانه، در مواقع ضروری داده‌ها، ارجاعات بین داده‌ها، امنیت، کلیت و تمامیت عناصر داخل سامانه را نشان دهد.

الف. 2-1-6. سامانه برای هر یک از عناصر خود می‌باید یک شناسه مرجع ناهمگون در نظر بگیرد و در صورت ضرورت، روند تولید و طرز استفاده از آن را نشان بدهد.

الف. 3-1-6. در داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی محل درج تاریخ

باید با چهار خانه (1388) استفاده شود.

الف. 4-1-6. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی در ارتباط با توضیح و تقریر سده‌ها و هزاره‌ها، نباید اجازه هر بی‌نظمی احتمالی را بدهد.

الف. 2-6. کاربری آسان

الف. 1-2-6. تمام سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید به گزینه کمک⁽¹⁾[راهنما] آن لاين مجهز باشد.

الف. 2-2-6. گزینه کمک در تمام سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید

به صورت هوشمند عمل کند.

الف. 3-2-6. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی تمام پیام‌های تولید شده حاوی خطا را باید بشناسد. سامانه، حتی از پیام های دارای خطای کاربران باید تا حدودی به چیستی پرسش کاربر پی ببرد.

الف. 4-2-6. قالب جست و جو برای کاربر، باید بسیار ساده بوده و با سامانه هماهنگی داشته باشد.

الف. 5-2-6. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید بتواند در آن واحد برای چندین نفر امکان ورود و ثبت و همچنین دسترسی به داده‌ها و اسناد الکترونیکی و

انجام عملیات جست و جو را مهیا سازد.

الف. 6-2-6. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، برای هر کاربر پنجره ویژه‌ای باید در نظر گرفته شود که پیام‌های خطای صوتی و گزینه‌هایی چون رنگ، نوع قلم و... را در بر داشته باشد و به محض ورود کاربر به سامانه، این پنجره فعال شود.

الف. 7-2-6. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید در هنگام ورود داده‌ها موارد احتمالی و مهم را پیشنهاد دهد. بویژه تاریخ و شناسه مرجع را که می‌تواند در هنگام ورود داده‌ها به سامانه به کاربر پیشنهاد شود.

الف. 8-2-6. کاربران باید بتوانند برای انجام عملیات سریع و تکراری در حوزه های درخواستی در داخل سامانه با انتخاب یک گزینه و یا دکمه عملیات خود را انجام دهند.

الف. 9-2-6. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی با سامانه پست الکترونیکی سازمان می‌باید به صورت متمرکز و یکجا عملیات انجام دهد. لذا کاربران باید بتوانند بدون خروج از سامانه، آنچه را انجام داده‌اند با پست الکترونیکی ارسال کرده و یا آنچه با پست الکترونیکی دریافت کرده‌اند به آسانی وارد سامانه کرده و سامانه نیز آن را ضبط نماید.

الف. 10-2-6. سامانه برای اینکه اطلاعات فراداده‌های مربوط به مدارک جست و جو شده را به آسانی در اختیار قرار بدهد، باید به یک سامانه بازشناسی نوری کاراکتری مجهز شود.

یادداشت: این ویژگی را با برنامه‌های پیشرفت‌های چون اُ. سی. آر⁽¹⁾(روشی برای تبدیل و رقمی‌سازی اطلاعات متنی به اطلاعات دودویی قابل ذخیره در حافظه است به نحوی که هر حرف از متن با استفاده از دریافتگرهای نوری به یک کاراکتر متناظر تبدیل شود) به صورت فعالیت متمرکز قابل درک است.

الف. 11-2-6. کاربر می‌تواند بین اسناد الکترونیکی مرتبط با اندیشه و تفکر

خود لینک‌هایی را برای خویش تشکیل دهد.

الف. 12-2-6. سامانه مدیریت اسناد و مدارک باید دارای ویژگی رهبری و کمک رسانی به کاربران در خصوص استفاده از طرح‌های طبقه‌بندی اسناد الکترونیکی باشد.

الف. 3-6. سنجش و ارزیابی کارآمدی و کار کرد سامانه

الف. 1-3-6. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی برای جوابگویی به نیازهای متغیر سازمان‌ها به یک معماری مدرن، توسعه یافته و پیچیده نیاز دارد.

الف. 2-3-6. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید به طور متوسط دارای

یک کارائی مطلوب باشد. در شرایط معمولی و آرمانی سامانه:

متغیره).

یادداشت: در انجام این تست‌ها تأثير ساختار شبکه رایانه‌ای سازمان را نباید

فراموش کرد. به این دلیل شرکت‌های توسعه‌دهنده سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی تست‌های ارزیابی و سنجش سامانه را، یا قبلا انجام می‌دهند و یا هر وقت خواسته شود باید انجام دهند و نتیجه را اعلام کنند.

الف. 3-3-6. در راستای توسعه سامانه در طول زمان، به منظور رفع احتياجات سازمانی، اندازه گیری‌ها و مقیاس‌هایی را باید در نظر بگیریم. بعضی از اینها عبارت است از:

الف. 4-6. ذخیره داده‌ها

در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی داده‌ها به مدت طولانی و سالم در بخش‌های مشخص طبق طرح‌های نگهداری اسناد الکترونیکی، نگهداری می‌شوند. تولیداتی که برای ذخیره‌سازی، گردآوری می‌شوند، با توجيه‌ها و مقررات ارائه شده از طرف تولیدکنندگان مبنی بر عمر داده‌ها و شرایط محیطی نگهداری مطابق با شرط نامه‌ها و قراردادهای منعقده بین طرفین تعیین می‌شود.

الف. 1-4-6. فراداده‌های مربوط به حفاظت از اسناد الکترونیکی باید در

سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی شناخته شده باشند.

الف. 2-4-6. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید امکان مطابقت

نسخه‌های کپی شده توسط بخش‌ها و واحدهای نگهداری داده‌ها با نسخه‌های اصلی، در دوره‌های مشخص وجود داشته باشد. در این مطابقت باید خرابی‌های احتمالی پیش آمده در بخش‌های نگهداری و یا از بین رفتن داده‌ها گزارش شود.

الف. 3-4-6. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید امکان تجدید و نوسازی

جمعی بخش‌های نگهداری داده‌ها را داشته باشد.

الف. 4-4-6. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید از از بین رفتن داده‌ها، به

هنگام به‌روز رسانی، توسعه و تغییرات فناورانه سامانه جلوگیری کند.

الف. 5-4-6. در طراحی و تولید سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید از استانداردهای رایج استفاده شود. ساختار پایگاه داده، عملیات ذخیره سازی و شناسه‌های برنامه‌ها باید از استانداردهای منابع شناسه باز تشکیل شود.یادداشت: پرونده‌های مربوط به شناسه‌های سامانه مدیریت اسناد و مدارک و ساختار سامانه باید کاملا تحت حفاظت باشد.

الف. 5-6. هماهنگی با قوانین و آئین‌نامه‌ها

الف. 1-5-6. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید با آئین‌نامه‌ها، نظام‌ها و قوانین رایج مربوط به اسناد الکترونیکی هماهنگ باشد.

الف. 2-5-6. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید با قانون و آئین‌نامه‌های

مربوط به مدیریت آرشیو و بایگانی‌ها هماهنگ و سازگار باشد.

الف. 3-5-6. سامانه مدیریت بایستی با قوانین و آئین‌نامه‌های مربوط به اطلاع‌رسانی و اطلاع‌یابی و حفظ حریم خصوصی افراد مطابقت و هماهنگی داشته باشد.

