راهنمای آموزشی سامانه مدیریت کتابخانه های عمومی کشور
ghaemiyeh.com
ghaemiyeh.com
سرشناسه:حسینی، مهدی،1357 -
عنوان و نام پدیدآور:راهنمای آموزشی سامانه مدیریت کتابخانههای عمومی کشور (سامان)/ تهیه و تنظیم سیدمهدی حسینی؛ تصویرگر عبدالله جعفری
مشخصات نشر:تهران: نهاد کتابخانههای عمومی کشور، موسسه انتشارات کتاب نشر، ۱۳۹۵.
مشخصات ظاهری:۲۵۲ ص.
شابک:978-600-352-193-3
وضعیت فهرستنویسی:فیپا
موضوع:کتابخانههای عمومی -- ایران -- دادهپردازی -- مدیریت
موضوع:Public libraries -- Iran -- Data processing -- Management
موضوع:کتابخانهها -- ایران -- خودکاری
موضوع:Libraries -- Iran -- Automation
شناسه افزوده:نهاد کتابخانههای عمومی کشور. موسسه انتشارات کتاب نشر
شناسه افزودهجعفری، عبدالله، تصویرگر
رده بندی کنگره:Z۸۴۵ /الف۹ ح۵ ۱۳۹۵
رده بندی دیویی:۰۲۷/۴۵۵
شماره کتابشناسی ملی:۴۳۳۶۵۸۴
بسم الله الرحمن الرحیم
Seyed Mahdi Hosseini
Training Guide for Public libraries Management System (SAMAN)
Tehran: Iran Public Libraries Foundation; Ketabe Nashr Publication
راهنمای آموزشی سامانه مدیریت کتابخانههای عمومی کشور
(سامان)
تهیه و تنظیم:
سیدمهدی حسینی
1395
عنوان کتاب: راهنمای آموزشی سامانه مدیریت کتابخانههای عمومی کشور (سامان)
تهیه و تنظیم: سیدمهدی حسینی
تصویرگر: عبدالله جعفری
چاپ اول: 1395
شمارگان: 3000 نسخه
شابک: 978-600-352-193-3 ISBN:978-600-352-193-3
حق هرگونه چاپ و انتشار محفوظ است.
قیمت : 120000 ریال
پیشگفتار. 11
مقدمه. 13
شروع به کار با سامانه مدیریت... 17
پیشنیازهای بهرهگیری از سامانه مدیریت... 17
اتصال اینترنتی مناسب... 17
سیستم عامل.. 18
مرورگر. 18
تنظیمات چاپ کارت عضویت... 19
تنظیمات چاپ برچسب عطف و بارکد. 21
جستجو و بازیابی اطلاعات... 23
جستجوی آزاد. 23
امکانات جستجوی آزاد. 24
جستجوی «کتابخانه من» 28
امکانات جستجوی کتابخانه من.. 28
جستجوی پیشرفته. 29
امکانات جستجوی پیشرفته. 30
جستجوی فهرستگان. 31
امکانات جستجوی فهرستگان. 32
جزئیات نسخه. 33
ورود اطلاعات و ثبت نسخه. 34
مراحل ایجاد نسخه. 34
جستجوی مدرک... 35
ایجاد نسخه. 35
فیلدهای ورود و ویرایش اطلاعات در کاربرگه نسخه. 37
ارسال درخواست ورود اطلاعات به فهرستنویس ارشد. 47
مراحل ارسال درخواست (برای کتابدار) 47
مراحل ارسال درخواست از طریق ایزو. 54
مراحل بررسی درخواست (برای فهرستنویس ارشد) 56
مدیریت... 58
مدیریت کاربران. 59
جستجوی اطلاعات اعضاء 60
مدیریت کاربران (چاپ کارت و تجمیع کاربران) 61
تجمیع کاربران. 66
مراحل تجمیع. 66
نکات مهم در فرایند تجمیع. 70
ثبتنام اعضاء 75
تایید عضویت... 85
مراحل تایید عضویت افراد. 85
امانت و رزرو. 86
امانت مدرک... 88
تمدید کتاب... 91
بازگشت مدرک... 92
مشاهده وضعیت مدارک کاربر. 92
بدهی کاربر. 95
مشاهده وضعیت مدرک... 98
مشاهده کارکرد مدرک... 98
مشاهده امانتهای من.. 99
تحویل موقت... 100
مسائل مهم مربوط به تحویل موقت... 100
فرایند رزرو مدارک... 101
فرایند درخواستهای امانت... 103
فرایند درخواستهای تمدید امانت... 106
آمادهسازی کتاب... 110
جستجوی نسخه. 110
وضعیتهای مدرک در کاربرگه نسخه. 116
چاپ تکی و دستهای عطف... 119
چاپ تکی و دستهای بارکد. 123
تنظیمات چاپگر. 123
ایجاد قالب برچسب عطف و بارکد. 123
تنظیمات و ویرایش برچسبهای عطف و بارکد. 126
رفخوانی در سامانه مدیریت... 127
الزامات و پیشنیازهای رفخوانی.. 127
روشهای رفخوانی.. 129
مراحل رفخوانی با استفاده از دستگاههای بارکدخوان. 129
رفخوانی دستی (سنتی) 141
مالی.. 144
سابقه مالی من.. 144
ثبت بدهی جدید. 145
بدهیهای گذشته. 145
گزارشها 147
ضرورت آشنایی با نرمافزار اکسل.. 148
نکات کلی در آمارگیری.. 153
گزارش فهرست نسخ.. 157
گزارش دفتر ثبت... 161
گزارش تأخیر امانات... 163
گزارش تأخیر تحویل موقت... 166
گزارش فهرست عنوانها 167
گزارش اصلاح داده 169
مسائل کلی در اصلاح دادهها 179
گزارش منابع امانتی.. 180
گزارش لیست منابع پرطرفدار. 182
گزارش لیست نسخ برنگشته. 183
گزارش کارکرد کتابخانه. 183
گزارش اصلاح داده 185
گزارش آماری اعضاء 187
گزارش آماری امانت... 192
گزارش آماری موجودی منابع. 197
گزارش کتابهای پرطرفدار. 203
گزارش منابع تأخیری.. 204
گزارش کارکرد کتابداران. 206
گزارش لیست کارکرد کتابخانه. 207
گزارش لیست کارکرد کتابدار. 209
گزارش کاربران. 209
گزارش کاربران فعال. 211
گزارش بدهی اعضاء 215
گزارش مجموع درآمدها 216
گزارش محاسباتی حق عضویت... 217
نکات مهم و کاربردی.. 218
فرایند پیگیری کتابهای دیرکردی.. 218
ویرایش رده در محل.. 221
پیشرده 222
رده اصلی.. 223
رده فرعی.. 224
شماره کاتر. 224
ثبت نشریات در کاردکس.... 228
عضویت سراسری.. 234
بهروزرسانی سامانه. 237
سؤالات متداول. 239
سپاسگزاری
گردآوری، ویرایش و تنظیم محتوای این کتاب بدون راهنمایی و همفکری و همراهی همکارانم دراداره کل امور کتابخانهها مقدور نبود. به خصوص لازم میدانم از زحمات جناب آقای گودرزی، معاون محترم مدیرکل امور کتابخانهها که کار بررسی و ارزیابی کتاب را بر عهده داشتند، آقایان کامران نادی و عبدالله جعفری که در طی این مدت از نظرات آنها بهره بردم و سایر همکاران اداره کل امور کتابخانهها که در فرایند نگارش این کتاب اینجانب را یاری رساندند، تشکر و قدردانی کنم. شایسته است از تلاشها و زحمات همکاران محترم اداره کل فناوری اطلاعات نهاد که بهینهسازی و توسعه نرمافزاری و فنی سامانه مدیریت را عهدهدار هستند، به خصوص سرکار خانم مهندس هاشمی مدیر کل محترم فناوری اطلاعات و جناب آقای مهندس باوندپوری قدردانی شود. از همفکریهای همکاران محترم اداره کل پژوهش معاونت برنامهریزی، پژوهش و فناوری اطلاعات نیز سپاسگزاری میشود. همکاری و مساعدتهای بیشائبه جناب آقای محمد الهیاری، معاون محترم توسعه کتابخانهها و کتابخوانی و جناب آقای امین متولیان، معاون محترم برنامهریزی، پژوهش و فناوری اطلاعات در تدوین این اثر بسیار راهگشا و کارساز بوده است که وظیفه میدانم نهایت قدردانی و سپاسگزاری را از ایشان داشته باشم.
بهرهگیری از آخرین دستاوردهای علمی در رشته تخصصی علم اطلاعات و دانششناسی و افزایش مهارتهای حرفه ای کتابداران عزیز، از جمله اصول محوری در نهاد است؛ در این راستا آموزشهای مداوم و ضمن خدمت کتابداران به شکل جدی در دستور کار بخشهای مختلف ستادی قرار گرفته است. ارتقای
مهارتها و تواناییهای حرفهای و تخصصی کتابداران عزیز، تاثیر مثبت و به سزایی در افزایش بهرهوری کتابخانههای عمومی به عنوان یک سازمان فرهنگی تأثیرگذار در سطوح جامعه دارد. علاوه بر فرصتها و ظرفیتهای ایجاد شده در قالب «مدرسه تابستانی و اینترنتی خواندن»، «دوره های آموزشی کوتاهمدت در مجمع کتابخانههای بزرگ کشور (مکتب)»، «برگزاری دورههای مشاوره کتابدار» و «برگزاری کارگاههای آموزشی حضوری»، انتشار کتابهای تخصصی و آموزشی به عنوان مکملی برای تداوم آموزشهای حرفهای کتابداران عزیز ضرورت دارد.
طی سه سال گذشته که کتابخانههای عمومی به سامانه جدید متصل شدهاند، تلاشهایی صورت گرفته تا در قالب برگزاری دورههای آموزشی حضوری تواناییها و مهارتهای کتابداران در کار با این نرمافزار ارتقاء یابد. در عین حال، با توجه به نیاز کتابداران به یک محتوای آموزشی جامع و منسجم که در دسترس آنها باشد، کتاب حاضر در قالب «دستنامه و راهنمای تخصصی آموزشی سامانه مدیریت» توسط معاونت توسعه کتابخانهها و کتابخوانی، تهیه شده است تا نیازهای کتابداران عزیز را در آموزش و بهرهگیری موثر و مطلوب نرمافزار برطرف سازد. بدیهی است
بهروزرسانی، توسعه و بهبود امکانات و قابلیتهای فرایندی تعریف شده در نرمافزار سامان، جز با مطالعه دقیق، نکتهسنجی، استفاده از امکانات نرمافزار و ارسال بازخورد و دیدگاههای کارشناسی و علمی کتابداران عزیز و کاربران گرامی آن، محقق نمیشود.
در پایان از تلاشهای «معاونت توسعه کتابخانهها و کتابخوانی» که مدیریت فرایندی، پشتیبانی و آموزشی سامانه مدیریت و «معاونت برنامهریزی، پژوهش و فناوری اطلاعات» که مدیریت فنی این نرمافزار را برعهده دارند سپاسگزاری میکنم.
و من الله توفیق
علیرضا مختارپور
دبیرکل
تیرماه 1395
امروزه توسعه خدمات اطلاعرسانی در کتابخانههای عمومی بیش از هر زمان دیگری به فناوری اطلاعات وابسته است. از یکسو، فرایندهای جاری و روزمره کتابخانهها از قالب سنتی و کهنه خود خارجشده و در ساختاری نرمافزاری قرارگرفته است تا در خدمت کتابخانهها، کتابداران و مراجعان به کتابخانهها قرار گیرد و از سوی دیگر، ارائه خدمات نوین به خارج از فضای محدود چهاردیواری کتابخانه، بدون کمک و بهرهگیری از فناوری اطلاعات ناممکن به نظر میرسد. بر این اساس، نرمافزارهای تخصصی کتابداری، بازوی اصلی و اجرایی کتابداران در کتابخانهها تلقی میشوند. بهمنظور رفع نیازهای بالقوه و بالفعل کتابخانههای عمومی و همچنین بهرهبرداری مطلوب و اثربخش از ظرفیتهای کلان مجموعه گسترده کتابخانههای عمومی در خصوص ترویج امر مقدس مطالعه و خواندن در جامعه، نرمافزار یکپارچه مدیریت کتابخانهای سامان، با همکاری مشترک «معاونت توسعه کتابخانهها و کتابخوانی» و «معاونت برنامهریزی، پژوهش و فناوری اطلاعات» تولید و از ابتدای سال 1391 در کتابخانههای عمومی پیادهسازی شده است.
در حال حاضر بیش از 2200 کتابخانه از تمامی استانها به این سامانه یکپارچه متصل شدهاند و کلیه امور جاری کتابخانه را با استفاده از امکانات و قابلیتهای جدید و بهروزرسانی شده در نرمافزار به انجام میرسانند. با استفاده از سامان، میتوان هر کتابخانهای را در هر نقطه از کشور که دسترسی به اتصال اینترنتی مناسب دارد، در کوتاهترین زمان به نرمافزاری جامع و درعینحال متناسب با نیازهای یک کتابخانه عمومی و اعضای آن
مجهز کرد. این سامانه، بهعنوان شبکه جامع کتابخانههای عمومی کشور، امکان امانت، عضویت و جستجو در کلیه کتابخانههای متصل به شبکه را برای کاربران خود به سهولت فراهم کرده است. برخی از مزایای مهم سامانه به شرح زیر است:
o امکان اتصال کتابخانههای جدید به سامانه در کوتاهترین زمان؛
o امکان جستجو در منابع کلیه کتابخانههای عمومی متصل به سامان؛
o امکان مدیریت کلیه امور کتابخانهای (ثبتنام عضو، امانت، بازگشت، تمدید، رفخوانی، چاپ برچسبهای عطف و بارکد، ثبت نسخه، ورود اطلاعات، ...) بهصورت کاملاً تحت وب و در بستر مرورگر؛
o امکان گزارشگیری لحظهای از کلیه عملکردهای کتابخانهها در سطوح مختلف کتابخانهای، شهرستانی، استانی و کشوری
o امکان ارسال درخواست ثبتنام، ارسال درخواست تمدید و رزرو کتاب توسط اعضای خارج از محیط کتابخانه و از طریق اینترنت؛
با توجه به درخواستهای مکرر مبنی بر وجود نسخه چاپی از این راهنما در کتابخانه به منظور مراجعه و مطالعه کتابداران و ضرورت در دسترس بودن آن در کتابخانههای عمومی به عنوان مرجعی برای پشتیبانی و آموزش سامانه مدیریت، راهنمای حاضر در اداره کل امور کتابخانهها، تهیه و تدوینشده است. امید است محتوا و راهنماهای ارائهشده در این کتاب، برای کلیه همکاران محترم در سراسر کشور مفید واقع شود. بهمنظور
بهرهگیری مطلوب از این راهنما، موارد زیر توصیه میشود:
o سعی شده همه بخشهای سامانه که در اختیار کتابدار و مسئول کتابخانه قرارگرفته، تحت پوشش این راهنما قرار گیرد. بر این اساس، با مروری بر فهرست مندرجات، اطلاعات موردنیاز خود را که به هر بخش از سامانه مربوط میشود دنبال کنید؛
o مواردی که ضروری است نسبت به آنها دقت و توجه بیشتری شود، با علامت مشخصشدهاند.
o در انتهای کتاب، بخش «نکات مهم و کاربردی» با هدف تفکیک مسائلی که کتابداران به صورت روزانه در سامان با آن مواجه میشوند گنجاندهشده است.
پشتیبانی، رفع اشکالات و پاسخگویی به سؤالات کتابداران محترم، اولویت اول اداره سامانه مدیریت است. درصورتیکه در خلال کار با سامانه مدیریت به مشکلی دچار شدهاید که راهحل رفع آن در این کتاب ارائه نشده است یا در خصوص محتوای ارائهشده در این کتاب با ابهامی مواجه هستید، با اداره سامانه مدیریت تماس بگیرید. هرگونه نظر، انتقاد، پیشنهاد و مشکل خود را میتوانید به شکلهای زیر در میان بگذارید:
o به طور مستقیم با شماره تلفنهای پشتیبانی سامانه مدیریت (02188951499، داخلی 263) تماس بگیرید.
o از طریق نشانی پست الکترونیکی اداره سامانه مدیریت (payam.soal@gmail.com) مکاتبه نمایید.
o با استفاده از فرم تعاملی موجود در بخش «تماس با ما» در وبسایت سامانه مدیریت، سؤال خود را مطرح کنید.