ب. معیارهای اسناد

ب. 1. ویژگیهای اسناد

ب. 1-1. تعریف

ب. 1-1-1. مدارک تولید شده در حوزه الکترونیکی که وضعیت سندی به خود گرفته، در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی قابل تعریف و توصیف است. تولید کننده هر سند الکترونیکی، نویسنده، دریافت کننده، ثبت اطلاعات مربوط به تاریخ از موارد قابل توصیف و تعریف در حوزه، اسناد است.

برای تفکیک و تمییز اسناد الکترونیکی از دیگر مدارک الکترونیکی، تعریف

زیر به عنوان یک مرجع می‌تواند استفاده شود. سند الکترونیک:

"هرگونه اطلاع ثبت و ضبط شده‌ای که به منظور به‌جای آوردن فعالیت‌های یک شخص یا سازمان از نتیجه فعالیت و عملکرد شخص یا سازمان به دست آمده و یا از منابع دیگری دریافت می‌شود و با محتوا و قالب مربوطه به عنوان دلیل عملکرد شناخته می‌شود"

ب. 2-1-1. تولید کننده: به تشکیلات و یا اشخاص حقیقی و حقوقی صاحب اختیار و دست اندرکار، که سند الکترونیکی تولید میکنند اطلاق می‌شود. در سامانه‌های سنتی، اطلاعات راجع به تولید کننده سند، اصولا در بالای اوراق به شکل حک شده و یا در پایین اوراق، در قسمت امضاء جای می‌گرفت.

ب. 3-1-1. نویسنده (مولف): هر شخص یا سازمانی که سند الکترونیکی حاصل تبلور ذهنی، فکری و عمل اوست. عموما شخص یا سازمان امضاء کننده سند، مؤلف آن شناخته می‌شود. شخص می‌تواند حاصل فکر و ذهن خود را به سازمان با تشکیلات خاصی انتقال داده و در این صورت سازمان می‌تواند به عنوان مالک و صاحب اختیار سند شناخته شود.

یادداشت: تالیف و تولید سند می‌تواند به شخص همسان و یا سازمان همسان تعلق داشته باشد.

ب. 4-1-1. ارسال کننده: شخص یا سازمانی که مسئولیت و عهده‌دار منبع خروجی و تحویل یک سند است. ارسال مدارک از طرف تولید کننده، نویسنده و ارسال کننده به شخص یا سازمان دیگر از مهمترین عناصر بسیار مهم تبدیل مدارک به سند هستند. عمل ارسال کردن از زاویه ریخت‌شناسی، تدقیق و بررسی و مطالعه

و شکل دهی اسناد، بسیار با اهمیت است.

یادداشت: مسئولیت‌های ارسال، تولید و تالیف یک سند می‌تواند به یک شخص یا سازمان واحد تعلق داشته باشد.

ب. 5-1-1. محل خروج: محل جغرافیایی تولید و ارسال یک سند الکترونیکی

است.

یادداشت: اطلاعات راجع به محل خروج اسناد الکترونیکی با توجه به نیازهای سازمانی می‌تواند به طور مفصل توضیح داده شود. کشور، استان، شهر وحتى تقسیمات کوچکتر در صورت نیاز به شکل سلسله مراتبی می‌توانند در توضیح محل خروج اسناد آورده شود.

ب. 6-1-1. تاریخ تولید: تاریخ تولید سند را نشان می‌دهد.

ب. 7-1-1. تاریخ ارسال: تاریخ ارسال شدن سند به سامانه است.

ب. 8-1-1. تاریخ آرشیو‌سازی: تاریخ داخل شدن سند الکترونیکی به سامانه

آرشیو سازمانی را نشان می‌دهد.

ب. 9-1-1. تاریخ انتقال⁽¹⁾: تاریخ انتقال یک سند الکترونیکی به سامانه آرشیو سازمانی و یا به یک آرشیو خارج از سازمان را نشان می‌دهد. عملیات انتقال می‌تواند بیش از یک بار اتفاق بیافتد برای جلوگیری از هرگونه قطعی و انفصال در زنجیره مالکیت سند، همه عملیات مربوط به تاریخ انتقال باید به ثبت برسد.

یادداشت: در خصوص مالکیت اسناد الکترونیک نگاه کنید به: ب. 1.5.

ب. 10-1-1. تاریخ امحاء: تاریخ امحاء اسناد الکترونیکی را در چارچوب

طرح نگهداری نشان می‌دهد.

ب. 11-1-1. نام گیرنده (دریافت کننده): نام مسئولان و افراد سازمان که اسناد الکترونیکی برای انجام عملیات و یا به منظور اطلاع‌رسانی برای آنها ارسال می‌گردند.

یادداشت: گیرنده می‌تواند بیش از یک فرد یا سازمان باشد. در صورتی که دریافت

کنندگان بیش از یک نفر یا سازمان باشد در آن صورت می‌توان بین آنهایی که اسناد جهت انجام عملیات برای آنها ارسال می‌شود، با آنهایی که ارسال اسناد صرفا به منظور اطلاع‌رسانی، صورت می‌گیرد، تفاوتهایی قائل شد.

ب. 12 -1-1. نام عملیات: نام عملیات سازمانی مربوط به سند الکترونیکی

است.

یادداشت: این اطلاعات ممکن است روی سند ثبت نشده باشد. غالبا اطلاعات راجع به محتوا و درون یک سند بعد از انجام عملیات و تجزیه و تحلیل روی سند مشخص می‌شود. بنابراین ضمن انجام این عملیات استخراج کلید واژه‌های قابل استفاده از داخل طرح‌های طبقه‌بندی پرونده‌های سازمانی ضروری است. برای مقررات مربوط به طرح‌های طبقه‌بندی پرونده نگاه کنید به الف. 1.

ب. 2-1. تمامیت

ب. 1-2-1. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید تمامیت اسناد الکترونیکی درون خود را حفظ کرده و در صورت تجسس و استنطاق در تمامیت اسناد الکترونیکی، باید بتواند عدم خرابی تمامیت این اسناد را نشان دهد.

یادداشت: تمامیت اسناد الکترونیکی، به مفهوم توصیف فیزیکی و حفظ محتوای درونی کامل یک سند است.

ب. 2-2-1. تمامیت درونی و محتوایی: سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی در

ارتباط با تمامیت محتوایی و درونی یک سند الکترونیکی:

جلوگیری از هر گونه دخالت در محتوا و درون هر مدرکی که ویژگی‌های سند

را به خود گرفته است.

خواندن و دسترسی به اسناد الکترونیکی با فناوری‌های موجود بدون وابستگی به فناوری‌های دیگر (نرم‌افزاری، سخت‌افزاری و... ) هر کدام از اسناد الکترونیکی را ممکن سازد.

ب. 3-2-1. تمامیت توصیفی (ظاهری): سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی

باید، اطلاعات و توصیفات راجع به تولید، اطلاع‌رسانی، دریافت و استفاده از اسناد الکترونیکی را به صورت کلی حفظ کند.

یادداشت: برای شناخت اسناد الکترونیکی به ب. 1.1. نگاه کنید.

ب. 4-2-1. تمامیت فیزیکی: سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید اجزا و ترکیبات تشکیل دهنده یک سند الکترونیکی را به صورت یک مجموعه قابل استفاده نگه دارد. همچنین سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید از عواملی که باعث از بین رفتن و خراب شدن سند و یا قسمتی از سند الکترونیکی می‌شود و همچنین خطاهای احتمالی سامانه، پیش‌گیری‌های لازم را تدارک ببیند.

احتمال به خطر افتادن و تهدید تمامیت فیزیکی اسناد تحت شرایط بد محیطی و یا عوامل انسانی وجود دارد. مدیران اسناد الکترونیکی برای مقابله با این نوع فاکتورها و مشکلات احتمالی، باید برنامه‌ریزی‌هایی کرده و تدابیر لازم را اندیشیده باشند.

ب. 3-1. اطلاعات ثبت و تایید

ب. 1-3-1. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید امکان تأیید اسناد الکترونیکی از طرف تولید کننده و سامانه‌های ثبت سازمانی را امکان‌پذیر سازد و فناوری‌های مربوط به این کار را در خود جای داده و یا بتواند با سامانه‌های غیر وابسته و مستقل به صورت متمرکز کار کند. در صورت قبول و اجرای قوانین و مقررات این سامانه‌ها، باید پیش شرط‌هایی هم باشد.

اساس در کسب هویت رسمی یک سند در سامانه‌های سنتی مدیریت اوراق و مدارک، امضای آن سند توسط افراد ذی صلاح و صاحب اختیار و ثبت در داخل سامانه اوراق است.

برای اینکه ارتباطات مالی و خدماتی دریافت شده از طریق سند، روابط اجتماعی، روابط حقیقی و حقوقی و... از نظر مقررات و قوانین حقوقی معتبر بوده و مورد تایید قرار بگیرد، باید این اسناد توسط افراد ذی صلاح و صاحب اختیار امضاء

و تایید شده و در یک سامانه ثبتی، ثبت شود. مثلا (اداره ثبت اسناد و املاک کشور).

ب. 2-3-1. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی به منظور تأیید و ثبت اسناد وارد شده در سامانه توسط فناوری های روز و جدید می تواند یک یا چند فناوری از فناوری‌های زیر را در خود جای داده و یا با این سامانه‌ها به صورت متمرکز⁽¹⁾کار کند:

ب. 4-1. ویژگی‌های ساختاری

ب. 1-4-1. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، همه مشخصات و ویژگی‌های

ساختاری اسناد را که اسناد در مرحله تولید کسب می‌کنند، باید حفظ کند. ویژگی‌های ساختاری اسناد، ویژگی‌هایی هستند که تولید کنندگان، اسناد مورد نظر و درخواستی کاربران اسناد را با آن تقدیم می‌کنند، که از ویژگی‌های مربوط به فرم اسناد و همچنین ویژگی‌های مربوط به قالب‌های پرونده‌ها تشکیل می‌شود.

ب. 2-4-1. ویژگی‌های داده شده به اسناد: سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، باید همه ویژگی‌های ارائه شده و ضمیمه شده به سند الکترونیکی از طرف تولید کننده را محافظت کند. ویژگی‌های داده شده، همه ویژگی‌هایی است که به فهم پیام در سند ارائه شده و یا به فهم سند ارائه شده در قالب و شکل مشخص کمک می‌کند. به هر حال اینها فهم پیام داخل سند را آسان ساخته و به مفهوم آن لطمه وارد نمی‌کنند. خط کشی زیر جمله‌ای خاص برای جلب دقت و نظر استفاده کنندگان به یک نکته و همچنین پاراگراف‌هایی که با تورفتگی نوشته شده و یا اعدادی که با رنگ خاص مشخص شده و نظایر آن در درک و دریافت پیام و بویژه برداشت و درک و فهم پیام سند به شکلی که تولید کننده می‌خواهد، کمک کرده و حائز اهمیت هستند.

ب. 3-4-1. قالب سند: سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید قالب، شکل و فرم اسناد را حفظ کند. اسناد الکترونیکی همانند انواع دیگر استاد، دارای ویژگی‌های شکلی و فرمی است. این ویژگی‌ها، برای تفکیک یک سند که به شکل گزارش تهیه شده با سندی که به شکل نرم‌افزاری تولید شده، استفاده می‌شود. فرم‌های تولید شده هر سند فارغ از محتوای اسناد، اطلاعاتی را نیز به اسناد اضافه می‌کند.

این شکل تولید شده بعضا برای رسیدن استفاده کننده به اطلاعات درخواستی به‌عنوان یک فیلتر و ممیز می تواند استفاده شود. علاوه بر آن استفاده کننده می‌تواند در کاوش خود نوع قالب سند درخواستی را مشخص کنند. مثلا استفاده کننده از محتوای یک دفتر ثبت و یا گزارش فعالیت، به نوع اطلاعات داخلی آن پی می‌برد. داشتن این اطلاعات از بعد زمانی برای استفاده کننده بی‌نهایت حائز اهمیت بوده و در زمان صرفه‌جویی می‌کند.

ب. 4-4-1. قالب و قالب پرونده: سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید قالب پرونده‌های نرم‌افزارهای اجرایی که تولید اسناد الکترونیکی را ممکن می‌سازد، مدیریت و برنامه‌ریزی کند. این سامانه در ارتباط با مدیریت قالب پرونده‌های الکترونیکی بایستی:

یادداشت: ویژگی‌های شکلی و فرمی اسناد الکترونیکی، با قالب پرونده‌های پشتیبانی شده توسط نرم‌افزارهای تولید اسناد به میان می‌آید.

به موازات فناوری‌های پیشرفته، هر روز قالب‌های جدیدی به‌وجود می‌آید و اگر این قالب‌ها (متن، گرافیک، تصویر، صدا و... و مشتقات اینها) را بخواهیم در یکجا جمع کنیم، می‌توان آن را اسناد چند رسانه‌ای (مولتی مدیا) نامید.

ب. 5-1. مسئولیت و مالکیت تولید

ب. 1-5-1. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید کانال ارتباطی بین فرد مسئول تولید اسناد الکترونیکی با سازمان مربوط را حفظ کند. لذا سوابق زنجیره مالکیت اسناد الکترونیکی از گذشته تا حال، و از تولید سند تا پالایش نهایی سند باید به ثبت برسد.

سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، برای درک و فهم اطلاعات درونی و محتوای

اسناد، هم در اسناد تولید شده با روش‌های سنتی و هم اسناد تولید شده در حوزه رقمی، باید ارتباط بین سازمان و یا شخص فعال در این زمینه را حفظ کند.

این اطلاعات تولیدی هر چند ممکن است مکتوب هم نباشد، ولی تمامیت و اشتراک موضوعی این اسناد با اسناد دیگر و ضمائم آن از نظر استفاده کننده بسیار حائز اهمیت است. تجرد و عدم ارتباط استاد با اسناد دیگر و چشم پوشی از علل و شرایط تولید یک سند می تواند درک و فهم پیام اصلی سند را تضعیف کرده و بعضا غير قابل درک کند.

در سامانه‌های ثبتی سنتی برای حفظ ارتباط، مدیران اسناد و اطلاعات تلاش زیادی در این زمینه صورت نمی‌دادند زیرا ارتباط تفکیک‌ناپذیر پیام با حوزه ثبت پیام، این قضیه را خیلی طبیعی جلوه می‌داد. از سوی دیگر برای حفظ ارتباط بین اطلاعات تولید شده در حوزه‌های رقمی باید تمهیدات و تدابیر ویژه‌ای اتخاذ

گردد.

ب. 2-5-1. ارتباط سازمانی: ارتباط ارگانیکی بین سازمان مسئول تولید اسناد الکترونیکی و اسناد الکترونیکی تولید شده توسط سازمان فوق الذکر باید حفظ شود. حفظ این ارتباط در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی در چارچوب و محتوای طرح‌های پرونده‌های سازمانی به واقعیت می‌پیوندد.