فرم تماس با ما در سامانه مدیریت
سامانه مدیریت کتابخانههای عمومی کشور (سامان)، برخلاف نرمافزارهای دیگری که در سیستم عامل نصب میشود، در بستر مرورگر، اینترنت و به صورت تحت وب فعال است. بر این اساس، دسترسی و استفاده مطلوب از این سامانه، نیاز به زیرساختها و امکاناتی دارد که در این بخش به آنها اشاره خواهد شد.
بهمنظور دسترسی به سامان، بایستی ابتدا اتصال اینترنتی مناسب و پرسرعت برای کتابخانه و کاربران فراهمشده باشد. بدون اتصال اینترنتی، امکان بهرهگیری از نرمافزار مقدور نخواهد بود. اتصال اینترنتی در یک کتابخانه و متناسب با تعداد مراجعهکنندگان و کارکنان کتابخانه متفاوت است. حداقل سرعت اتصال برای دسترسی به سامانه (برای یک کتابدار و یک کتابخانه کوچک)، 512k است. کیفیت اتصال اینترنتی و زیرساخت اتصال به سامانه برای هر کتابخانه بر اساس استانداردها و دستورالعملهای ابلاغی نهاد تعریف خواهد شد.
گرچه نرمافزار سامانه مدیریت در همه سیستمعاملهای استاندارد، قابلدسترسی و استفاده است اما کدنویسی و برنامهنویسی صورت گرفته در نرمافزار، با شرایط سیستمعامل ویندوز، سازگاری مطلوبتر و عملکرد بهتری دارد. سیستمعاملهای موردنیاز برای کار با سامانه عبارتاند از: Windows xp، Windows Vista، Windows 7، Windows 8, 8.1 و Windows 10
برخی از نگارشهای قابلاستفاده سیستمعامل ویندوز مایکروسافت
سامانه مدیریت، در بستر مرورگر اجرا میشود. مرورگرهای اینترنتی امکان بازدید و مشاهده وبسایت و صفحات وب را در اختیار کاربر قرار میدهند. گرچه سامانه مدیریت ممکن است در همه مرورگرهای استاندارد قابلمشاهده باشد، اما مرورگرهای پشتیبانی شده و مورد تأیید عبارتاند از: Mozilla firefox (موزیلا) و google chrome (کروم)
مرورگرهای سازگار با سامانه مدیریت
بهمنظور چاپ کارت عضویت، اعمال تنظیمات زیر در مرورگرها ضرورت است. تنظیمات ضروری در هر کدام از مرورگرهای موزیلا و کروم متفاوت است که در ادامه توضیح داده میشود:
گزینه چاپگر در مرورگر فایرفاکس
سپس همانند راهنمای تصویری ارائه شده:
1- روی گزینه Page Setup کلیک کنید.
1- بخش Margins & Header/footer را انتخاب کنید. اعداد جدول را به صفر تغییر دهید
2- در بخش Header & Footer، همه گزینهها را blank انتخاب کنید.
تنظیمات چاپگر در مرورگر فایرفاکس
margins را پیدا کنید. از منوی مقابل، مقدار Margins را بر روی None قرار دهید و سپس اقدام به چاپ کارت کنید.
تنظیمات چاپگر در مرورگر کروم
تنظیمات چاپگر برای بارکد و عطف در اختیار هر کتابخانه و در دسترس کتابدار قرارگرفته است. کتابدار میتواند با در نظر گرفتن وضعیت و نوع کاغذهای برچسبی خود، این تنظیمات را در بخش مربوطه اعمال کند. کارشناسان امور کتابخانهها و فناوری اطلاعات، کتابدار را در رفع مشکلات مربوط به تنظیمات برچسب عطف و بارکد یاری میرسانند. علاوه بر تنظیمات مربوط به مرورگر که به آنها اشاره شد، دریافت فونت
نیز بهمنظور عملکرد مطلوب چاپ برچسب عطف و بارکد لازم است. برای دریافت فونتهای ضروری به بخش تنظیمات سامانه وارد شوید.
دریافت فونتهای موردنیاز از بخش تنظیمات سامانه مدیریت
جستجو و بازیابی اطلاعات یکی از مهمترین کارکردهای هر نرمافزار کتابخانهای است. تلاش شده قابلیتهای سامانه مدیریت ازنظر مؤلفههای جستجو و بازیابی اطلاعات، با سطوح مختلف مخاطبان کتابخانههای عمومی و نیازهای آنها متناسب باشد. در این بخش امکانات و انواع جستجوی اطلاعات موجود در نرمافزار، معرفی خواهد شد. تصویر زیر گزینههای جستجوی اطلاعات کتابشناسی در سامانه مدیریت را که در دسترس کتابداران است نشان میدهد.
گزینههای جستجوی اطلاعات کتابشناسی در سامانه مدیریت
اولین گزینه فراهمشده برای جستجوی اطلاعات در سامانه، «جستجوی آزاد» است. جستجو در این بخش، بر اساس «فیلد آزاد» است، بهعبارتدیگر: برای جستجو در هر بخش از اطلاعات کتابشناسی (عنوان، نویسنده، موضوع، ...)، هر نوع ماده اطلاعاتی (کتاب، پایاننامه، ...)، هر
زبان و ... و در هر کتابخانه، از این جستجو میتوان استفاده کرد. با توجه به نکات فوق، بهمنظور محدودسازی نتایج جستجو و بازیابی اطلاعات مرتبط با نیازهای کاربر، لازم است تا حد ممکن از کلیدواژههای متعدد استفاده کرد.
1- در جستجوی آزاد میتوان در هر استان، شهرستان و کتابخانه به جستجوی کتاب پرداخت؛
2- عبارت جستجو میتواند شامل ترکیبی از عناصر مانند عنوان، نویسنده، ناشر، سال نشر، ... باشد تا نتیجه بهتری از جستجو حاصل شود؛
3- نتایج جستجو شامل شماره رکورد (شماره سند)، عنوان، نویسنده و اطلاعات نشر است.
4- با کلیک بر روی گزینه «جزئیات»، اطلاعات کتابشناسی کامل کتاب قابلمشاهده است؛
جزئیات رکورد در جستجوی آزاد
5- با کلیک بر روی گزینه «لیست کتابخانه»، فهرست کتابخانههایی که کتاب مذکور را در اختیار دارند، همراه با وضعیت کتاب، قابلمشاهده
است؛
مشاهده لیست کتابخانهها در جستجوی آزاد
برای مشاهده لیست کتابخانههایی که کتاب را در اختیار دارند، روی گزینه «لیست نسخ» کلیک کنید. در پنجره نمایش داده شده، اسامی کتابخانهها ارائه شده است که با کلیک بر روی نام هر کدام از کتابخانهها، کاربر به اطلاعات هر کتابخانه در پایگاه اطلس کتابخانهها هدایت خواهد شد (تصویر را ببینید)
کاربر با کلیک بر روی نام کتابخانه، به اطلس کتابخانهها هدایت میشود.
با کلیک بر روی گزینه «لیست نسخ» نیز وضعیت نسخه، رده در محل، بارکد، محل نگهداری و بخش تعریف شده برای کتاب نمایش داده شده است.
مشاهده وضعیت نسخه در جستجوی آزاد
6- بومیسازی جستجو: به منظور سهولت جستجوی آزاد در یک کتابخانه خاص، امکانی در سامانه مدیریت با عنوان «بومیسازی جستجو» فرآهم شده است. کتابدار هر کتابخانه میتواند با کلیک بر روی گزینه «بومیسازی جستجو» فایلی را دانلود و آن را در صفحهنمایش رایانهای که خاص
جستجو در سامانه برای اعضاء و مخاطبان تدارک دیده شده است، قرار دهد. اعضای آن کتابخانه با کلیک بر روی این فایل، به جستجوی آزاد خاص همان کتابخانه هدایت میشوند. به این منظور لازم است:
o کتابدار یا کاربر، با شناسه و رمز عبور خود در سامانه وارد شود؛
o سپس در جستجوی آزاد، روی گزینه «بومیسازی جستجو» کلیک کند؛
o فایل دریافتی را در صفحه دسکتاپ رایانه خود یا رایانه درنظر گرفته شده برای اعضاء قرار دهد.
بومیسازی جستجو در جستجوی آزاد
کاربر، برای مشاهده گزینه «بومیسازی جستجو» در جستجوی آزاد، باید با استفاده از شناسه کاربری و رمز ورود، در سامانه وارد شده باشد .
ازجمله مهمترین قابلیت جستجوی آزاد، امکان جستجو در کتابخانههای یک استان خاص، یا یک شهرستان خاص یا یک کتابخانه است. همچنین امکان مشاهده وضعیت کتاب (موجود، امانت) که در رنگبندیهای مشخصشده، در این نوع جستجو، وجود دارد.
این نوع جستجو خاص یک کتابخانه است و امکان تغییر کتابخانه در آن وجود ندارد. این جستجو بر اساس فیلد نسخ صورت میگیرد. برای استفاده از جستجوی کتابخانه من، کتابدار و کاربر بایستی با استفاده از شناسه کاربری و رمز عبور خود در سامانه واردشده باشد.
جستجوی کتابخانه من
1- تنها امکان جستجو در کتابخانه تعریفشده برای کتابدار و کاربر در آن مقدور است؛
2- امکان جستجو بر اساس زبان مدرک؛
3- نوع جستجو قابل انتخاب برای کاربر (شامل، دقیقاً برابر، از ابتدا)؛
4- امکان جستجو در یک بخش خاص از کتابخانه (پایگاه اصلی، کودک، نشریات، ...)؛
5- امکان جستجو در یک نوع ماده خاص اطلاعاتی (کتاب، ...)؛
امکان مرتبسازی نتایج جستجو(صعودی/نزولی) بر اساس
1- عنوان، نویسنده، ناشر، سال نشر؛
2- امکان انتخاب یک فیلد برای جستجو (عنوان، نویسنده، ...)؛
3- امکان مشاهده وضعیت مدارک بر اساس رنگبندیهای تعریفشده؛
4- نتایج جستجو شامل: عنوان، نویسنده و مشخصات نشر؛
5- با کلیک بر روی گزینه «جزئیات»، اطلاعات کتابشناسی کامل کتاب قابلمشاهده است؛
امکان مشاهده «وضعیت نسخه» و «قابل امانت بودن آن»، در جزئیات نیز وجود دارد.
به دو شکل میتوان در یک کتابخانه خاص جستجو کرد: «جستجوی کتابخانه من» که ساختاری ساده دارد و «جستجوی پیشرفته کتابخانه من» که امکان بهرهگیری از فیلدهای مختلف جستجو را برای کاربر فرآهم کرده است. همچنین امکان جستجو در یک بخش خاص از کتابخانه در این نوع جستجو برای کاربر وجود دارد.
جستجوی پیشرفته در سامان، فرایندی برای سفارشی کردن مراحل جستجو و استفاده از مؤلفههای مختلف بازیابی اطلاعات است تا میزان ارتباط بین کلیدواژههای موردنظر کاربر با نتایج جستجو افزایش یابد. مهمترین مشخصه و قابلیت جستجوی پیشرفته، امکان جستجوی ترکیبی با استفاده از ابزارهای تهیهشده است.
امکانات جستجوی پیشرفته
1- امکان انتخاب زبان منابع اطلاعاتی؛
2- امکان انتخاب نوع ماده اطلاعاتی؛
3- امکان مرتبسازی صعودی/نزولی نتایج جستجو بر اساس فیلدهای عنوان، نویسنده، ناشر، سال نشر؛
4- امکان استفاده از فیلدهای مختلف (عنوان، پدیدآور، ...) برای جستجوی کتاب؛
5- تعریف نوع جستجو: شامل کلیدواژه موردنظر باشد یا نباشد؛
6- واردکردن عبارت جستجوی موردنظر؛
7- امکان اضافه کردن فیلدهای دیگر به جستجو با استفاده از ابزار بهمنظور جستجوی ترکیبی؛
8- نتایج شامل عنوان، پدیدآور و مشخصات نشر است؛
9- با کلیک بر روی گزینه «جزئیات»، اطلاعات کتابشناسی کامل کتاب قابلمشاهده است؛
با کلیک بر روی گزینه «لیست کتابخانه»، فهرست
1- کتابخانههایی که کتاب مذکور را در اختیار دارند، قابلمشاهده است.
جستجوی فهرستگان بهمنظور بازیابی اطلاعات در همه کتابخانههای متصل به سامانه ایجادشده است. با استفاده از این امکان، کاربر میتواند در همه کتابخانههای متصل به سامان، به جستجوی کتاب و سایر منابع اطلاعاتی موردنظر خود اقدام کند. علاوه بر این در نتایج جستجو، کتابخانههایی که مدرک موردنظر را در اختیار دارند، نمایش میدهد. این جستجو برای کتابداران و فهرستنویسان کاربرد بیشتری دارد. زیرا:
· با استفاده از قابلیتهای تهیهشده در این نوع جستجو، کتابدار میتواند درخواست فهرستنویسی و ورود اطلاعات یک کتاب را برای فهرستنویس ارشد استان ارسال کند. به منظور مطالعه راهنمای ارسال درخواست فهرستنویسی و ورود اطلاعات، بخش «ورود اطلاعات و ثبت نسخه، مطلب «ارسال درخواست ورود اطلاعات برای فهرستنویس ارشد» را ملاحظه کنید.
· امکانات تجمیع و یکدستسازی عناوین و رکوردهای تکراری در این نوع جستجو تعبیهشده است. این امکان تنها در اختیار کاربرانی است که مجوز تجمیع دادهها را دارند.
امکانات جستجوی فهرستگان
1- امکان جستجو در کل کتابخانههای متصل به سامانه مدیریت
2- امکان جستجو بر اساس یک زبان خاص
3- امکان جستجو در یک نوع ماده خاص اطلاعاتی (کتاب، ...)
4- نوع جستجو قابل انتخاب برای کاربر (شامل، دقیقاً برابر، از ابتدا)
5- امکان مرتبسازی نتایج جستجو(صعودی/نزولی) بر اساس عنوان، نویسنده، ناشر، سال نشر
6- امکان تکمیل یک یا چند فیلد (ترکیبی) برای جستجو
7- نتایج شامل عنوان مدرک، نویسنده و مشخصات نشر
با کلیک بر روی گزینه «جزئیات»، اطلاعات کتابشناسی
1- کامل کتاب قابلمشاهده است؛
2- با کلیک بر روی گزینه «لیست کتابخانه»، فهرست کتابخانههایی که کتاب مذکور را در اختیار دارند، قابلمشاهده است.
گزینه «جزئیات نسخه» در همه نتایج بازیابی وجود دارد. این گزینه علاوه بر ارائه اطلاعات کتابشناسی مدرک که برای کاربران و اعضای کتابخانه مهم است، به سبب وجود برخی از گزینههای کاربردی و مهم که در ذیل به آنها اشاره شده و امکانات و قابلیتهای عملکردی و فرایندی را در اختیار کتابدار قرار میدهد نیز اهمیت دارد. بهطورکلی، گزینههای موجود در این بخش عبارتاند از:
· رزرو مدرک (برای عضو کتابخانه)
· درخواست امانت (برای عضو کتابخانه)
· ایجاد نسخه (مختص کتابدار)
· ویرایش نسخه (مختص کتابدار)
· ویرایش رده در محل (مختص کتابدار)
· ویرایش فهرست (مختص فهرستنویس)
بهمنظور ایجاد نسخه در یک کتابخانه، کتابدار ابتدا لازم است با استفاده از شناسه کاربری و رمز عبور خود به سامانه واردشده باشد. مراحل ثبت و ایجاد نسخه به این شرح هستند:
گام اول) جستجوی منابع
گام دوم) ایجاد نسخه جدید یا ثبت نسخه دوم از نسخه فعلی (ویرایش نسخه)
تصویر زیر، مراحل ورود اطلاعات، ایجاد یا ویرایش نسخه را ترسیم کرده است
مراحل ورود اطلاعات، ایجاد و ویرایش نسخه در سامانه مدیریت
کتابدار به محض دریافت کتاب، نسبت به جستجوی آن را از طریق گزینه «جستجوی کتابخانه من» یا «جستجوی پیشرفته کتابخانه من»، اقدام میکند تا از وجود یا عدم وجود کتاب در کتابخانه خود اطمینان پیدا کند. در این مرحله:
v در صورت وجود کتاب در کتابخانه: نسبت به تعریف نسخه دوم از آن مدرک اقدام میکند. این فرایند در صفحات بعدی توضیح دادهشده است.
v در صورت عدم وجود کتاب در کتابخانه: اگر کتاب موردنظر در سایر کتابخانهها وجود داشته باشد و اطلاعات کتابشناسی آن نیز کامل باشد، نسبت به «ایجاد نسخه» جدید از کتاب موردنظر برای کتابخانه خود اقدام میکند . این فرایند در بخشهای بعدی توضیح دادهشده است.
v در صورت عدم وجود کتاب در سایر کتابخانهها و فقدان اطلاعات کتابشناسی از آن عنوان در سامانه: کتابدار نسبت به ارسال درخواست فهرستنویسی برای «فهرستنویس ارشد» اقدام میکند.