یادداشت: در ارتباط با مقررات طرح‌های پرونده‌های سازمانی نگاه کنید به الف 1.

ب. 3-5-1. ارتباط کاری و عملیاتی: ارتباط بین فعالیت‌ها و عملیات سازمانی که سبب تولید اسناد الکترونیکی می‌شود، باید حفظ شود.

یادداشت: ارتباط عملیاتی سری‌های اسناد، کلاسورها و طرح‌های پرونده‌ها و ایجاد روابط سلسله مراتبی بین اینها بی‌نهایت مهم است.

ب. 4-5-1. اصل و منشاء:⁽¹⁾زنجیره مالکیت اسناد الکترونیکی در طول مدت حیات از مرحله تولید تا مرحله پالایش و امحاء باید ثبت گردد. به ثبت رساندن مسئولیت ها در طول حیات اسناد الکترونیکی را اطلاعات پروانسی گویند. ثبت این

اطلاعات در حفظ امنیت سند الکترونیکی و وضعیت قانونی اسناد الکترونیکی فوق العاده مهم است.

ب. 6-1. ویژگی‌های فناورانه

ب. 1-6-1. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید همه مختصات مربوط به مراحل تولید، توزیع، ذخیره و استفاده از اسناد الکترونیکی را به ثبت برساند.

ب. 2-6-1. تجهیزات و سخت‌افزار: سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید همه تجهیزات و زیرساخت‌های مربوط به تولید، توزیع، ذخیره و استفاده از اسناد الکترونیکی را به ثبت برساند. در ارتباط با تجهیزات و سخت‌افزار زیر ساختی داشتن اطلاعات زیر ضروری است:

اصلی لازم را بدانیم.

تولید استاد الکترونیکی استفاده گردیده است.

که در استفاده از یک سند الکترونیکی از طریق شبکه ضروری است.

ب. 3-6-1. نرم‌افزار: اطلاعاتی مرتبط با نرم‌افزارهای ضروری برای تولید، توزيع و استفاده از اسناد الکترونیکی شامل:

استفاده در تولید اسناد الکترونیکی توسط سامانه رایانه.

ب. 4-6-1. قالب پرونده‌ها و داده‌ها: نکات ذیل در شناخت متدها و روش‌های به کار رفته در شماره سازی و ذخیره سازی داده‌هایی که از طرف نرم‌افزارهای کاربردی و اجرایی مربوط به سامانه رایانه‌ای که تولید اسناد الکترونیکی را محقق می‌سازد، ضروری است:

اسناد الکترونیکی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی

ب. 5-6-1. مدیریت سامانه: شامل فعالیت‌هایی چون تدوین و ارائه مقررات و ضوابط از طرف مدیر سامانه از قبیل اعمال محدودیت‌های امنیتی و شرایط دسترسی مربوط به سامانه‌های الکترونیکی به‌کار گرفته شده برای تولید، توزیع، ذخیره و نگهداری و استفاده از اسناد الکترونیکی می‌باشد.

ب. 2. مدیریت مدرک

ب. 1-2. مقدمه

ب. 1-1-2. سامانه‌های مدیریت مدارک الکترونیکی: عموماً به سامانه های گسترش داده شده و پیشرفته‌ای که ذخیره و نگهداری و به‌کارگیری اطلاعات سازمانی را در محیط‌های رقمی امکان‌پذیر می‌سازد، گفته می‌شود.

این سامانه‌ها در داخل سازمان، مدارکی که ویژگی‌های «سند» را به خود نگرفته ولی دارای ارزش اطلاعاتی است را برای استفاده و دسترسی به آن از یک سو و از سوی دیگر به منظور کمک به فعالیت‌ها و عملکردهای سازمان، ذخیره، نگهداری و سازماندهی می‌کند.

ب.2-1-2. سامانه‌های مدیریت مدارک با به‌کارگیری کارا و مؤثر منابع اطلاعات سازمانی، وسیله‌ای مهم برای صرفه‌جویی در زمان، منابع مالی و انسانی سازمان‌هاست.

از دیدگاه معیارهای سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، این سامانه‌ها برای انجام و محقق ساختن دو عملیات و فعالیت اساسی به کار گرفته می‌شود:

ب. 2-2. مدیریت دروندا⁽¹⁾

ب. 1-2-2. در سامانه مدیریت مدارک، مدارک دریافتی از منابع مختلف وارد سامانه می‌شود این منابع عبارت است از:

ب. 3-2. نمایه‌سازی و توصیف

ب. 1-3-2. عملیات نمایه‌سازی و توصیف مدارک وارد شده به سامانه مدیریت مدارک الکترونیکی، می‌تواند همانند عملیات انجام گرفته در اسناد الکترونیکی باشد.

ب. 2-3-2. عملیات توصیفی در خصوص مدارک نیز انجام می‌شود و فراداده‌های قابل استفاده برای مدارک، در این الگوی مرجع مانند روند انجام گرفته

برای عناصر و جزئیات اسناد است.

یادداشت: جزئیات توصیفی به کار رفته به منظور تفکیک اسناد و مدارک از همدیگر، می‌تواند در مورد مدارک استفاده نشود.

ب. 3-3-2. سامانه مدیریت مدارک الکترونیکی برای تبدیل مدارک به متون و انتقال به محیط رقمی با استفاده از سامانه‌های تصویری، باید بتواند با سامانه‌هایی چون اُسی‌آر، آی‌سی‌آر و اُام‌آر⁽¹⁾به صورت متمرکزی فعالیت کرده و یا این سامانه‌ها را در بنیه و بطن خود جای دهد.

ب. 4-3-2. سامانه‌های مدیریت مدارک در تعریف و توصیف مدارک، تمامی

جزئیات فراداده‌ای قابل استفاده را باید نمایه کند.

ب. 5-3-2. برای مدارکی که از طریق سامانه‌های سی‌آر، آی‌سی‌آر و ام‌آر به متن تبدیل و در حوزه الکترونیک استفاده می‌شود، می توان نمایه‌سازی تمام متن انجام داد.

ب. 6-3-2. در سامانه مدیریت مدارک الکترونیکی، استفاده از واژه‌های کنترل شده (تزاروس) باید امکان‌پذیر باشد.

یادداشت: کاربران می‌توانند واژه‌های کنترل شده را، خودشان نیز تعریف کنند.

ب. 2-4. طبقه‌بندی و بایگانی

ب. 1-4-2. همه فعالیت‌های مرتبط با طبقه‌بندی و بایگانی مدارک الکترونیکی همانند اسناد الکترونیکی انجام می گیرد.

ب. 5-2. ذخیره و پشتیبانی

ب. 1-5-2. مدارک الکترونیکی باید در واحدهای امن، کپی، ذخیره و نگهداری شود.

ب. 6-2. دسترسی

ب. 1-6-2. دسترسی کاربران به مدارک الکترونیکی بستگی به استراتژیهای مختلف جست و جو دارد که سامانه باید با توجه به این استراتژی‌ها طراحی شود. استراتژی جست و جو را در سه گروه می‌توان جمع بندی کرد:

ب. 7-2. مدیریت برونداد⁽¹⁾

ب. 1-7-2. امکان چاپ از همه مدارک الکترونیکی و اطلاعات ذخیره شده در سامانه مدیریت مدارک الکترونیکی باید به صورت خودکار در دسترس باشد. سامانه باید بتواند با توجه به نیازهای استفاده‌کنندگان در قالب‌های مختلف نتایج جست و جو و گزارش‌های درخواستی را تولید و چاپ کند.

ب. 2-7-2. مصورسازی⁽²⁾: امکان تبدیل مدارک موجود در داخل سامانه به شکل تصویر باید مهیا باشد. این امر به دو شکل زیر ممکن می‌شود:

قالب اصلی⁽³⁾: در قالبی که مدارک الکترونیکی توسط نرم‌افزارهای اجرایی مربوط تولید می‌شود.

قالب استاندارد: مدارک الکترونیکی جدای از قالب اصلی خود، به صورت

قالب‌های استانداردی چون پی‌دی‌اف و ایکس‌ام‌ال⁽¹⁾نیز تبدیل می‌شود.

یادداشت: در هنگام انجام این عملیات باید به احتمال گم شدن و از بین رفتن اطلاعات و یا تغییر قالب مدرک دقت شود.

ب. 3-7-2. چاپ: امکان چاپ مدارک با چاپگر و یا تجهیزات دیگر، به صورت نوشته یا رسم وجود داشته باشد.

ب. 4-7-2. تکثیر: مدارک الکترونیکی برای واحدهای مختلف برای ذخیره‌سازی می تواند تکثیر شود.

ب. 5-7-2. توزيع: امکان ارسال و توزیع مدارک الکترونیکی از داخل سامانه به کاربران و استفاده‌کنندگان دیگر وجود داشته باشد. این عملیات از طریق دورنگار و پست الکترونیکی به درخواست‌کنندگان ارسال می‌شود.

ب. 6-7-2. سایر خدمات: مدارک الکترونیکی بر اساس پیش‌بینی‌های قبلی و در چارچوب مقررات و آئین‌نامه‌های موجود به کاربران دیگر نیز می‌تواند ارسال شود.

ب. 8-2. کنترل تغییرات

همه تغییرات و توضیحات مربوط به مدارک الکترونیکی باید پیگیری شده و تغییرات و توضیحات مربوط به هر مدرک باید نگهداری شود. برای پیگیری و مشاهده تغییرات و توضیحات و همچنین یادداشت‌های مربوط به هر مدرک دو راه وجود دارد:

زمانی بوده است را مشاهده کند.

ب. 3. هماهنگی و سازگاری با سامانه‌های غیر الکترونیکی

ب. 1-3. وارد کردن اسناد و پرونده‌های فیزیکی به داخل سامانه

ب. 1-1-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید اطلاعات توصیفی مربوط به اسناد و پرونده‌های غیر الکترونیکی را در خود جای دهد.

ب. 2-1-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید امکان طبقه‌بندی و مرتب سازی اسناد غیر الکترونیکی را نیز بر اساس طرح طبقه‌بندی پرونده‌ها مهیا سازد.

یادداشت: اسناد الکترونیکی همانند اسناد موجود در حوزه‌های دیگر می‌تواند بخشی از یک پرونده و یا کلاسور باشد.

ب. 3-1-3. در داخل هر سازمان باید یک نوع طرح نگهداری وجود داشته باشد. طرح نگهداری اسناد صرف نظر از نوع آن، می‌باید همه اسناد موجود را در خود جای دهد.

ب. 2-3. توصيفات:

ب. 1-2-3. اطلاعات توصیفی مربوط به فراداده‌های اسناد غير الکترونیکی باید همانند اسناد الکترونیکی باشد.

ب. 2-2-3. در شناخت اسناد غير الکترونیکی، وجود اطلاعات مربوط به

محل سند ضروری است.

ب. 3-2-3. برای دسترسی به اسناد غير الکترونیکی، داشتن اطلاعات مربوط به مسیر پرونده و یا کسب آدرس اسناد از رایانه ضروری است.

یادداشت: در نگه‌داری فیزیکی، پرونده‌ها در مخازن آرشیوی نگهداری می‌شود لذا اطلاعات مربوط به مخزن، قفسه و پرونده سند غیر الکترونیکی باید در رایانه سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی به ثبت برسد.

ب. 3-3. کنترل دسترسی و استفاده

شرایط دسترسی به پرونده‌های فیزیکی (غیر الکترونیکی) با شرایط دسترسی الکترونیکی یکی است.

یادداشت: حق دسترسی به اسناد الکترونیکی می‌تواند در حوزه رایانه کنترل شود. نرم‌افزار سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی می‌تواند اطلاعات فراداده‌ای مربوط به دسترسی را به صورت خودکار دریافت کند. اما تعيين سطح و حق دسترسی در پرونده‌های فیزیکی توسط مدیر اسناد صورت می‌گیرد. فقط دسترسی به اطلاعات توصیفی پرونده‌های فیزیکی از طریق سامانه امکان‌پذیر است. درخواست و مشاهده هر نوع پرونده فیزیکی از طرف استفاده کننده می‌تواند به صورت دستی و یا به صورت نیمه خودکار (از طریق سامانه های بارکدی) انجام گیرد.

ب. 4-3. پالایش و پاکسازی

ب. 1-4-3. به دلیل اینکه در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، پالایش پرونده‌های فیزیکی به صورت فیزیکی انجام می‌گیرد لذا سامانه فعالیت‌های مدیریتی مربوط به پالایش را باید در خود جای دهد.

ب. 2-4-3. در سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی برای پرونده‌های فیزیکی

باید فهرست‌های انتقال و امحاء تشکیل شود.

ب. 3-4-3. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، ضرورت و زمان پالایش و پاکسازی پرونده‌های فیزیکی را به صورت خودکار کنترل می‌کند و به مدیران اسناد اطلاع می‌دهد.

یادداشت: این عملیات در چارچوب طرح‌های نگهداری انجام می‌گیرد.

ب. 4. سامانه‌های مصور سازی رقمی

ب. 1-1-4. اصول عمومی

سامانه‌های مصورسازی رقمی شامل فنون و فناوری‌های استفاده شده در انتقال

منابع اطلاعاتی تولید شده توسط سامانه‌های آنالوگ به حوزه الکترونیکی است. در این سامانه‌ها اسناد و مدارک آنالوگ مورد نظر توسط دستگاه‌های عکاسی و دوربین‌های رقمی به حوزه الکترونیک منتقل می‌شود. علاوه بر آن تصاویر انتقالی به حوزه الکترونیک توسط سامانه‌هایی چون «اُسی‌آر، آی‌سی‌آر و اُام‌آر» که قابلیت خواندن کاراکترها و نشانه‌های نوری را دارد، در سامانه‌های رایانه‌ای به عنوان داده‌های قابل استفاده در می‌آیند. طرح‌ها، رسم‌ها و تصاویر پویشی⁽¹⁾نیز با فنون و فناوری‌های مشابه به شکل نگاره و تصاویر گرافیکی⁽²⁾در می‌آید. در حال حاضر این سامانه‌ها از نظر کیفیت و کارایی به حد معقول رسیده‌اند.

اینها سامانه‌هایی هستند که مقرون به‌صرفه بوده و می‌توان بوسیله آنها اسناد و مدارکی که در حوزه الکترونیک یافت نمی‌شود را به راحتی قابل استفاده و محافظت کرد.

ب. 2-1-4. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید اسنادی که توسط سامانه‌های مشاهده رقمی به حوزه الکترونیک منتقل شده و یا منتقل خواهد شد را مورد توجه قرار داده و مدیریت کند.

ب. 3-1-4. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی باید سامانه تصویرسازی رقمی را در خود جای داده و یا امکان فعالیت متمرکز و مجتمع⁽³⁾با این سامانه‌ها را داشته باشد.