بهمنظور ایجاد نسخه جدید از کتاب در کتابخانه، در قسمت جزئیات نسخه (مطابق راهنمای تصویری زیر) روی گزینه «ایجاد نسخه» کلیک کنید. با کلیک بر روی این گزینه، کتابدار به صفحه کاربرگه نسخه هدایت
میشود.
ایجاد نسخه
مشخصات فهرست در کاربرگه نسخه
صفحه کاربرگه نسخه دارای چند بخش است:
1- مشخصات فهرست: اطلاعات کلی شامل عنوان و شماره راهنمای کتاب در این قسمت درجشده است.
2- جدول مشخصات نسخ موجود: درصورتیکه نسخههای قبلی از کتاب موردنظر در کتابخانه وجود دارد، در جدولی که ذیل قسمت مشخصات فهرست ارائهشده، نمایش داده میشود. اطلاعات موجود در این جدول به منظور «نسخه برداری» و ثبت نسخه دوم و سوم و ... به کار میرود.
3- فیلدهای ورود اطلاعات و ویرایش نسخه: بخش بعدی شامل فیلدهای مربوط به عملگرهای نسخه است که در صفحه بعد توضیح داده خواهد شد.
مطابق تصویر زیر، کاربرگه نسخه برای ایجاد (یا ویرایش) نسخه دارای امکانات متعددی است که در این قسمت به ترتیب شماره، توضیح داده میشوند.
فیلدهای ورود و ویرایش اطلاعات نسخه
1- نام کتابخانه: هر کتابدار، در یک کتابخانه مشخص مشغول به فعالیت است که در سامانه برای وی تعریفشده است. در این قسمت، نام کتابخانه بر اساس نام واحد سازمانی مشخصشده برای کتابدار، به وی نمایش داده میشود.
2- محل نگهداری: عمدتاً محل نگهداری و نام کتابخانه یکسان است. مگر برای برخی از کتابخانهها که محلهای نگهداری متنوع و متفاوت دارند. مانند:کتابخانههای مرکزی
1- بخش: در انتخاب بخش دقت کنید. کتاب به تشخیص کتابدار و مطابق با دستورالعمل بایستی در یک بخش قرار گیرد. عمدتاً کتابهای مربوط به بزرگسالان در بخش «پایگاه اصلی»، کتابهای کودکان در بخش «کودک»، منابع مربوط به کمکدرسی در بخش «کمکدرسی» و منابع دیداری شنیداری، در بخش «دیداری شنیداری» ثبت میشوند. با انتخاب یک بخش، بارکد کتاب نیز مطابق با آن بخش تعریف میشود. طبعاً با تغییر یک بخش، بارکد کتاب نیز تغییر خواهد کرد.
2- وضعیت نسخه: وضعیت نسخه عبارت است از شرایطی که کتاب در کتابخانه دارد. وضعیت نسخه برای کتابی که بهتازگی ثبت نسخه شده، «موجود» است. وضعیت نسخه کتاب در همه حال بایستی مشخص باشد. برخی از وضعیتها قابلتغییر توسط کتابدار هستند و برخی دیگر، تنها توسط سیستم تغییر پیدا میکند و امکان دخالت عامل انسانی در آن وجود ندارد.
3- نوع تهیه: کتاب به طرق مختلف به دست کتابدار میرسد. نوع تهیه کتاب بایستی توسط کتابدار و هنگام ثبت نسخه با دقت انتخاب شود تا در مواقع لازم بتوان آمارهای منابع دریافتی کتابخانهها بر اساس نوع تهیه آنها را به دست آورد. انواع روشهای تهیه کتاب عبارتاند از:
· خرید نهاد: کتابهایی که توسط اداره کل منابع نهاد و به شکل متمرکز برای کتابخانهها ارسالشده است؛
· خرید کتاب من: کتابهایی که بهوسیله سفارش از طریق «طرح کتاب من» به کتابخانه ارسالشده است؛ لازم به ذکر است در حال حاضر، «طرح کتاب من در کتابخانهها» اجرا نمیشود؛
· خرید استان: کتابهایی که توسط اداره کل استان برای کتابخانه خریداریشده است؛
· خرید کتابخانه: کتابهایی که توسط اداره شهرستان یا کتابخانه خریداری یا تهیهشده است؛
· اهدایی عضو: کتابهایی که توسط اعضاء به کتابخانه اهداشده است. فرایند استعلام این دسته از کتابها بایستی قبلاً انجامشده باشد؛
· اهدایی ارشاد: کتابهایی که توسط اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی به کتابخانه اهداشده است؛
· اهدایی سایر: کتابهایی که به طرقی غیر از موارد فوق، به کتابخانه اهداشده است.
· وقفی: کتابهایی که توسط اشخاص و سازمانها، وقف کتابخانه شده است.
· سهمیه فرهنگی: کتابهایی که توسط اداره کل فرهنگی برای کتابخانهها بهمنظور برگزاری مسابقات کتابخوانی ارسال میشود؛
نامشخص: کتابهایی که به روشهای دیگری که شامل موارد فوق نیست به دست کتابدار رسیده است. قبل از ثبت این دسته از کتابها در سیستم، بایستی استعلام
· لازم از طریق کارشناس منابع انجام شود.
1- کیفیت فیزیکی: کتابهایی که توسط اداره کل منابع برای کتابخانهها ارسال میکند عموماً کیفیت فیزیکی خیلی خوبی دارند اما ممکن است برخی از کتابهای اهدایی یا کتابهایی که به طرق دیگری برای کتابخانه خریداریشده، شرایط مطلوبی نداشته باشند. لازم است کتابدار در هنگام ثبت نسخه کیفیت فیزیکی کتاب را بر اساس شرایط آن و مطابق با مواردی که در سیستم وجود دارد انتخاب کند تا بعداً بتوان نسبت به تعمیر، مرمت و صحافی کتابهای موردنیاز اقدام شود. همچنین برخی از کتابها به شکل لوح فشرده(1)هستند. شرایط این دسته از کتابها و منابع نیز بایستی دقیقاً انتخاب شود. همچنین کتابهایی که صحافی شده و به چرخه مخزن کتابخانه برگشته است بایستی با انتخاب گزینه «صحافی شده» مشخص شوند.
2- نوع چاپ: این گزینه امکان انتخاب نوع چاپ کتاب را برای کتابدار فراهم میکند. عمدتاً کتابهای خریداریشده نهاد یا چاپ اصل هستند یا افست. کتابهایی که ارزش بالایی دارند را با گزینه «کتاب نفیس» مشخص کنید. در این زمینه به دستورالعملها و بخشنامههای صادرشده مراجعه فرمایید.
نوع جلد: نوع جلد را بر اساس کیفیت آن مشخص کنید.
1) CD
1- عمدتاً کتابهای خریداریشده توسط نهاد از نوع شومیز(1)هستند یا گالینگور(2). نوع جلد برخی از کتابهای رده سنی کودکان و نوجوانان ممکن است متفاوت باشد.
2- قطع کتاب: قطع و سایز کتاب را بر اساس استانداردهای تعریفشده و موجود انتخاب کنید. در نظر داشته باشید کتابهایی که دریافت میکنید از تنوع قطع برخوردار هستند. تصویر زیر، مشخصات و اندازه قطعهای مختلف کتاب را نشان میدهد.
قطعهای کتاب و اندازههای آنها
1- شابک: لازم است شابک کتاب را درصورتیکه پشت جلد کتاب درج شده است، وارد کنید. شماره شابک باید بدون خط تیره وارد شود.
2- شماره ثبت: واردکردن شماره ثبت به دو صورت امکانپذیر است:
درج دستی شماره ثبت: درصورتیکه ترتیب شماره ثبتهای بخش موردنظر خود را میدانید میتوانید
· بهصورت دستی شماره ثبت را وارد کنید. در نظر داشته باشید هرگونه خطای سهوی یا عمدی در واردکردن دستی شماره ثبت، منجر به این میشود که ترتیب شماره ثبتهای بخش از بین برود که اصلاح آن وقتگیر خواهد بود. همچنین عدم دقت در واردکردن شماره ثبت، ممکن است منجر تولید شماره «ثبتهای نادرست» شود.
· کلیک بر روی «دریافت شماره ثبت»: با کلیک بر روی این گزینه، سیستم بر اساس ترتیب شماره ثبتهای موجود در بخش، آخرین شماره ثبتی که در بخش قابلاستفاده است را پیشنهاد میکند. درعینحال در نظر داشته باشید، درصورتیکه قبلاً بهصورت دستی شماره ثبتی را وارد کرده باشید که از نظم و ترتیب مشخصی برخوردار نباشد، سیستم نیز آن را ملاک پیشنهاد شماره ثبت در نظر میگیرد. بنابراین دقت و توجه کافی به این امر، میزان خطای سیستمی را کاهش خواهد داد.
1- دریافت شماره ثبت: نحوه دریافت شماره ثبت سیستم در بخش قبلی توضیح دادهشده است.
2- شماره نسخه: درصورتیکه نسخه کتاب برای اولین بار در کتابخانه ثبت میشود، نیازی به واردکردن عدد در این قسمت نیست. اما درصورتیکه نسخه دوم از یک کتاب را میخواهید ثبت کنید، در این قسمت عدد 2 را درج کنید. همانند شماره ثبت، درج شماره نسخه به دو صورت است:
· واردکردن شماره نسخه بهصورت دستی: در این حالت بایستی بر اساس نسخ موجود از کتاب در کتابخانه، شماره نسخه آن را وارد کنید. تنها عدد را درج کنید. واردکردن به شکل ن 2 یا نسخه 2 صحیح نیست.
· کلیک بر روی گزینه دریافت شماره نسخه: درصورتیکه از گزینه نسخهبرداری استفاده کرده باشید، سیستم بهصورت خودکار شماره نسخه را در کادر مربوطه درج میکند. همچنین شماره نسخه «پیشنهادی» در این قسمت برای کتب تکجلدی و تکنسخهای است. بر این اساس، شما میتوانید شماره نسخه را بهطور دستی نیز وارد نمایید. برای ثبت کتابهای چند جلدی شماره نسخ را بهطور دستی، عددی ثابت وارد نمایید. در این حالت شماره جلد برای هر نسخه باید متفاوت باشد.
· نکته مهم: بهمنظور نسخهبرداری از یک کتاب، روی گزینه «نسخهبرداری» کلیک کنید. در این حالت، سیستم کتاب را بهعنوان نسخه دوم میشناسد.
گزینه نسخهبرداری در کاربرگه نسخه
1- دریافت شماره ثبت: مراحل دریافت شماره ثبت در بخش قبلی توضیح دادهشده است.
1- شماره جلد: درصورتیکه کتاب جلد اول است، نیازی به واردکردن عدد نیست. درصورتیکه کتاب چند جلدی است کافی است تنها شماره جلد را وارد کنید. (مثال: 4)
· نکته: اگر چند جلد در یک نسخه مجلد است، شماره جلدها را با کاما از یکدیگر جدا نمایید: (مثال: 5,7,12)
2- قسمت (پارت): این فیلد خاص کتابهایی است که بهصورت بخشبندی شده ارائهشده است. بسته کتابهایی که از یک عنوان ولی در بخشهای جداگانه (نه بهصورت جلد) به کتابخانه ارسال شود شامل این نوع میشود. همچنین کتابهای چند جلدی که هر جلد در چند بخش ارائهشده نیز شامل این نوع میشود. در این قسمت نیز کافی است تنها شماره قسمت را وارد کنید. واردکردن به شکل قسمت 2 یا ق 2 صحیح نیست.
3- تاریخ ثبت/تهیه: تاریخ ثبت/تهیه بر اساس تاریخی که کتاب در کتابخانه به دست کتابدار رسیده انتخاب میشود.
· نکته مهم: تاریخ تهیه قابلویرایش و انتخاب از تقویم بازشونده است.
4- قیمت: قیمت کتاب درصورتیکه در صفحه حقوقی کتاب درجشده، حتماً بایستی وارد شود. درصورتیکه قیمت کتاب مشخص نیست، عدد صفر قرار دهید.
توضیحات: درصورتیکه نیاز به درج توضیحاتی خاص برای کتاب دارید، در کادر مربوط آن را وارد کنید. با توجه
1- به شرایط و وضعیت کتاب، درج توضیحات آن در این قسمت کمک شایانی به کتابدار میکند.
2- مرجع بودن: مرجع بهعنوان یک وضعیت در سیستم تعریف میشود. درصورتیکه کتاب مرجع است، حتماً بایستی چک باکس مرجع انتخابشده باشد.
3- اجازه رزرو: سیستم بهصورت پیشفرض گزینه «اجازه رزرو» را انتخاب کرده است. درصورتیکه کتاب مرجع است یا به هر دلیل دیگری، مطابق با دستورالعملها، میتوانید این گزینه را غیرفعال کنید.
4- اجازه امانت: سیستم بهصورت پیشفرض گزینه «اجازه امانت» را انتخاب کرده است. درصورتیکه کتاب مرجع است یا به هر دلیل دیگری، مطابق با دستورالعملها، میتوانید این گزینه را غیرفعال کنید.
5- اجازه تمدید: سیستم بهصورت پیشفرض، گزینه «اجازه تمدید» را انتخاب کرده است. مطابق با دستورالعمل میتوانید اجازه تمدید کتاب را غیرفعال کنید.
6- حاوی CD: درصورتیکه به همراه کتاب، لوح فشردهای نیز عرضهشده است این گزینه را انتخاب کنید.
7- ایجاد نسخه و ویرایش رده در محل: بعد از طی این مراحل، با کلیک بر روی گزینه «ایجاد نسخه و ویرایش رده در محل»، نسخه کتاب در سیستم ثبت و کتابدار به مرحله ویرایش رده در محل آن هدایت میشود.
فرایند درخواست کتاب از مرحله جستجو در فهرستگان آغاز میشود. بهعبارتدیگر، درصورتیکه کتابدار، از طریق گزینه جستجوی فهرستگان، کتابی را جستجو کند و اطلاعات آن را در سامان نیابد، گزینه «ارسال درخواست فهرستنویسی» فعال خواهد شد؛ این بخش فرایندهای ارسال درخواست فهرستنویسی و ورود اطلاعات کتاب را توضیح میدهد.
گام اول) جستجوی مدرک
· قبل از ارسال درخواست فهرستنویسی، از طریق جستجوی آزاد، جستجوی پیشرفته و جستجوی فهرستگان، نسبت به عدم وجود کتاب در سامان مطمئن شوید؛
· ابتدا از طریق جستجوی آزاد (با انتخاب همه استانها، همه شهرها و همه کتابخانهها) و استفاده از کلیدواژههای مختلف (عنوان، نویسنده، ناشر، مترجم، ...) از نداشتن کتاب در سامان مطمئن شد؛
گزینههای مختلف جستجو در سامانه مدیریت
گام دوم) ارسال درخواست
در صورتی که از عدم وجود اطلاعات کتابشناسی مدرک در سامانه مدیریت مطمئن شدید، در جستجوی فهرستگان مجددا نسبت به جستجوی مدرک اقدام کنید. در پنجره پیغام سیستم، (مطابق راهنمای تصویری زیر) روی گزینه «ارسال درخواست فهرستنویس» کلیک کنید.
ارسال درخواست فهرستنویسی
گام سوم) جستجو در کتابخانه ملی برای دریافت اطلاعات کتابشناسی آن
گزینههای مختلف جستجو در سرور کتابخانه ملی
در این مرحله، کتابدار، اطلاعات کتابشناسی کتاب موردنظر خود را از طریق جستجو در بانک اطلاعاتی کتابخانه ملی ایران، بازیابی میکند. توصیه میشود جستجو را در فیلد آزاد کتابخانه ملی، انجام دهید.
مراحل جستجو در سرور کتابخانه ملی عبارت است از:
1- عبارت جستجو را در کادر وارد میکنیم؛
2- فیلد انتخابی خود را متناسب با عبارتی که وارد کردهایم، انتخاب میکنیم (همانطور که در شکل قبلی مشاهده میکنید، این فیلدها شامل عنوان، فیلد آزاد، موضوع، شابک و شماره رکورد هستند)؛
3- سرور جستجو بهصورت پیشفرض، فعلاً فقط کتابخانه ملی انتخابشده است؛
4- با کلیک بر روی گزینه «جستجو» سامان نسبت به ارسال دادهها به سرور کتابخانه ملی و دریافت آنها اقدام خواهد کرد. مدتزمان نمایش رکوردها از کتابخانه ملی، بستگی به دادههای فراخوان شده دارد.
مراحل جستجو در سرور کتابخانه ملی
گام چهارم) دریافت نتایج جستجو و بررسی آنها توسط کتابدار بهمنظور انتخاب بهترین گزینه برای ارسال به فهرستنویس ارشد
نتایج جستجوی انجامشده در سرور کتابخانه ملی عبارتاند از
1- عنوان کتابها و مدارکی که از طریق جستجو در سرور کتابخانه ملی یافت شده است؛
2- اطلاعات مربوط به پدیدآورنده اثر؛
3- جزئیات شامل اطلاعات کامل کتابشناختی اثر؛
بررسی نتایج بازیابی شده از سرور کتابخانه ملی
گام پنجم) مشاهده جزئیات رکورد بازیابی شده و کلیک بر روی گزینه «درخواست افزودن به فهرست»
رکوردهای بازیابی شده را بررسی کنید. درصورتیکه اطلاعات کتابشناسی یک رکورد، دقیقاً با اطلاعات همان کتابی است که به دست شما رسیده مطابقت دارد، روی گزینه «درخواست افزودن به فهرست» کلیک کنید.
درخواست افزودن به فهرست
پیغام بعد از ارسال درخواست به فهرستنویس ارشد استان
گام ششم) مشاهده وضعیت درخواستهای ارسالی
بهمنظور مشاهده وضعیت درخواستهای ارسالی، از منوی مدیریت، بخش ورود اطلاعات، گزینه «درخواستهای من» را کلیک کنید.
بررسی درخواستهای ارسالی
کلیه درخواستهای ارسالشده در این بخش قرارگرفته و وضعیت آنها برای کتابدار درخواستدهنده قابلمشاهده است.
مشاهده وضعیت درخواستهای ارسالشده
وضعیت کتابها در بخش مدیریت درخواستهای فهرستنویسی به صورتهای زیر است:
1- بررسی نشده: این وضعیت شامل کتابهایی است که فهرستنویس ارشد استان، هنوز آنها را بررسی نکرده یا در مرحله فهرستنویسی و ورود اطلاعات هستند.
رد شده: در صورتی فهرستنویس ارشد، درخواست کتابدار
1- را رد میکند که اطلاعات آن کتاب در سامان وجود داشته باشد. بر این اساس علاوه بر رد درخواست، شماره رکورد موجود در سامان را نیز به کتابدار اطلاع میدهد و کتابدار بایستی آن شماره رکورد را از طریق جستجوی رکورد یافته و نسبت به ثبت نسخه اقدام نماید.
2- تأیید شده: درصورتیکه فهرستنویس ارشد، درخواست کتابدار را تأیید و اطلاعات موردنیاز وی را در سامان وارد کرد، کتابدار میتواند با کلیک بر روی درج نسخه، نسبت به ثبت اطلاعات کتاب درخواستی خود اقدام کند.
مراحل ارسال درخواست برای کتابهای فاقد اطلاعات کتابشناسی در کتابخانه ملی به شرح ذیل است. درصورتیکه اطلاعات کتاب در کتابخانه ملی وجود نداشت، کتابدار لازم است مشخصات کتابشناسی کتاب را بر اساس اطلاعات مندرج در کتاب، از طریق فرم به فهرستنویس ارشد ارسال کند.
· کلیک بر روی گزینه «ارسال مشخصات کتابشناختی مدرک» که در پنجره هشدار سیستم نمایش دادهشده است.
ارسال مشخصات کتابشناختی مدرک
فیلدهای موردنظر را تکمیل کنید. تکمیل فیلدهایی که با
· ستاره قرمز مشخصشدهاند، الزامی است. توجه کنید که ارسال اسکن و تصویر «صفحه جلد»، «صفحه عنوان» و «صفحه حقوقی کتاب» نیز الزامی است.
گزینههای موجود در بخش «ارسال مشخصات کتابشناختی مدرک»
درصورتیکه خطایی در سرور کتابخانه ملی در هنگام فرایند ارسال درخواست رخ داد، بایستی مطابق با فرایندهای توضیح داده به شرح زیر، فایل ایزوی دریافتی از سایت کتابخانه ملی، برای فهرستنویس ارشد ارسال شود. در هنگام بروز خطا، سیستم پنجره هشدار به شکل زیر نمایش میدهد.
ارسال فایل ایزو برای فهرستنویس ارشد
1- ابتدا جستجوی خود را در سایت کتابخانه ملی به نشانی opac.nlai.ir انجام دهید و بعد از انتخاب کتاب موردنظر، خروجی ایزو با فرمت txt را در رایانه خود دانلود کنید.
دانلود خروجی ایزو با فرمت text در سایت کتابخانه ملی
2- فایل ایزو که از سایت کتابخانه ملی دریافت و دانلود کردهاید را انتخاب کنید. سیستم در مرحله بعد اطلاعات کتابشناسی مدرک را نمایش خواهد داد. سایر مراحل، را دنبال کرده و درخواست خود را ارسال کنید.
انتخاب فایل ایزوی دانلود شده در رایانه
نکات مهمی در فرایند بررسی درخواستهای کتابداران لازم است مدنظر قرار گیرد که رعایت آنها، از ورود اطلاعات تکراری در سامانه جلوگیری میکند.
· قبل از ورود اطلاعات کتابهای درخواستی کتابداران، از طریق جستجوی آزاد، جستجوی پیشرفته و جستجوی فهرستگان، نسبت به عدم وجود کتاب در سامان مطمئن شوید؛
· ابتدا از طریق جستجوی آزاد (با انتخاب همه استانها، همه شهرها و همه کتابخانهها) و استفاده از کلیدواژههای مختلف (عنوان، نویسنده، ناشر، مترجم، ...) نسبت به عدم وجود کتاب در سامان مطمئن شد؛
وضعیت کتابهای درخواستی کتابداران دو حالت دارد:
کتاب در سامان وجود دارد: بعد از اطمینان از وجود کتاب در سامان، با کلیک بر روی «بررسی»، جزئیات کتاب را مشاهده کنید (جزئیات مشاهدهشده، اطلاعات کتابشناسی ملی ایران است)، روی گزینه «رد درخواست» کلیک کنید و
· شماره رکوردی که پیدا کردید را در آن درج کنید و روی گزینه «ارسال» کلیک کنید؛
· کتاب در سامان وجود ندارد: بعد از اطمینان از عدم وجود کتاب، با کلیک بر روی «بررسی»، جزئیات کتاب را مشاهده کنید و با کلیک بر روی گزینه «تأیید و افزودن به فهرست» نسبت به ورود اطلاعات کتاب درخواستی اقدام کنید. مواردی که نیاز به ویرایش دارند را ویرایش کنید و درنهایت روی گزینه «ذخیره و بهروزرسانی» کلیک کنید. شماره رکورد جدیدی که ایجادشده، توسط سیستم برای کتابدار درخواستکننده ارسال میشود و وی نسبت به ثبت نسخه اقدام خواهد کرد.
کتابدارانی که دسترسی آنها به عنوان «فهرستنویس کتابخانه» یا «فهرستنویس ارشد» در سامانه تعریف شده است لازم است در خصوص نحوه و فرایند ورود اطلاعات و فهرستنویسی منابع و مدارک، به «راهنمای فهرستنویسی» که در اختیار آنها قرار گرفته است مراجعه نمایند؛ همچنین این همکاران میتوانند به طور مستقیم با کارشناسان فهرستنویس ستادی تماس بگیرند و راهنماییهای لازم را دریافت کنند.
این بخش امکانات و قابلیتهای موجود در بخش «مدیریت» را تشریح میکند از جمله: امکانات جستجوی اعضاء، چاپ کارت اعضاء، ثبتنام اعضاء، دانلود گزارشهای موردنیاز کتابدار و نیز مشاهده وضعیت درخواستهای ارسالشده به فهرستنویس ارشد استان.
بخشهای زیرمنوی مدیریت در سامانه
مطابق با راهنمای تصویری فوق، قابلیتهای موجود در بخش مدیریت عبارتاند از:
1- واحد سازمانی: این قسمت، امکانات دانلود لیست کتابخانههای متصل به سامان و مشاهده اطلاعات کتابخانه را ارائه میدهد؛
کاربران: در این بخش، امکانات جستجوی اعضاء، چاپ کارت عضویت، تمدید عضویت، تجمیع شناسه تکراری کاربران، ثبتنام اعضاء، تأیید ثبتنام افرادی که از طریق
1- سایت سامانه در یک کتابخانه پیشثبتنام کردهاند و امکان ارسال پیام درون نرمافزاری به کاربران قرارگرفته است؛
2- دانلود گزارشها: در این بخش، گزارشهای درخواستی کتابداران قابلمشاهده و دانلود است؛
3- ورود اطلاعات: در این بخش نیز امکان مشاهده فهرست درخواستهای ارسالشده به فهرستنویس ارشد استان و مشاهده وضعیت آنها در اختیار کتابدار قرارگرفته است.
امکانات مدیریت «کاربران» در سامانه، دارای سه بخش اصلی «جستجوی اطلاعات اعضای کتابخانه»، «امکانات مربوط به مدیریت کاربر و چاپ کارت عضویت» و «خروجی اکسل و جدول نمایشی به منظور دریافت گزارش» است.
بخشهای مربوط به مدیریت کاربران
سامانه مدیریت، مؤلفههای متنوعی برای جستجوی اعضای یک کتابخانه در اختیار کتابدار قرار داده است که در این قسمت توضیح داده میشود. گزینههای جستجوی اعضاء در سامانه مدیریت به شرح زیر است:
گزینههای جستجوی اعضاء در سامانه مدیریت
1- جستجو از طریق اطلاعات کاربری: (نام کاربری، نام و نام خانوادگی، شماره شناسنامه، و کد ملی)
2- جستجو بر اساس تاریخ عضویت: این گزینه امکان جستجوی اعضای کتابخانه را بر اساس تاریخی که در کتابخانه عضو شدهاند مقدور میسازد؛ در تقویم بازشونده سیستم، تاریخهای مدنظر خود را وارد کنید، فهرستی که ارائه میشود، شامل اسامی افرادی است که در این بازه زمانی، عضو کتابخانه شدهاند.
جستجو بر اساس تاریخ اعتبار: این نوع جستجو فهرستی از اعضاء را بر اساس تاریخ اعتبار آنها به کتابدار ارائه میدهد؛ در تقویم بازشونده سیستم، تاریخهای مدنظر خود را وارد کنید، فهرستی که ارائه میشود شامل اسامی افرادی
1- است که عضویت آنها در این بازه زمانی فعال و معتبر بوده است.
2- جستجو بر اساس تاریخ تمدید: این گزینه نیز، فهرستی از اعضاء را بر اساس تاریخی که در کتابخانه تمدید شدهاند در اختیار کتابدار قرار میدهد. در تقویم بازشونده سیستم، تاریخهای مدنظر خود را وارد کنید، فهرستی که ارائه میشود شامل اسامی افرادی است که در این بازه زمانی، عضویت خود را تمدید کردهاند.
نمونهای از جستجوی اعضاء در بخش مدیریت کاربران
این بخش شامل موارد زیر است:
ثبتنام کاربر جدید: با کلیک بر روی این گزینه، فرم ثبتنام جدید در اختیار کتابدار قرار میگیرد. رعایت نکات مهمی در فرایند ثبتنام فرد در کتابخانه ضروری است که بهمنظور مطالعه آنها به بخش مربوط به «نکات کاربردی و مهم» این
کتاب مراجعه کنید.
تمدید کاربر: با کلیک بر روی این گزینه، امکان تمدید فرد مقدور میشود. بهمنظور تمدید، در جدولی که در ذیل این بخش از سامانه وجود دارد، روی نام موردنظر کلیک کنید تا انتخاب شود، بعد از انتخاب فرد، روی گزینه تمدید کاربر کنید.
اضافه به لیست چاپ: برای چاپ کارت عضویت، ابتدا با کلیک بر روی اسامی افرادی که قصد دارید کارت آنها را چاپ کنید، آنها را انتخاب کنید. بهمنظور انتخاب چند نفر، ابتدا در صفحهکلید، دکمه ctrl را نگه دارید، سپس با ماوس، روی فرد موردنظر کلیک کنید. درنهایت روی گزینه اضافه به لیست چاپ کلیک کنید. پیغام زیر توسط سیستم نمایش داده میشود.
پیغام سیستم مبنی بر افزوده شدن فهرست به لیست چاپ
مشاهده لیست چاپ
چاپ روی کارت: با کلیک بر روی این گزینه، امکان چاپ روی کارت، در اختیار کتابدار قرار میگیرد. ابتدا پیغامی توسط سیستم ارائه میشود که کتابدار بایستی تعداد ستونهای چاپ کارت را وارد کند. عمدتاً در هر صفحه دو ستون برای چاپ کارت میتوان اختصاص داد. در صفحهای که ارائهشده است، بعد از مطابقت دادن تصویر کاربر و سایر مشخصات وی، روی گزینه چاپ کارت کلیک کنید. تنظیمات چاپ کارت عضویت در بخش مربوط به مواردی کلی این کتاب توضیح دادهشده است؛
چاپ پشت کارت: برای چاپ پشت کارت، کاغذی که روی کارتها را با آن چاپ کردهاید بهصورت صاف در چاپگر قرار دهید. در صفحه مربوطه روی گزینه چاپ کلیک کنید.
راهنمای چاپ کارت: راهنمای چاپ کارت بهصورت پنجره بازشونده(1)، ارائهشده است.
1) Pop-up
تجمیع کاربران: درصورتیکه فردی در کتابخانه شما دارای چند شناسه تکراری است، برای تجمیع شناسههای وی، روی گزینه تجمیع کلیک کنید. راهنمای تجمیع کاربران در بخش بعدی توضیح دادهشده است.
تجمیع اشتباه: درصورتیکه بهاشتباه، شناسههای تکراری اعضاء را تجمیع کردهاید روی این گزینه کلیک کنید. این امر، تجمیعی که در مرحله قبل انجامشده است را مجدداً به حالت اولیه بازخواهد گرداند.
جدول نمایشی نتایج جستجو: این جدول حاوی اطلاعات کاربران بازیابی شده است. همچنین امکان دریافت خروجی اکسل از نتایج جستجوی کاربران وجود دارد.
ویرایش اطلاعات: برای اصلاح، ویرایش و بررسی اطلاعات اعضای کتابخانه روی گزینه «ویرایش اطلاعات» کلیک کنید.
ارسال پیام: امکان ارسال پیام درون نرمافزاری از طرف کتابدار برای کاربران و اعضای کتابخانه وجود دارد.
امکانات ارسال پیام در سامانه مدیریت
از جمله امکانات ارسال پیام در سامان عبارت است از:
انتخاب یک کاربر: با انتخاب این گزینه، کتابدار میتواند به یک کاربر خاص پیام ارسال کند.
انتخاب همه کاربران: با انتخاب این گزینه، کتابدار میتواند به همه اعضای کتابخانه خود در سامانه پیام ارسال کند.
سیستم پیام سامان: با انتخاب این گزینه، پیام در سیستم پیام سامانه مدیریت برای کاربران ارسال خواهد شد. کاربر مخاطب در صورتی که با شناسه کاربری و رمز عبور در سامانه مدیریت وارد شده باشد، قادر به مشاهده پیام خواهد بود.