ب. 4-1-4. سامانه تصویرسازی رقمی، باید با رعایت شرایط و مقررات مربوط به اسناد، که سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی در این الگوی مرجع با آن توصیف شده را رعایت کند.

ب. 5-1-4. مدیران اسناد الکترونیکی و سازمان‌هایی که از سامانه تصویرسازی رقمی بهره‌مند می‌شوند، باید در خصوص محدودیت‌های قانونی و مشکلات فنی پیش آمده در استفاده از این سامانه‌ها تحقیق کرده و پیش‌بینی لازم را انجام دهند.

ب. 6-1-4. سامانه‌های مصور ساز رقمی در حالت عمومی یک نوع سامانه تکثیر محسوب می‌شود. به این دلیل نباید بدون کسب اجازه، به تکثیر اسناد و مدارکی که حق تالیف دارد، اقدام کرد.

ب. 7-1-4. اطلاعاتی که به حوزه رقمی وارد می‌شود باید تا حد ممکن با بالاترین کیفیت تصویرسازی شود.

ب. 8-1-4. عمليات تصویر‌سازی یک بار انجام می‌گیرد و اگر عملیات خوب طراحی شده باشد دیگر نیازی به تکرار مجدد نیست.

ب. 9-1-4. تصویر‌سازی باید از روی مدارک و اسناد اصلی صورت بگیرد.

ب. 10-1-4. از نتیجه عمليات تصویر‌سازی ممکن است در آینده برای اهداف متفاوت استفاده شود به این منظور باید یک نسخه اضافی به‌عنوان یدک داشته باشیم.

ب. 11-1-4. لوازم، نرم‌افزارها و استانداردهای به‌کار گرفته شده در سامانه تصویر‌سازی رقمی تا حد ممکن نباید ثبت شوند تا بتوان در صورت نیاز اجزای سامانه را با تولیدات متفاوت و جدید در بازار تعویض کرد.

یادداشت: تغییرات و پیشرفت‌های فناورانه ممکن است در تجهیزات، فنون و نرم‌افزارها مشکلاتی ایجاد نماید.

ب. 12 -1-4. موارد تصویر‌سازی شده باید بوسیله تولیدات با دوام و ماندگار نگهداری شود. بخشی از واحدهای نگهداری موجود عبارت است از:

ب. 13-1-4. واحدهای نگهداری باید طبق شرایط محیطی مناسب نگهداری

شود.

ب. 14-1-4. عناصر فراداده‌ای مناسب برای استفاده هر کدام از عناصر سامانه‌های مشاهده رقمی اعم از ساختاری، داخلی، فنی و اداری، باید مشخص و به‌کار گرفته شود.

طرح‌ها و استراتژی‌های ضروری و مناسب برای مدیریت سامانه‌های مصورساز رقمی باید در مواجهه با پیشرفت‌های فناورانه انجام گرفته و تمهیدات لازم برای تغيير و انتقال عناصر سامانه‌های مصورساز رقمی قدیمی به فناوری‌های جدید اندیشیده شود. عمده عملیات مربوط به این تغییر و انتقال در دو کانون زیر است:

واحدهای نگهداری: به‌موازات پیشرفت‌های فناوری واحدهای ذخیره تولیدات نگهداری شده، به مرور زمان و به شکل مستمر به واحدهای ذخیره جدید منتقل می‌شود.

قالب پرونده‌ها: در تغییر قالب عناصر منتقل شده سامانه‌های مصورساز رقمی به قالب‌های پیشرفته و جدید، باید هیچ مشکلی پیش نیاید.

ب. 2-4. عناصر و مواد قابل پویش⁽¹⁾

ب. 1-2-4. سامانه‌های پویش رقمی، باید عناصر و موادی که از منابع مختلف دریافت می‌شود را پویش کند. بعضی از منابع اینها هستند:

یادداشت: در عملیات پویش یکی از فنون توصیف شده در بند ب. 4٫4٫3. به‌کار می‌رود.

ب. 3-4. فنون پویش (اسکن)

ب. 1-3-4. عملیات پویش (اسکن) باید در ابعاد اسناد و مدارک و یا ابعادی نزدیک به ابعاد اصلی انجام بگیرد.

ب. 2-3-4. عناصر و موادی که پویش می‌شود به علت به‌کارگیری در اهداف مختلف باید در سه نسخه تهیه و نگهداری شود.

ب. 3-3-4. تهیه نسخه مادر⁽¹⁾: نسخه‌ای با کیفیت بالا و مشابه اصل که برای تکثیر و نگهداری مدت‌دار و قابل استفاده در اهداف مختلف تولید می‌شود. بعضی از ویژگی‌هایی که نسخه مادر باید داشته باشد عبارت است از:

ب. 4-3-4. نسخه قابل استفاده

نسخه‌های تولید شده از نسخه مادر، در شکل و قالب متفاوتی از روی نسخه مادر برای استفاده روزانه تهیه می‌شود. ویژگی‌های اساسی نسخه قابل استفاده عبارت است از:

ب. 5-3-4. رو‌گرفت کوچک‌تر از اصل⁽²⁾(ریز‌کپی)، شکل کوچک شده تصویری است، که دارای ویژگی‌های زیر است:

ب. 4-4. وضوح تصویر

ب. 1-4-4. یکی از عناصر مهم در کار پویش و تصویر سازی، وضوح تصویر است. کیفیت تصویر و پویش به‌دست آمده مستلزم وضوح بالای تصویر بوده و با آن ارتباط مستقیم دارد.

ب. 2-4-4. غالباً موارد ذیل در وضوح تصویر نقش ایفا می‌کنند:

ب. 3-4-4. وضوح مواد تصویر‌سازی شده به نسبت کیفیت و اهداف به‌کارگیری مشخص می‌شود. میزان وضوح ضروری برای اهداف و انواع مختلف مواد تصویر‌سازی شده در جدول ذیل نشان داده می‌شود:

عکس

ب. 5-4. تراکم⁽¹⁾و رنگ‌بندی

ب. 1-5-4. مواد تصویر‌سازی شده بر اساس نوع و کیفیت استنادی به سه شکل متفاوت می‌تواند رنگ‌بندی شود:

ب. 2-5-4. تراکم و رنگ‌بندی‌های توصیه شده برای انواع مختلف مواد اینها است:

عکس

ب. 6-4. فشرده‌سازی⁽¹⁾

ب. 1-6-4. عمليات فشرده‌سازی مواد تصویر‌سازی شده در اثنای تصویر‌نگاری و یا ذخیره صورت می‌گیرد. که این کار صرفه‌جویی در فضای نگهداری پرونده‌های تصویری و راحتی در استفاده را به‌دنبال خواهد داشت. عملیات فشرده‌سازی، با توجه به قالب مواد تصویر‌سازی شده در شکل‌های مختلف اجرا می‌شود:

ب. 2-6-4. فشرده‌سازی تصاویر نباید روی نسخه مادر انجام بگیرد.

ب. 7-4. غنی سازی و پردازش

ب. 1-7-4. مواد تصویر‌سازی شده با امکانات فناوری رقمی می‌تواند غنی‌سازی و پردازش شود. این عمل به شرطی قابل اجراست که به ویژگی‌های اطلاعاتی و استنادی مواد تصویر‌سازی شده ضرر نرساند.