ایمیل: با انتخاب این گزینه، پیام به پست الکترونیکی کاربران ارسال خواهد شد. این امر در صورتی امکانپذیر است که مجوز ارسال پیام به صورت ایمیل برای کتابخانه مدنظر توسط مدیر سیستم فعال شده باشد و همچنین، نشانی پست الکترونیکی فعال و معتبر کاربران و اعضای کتابخانه در فرم ثبتنام درج شده باشد. بنابراین لازم است نشانی پست الکترونیکی اعضای کتابخانه توسط کتابداران بررسی و درصورت ضرورت، اصلاح شود.
تجمیع کاربران از مهمترین قابلیتهای موجود در نرمافزار سامانه مدیریت است. به دلیل تکراری و غیرفعال بودن حجم عظیمی از شناسههای کاربری اعضا در سامانه (که سابقاً در نرمافزارهای قبلی ورود اطلاعات شدهاند)، نیاز به تجمیع و درهمکرد اطلاعات و مشخصات اعضاء در سامانه وجود دارد تا اطلاعات و آمارهای ارائهشده توسط سامانه، به شکل دقیقتری احصاء شود. در حال حاضر، فاز اول تجمیع کاربران تکراری در سامانه برای کتابداران فعالشده است. همکاران گرامی لازم است نکات درجشده در راهنمای ذیل را با دقت مطالعه کرده، نسبت به تجمیع کاربران اقدام نمایند.
گزینه تجمیع شناسههای تکراری کاربران در سامانه مدیریت
1- گردآوری شناسههای تکراری اعضاء
مراحلی که برای تجمیع شناسههای تکراری افراد وجود دارد که نحوه اجرای آنها در کتابخانه مطابق با بخشنامهها و دستورالعملهای ارسالی نهاد مشخص میشود. بهطورکلی برای تجمیع، ابتدا بایستی شناسههای تکراری را در سامانه مشخص کرد که به دو روش زیر هستند:
پرس و جو از اعضاء: کتابداران میتوانند از افرادی که
o بهمنظورهای مختلف، به کتابخانه مراجعه میکنند (امانت یا عودت کتاب، ثبتنام و تمدید، دریافت کارت عضویت، ...) اطلاعات مربوط به نام و نام خانوادگی، کد ملی، شماره شناسنامه و نام پدر آنها را دریافت و در سامانه جستجو نمایند. مقایسه نتایج بهدستآمده میتواند آنها را در خصوص وجود شناسههای تکراری از افراد در کتابخانه مطمئن کند. درصورتیکه کتابدار اطمینان حاصل کرد فردی در کتابخانه وی دارای چندین شناسه تکراری است، نسبت به تجمیع آنها بر اساس راهنمای ارائهشده اقدام میکند؛
o دریافت خروجی اکسل و تجمیع بر اساس اطلاعات مندرج در آن: همچنین کتابداران میتوانند خروجی اکسل مشخصات کلیه اعضای کتابخانه را که در بخش مدیریت کاربران قابل دریافت است، دانلود کرده با استفاده از امکانات فیلتر اکسل و مقایسه نام و نام خانوادگی، نام پدر، نشانی فرد، شماره تلفن وی، و... نسبت به وجود شناسه تکراری از آنها اطمینان حاصل کنند.
دانلود خروجی اکسل از مشخصات اعضای کتابخانه
نمونهای از بررسی و مقایسه اطلاعات افراد در فایل اکسل و مشخص کردن شناسههای تکراری
1- جستجو و فیلتر شناسههای تکراری عضو: بعد از اطمینان از وجود شناسههای تکراری از عضو در کتابخانه، در بخش مدیریت کاربران و جدول ارائهشده در ذیل این بخش، با استفاده از امکانات فیلتر (مطابق راهنمای تصویری زیر)، اطلاعات فرد موردنظر را محدود میکنیم.
فیلتر اطلاعات عضو در بخش مدیریت کاربران
1- انتخاب شناسههای تکراری عضو برای تجمیع: در جستجوی حاصل از مشخصات اعضاء، مواردی که یکسان هستند را با کلیک ماوس و گرفتن همزمان کلید Ctrl در صفحهکلید، انتخاب میکنیم (به راهنمای تصویری زیر دقت کنید)
انتخاب رکوردهای همسان با استفاده از ماوس و کلید Ctrl
2- کلیک بر روی گزینه «تجمیع کاربران»: بعد از انتخاب رکوردهای موردنظر، روی گزینه «تجمیع کاربران» در بالای جدول کلیک کنید.
گزینه تجمیع در بخش مدیریت کاربران
درصورتیکه تجمیع با موفقیت انجام شود، پیغام مرتبط نمایش داده میشود
پیغام سیستمی مبنی بر تایید تجمیع
در فرایند تجمیع نکاتی وجود دارد که توجه و دقت لازم به آنها ضرورت دارد. این موارد به شرح ذیل هستند.
o نام و نام خانوادگی درجشده در شناسههای تکراری عضو باید یکسان باشد: کاربرانی که میخواهید تجمیع کنید بایستی دارای نام و نام خانوادگی یکسان باشند، در غیر این صورت، سیستم هشدار زیر را نمایش میدهد.
پیغام سیستم مبنی عدم همسان بودن نام و نام خانوادگی
v کاربرانی که دارای نام و نام خانوادگیهای متفاوت باشند، امکان تجمیع ندارند؛
درصورتیکه بعد از بررسیهای مکرر اطمینان
v حاصل کردید که فردی دارای نام خانوادگی همراه با پسوند یا پیشوندهای متفاوت است، ابتدا آنها را ویرایش کرده به یک نام خانوادگی یکسان تغییر دهید و نسبت به تجمیع آنها اقدام کنید؛
v ممکن است در فیلد نام فرد یا نام خانوادگی، کلماتی همچون رایگان، ویژه، ارشد، ... درجشده باشد، برای تجمیع ابتدا کلمات زائد را حذف و ویرایش کرده، بعد از یکدست شدن نام و نام خانوادگی، کد ملی، شماره شناسنامه و نام پدر فرد، نسبت به تجمیع شناسههای تکراری وی اقدام کنید (شکلهای زیر را ببینید که نمونهای از درج کلمات زائد در نام خانوادگی است)
نمونهای از وجود کلمات زائد در نام خانوادگی
o یکی از شناسههای تکراری فرد باید معتبر و فعال باشد: یکی از شناسههای عضو بایستی معتبر بوده و فعال باشد. درصورتیکه همه شناسههای تکراری فرد، غیرفعال و منقضی شده باشد سیستم پیغام زیر را نمایش میدهد.
یکی از شناسههای تکراری فرد بایستی دارای اعتبار باشد
v نکته: شناسه فعال اعضا، منحصراً با کد کاربری استاندارد (کد ملی) تعریفشده است. بهعبارتدیگر فردی که قصد دارید، شناسههای کاربری وی را تجمیع کنید، لازم است دارای یک شناسه فعال با کد کاربری استاندارد (کد ملی) باشد. درصورتیکه فردی دارای یک شناسه فعال با کد کاربری غیراستاندارد و قدیمی است، ابتدا باید آن کد کاربری به کد ملی و کد کاربری استاندارد تغییر وضعیت داده شود. بعد از تغییر وضعیت و اصلاح شناسه کاربری، امکان تجمیع کاربریهای تکراری وی وجود خواهد داشت.
نمونهای از دو شناسه کاربری تکراری از یک فرد
فاقد بدهی یا کتاب در دست امانت باشد: شناسههای کاربری عضو، درصورتیکه دارای بدهی یا کتاب امانتی
o باشد، امکان تجمیع ندارد. برای تجمیع لازم است ابتدا بدهیهای وی تسویه شود یا کتابها از امانت وی خارج شود.
o تجمیع خاص شناسههای تکراری اعضای کتابخانه است: تنها امکان تجمیع شناسههای تکراری اعضای کتابخانه در سامانه وجود دارد. تجمیع شناسههای فردی که یک شناسه وی بهعنوان عضو کتابخانه و شناسه دیگری وی با عنوان کتابدار کتابخانه تعریفشده است وجود ندارد؛ بهعبارتدیگر، شناسههای تکراری انتخابی برای تجمیع، باید در سطح دسترسی عضو باشد.
o تجمیع خاص شناسههای تکراری اعضای یک کتابخانه است: امکان تجمیع شناسههای کاربری فردی که در چند کتابخانه کد کاربری دارد، وجود ندارد. بهعبارتدیگر، شناسههای تکراری فرد را در تنها یک کتابخانه میتوان تجمیع کرد.
جدول فهرست اعضاء
در ذیل بخش مدیریت کاربران، جدول فهرست مشخصات اعضای فعال و غیرفعال کتابخانه ارائهشده است. مطابق راهنمای تصویری زیر، اعضایی که اعتبار آنها برقرار است بهعنوان عضو فعال شناخته میشوند و با رنگ سبز کمرنگ مشخصشدهاند. اعضایی که اعتبار آنها سپری و منقضی شده با رنگ صورتی کمرنگ مشخصشده اند.
وضعیت اعتبار یا عدم اعتبار عضویت با رنگبندی تفکیکشده است.
همچنین امکان دریافت خروجی اکسل از فهرست اعضاء وجود دارد. از سوی دیگر، امکانات فیلترگذاری بهمنظور بازیابی دقیقتر اعضای کتابخانه نیز در این بخش تعبیهشده است. بهمنظور اعمال فیلتر، روی گزینه مربوطه (مطابق تصویر زیر) کلیک کنید. پنجرهای باز خواهد شد که شما را قادر میسازد به نحو مطلوبی اطلاعات اعضاء را بازیابی نمایید. این امر بهخصوص در تجمیع کاربرانی که شناسه تکراری زیادی دارند کمک مینماید.
گزینههای فیلترگذاری برای جستجوی اطلاعات اعضاء
ارسال پیام: این امکان کتابدار را قادر میسازد برای اعضای
نکته مهم: مراحل شرح دادهشده بر اساس بخشنامهها و دستورالعملهای ابلاغی فعلی نهاد است و ممکن است در آینده تغییراتی در آنها رخ دهد که بر این اساس کارکنان کتابخانه لازم است در این موارد، به بخشنامهها و دستورالعملهای جاری نهاد مراجعه نمایند.
فرم ثبتنام در سامانه مدیریت شامل بخشهای زیر است:
الف) درج اطلاعات کاربری
فیلدهای مربوط به اطلاعات کاربری
با انتخاب گزینه «غیر ایرانی»، فیلد کد ملی غیرفعال خواهد شد.
کد ملی: بر اساس اطلاعات مندرج در کارت ملی فرد، کد ملی را در این فیلد وارد کنید. کد ملی بایستی به شکل صحیح وارد شود. سیستم به صورت خودکار از درج کد ملی ناقص جلوگیری میکند.
مشاهده سوابق: با کلیک بر روی گزینه «مشاهده سوابق»، در صورتی که فرد دارای سابقه عضویت و کارکرد در کتابخانههای دیگر متصل به سامانه باشد، نمایش داده خواهد شد. درصورتیکه فرد متقاضی، دارای بدهی است یا کتاب دیرکردی دارد، به وی تذکر دهید. در این مورد مطابق دستورالعمل، و بخشنامههای ارسالی عمل کنید. کتابدار میتواند از عضویت مجدد شخصی که کتاب دیرکردی یا بدهی زیادی دارد در کتابخانه جلوگیری کند و عضویت جدید وی منوط به تسویه بدهی یا بازگرداندن کتاب به کتابخانه باشد.
امکان مشاهده سابقه عضویت فرد در سامانه
نام کاربری: کد ملی فرد به صورت خودکار به عنوان «نام کاربری» وی در نظر گرفته میشود. در صورتی که فرد در کتابخانه دیگری عضویت داشته باشد، سیستم به صورت خودکار کد
سیستم به صورت خودکار کد کتابخانه را به ابتدای کد کاربری اضافه میکند.
کلمه عبور: برای وارد شدن به سامانه و بهرهگیری از قابلیتهای آن تعریف کلمه عبور ضرورت دارد. در انتخاب رمز عبور بایستی کلیه نکات امنیتی را رعایت کرد. هر اندازه تعداد کاراکترهای رمز عبور بیشتر باشد از امنیت بیشتری برخوردار است.
ایمیل: نشانی پست الکترونیکی را در هنگام ثبتنام فرد، در فیلد مربوطه وارد کنید. پست الکترونیکی بهمنظور فعالسازی شناسه کاربری فرد در سامانه، ارسال پیغام به وی، پشتیبانی و رفع مشکلات وی در هنگام کار با سامانه و اطلاعرسانی به افراد بهمنظور تازههای کتاب کمک شایانی میکند. همچنین تکمیل این فیلد برای کلیه قابلیتها و خدمات فعلی نرمافزار و سایر خدماتی که بعدها در سیستم قرار خواهد گرفت کمک خواهد کرد.
ب) درج اطلاعات شناسنامهای
درج اطلاعات شناسنامهای در فرم ثبتنام عضو
در فرم درج اطلاعات شناسنامهای، اطلاعات فرد را بر اساس موارد درج شده در کارت ملی عینا وارد کنید. درج شماره تلفن همراه صحیح و فعال به منظور اطلاعرسانی و ارسال پیامکهای اخطار دیرکرد ، پیگیری کتابهای دیرکردی و سایر سرویسهایی که بعدها در سیستم قرار خواهد گرفت بسیار ضروری است.
o اطلاعات شغل و مدرک فرد: فیلدهای مربوط به شغل و مدرک فرد را بهدقت تکمیل و انتخاب کنید. دقت در تکمیل این فیلدها به تولید آمار دقیق از وضعیت اعضای کتابخانهها و بهینهسازی و بهبود ارسال منابع و کتابهای موردنیاز به این دسته از افراد کمک خواهد کرد.
ج) ورود تکمیل اطلاعات تکمیلی
درج اطلاعات تکمیلی در فرم ثبتنام عضو
1- فیلد انتخاب مدرک: در این بخش بر اساس مدارک دریافت شده، مدرک فرد را انتخاب کنید.
فیلد شغل: در این بخش بر اساس مدارک و اطلاعات دریافت شده، نوع شغل و حرفه فرد را انتخاب کنید. تکمیل صحیح و
1- دقیق این فیلد به بهبود و ارتقاء کیفی آمارها و گزارشهای دریافتی از اعضاء کمک میکند.
2- فیلد نوع عضویت: انتخاب هرکدام از فیلدهای نوع عضویت وابسته به مقررات، دستورالعمل و بخشنامههای نهاد است. بهصورت معمول، فرد بهصورت عضو عادی و با پرداخت هزینه کامل عضویت قادر به ثبتنام در کتابخانه است اما در شرایط دیگر، بایستی مدارک و مستندات خود را ارائه کند و کتابخانه بر اساس مقررات، نسبت به ثبتنام و اعمال تخفیف اقدام میکند. موارد موجود در فیلد نوع عضویت، به شرح جدویل زیر است. برای گزینههایی که با علامت نمایش داده شده، اسکن و بارگذاری فایل مدرک مرتبط الزامی است. با انتخاب هر یک از نوع عضویتهای موجود، سیستم به صورت خودکار نسبت به محاسبه میزان تخفیف در هزینه ثبتنام آن اقدام میکند. لازم به ذکر است، عضویتهای ویژه-رایگان و ویژه-نیمبهاء بر اساس درخواست اداره کل استان، یا مطابق با بخشنامههای ارسالی در مدت زمان مشخص شده سیستم فعال میشود.
نوع عضویتهای تعریف شده در فرم ثبتنام
نوع عضویت
تخفیف و هزینه ثبتنام
عضویت عادی
پرداخت کامل هزینه
ثبتنام
ایثارگران و جانبازان
تخفیف تمام بهاء
افراد تحت پوشش کمیته
امداد، بهزیستی، ...
تخفیف تمام بهاء
بسیج
تخفیف تمام بهاء
بازنشسته دولت
تخفیف تمام بهاء
پژوهشگران (با ارائه
اثر)
تخفیف نیمبهاء
خانواده شهداء
تخفیف تمام بهاء
عضویت خانوادگی
تخفیف نیمبهاء
عضویت خردسالان
تخفیف تمام بهاء
دانشآموزان و افراد
زیر 14 سال
تخفیف نیمبهاء
کتابداران سایر
سازمانها و دانشجویان کتابداری
تخفیف نیمبهاء
کارکنان نهاد و همسر
و فرزندان
تخفیف تمام بهاء
معلولان
تخفیف تمام بهاء
همیار کتابخانه
تخفیف تمام بهاء
1- نوع دسترسی: گزینههای مربوط به نوع دسترسی عضو در سامانه مدیریت در این قسمت قرار گرفته است. به طور معمول، نوع دسترسی قابل ارائه به اعضاء توسط کتابداران، «عضو کتابخانه» است که دسترسی پایه در سیستم محسوب میشود.