عمل غنی‌سازی مفهوم کلی داشته که اسلوب‌ها و روش‌های مختلف را شامل می‌شود. بعضی از اینها عبارتند از:

ب. 8-4. مدیریت رنگ

ب. 1-8-4. تصویر‌سازی رنگی چه از لحاظ مالی و چه از لحاظ انسانی از فعالیت‌های بسیار گران است. در این عملیات برای کیفیت رنگ‌ها باید اهمیت خاصی قائل شد. در عملیات تصویر‌سازی رنگی باید از پروفیل‌های رنگی متناسب با استانداردهای بین‌المللی بهره برد.

یادداشت: پروفیل رنگ‌ها اصولا از اطلاعات و مشخصات ارائه شده از طرف کارخانه‌ها و شرکت‌های تولید کننده در خصوص رنگ‌های تولیدی خود تشکیل می‌شود اما به طور کلی به عنوان یک استاندارد، به کارگیری پروفیل‌های پیشرفته و ارائه شده از طرف کنسرسیوم بین‌المللی رنگ (ICC) توصیه می‌شود.

ب. 9-4. قالب پرونده

ب. 1-9-4 . قالب نگهداری مواد تصویر‌سازی شده، در دسترسی به آن با توجه به فناوری‌های جدید بی‌نهایت حائز اهمیت است. در انتخاب قالب باید عوامل زیادی را مد نظر داشت که بعضی از این عوامل در زیر آمده است:

برای اطلاع از گستردبهترین و معمول‌ترین قالب‌های تصویری و مقایسه ویژگی‌های آنها به شکل 1 نگاه کنید.

شکل 1- قالب های متداول و رایج پرونده‌های تصویری

ج. عناصر فراداده

عکس

ج. عناصر فراداده⁽¹⁾

ج. 1. الگوی فراداده

ج. 1-1. طراحی الگو فراداده

ج. 1-1-1. سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی در شناخت و تعريف عناصر فراداده‌ای نباید محدودیتی قائل شود.

یادداشت: عناصر فراداده‌ای مشخص شده در این الگو، عمومی‌ترین عناصر برای سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی هستند. سازمان‌های استفاده کننده از سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی می‌توانند بر اساس نیازهای خود تعداد فراداده‌ها را زیاد نمایند یا بر عکس می‌تواند فراداده‌های غیر ضروری را حذف نمایند.

ج. 2-1-1. اطلاعات داخل عناصر فراداده عامل های سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی را تشکیل می‌دهد. به عنوان مثال، اگر سندی در سامانه دارای سطح امنیتی باشد سامانه باید کسانی که حق دسترسی به آن را دارند مشخص کرده و فقط اجازه دسترسی به اشخاص صاحب اختیار و مسئول را بدهد.

یادداشت: این شرط در مورد تمام عناصر فراداده‌ها معتبر است.

ج. 3-1-1. برای انواع مختلف اسناد در داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی، باید عناصر فراداده متفاوت تعریف شود.

عناصر فراداده‌ای لازم برای مدارکی که از طریق پست الکترونیکی وارد سامانه می‌گردد، با مدارکی که از طریق فنون و روش‌های تصویر‌سازی وارد سامانه می‌شود، قالب و عناصر فراداده‌ای متفاوت می‌طلبد. عناصر فراداده‌ای تعریف شده در ادامه این بخش طوری طراحی شده که انواع مختلف اسناد را در بر می‌گیرد. منتها سازمان‌های استفاده‌کننده می‌توانند از عناصر فراداده‌ای ارائه شده در این بخش با توجه به نوع اسناد، فراداده‌های مربوط را انتخاب کنند.

ج. 4-1-1. اختیاری و یا اجباری بودن عناصر فراداده‌ای در داخل سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی و همچنین نیاز به فهرست شدن یا فهرست نشدن این عناصر در مرحله طراحی سامانه باید از طرف مدیر سامانه مشخص شود.

ج. 5-1-1. عناصر فراداده‌ای حداقل می‌باید یکی از قالب‌های زیر را پشتیبانی

کند:

ج. 6-1-1. قالب و کاربرگه باید در مرحله طراحی سامانه برای ورود داده

تعریف شود.

مشخص کردن پوشش (قالب) ورودی داده‌ها در حوزه تاریخ و حوزه‌های شمارشی، استفاده را آسان کرده باعث ورود صحيح داده‌ها به سامانه می‌شود.

ج. 7-1-1. در مرحله طراحی هر سامانه، منابعی که داده‌های عناصر فراداده‌ای از آن اخذ می‌شود مشخص شود، برای عناصر فراداده‌ای سامانه مدیریت

اسناد الکترونیکی می‌توان منابع ذیل را بر شمرد:

ج. 8-1-1. باید از هرگونه تغییر در اطلاعات که به صورت خودکار از برنامه‌های اجرایی نرم‌افزارهای شبکه و نظام کاری و مدیریتی رایانه اخذ می‌گردد، جلوگیری شود. تغییر در سایر اطلاعات باید در سطوح مشخص شده که دارای مسئولیت و اختیار هستند، صورت گرفته و هر گونه تغییر انجام گرفته ثبت شود.

ج. 9-1-1. اطلاعات مربوط به عناصر فراداده‌ها در حد امکان از طرف سامانه کنترل می‌گردد و از ورود اطلاعات اشتباهی و غلط جلوگیری شده و به کاربر اخطار داده شود بویژه اطلاعاتی چون شماره تلفن، تاریخ و آدرس پست الکترونیکی که از طرف سامانه می تواند کنترل شود.

ج. 10-1-1. برای داده‌های وارد شده به عناصر فراداده‌ای، تا حد امکان باید ارزش و میزان فرضی تعریف شود.

ج. 11 -1-1. برای ورود به حوزه‌های تاریخ و شمارشی، عناصر فرا داده‌ای با روش تمام متن باید قابل جست و جو باشد.

ج. 2-1. به کار گیری الگوی فراداده‌ای

ج. 1-2-1. عناصر الگوی فراداده‌ای در شابلون ج. 1٫2٫2. تشریح شده است.

در این شابلون برای تمامی اجزای سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی و عناصر احتمالی موجود در آن معیارهای استاندارد توصیفی در نظر گرفته شده و تعاریف

نیز بر اساس این معیارها انجام می‌گیرد.

ج. 2-2-1. معیارهای مشخصه عناصر فرادادهای به شرح ذیل است:

تعریف: عناصر فراداده‌ای مربوط به هر کدام از اجزا سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی را توصیف می‌کند.

وضعیت: اختیاری و یا اجباری بودن استفاده از عناصر فراداده‌ای در داخل سامانه را نشان می‌دهد. عناصر فراداده‌ایی که بودن‌شان اجباری است، از حیث اینکه به‌جای معیارهای اسناد می‌توانند قرار بگیرند بی‌نهایت مهم هستند.

امکان تکرار: اطلاعاتی در خصوص تکرار یا تکرار نشدن و ارزش عناصر فراداده‌ای در داخل سامانه را نشان می‌دهد.

منبع: اطلاعاتی در خصوص اینکه ارزش فراداده‌ای در داخل سامانه از کجا به‌دست آمده است نشان می‌دهد.مشخصات منابع در ج 1٫1٫7. آمده است.

یادداشت: اطلاعاتی در خصوص ضرورت و یا غیر ضروری بودن شناخت عناصر فرادادهای توضیح می‌دهد.