2- وضعیت جسمانی: در هنگام ثبتنام وضعیت جسمانی فرد را با انتخاب فیلد مربوطه مشخص کنید. دقت در انتخاب این فیلد در شناسایی افراد با نیازهای ویژه و خاص کمک خواهد کرد.
3- نوع کارت: در صورتی که کارت جدید برای عضو صادر میشود از گزینه «اصل» استفاده کنید. در صورتی که فرد کارت عضویت خود را مفقود نموده است و قصد دارید مجددا کارت عضویت برای وی چاپ کنید، گزینه «المثنی» را انتخاب کنید.
نوع عضویت (کتابخانهای/ سراسری): در صورتی که فرد متقاضی عضویت، تنها قصد عضویت در یک کتابخانه خاص را دارد، نوع عضویت را کتابخانهای انتخاب کنید. در اینصورت، وی امکان دریافت خدمات و امانت کتاب از سایر کتابخانههای عمومی متصل به سامانه را نخواهد داشت. در صورتی که فرد
1- میخواهد مطابق دستورالعملهای نهاد از خدمات سایر کتابخانهها استفاده نماید، عضویت وی را سراسری تعریف نمایید. در خصوص چگونگی ارائه خدمات در قالب عضویت سراسری، به دستورالعمل مربوط به عضویت سراسری که در بخشنامهها و دستورالعملهای ابلاغی نهاد ارائه شده است مراجعه کنید.
2- مشخصات معرف: نام، مشخصات، شماره تماس و نشانی معرف فرد را حتماً در فیلدهای مربوطه وارد کنید. گرچه تکمیل این فیلد اجباری نیست اما به پیگیری کتابهای دیرکردی کمک فراوانی خواهد کرد.
د) هزینه عضویت:
بخش «هزینه عضویت» در فرم ثبتنام
1- هزینه عضویت: هزینه عضویت در کتابخانه بر اساس دستورالعملهای ابلاغی نهاد و رویههای جاری تعریف میشود. در هنگام ایجاد و تعریف کتابخانه در سامانه مدیریت، هزینه عضویت توسط مدیر سیستم درج میشود.
1- مبلغ تخفیف: مبلغ تخفیف به صورت خودکار و بر اساس نوع عضویت انتخاب شده محاسبه میشود. به جدول مربوط در صفحه قبل مراجعه کنید.
2- صدور کارت: هزینه صدور کارت نیز توسط مدیر سیستم در هنگام ایجاد کتابخانه تعریف میشود.
3- اجازه دریافت کتاب: با انتخاب این گزینه، مجوز امانت کتاب به فرد اعطاء میشود. به طور معمول، این گزینه به صورت پیشفرض انتخاب شده است مگر در برخی حالات که کتابدار میتواند مطابق با بخشنامهها و دستورالعملها از ارائه خدمات امانت کتاب به عضو جلوگیری کند. به طور مثال، در صورتی که فرایند ثبتنام عضو در کتابخانه کامل نشده باشد، کتابدار میتواند این گزینه را غیر فعال کند تا امکان امانت برای فرد وجود نداشته باشد.
4- پرداخت حق عضویت: این گزینه به صورت پیشفرض انتخاب شده است. درصورت نپرداختن حق عضویت توسط فرد، حتماً کتابدار لازم است تیک مربوطه را بردارد. در این حالت، حق عضویت به بدهیهای فرد اضافه میشود.
5- تعداد امانت اضافه: میزان امانت برای هر کتابخانه تا سقف 5 کتاب همزمان توسط مدیر سیستم تعریفشده است. اما این مقدار بر اساس نوع عضویت فرد و بخشنامهها و دستورالعملهای ابلاغی نهاد، توسط کتابدار قابلافزایش است.
6- چاپ رسید: این گزینه به صورت پیشفرض انتخاب شده است و به منظور چاپ رسید ثبتنام به کار میرود.
1- شماره فیش بانکی: برای نحوه ورود اطلاعات شماره فیش بانکی به دستورالعملهای ابلاغی نهاد رجوع نمایید.
2- تاریخ انقضاء: تاریخ انقضا به صورت خودکار و توسط سیستم انتخاب شده است. همچنین این تاریخ انقضاء بنا به ضرورت و مطابق با رویهها، توسط کتابدار قابل انتخاب است.
د) تنظیمات کاربر:
بخش تنظیمات کاربر در فرم ثبتنام
موارد مهم در تنظیمات کاربر درفرم ثبتنام عبارتند از:
· امکان ورود به سامانه: این گزینه به صورت پیشفرض انتخاب شده است. به منظور غیرفعالسازی آن و عدم اجازه به کاربر برای وارد شدن به سامانه، مطابق با رویهها و دستورالعملهای ابلاغی نهاد اقدام نمایید.
· غیرفعال به دلیل رمز عبور اشتباه: بعد از هر بار وارد کردن نادرست رمز عبور، سیستم به صورت خودکار این گزینه را فعال میکند. برای فعالسازی مجدد لازم است تیک چک باکس برداشته شود.
· جلوگیری از ارائه خدمات: به منظور فعالسازی این گزینه به دستورالعملهای ابلاغی نهاد رجوع شود.
· اجازه امانت: سیستم به صورت پیشفرض این گزینه را فعال میکند. به منظور جلوگیری از امانت به فرد، به دستورالعملهای ابلاغی رجوع کنید.
سایر موارد در فرم ثبتنام:
· عکس عضو: بعد از اسکن عکس عضو، نام فایل عکس را در سیستم به نام کاربری تغییر دهید و سپس آن را در سیستم بارگذاری و آپلود نمایید.
· تعریف علاقهمندیها: انتخاب علاقهمندیهای فرد به اطلاعرسانی مطلوب در خصوص منابعی که مرتبط با نیازهای خواندنی و مطالعاتی فرد است کمک میکند.
در سامانه مدیریت این امکان فراهم شده است که کاربران، بدون مراجعه حضوری، از طریق وبسایت سامانه نسبت به پیشثبتنام در کتابخانه مورد نظر خود اقدام کنند. به منظور تکمیل ثبتنام لازم است فرد با همراه داشتن کارت ملی خود به کتابخانهای که آن را انتخاب کرده است مراجعه کند. فهرست اسامی و مشخصات این افراد در قسمت تایید عضویت قابل مشاهده است (تصویر زیر را ببینید)
امکانات بررسی و تایید عضویت افراد
1- در هنگام تایید عضویت، فرد متقاضی لازم است به همراه مدرک موردنیاز در کتابخانه حضور داشته باشد؛
2- در منوی کاربران، روی گزینه «تایید عضویت» کلیک کنید.
3- جدول حاوی اطلاعات و مشخصات افراد است. اطلاعات مندرج در کارت ملی فرد متقاضی را با مشخصات درج شده مطابقت دهید. در صورتیکه اطلاعات مورد تایید و صحیح است، روی گزینه مشاهده و تایید کلیک کنید. سایر مراحل را دنبال کرده و ثبتنام فرد را تکمیل نمایید.
امکانات موجود در بخش امانت و رزرو منابع در سامانه مدیریت
مدیریت فرایند امانت منابع به اعضاء و بازگشت آن به مجموعه کتابخانه، ازجمله مهمترین کارکردهای هر نرمافزار کتابخانهای است. نرمافزار کتابخانهای علاوه بر مدیریت صحیح این فرایند، بایستی امکانات گزارشگیری از فعالیتها و روندهای این بخش را برای مجموعه کتابخانه و مدیران فراهم نماید. در نرمافزار کتابخانهای سامان، فرایندهای گردش کتاب به نحو مطلوبی در اختیار کتابدار قرارگرفته است. مطابق تصویر فوق، امکانات و قابلیتهای نرمافزار در خصوص مدیریت چرخه امانت و بازگشت منابع عبارتاند از:
1- امانت: در این قسمت فرایندهای امانت مدرک، تمدید مدرک، بازگشت مدرک، مشاهده وضعیت مدارک کاربر، مشاهده وضعیت مدرک، مشاهده کارکرد مدرک، و امکان مشاهده امانتهای در اختیار عضو کتابخانه (امانتهای من) فراهم است.
تحویل موقت: این گزینه امکان امانت موقت (مطالعه در سالن)
1- منابع مرجع و غیرقابل امانت خارج از کتابخانه و همچنین عودت این دسته از منابع را فراهم میکند. این امکان نیز در اختیار عضو قرار دارد که امانتهای موقت در اختیار خود (امانتهای موقت من) را مشاهده کند.
2- رزرو: امکان رزرو و نیز مشاهده مدارک رزرو شده در این قسمت فراهمشده است.
3- درخواست امانت: مدیریت و مشاهده درخواستهای امانت در این بخش برای کتابدار قرارگرفته است.
4- تمدید: مشاهده درخواستهای تمدید امانت در این بخش برای کتابدار فراهمشده است.
در ادامه، توضیحات مربوطه به هرکدام از بخشهای اشارهشده و نیز راهنماهای تصویری مربوط به هرکدام ارائهشده است.
تصویر زیر گزینهها و بخشهای مربوط به امانت مدرک در نرمافزار سامان را نشان میدهد.
گزینههای مربوط به امانت مدرک در سامانه مدیریت
گزینههای مربوط به امانت مدرک به ترتیب عبارتاند از:
1- نام کتابخانه: این نام بایستی مطابق با نام واحد سازمانی باشد که برای کتابدار تعریفشده است؛
شناسه کاربری: شناسه کاربری فردی که قصد امانت کتاب را دارد وارد کنید؛ درصورتیکه فرد در کتابخانه شما به شکل محلی عضو شده باشد، بهمحض واردکردن شناسه کاربری مشخصات وی نمایش داده میشود. مشخصات افرادی که
1- به شکل سراسری و در یک کتابخانه دیگر ثبتنام کرده باشد نیز بهمحض واردکردن شناسه کاربری، نمایش داده میشود.
2- جستجوی اعضاء: همچنین میتوانید روی گزینه کلیک کنید تا امکان جستجوی بر اساس نام و نام خانوادگی در سایر کتابخانهها را داشته باشید. در این صورت فهرستی از افرادی که به شکل سراسری در سیستم ثبتنام شدهاند ارائه میشود.
3- انتخاب بارکد: درصورتیکه در کتابخانه از بارکدخوان استفاده میکنید و کتابهای کتابخانه برچسب بارکد دارند، از این گزینه میتوانید استفاده کنید. بارکد کتاب را با استفاده از بارکدخوان اسکن کنید. مشخصات کتاب در کادر مقابل نمایش داده خواهد شد. در این حالت، بهمحض اسکن و ورود خودکار بارکد کتاب، بخش نیز منطبق با آن انتخاب خواهد شد.
4- انتخاب شماره ثبت: درصورتیکه کتابها برچسب بارکد ندارند یا به هر دلیل دیگری، میتوانید شماره ثبت کتاب را در این قسمت وارد کنید. مشخصات کتاب در کادر مقابل نمایش داده خواهد شد. در این حالت، کتابدار لازم است بخش را بهصورت دستی و از منوی بازشونده انتخاب کند.
5- محل نگهداری: عمدتاً محل نگهداری عیناً مشابه نام کتابخانه است مگر برای کتابخانههای بزرگ که محلهای نگهداری متنوع برای آنها در سیستم تعریفشده است.
بخش: از منوی بازشونده بخش مربوط با انتخاب کنید.
1- درصورتیکه از بارکدخوان استفاده کرده باشید، بخش توسط سیستم بهصورت خودکار تشخیص داده خواهد شد.
2- شماره ثبت: شماره ثبت کتاب را بهصورت دستی وارد کنید. درصورتیکه از بارکدخوان استفاده کرده باشید، سیستم بهصورت خودکار شماره ثبت را تشخیص خواهد داد.
3- نوع امانت: درصورتیکه شخص عضو کتابخانه است، نوع امانت را عادی انتخاب کنید. درصورتیکه شخص به شکل سراسری ثبتنام کرده است و بهصورت محلی عضو کتابخانه شما نیست، نوع امانت را بینکتابخانهای انتخاب کنید. مدت امانت برای هر کتاب، 14 روز است.
4- تاریخ بازگشت کتاب: تاریخ بازگشت کتاب بهصورت خودکار توسط سرور سامان تعریف میشود.
در صورتی که ساعت و تاریخ سیستم شما تنظیم نشده باشد، تاریخی که سیستم بهعنوان تاریخ بازگشت کتاب به شما نمایش میدهد، به شکل صحیح نمایش داده خواهد شد. البته ساعت و تاریخ سرور نرمافزار، به شکل دقیق، تاریخ بازگشت را برای هر کتاب در بانک اطلاعاتی تعیین خواهد کرد.
در مواقعی که موعد بازگشت کتاب در یکی از تعطیلات رسمی قرارگرفته باشد، آن تعطیلات به مدتزمان امانت کتاب اضافه خواهد شد و جریمه دیرکردی برای عضو محاسبه نمیشود.
بهمنظور تمدید کتاب، روی گزینه «تمدید» در منوی امانت و رزرو، کلیک کنید. رابط کاربری این بخش همانند رابط کاربری بخش امانت است.
گزینههای تمدید امانت مدرک در سامانه مدیریت
مدتزمان تمدید مدرک در سیستم و بنا بر دستورالعمل امانت در کتابخانههای عمومی، 14 روز تعریفشده است. همانطور که در بخش امانت نیز اشاره شد، درصورتیکه موعد بازگشت مدرک با روزهای تعطیل رسمی مصادف شود، آن روز در مدتزمان امانت مدرک محاسبه خواهد شد و بنابراین، سیستم دیرکردی برای عضو در نظر نمیگیرد.
گزینه بازگشت مدرک، در منوی امانت و رزرو قرار دارد. امکان بهرهگیری از بارکدخوان و نیز درج دستی شماره ثبت نیز فراهم است.
گزینههای بازگشت مدرک در سامانه مدیریت
بهمنظور مشاهده وضعیت مدارکی که در امانت کاربر است و همچنین مشاهده و بررسی سوابق امانتی وی، بدهیها و کارکرد عضو روی گزینه «وضعیت مدارک کاربر» کلیک کنید.
امکانات موجود در بخش وضعیت مدارک کاربر
ویژگیهای بخش وضعیت مدارک کاربر عبارتاند از:
1- نام کتابخانه: مشخصات و نام کتابخانهای که فرد در آن کتابخانه، کتاب به امانت دارد، نمایش دادهشده است؛
2- مشخصات کاربر: که علاوه بر نام و نام خانوادگی، میزان بدهی، وضعیت اجازه امانت و میزان امانت جاری یعنی تعداد کتابهای در دست امانت وی را نشان میدهد؛
3- پنل میز امانت: این پنل دارای گزینههای کاربردی و مهم برای مدیریت فرایند امانت فرد در کتابخانه است (تصویر زیر)
پنل میز امانت در سامانه مدیریت
امکانات موجود در این قسمت عبارتاند از:
· مدارک در دست امانت: فهرستی از مدارکی که در امانت فرد است در این قسمت قابلمشاهده است.
· مدارک در دست تحویل موقت: فهرستی از مدارکی که شخص برای مطالعه در سالن و محل کتابخانه به امانت برده است در این قسمت قابلمشاهده است.
· امانت مدرک: امکان امانت مدرک را برای کتابدار فراهم میکند.
· تحویل موقت مدرک: امکان امانت مدرک را در سالن مطالعه برای کتابدار فراهم میکند.
· سابقه مدارک بازگشتی: امکان مشاهده سوابق کتابهایی که توسط فرد به امانت رفته و به کتابخانه عودت دادهشده در این قسمت فراهم است.
· سابقه مدارک بازگشتی تحویل موقت: امکان مشاهده سوابق کتابهایی که فرد برای مطالعه در سالن مطالعه به امانتگرفته و به کتابخانه عودت داده در این بخش فراهم است.
· بدهیهای کاربر: امکان مشاهده میزان بدهیهای کاربر را برای کتابدار فراهم میکند
· پروفایل کاربر: شامل اطلاعاتی همچون مشخصات کاربری، مشخصات حساب کاربری و آخرین تاریخ ورود به سامانه مدیریت است.
ویرایش کاربر: امکان ویرایش اطلاعات عضو را فراهم
· میکند
· تمدید کاربر: امکان تمدید عضویت فرد را فراهم میکند.
بهمنظور مشاهده وضعیت بدهی فرد، در منوی «امانت و رزرو»، گزینه «وضعیت مدارک کاربر»، روی گزینه «بدهیهای کاربر» کلیک کنید.
گزینه بدهیهای کاربر در بخش امانت و رزرو
صفحه بازشده حاوی اطلاعات مربوط به جزئیات بدهیهای فرد است.
مشاهده وضعیت بدهی اعضاء در سامانه مدیریت
صفحه جزئیات بدهیهای کاربر دارای بخشهای زیر است:
1- مدیریت تسویهحساب مجموع یا بخشی از بدهیهای فرد: درصورتیکه میخواهید همه بدهیهای فرد را یکجا محاسبه و دریافت کنید، گزینه را تیک بزنید. در غیر این صورت در فهرست ارائهشده، در ستون نشانه پرداخت، مواردی که در نظر است پرداخت شود را انتخاب کنید. درصورتیکه قصد دارید سیستم رسید دریافت بدهی را چاپ کند، گزینه را تیک بزنید. همچنین امکان انتخاب تعداد چاپ رسیدها وجود دارد ؛ سیستم مجموع بدهیهای فرد را ارائه کرده است. میزان تخفیف را بر اساس دستورالعمل اداره کتابخانههای عمومی و بخشنامههای ارسالی نهاد بهصورت دستی وارد کنید. سیستم میزان تخفیف واردشده را محاسبه و مبلغ قابل پرداخت را ارائه خواهد کرد.
مبلغ تخفیفی را بهصورت دستی وارد کنید. سیستم نسبت به محاسبه مبلغ نهایی اقدام خواهد کرد.
فهرست بدهیهای فرد: مبالغ بدهی، نوع بدهی، اسامی کتابهایی که در دست امانت فرد است و دیرکردی هستند
1- را در قسمت فهرست بدهیهای فرد میتوان مشاهده کرد.
2- نشانه پرداخت: چک باکسی برای انتخاب بدهی خاصی که فرد در محل کتابخانه میخواهد بپردازد (تصویر زیر)
نشانه پرداخت
3- مبالغ قابل پرداخت: محاسبه مجموع بدهیهایی که فرد میخواهد بپردازد.
ملاک محاسبه تخفیف در بدهیهای فرد، دستورالعمل اداره کتابخانههای عمومی، و بخشنامههای صادره از نهاد است. (میزان بدهی اخذ شده، نباید مانع مراجعه مجدد فرد به کتابخانه شود).
درصورتیکه قصد دارید وضعیت حال حاضر یک مدرک خاص را در سیستم مشاهده کنید، این گزینه را انتخاب کنید.
مشاهده وضعیت مدرک در بخش امانت و رزرو
با درج دستی شماره ثبت یا استفاده از بارکدخوان، درصورتیکه مدرک موردنظر در وضعیت امانت باشد، مشخصات فرد امانتگیرنده، امانتدهنده، تاریخ شروع و پایان امانت کتاب را ملاحظه کنید. همچنین درصورتیکه مدرکی در دست امانت نباشد، سیستم پیغام «مدرک موردنظر در امانت کاربری نیست» را نمایش میدهد.
درصورتیکه قصد دارید، کارکرد یک مدرک خاص را بررسی کنید از این گزینه استفاده کنید.
مشاهده کارکرد مدرک در بخش امانت و رزرو
با درج دستی شماره ثبت یا استفاده از بارکدخوان، جستجو را انجام دهید. در صفحه بعدی، فهرستی کامل از وضعیت کارکرد یک مدرک شامل تاریخ امانت، تاریخ بازگشت، نام کاربری فرد امانتگیرنده، مشخصات وی، اطلاعات تماس و تلفن همراه و کتابدار امانتدهنده ارائهشده است.
این قسمت امکان مشاهده و مرور سریع وضعیت کتابهای در دست امانت کاربر (کتابدار/عضو)
و همچنین سابقه امانات کاربر را در اختیار وی قرار میدهد.
امکان مشاهده امانتهای عضو/کاربر در بخش امانت و رزرو
در این قسمت امکان ارسال درخواست تمدید یک کتاب برای عضو نیز وجود دارد. در خصوص فرایندهای ارسال درخواست تمدید کتاب به بخش نکات کاربردی و مهم این کتاب، مراجعه کنید.
گزینه «درخواست تمدید» در بخش امانتهای جاری من
تحویل موقت، خاص کتابهایی است که: امکان امانت آنها به خارج از کتابخانه وجود ندارد (کتابهای مرجع کتابخانه،...) و فرد قصد دارد آنها را در محل کتابخانه و سالن مطالعه، مورداستفاده قرار دهد. کلیه فرایندهایی که در خصوص امانت خارج از کتابخانه در این کتاب توضیح دادهشده است، در خصوص تحویل موقت نیز صدق میکند رعایت آنها در فرایند تحویل موقت منابع و مدارک، ضروری است.
· کتابهای مرجع تنها در محل کتابخانه مورداستفاده و مطالعه عضو قرار میگیرد. بنابراین، کتابهای مرجع را از طریق تحویل موقت در امانت عضو ثبت کنید؛
· به جز نشریات، کلیه کتابها و مدارکی که در سالن مطالعه در اختیار عضو قرار میگیرد در امانت موقت وی ثبت میشود؛
· بازگشت کتابهایی که در فرایند تحویل موقت در اختیار فرد قرارگرفته، از طریق گزینه «بازگشت» در منوی تحویل موقت انجام میشود.
در نرمافزار کتابخانهای سامان، امکان رزرو آنلاین کتاب برای اعضاء فراهمشده است. مدتزمان رزرو یک مدرک در سیستم دو روز است.
پیغام هشدار سیستم مبنی بر تأیید رزرو کتاب
مطابق راهنمای تصویری زیر، مراحل بررسی مدارک رزرو شده به شرح ذیل است:
مراحل بررسی مدارک رزرو شده در سامانه مدیریت
1- درصورتیکه درخواستی برای رزرو یک کتاب توسط عضو به کتابخانه ارسال شود، در کادر کناری سامانه، میزان درخواستهای رزرو، با درج یک عدد برای کتابدار نمایش داده میشود.
2- کتابدار بایستی روی عدد کلیک کند تا وارد صفحه مربوط به مشخصات مدرک و عضو متقاضی آن شود؛ مشخصات مربوط به شخصی که کتاب را رزرو کرده است به همراه نام و بارکد کتاب و تاریخ رزرو آن ارائهشده است.
3- در مرحله بعدی:
· درصورتیکه عضو طی دو روز باقیمانده از امانت کتاب منصرف شده و انصراف خود را به کتابدار اعلام کرده، کتابدار میتواند روی گزینه حذف کلیک کند تا آن مدرک از رزرو شخص خارج شود. البته سیستم بعد از دو روز، بهصورت خودکار و در صورت عدم مراجعه شخص برای امانت مدرک رزرو شده، آن را از لیست رزرویها خارج خواهد کرد.
· درصورتیکه شخص متقاضی، طی دو روز مهلت، برای امانت مدرک رزرو شده مراجعه کرد، کتابدار بایستی آن مدرک را به وی امانت دهد. این امانت میتواند در قالب امانت خارج از کتابخانه باشد یا در قالب امانت موقت (برای منابع مرجع).
مراحل بررسی مدارک رزرو شده در سامانه مدیریت
1- وضعیت کتاب رزرو شده، در قالب رنگبندی و توضیحات در کادر پایین مدرک رزرو شده مشخصشده است.
2- درصورتیکه کتاب، توسط فردی رزرو شود، تا مدتزمان دو روز برای سایر اعضاء غیرقابل امانت خواهد بود.
پیغام هشدار سیستم مبنی بر رزرو بودن یک مدرک و غیرقابل امانت بودن آن
1- همچنین در هنگام جستجو و بازیابی مدرک رزرو شده، در قسمت جزئیات نسخه، عبارت رزرو درج میشود
وضعیت نسخه در هنگام رزرو مدرک
مدیریت درخواستهای امانت در کتابخانههای عمومی بزرگ و مرکزی که سیستم قفسه بسته دارند، کاربرد بیشتری دارد.
نکته مهم: بهمنظور ارسال درخواست امانت یک مدرک، عضو کتابخانه بایستی در محل کتابخانه حضور یابد و با استفاده از شناسه کاربری و رمز عبور در سامانه وارد شود؛
مراحل ارسال و بررسی درخواست امانت به شرح ذیل است؛
1- در هنگام جستجوی یک رکورد، درصورتیکه مدرک موردنظر وی در کتابخانه موجود باشد، و بخواهد آن را امانت بگیرد، در قسمت جزئیات، روی گزینه «درخواست امانت» کلیک میکند.
گزینه درخواست امانت در سامانه مدیریت
1- با کلیک بر روی گزینه «درخواست امانت»، سیستم از کاربر «کد درخواست امانت» میخواهد. کاربر بایستی این کد را از کتابدار دریافت کند.
محل درج کد درخواست امانت
2- در این مرحله کتابدار بایستی، کد تولیدی توسط سیستم را از طریق بخش «لیست درخواستها» که در ذیل منوی «درخواستهای امانت» است، دریافت و در اختیار عضو قرار دهد.
کدی که توسط سیستم تولیدشده است توسط کتابدار در اختیار عضو قرار میگیرد.
در مثال تصویری بالا، کد 54033 توسط سیستم درخواست امانت
تولیدشده که لازم است در اختیار عضو قرار گیرد. عضو این کد را در قسمت کد درخواست امانت وارد میکند و دکمه ثبت را کلیک میکند و سیستم پیغامی مبنی بر تایید درخواست مدرک را نشان میدهد.
1- بهمحض درج کد، سیستم در بخش درخواستهای ثبتشده، مشخصات کاربر متقاضی را به همراه شماره ثبت درخواستی امانت، نمایش میدهد.
نمایش مشخصات درخواستهای ثبتشده
2- در این مرحله، کتابدار بایستی در بخش «درخواستهای رسیده»، مشخصات کتاب درخواستی کاربر را بررسی و نسبت به آمادهسازی آن اقدام نماید. بهمحض آمادهسازی مدرک، روی گزینه «آماده» کلیک کند.
درخواستهای دریافتی
1- با کلیک بر روی گزینه «آماده»، مشخصات مدرک به بخش درخواستهای آماده امانت منتقل میشود و همچنین در صفحهنمایش مانیتور اطلاعرسانی کتابخانه نیز برای عضو نمایش داده میشود و به معنای آن است که کتاب موردنظر آمادهشده و بایستی به میز امانت مراجعه کند.
درخواستهای آماده تحویل
بهمنظور امانت کتاب، کتابدار با کلیک بر روی گزینه «امانت»، وارد بخش امانت سیستم خواهد شد.
مراحل بررسی درخواست امانت در سامانه مدیریت
ازجمله ویژگیهای مهم سامانه نرمافزاری سامان، امکان ارسال درخواست تمدید امانت کتاب بهصورت اینترنتی برای عضو است. بهعبارتدیگر، عضوی که کتابی را در امانت دارد، میتواند با وارد شدن به سامانه با استفاده از شناسه کاربری و رمز عبور، علاوه بر مشاهده وضعیت کتابهای در دست امانت خود، نسبت به ارسال درخواست
تمدید امانت یک مدرک نیز اقدام کند. فرایند درخواست تمدید امانت در سیستم به شرح ذیل است:
گزینه امانتهای من
بهمنظور ارسال درخواست تمدید امانت، روی گزینه «درخواست تمدید» کلیک میکند. با کلیک بر روی این گزینه، درخواست به کتابدار مربوطه ارسال خواهد شد.
فهرست درخواستهای تمدید امانت ارسالشده برای کتابدار
همچنین پیام سیستمی مبنی بر تأیید یا عدم تأیید درخواست تمدید مدرک، برای عضو ارسال میشود.
پیغام سیستم مبنی بر تأیید تمدید مدتزمان امانت مدرک
امکان ارسال درخواست تمدید امانت و رزرو کتاب از طریق اینترنت و بهصورت آنلاین، ازجمله قابلیتها و ویژگیهای ممتاز سامانه مدیریت است و ضرورت دارد به اعضاء در هنگام ثبتنام در کتابخانه در خصوص این ویژگیها و قابلیتها آموزشها و اطلاعرسانیهای لازم ارائه شود.
ضرورت دارد در همه حال، بخشهای مربوط به درخواستهای تمدید و درخواستهای رزرو در سامانه مدیریت توسط کتابداران بررسی شود.
آمادهسازی عمدتاً شامل مراحلی است که طی آن، خدمات فنی اولیه در کتابخانه برای کتاب انجام میشود. این خدمات شامل : ثبت نسخه، اصلاحات مربوط به نسخه و بخشها، مدیریت نشانه مؤلف و کاتر کتاب، ویرایش و اصلاح شماره راهنما (رده در محل کتاب)، چاپ برچسب عطف و بارکد، تنظیمات مربوط به قالبهای چاپ برچسبها، و مدیریت فرایندهای مربوط به رفخوانی است.
زیرمنوی آمادهسازی در سامانه مدیریت
مرحله اولیه برای مدیریت نسخ موجود در کتابخانه، جستجوی آن است. جستجوی نسخه از طریق درج دستی شماره ثبت یا از طریق اسکن بارکد کتاب توسط بارکدخوان قابل انجام است.
نکته مهم: بهمنظور مشاهده فهرست نسخ یک بخش، کافی است تنها
روی گزینه جستجو کلیک کنید تا سامانه، فهرست کل نسخ موجود در بخش را در اختیار شما قرار دهد. تصویر زیر نمونهای از این روند است که نسخ موجود در بخش پایگاه اصلی یک کتابخانه با کلیک بر روی گزینه جستجو، در اختیار کتابدار قرار میگیرد.
فرم جستجوی نسخه و فهرست نسخ یک بخش از کتابخانه
گزینهها و قابلیتهایی که این بخش در اختیار کتابدار قرار میدهد به شرح ذیل هستند.
گزینههای موجود در مدیریت نسخه
ویرایش نسخه: امکان ویرایش نسخههای موجود یک کتاب در
1- این قسمت در دسترس کتابدار قرارگرفته است. بهمنظور مطالعه راهنمای ویرایش نسخه کتاب، بخش مربوط به «ورود اطلاعات و ثبت نسخه این کتاب» را مطالعه کنید.
2- ویرایش رده (رده در محل): گزینههای مربوط به ویرایش رده در محل، در این بخش قرارگرفته است. بهمنظور مطالعه راهنمای ویرایش رده در محل، به «بخش نکات کاربردی و مهم این کتاب» مراجعه کنید.
3- مشاهده جزئیات نسخه: این بخش جزئیات کلی از وضعیت نسخه را در کتابخانه ارائه میدهد.
انتقال مدرک (تغییر عنوان): گاهی اوقات به دلیل برخی خطاهای تبدیل و تجمیع، عنوان کتاب دچار خطاها و غلطهای املایی شده است یا کاراکترهای نامتعارف در عنوان ایجادشده است (بهطور مثال: پرانتزها برعکس شده یا علائم و نقطهگذاریهای زائد در آن وجود دارد ، ...) یا گاهی به هر دلیلی اشکالات فهرستنویسی برای یک رکورد رخ داده است (بهطور مثال: عنوان یک کتاب با اطلاعات کتابشناسی توصیفی و تحلیلی آن همخوانی ندارد یا عنوان متعلق به یک کتاب دیگر است، ...). همانطور که میدانید کتابدار نمیتواند اطلاعات کتابشناسی را تصحیح کند. بهمنظور رفع مشکل کتابداران در مواجه با عناوین غیرمتعارف، گزینه تغییر عنوان یا انتقال مدرک در قسمت ویرایش نسخه قرارگرفته است. به طور مثال در تصویر زیر، عنوانی که باید اصلاح شود به لحاظ املایی صحیح نیست. کتابدار میتواند با جستجو، اطلاعات کتابشناسی عنوان کتابی که فاقد مشکل است
1- را پیدا کند، شماره رکورد آن را وارد و نسبت به جابجا کردن عنوان اقدام نماید.