ج. 3-1. شناخت فراداده‌های طرح طبقه‌بندی پرونده‌ها

ج. 1-3-1. شناسه مرجع عنصر

عکس

ج. 2-3-1. نام عنصر

ج. 3-3-1. تعريف

عکس

ج. 4-3-1. شناسه سطح

ج. 4-1. شناخت فراداده‌های طرح نگهداری

ج. 1-4-1. شماره مرجع عنصر

عکس

ج. 2-4-1. نام عنصر

ج. 3-4-1. مدت نگهداری

ج. 4-4-1. عمليات پالایش

ج. 5-4-1. منبع قانونی

عکس

ج. 5-1. عناصر فرا داده‌ای مربوط به توصیفات قسمت

ج. 1-5-1. شناسه قسمت یا بخش

ج. 2-5-1. نام قسمت یا بخش

عکس

ج. 3-5-1. شماره سطح

ج. 6-1. عناصر فراداده‌ای توصیف مجموعه‌ها

ج. 1-6-1. شناسه مجموعه‌ها (سری)

عکس

ج. 2-6-1. نام مجموعه (سری)

ج. 3-6-1. تعریف مجموعه (سری)

عکس

ج. 4-6-1. شناسه بخش یا قسمت

ج. 5-6-1. تاریخ گشایش

عکس

ج. 6-6-1. تاریخ بسته و مسدود شدن

ج.7-6-1. حق دسترسی

عکس

ج. 8-6-1. شناسه امنیتی

ج. 9-6-1. شناسه طرح نگهداری

عکس

ج. 10-6-1. کلید واژه‌ها

ج. 7-1. فراداده‌های شناخت کلاسور / پرونده

ج. 1-7-1. شناسه کلاسور / پرونده

عکس

ج. 2-7-1. نام کلاسور / پرونده

ج. 3-7-1. تاریخ گشایش

عکس

ج. 4-7-1. تاریخ بسته و مسدود شدن

ج. 5-7-1. شناسه مجموعه (سری)

ج. 6-7-1. محیط نگهداری

ج. 7-7-1. شناسه مرجع محل نگهداری

ج. 8-7-1. شناسه بخش یا واحد

ج. 9-7-1. تاریخ تصفیه و پالایش

عکس

ج. 8-1. عناصر فراداده‌ای معرف اسناد

ج. 1-8-1. شناسه مرجع سند

ج. 2-8-1. نام سند

ج. 3-8-1. نام پرونده الکترونیکی

عکس

ج. 4-8-1. کلاسور / پرونده

ج. 5-8-1. موضوع

ج. 6-8-1. تولید کننده

عکس

ج. 7-8-1. تاریخ تولید

ج. 8-8-1. تاریخ ارسال / دریافت

ج. 9-8-1. دریافت کننده

عکس

ج. 10-8-1. زبان

ج. 11-8-1. نوع سند

ج. 12-8-1. تاریخ ورود به سامانه

عکس

ج. 13-8-1. حق دسترسی

ج. 14-8-1. شناسه امنیتی

ج. 15-8-1. مدت اعتبار شناسه امنیتی

عکس

ج. 16-8-1. تجهیزات و سخت‌افزار

ج. 17-8-1. سامانه مدیریتی و کاربردی

ج. 18-8-1. برنامه اجرایی

عکس

ج. 19-8-1. قالب پرونده

ج. 20-8-1. وضوح

ج. 21-8-1. پارامترهای فشرده‌سازی

عکس

ج. 22-8-1. شمای شناسه‌سازی

ج. 23-8-1. قالب آرشیو

ج. 24-8-1. درجه پیش‌بینی شده

ج. 25-8-1. قانون اطلاع‌رسانی

ج: 26-8-1. قانون حق تأليف

ج. 27-8-1. امضاء الکترونیکی

ج. 28-8-1. سازمان تأئید کننده امضای الکترونیکی

ج. 29-8-1. مهر و نشان زمان

ج. 30-8-1. الگوریتم رمز گذاری

ج. 31-8-1. اشارات رقمی دیگر

ج. 9-1. عناصر فراداده‌ای ترکیبات سند

ج. 1-9-1. شناسه مرجع ترکیبات سند

ج. 2-9-1. نام پرونده الکترونیکی

ج. 3-9-1. شناسه سند

ج. 4-9-1. تجهیزات یا سخت‌افزار

ج. 5-9-1. سامانه مدیریتی

ج. 6-9-1. برنامه اجرایی

ج. 7-9-1. قالب پرونده

ج. 8-9-1. وضوح

ج. 9-9-1. پارامترهای فشرده‌سازی

ج. 10-9-1. شمای شناسه‌بندی

ج. 11-9-1. قالب آرشیو

ج. 10-1. عناصر فراداده معرف مشخصات (پروفایل) کاربری

^291

ج. 1-10-1. شناسه کاربری

ج. 2-10-1. نام و نام خانوادگی کاربر

ج. 3-10-1. شناسه بخش

ج. 4-10-1. شناسه معرف نقش کاربر

ج. 5-10-1. شناسه معرفی گروه کاربران

ج. 11-1. عناصر فراداده‌ای مربوط به نقش کاربر در سامانه

ج. 1-11-1. شناسه نقش کاربر

ج. 2-11-1. نام نقش کاربر

ج. 3-11-1. تاریخ اعتبار

ج. 12-1. عناصر فراداده‌ای گروه کاربران

ج. 1-12-1. شناسه مربوط به گروه کاربران

ج. 2-12-1. نام گروه کاربران

ج. 3-12-1. تاریخ اعتبار

ج. 13-1. عناصر فراداده‌ای مربوط به سطح امنیتی

ج. 1-13-1. شناسه امنیتی

ج. 2-13-1. تعريف و شناخت

ج. 3-13-1. استناد قانونی

ج. 14-1. عناصر فراداده‌ای مربوط به فعالیت تصفیه و پالایش

ج. 1-14-1. شناسه مربوط به فعالیت تصفیه و پالایش

ج. 2-14-1. تعريف و شناخت

ج. 15-1. عناصر فراداده‌ای مربوط به کاربرد سامانه

ج. 1-15-1. شناسه مرجع

ج. 2-15-1. شناسه کاربر

ج. 3-15-1. شناسه فعاليت

ج. 4-15-1. شناسه عملیات

عکس

ج. 5-15-1. ساعت و تاریخ

د. مراجع و الگوها

د. 1. راهنماها

د. 1-1. شورای جهانی آرشیو

Guide for managing electronic records from an archival perspective. Paris: ICA Committee on Electronic Records, 1997. ISBN 0-9682361-0-3 http://www.ica. org/biblio/cer/guide_eng. html

این راهنما از طرف کارگروهی که برای اسناد الکترونیکی در بدنه شورای جهانی آرشیو (ایکا) تشکیل شده بود در سال 1993 به وجود آمد و فعالیت‌های خود را آغاز کرد و در سال 1997 آن را به اتمام رسانید.

این کارگروه، فعالیت‌های خود را در موضوعات ذیل پی گیری کرد:

راهنمای منتشره در سال 1997 از دو بخش تشکیل شده بود. بخش اول تحقیق

در خصوص تأثیرات فناورانه و سازمانی و قوانین تأثیر گذار در مدیریت اسناد الکترونیکی و همچنین تحلیل بعضی مفاهیم و اسامی مرتبط با اسناد الکترونیکی است. در این بخش همچنین به استراتژی‌هایی که باعث توسعه در مدیریت اسناد الکترونیکی سازمان‌ها می‌شود، اشاره گردیده است.

بخش دوم بیش تر برنامه‌ها و روش‌های اجرایی را شامل می‌شود بویژه بیانگر این نکته است که استراتژی‌های بخش اول را چگونه می‌توان حیات بخشید.

د. 2-1 آرشیو ملی انگلستان

Management, appraisal and preservation of electronic records. 2 vol. 2nd ed. London: Public Record Office, 1999.