امکان تغییر عنوان (انتقال مدرک) در بخش مدیریت نسخه
2- حذف نسخه: این گزینه امکان حذف یک نسخه زائد را برای کتابدار فراهم میکند.
· نکته مهم: امکان حذف نسخههایی که سابقه و کارکرد امانتی دارند یا وضعیت آنها امانت است، وجود ندارد. در مورد نسخی که به هر دلیلی زائد هستند و کتابدار نمیتواند آنها را حذف کند، مراتب را به کارشناسان امور کتابخانهها یا پشتیبانی اداره سامانه مدیریت اطلاع دهید.
3- ویرایش دستهای رده: این گزینه برای ویرایش دستهای رده در محلهای کتابهایی است که بهصورت چند جلد یا نسخه (از یک عنوان) در کتابخانه وجود دارند. در حالت کلی برای ویرایش هر کتاب بایستی یک فرایند جداگانه ویرایش رده انجام داد. این امکان کمک میکند ویرایش رده چند کتاب (از یک عنوان) یکبار انجام شود. بهمنظور ویرایش دستهای رده، مراحل زیر را انجام دهید:
· ابتدا در فرایند جستجوی نسخه، مواردی که چند نسخه یا جلد هستند را انتخاب کنید (با کلیک همزمان روی نسخ و فشار دادن کلید ctrl در صفحهکلید) (همانند شکل زیر)
با کلیک همزمان روی نسخ و فشار دادن کلید Ctrl در صفحهکلید، گزینههای موردنظر را انتخاب کنید
· در مرحله بعدی، اطلاعات را با دقت مرور کنید. شماره رکورد در حقیقت شماره رکورد همان عنوانی است که مجلدهای زیادی از آن در کتابخانه موجود است. راهنمایی لازم در بالای جدول نسخ ارائه شده است.
گزینه ویرایش دستهای رده در محل در سامان
مرحله بعدی همانند موارد ارائهشده در (ویرایش رده در محل) است با این تفاوت که در انتها گزینه «بهروزرسانی
· نسخ انتخابشده» را کلیک کنید.
1- ایجاد نسخه: این گزینه امکان ایجاد نسخههای جدید از یک نسخه موجود در کتابخانه را فراهم کرده است. بهمنظور مطالعه راهنمای ایجاد نسخه بخش مربوط به ورود اطلاعات و ثبت نسخه در این کتاب را مطالعه کنید.
2- راهنمای رنگها: بهمنظور تفکیک وضعیت نسخ موجود در سیستم، از رنگبندیهای مختلف استفادهشده است.
راهنمای رنگها در سامانه مدیریت
3- امکانات فیلترگذاری و پالایش دادهها: یکی از ویژگیهای ممتاز سامانه مدیریت، امکانات فیلترگذاری و پالایش دادهها برای کاربر است. بهنحویکه کتابدار قادر است با استفاده از گزینههای ارائهشده و قابل انتخاب، دادههای موردنیاز خود را گزینش نماید. در جدول نسخ، با کلیک بر روی فلش کناری عنوان هر ستون (همانند تصویر زیر) امکانات مرتبسازی صعودی و نزولی دادهها و نمایش یا عدم نمایش یک ستون یا اطلاعات، در اختیار کاربر قرار میگیرد.
امکانات فیلترگذاری مقادیر در ستون
وضعیتهای مربوط به وجین: چهار وضعیت در کاربرگه نسخ برای تعیین وضعیت منابع وجینی در نظر گرفتهشده است که عبارتاند از:
وجین محتوایی: کتابها و مدارکی که به دلیل مشکلات محتوایی(کهنگی مطالب،....) نیاز به وجین دارند؛
وجین تکراری: کتابها و مدارکی که بیش از 3 نسخه در کتابخانه موجود باشند؛
وجین بدون مخاطب: کتابها و مدارکی که به مدت بیش از 5 سال، فاقد سابقه امانت و کارکرد هستند؛
وجین فرسوده: کتابها و مدارکی که به دلیل فرسودگی زیاد نیاز به وجین دارند؛
نکته مهم: سابقاً تنها وضعیت «وضعیت وجین» شده در سیستم تعریفشده بود که بر این اساس، این وضعیت دیگر قابلاستفاده برای کتابداران نیست. البته کتابهایی که سابق بر این وضعیت آنها «وجین شده» تعریفشده است، قابلتغییر به یکی از حالتهای چهارگانه وجین هستند.
وضعیتهای قابلدسترس برای کتابدار
نوع وضعیت
وضعیتهای قابلتغییر
وجین شده
موجود،
وجین محتوایی، وجین تکراری، وجین فرسوده، وجین بدون مخاطب
امانت
برنگشته
موجود
مفقود، یکی از حالتهای
چهارگانه وجین (محتوایی، بدون مخاطب، تکراری، فرسوده)، در حال صحافی، در حال
مرمت
نامعلوم
معلوم، موجود،
مفقود
موجود
در حال صحافی
موجود
در حال مرمت
موجود
حالتهای چهارگانه وجین
(محتوایی، بدون مخاطب، تکراری، فرسوده)
موجود
سایر وضعیتها، بهصورت سیستمی اعمال میشوند. بهطور مثال، به محض امانت یک کتاب، وضعیت آن از موجود به امانت توسط سیستم تغییر پیدا میکند.
درصورتیکه کتابی در وضعیت «وجین شده» است، و بخواهید آن را به هر دلیلی به وضعیت موجود تغییر دهید، ابتدا از وضعیت «وجین شده» به یکی از وضعیتهای چهارگانه وجین، تغییر وضعیت دهید و سپس به وضعیت «موجود» تغییر دهید.
نکات مهم:
· ابتدا تنظیمات مربوط به چاپ برچسب عطف را در مرورگر انجام دهید. برای مطالعه راهنمای تنظیمات مربوط به مرورگر، بخش «نکات عمومی این کتاب» را مطالعه کنید. همچنین در صفحه چاپ برچسب عطف، لینک دانلود فونتهای موردنیاز و راهنمای چاپ برچسب قرار دادهشده است.
· بهمنظور چاپ برچسب ابتدا بایستی قالب برچسب عطف برای کتابخانه شما در سیستم تعریفشده باشد. امکان تعریف و ویرایش قالب برای کتابدار فراهمشده است. بهمنظور ایجاد قالب در منوی «آمادهسازی»، ذیل منوی «تنظیمات چاپگر»، روی گزینه «ایجاد قالب» و بهمنظور ویرایش قالب روی گزینه «مدیریت تنظیمات» کلیک کنید.
تنظیمات چاپ برچسب عطف
ترتیب چاپ را میتوانید برحسب موارد موردنیاز و دلخواه خود انتخاب کنید (تصویر زیر را ببینید).
گزینه ترتیب چاپ در تنظیمات برچسب عطف
بر اساس تصویر بالا، گزینههای موجود عبارتاند از:
· ترتیب ورود: چاپ برچسب عطف را بر اساس ترتیب واردکردن آنها انجام دهد؛
· ترتیب چاپ بر اساس شماره ثبت: چاپ برچسب را به ترتیب شماره ثبتهای کتابهای واردشده انجام دهد؛
· ترتیب چاپ بر اساس شماره راهنما: چاپ را به ترتیب شماره راهنمای کتابهای واردشده انجام میدهد؛
· ترتیب چاپ بر اساس شماره رکورد: با انتخاب این گزینه، سیستم ترتیب چاپ را بر اساس شماره رکورد کتابهای واردشده انجام میدهد؛
· ترتیب چاپ بر اساس محل نگهداری: چاپ را بر اساس محل نگهداری کتابهای واردشده انجام دهد؛ این امر بهخصوص در کتابخانههایی که محلهای نگهداری متفاوت دارند کاربرد دارد.
ترتیب چاپ بر اساس بخش نگهداری: درصورتیکه کتابدار در فیلد بخش، «همه بخشها» را انتخاب کرده است، چاپ را به تفکیک و ترتیب بخشهایی که کتابها در آن
· تعریفشده انجام میدهد؛
· ترتیب چاپ بر اساس بارکد: چاپ را بر اساس بارکد کتاب انجام دهد.
گزینههای مربوط به نمایش سال نشر، نمایش شماره ثبت، نمایش شماره نسخه، و نمایش شماره جلد در برچسب عطف را با دقت انتخاب کنید. سیستم بهصورت پیشفرض تعدادی از این گزینهها را انتخاب کرده است. ضروری است مطابق با دستورالعمل و شیوهنامه و رویهای که برای کتابخانه تعریفشده است، درج یا عدم درج این موارد مورداستفاده قرار گیرد. بهطور مثال، برخی از این گزینهها ممکن است در یک کتابخانه کاربرد داشته باشد (مثال: نمایش شماره ثبت در برچسب عطف) و ممکن است در کتابخانه دیگر، کاربردی نداشته باشد. اما در همه کتابخانهها نمایش شماره نسخه و شماره جلد بهمنظور تفکیک نسخ و جلد آنها ضروری است.
امکان شروع چاپ از شماره مدنظر کتابدار وجود دارد. بهعبارتدیگر، با درج یک شماره مشخص در کادر سیستم چاپ را از آن شماره درجشده شروع خواهد کرد.
حذف کلی (در چاپ تکی عطف و بارکد): این گزینه بهمنظور حذف همه اطلاعات کتابهای واردشده در این بخش تعبیهشده است. این امکان برای کتابدار فراهمشده تا علاوه بر حذف تکی کتاب موردنظر خود، درصورتیکه
· برچسبهای همه کتابها را چاپ کرده، با کلیک بر روی این گزینه، همه اطلاعات موجود در این جدول را پاک نماید.
o نکته مهم: گاهی اوقات در هنگام واردکردن شماره ثبتهای جدید بهمنظور چاپ برچسب عطف با بارکد، سیستم پیغام خطای «شماره ثبت واردشده موجود نیست» را نمایش میدهد. بهمنظور رفع این مشکل کافی است یکبار روی گزینه «حذف کلی» کلیک کنید تا اطلاعات کتابهایی که از قبل در این جدول واردشده است از حافظه سیستم پاک شود.
· چاپ دستهای عطف: این امر امکان چاپ برچسب عطف تعداد زیادی کتاب را برای کتابدار فراهم میکند. کلیه مراحلی که بایستی در مرحله قبل به انجام رسد نیز در این نوع چاپ قابل بهرهگیری است اما تفاوتهایی وجود دارد که به شرح زیر است:
گزینههای موجود در چاپ دستهای عطف
o امکان چاپ ردیفی از شماره ثبتها (از شماره ... تا شماره ...) وجود دارد؛
o امکان فیلترگذاری بر اساس «تاریخ ورود نسخه» و «تاریخ ویرایش نسخه» و با بهرهگیری از تقویم بازشونده وجود دارد؛
این بخش امکان چاپ بارکد کتاب را فراهم کرده است. ازنظر فرایندی تفاوت چندانی با چاپ برچسب عطف ندارد اما نکته مهم در این قسمت امکان درج عنوان کتاب در بارکد است که در اختیار کتابخانه قرارگرفته است. همچنین بهمنظور چاپ مطلوب بارکدها، بایستی فونتهای موردنیاز در سیستم نصبشده باشد.
در سامانه نرمافزاری، امکان ایجاد و تعریف قالب چاپ برای برچسب عطف و بارکد و همچنین ویرایش آن، در اختیار کتابخانه قرارگرفته است.
گزینه ایجاد قالب برای تنظیمات چاپگر
ایجاد قالب: امکانات موجود در این بخش شامل تنظیمات مربوط به
صفحه، تنظیمات مربوط به برچسب و تنظیمات مربوط به قلم است.
نکات مهم:
o لازم است تمامی اعداد برحسب میلیمتر در فیلدهای مربوطه وارد شوند؛
o بهمنظور سهولت بازیابی قالبهای تعریفشده کتابخانهها، در عنوان قالب، درج «نام کتابخانه»،کلمه «عطف» برای قالبهای عطف و کلمه «بارکد» برای قالبهای بارکد، ضروری است (مثال: عطف شهید رجایی اهواز/بارکد شهید رجایی اهواز)؛
تنظیمات صفحه: با استفاده از خطکش، مقادیر لازم را اندازهگیری و در فیلدهای مربوطه وارد کنید.
فیلدهای موجود در تنظیمات صفحه در عطف که بایستی تکمیل شود
نکته مهم: بهمنظور جلوگیری از بروز مشکل در خواندن بارکد
چاپشده توسط دستگاه بارکدخوان، گزینه چاپ کادر را خیر انتخاب کنید.
تنظیمات برچسب: مقادیر مربوط به این تنظیمات نیز همانند مورد قبل بایستی در فیلدهای مربوطه توسط کتابدار وارد شود.
فیلدهای مربوط به تنظیمات برچسب در عطف که بایستی تکمیل شود
تنظیمات قلم: این تنظیمات مطابق با رویه و شیوهای که در کتابخانه در چاپ برچسبهای عطف و بارکد انجام میشود بایستی تعریف و اعمال شود.
گزینههای مربوط به تنظیمات قلم
همانطور که اشاره شد، کتابدار قادر است تنظیمات اعمالشده برای برچسبهای عطف و بارکد را ویرایش و اصلاح نماید. بهمنظور ویرایش تنظیمات روی گزینه «مدیریت تنظیمات» در منوی «آمادهسازی کتاب» کلیک کنید. سیستم جدولی حاوی تنظیمات تعریفشده کتابخانه برای برچسبهای عطف و بارکد را ارائه کرده است.
مدیریت تنظیمات برچسب عطف و بارکد
برای ویرایش برچسب عطف یا بارکد، روی گزینه ویرایش کلیک کنید. درصورتیکه تنظیمات ارائهشده زائد و غیرضروری است میتوانید آنها را حذف کنید.
نکته: این بخش مطابق با آخرین دستورالعمل ابلاغی نهاد در زمینه رفخوانی است. در صورتی که تغییراتی در این بخش و روند رفخوانی اعمال شود، کتابداران محترم لازم است به راهنماهایی که توسط اداره کل امور کتابخانهها ارسال میشود مراجعه کنند.
امکانات رفخوانی سامانه عبارتند از:
· آپلود فایلهای سیاههبرداری حاوی بارکدهای اسکن شده
· دریافت گزارش سیاههبرداری از سامانه
· تغییر وضعیتهای مورد نیاز
امکانات رفخوانی در سامانه
قبل از انجام رفخوانی توجه به مواردی که در ذیل شرح داده شده است، به روند مطلوب رفخوانی در کتابخانه کمک میکند.
اصلاح دادهها: لازم است ابتدا کارکنان کتابخانه، نسبت به بررسی و اصلاح دادههای خود اقدام کنند. در این راستا، گزارش «اصلاح دادهها» در ذیل منوی گزارشها، ستون کتابداری در دسترس کتابداران قرار دارد. مجموعه گزارشهای موجود در این بخش، توسط
کارکنان کتابخانه بررسی و دادهای نادرست اصلاح میشود. بهمنظور مطالعه راهنماها و توضیحات مربوط به اصلاح دادهها به «بخش گزارشها» مراجعه کنید.
حذف بخشهای زاید: به طور کلی در هنگام تعریف هر کتابخانه در سامانه مدیریت، 5 بخش «پایگاه اصلی»، «کودک»، «کمک درسی»، «دیداری شنیداری» و «نشریات» برای آن ایجاد میشود. ممکن است در برخی کتابخانهها، بخشهای دیگری نیز وجود داشته باشد. وجود بخشهای اضافی و زاید منجر به بروز مشکلاتی در فرایند رفخوانی میشود. لازم است همکاران محترم نسبت به حذف بخشهای زاید یا تجمیع دادههای آنها با سایر بخشها مطابق با بخشنامههای ارسالی نهاد اقدام کنند.
تجهیزات فنی مورد نیاز: وجود دستگاه بارکدخوان بیسیم در کتابخانههای متصل به سامانه، به پیشبرد مطلوب رفخوانی کمک فراوانی میکند. در این راستا، لازم است تمهیدات فنی مورد نیاز برای کتابخانهها فرآهم شود. در خصوص چگونگی بهرهگیری همه کتابخانهها از دستگاه بارکدخوان بیسیم، به بخشنامههای ارسالی نهاد مراجعه کنید.
به طور کلی، رفخوانی در کتابخانههای متصل به سامانه، به دو روش ذیل قابل انجام است:
1- توسط دستگاه بارکد خوان (بیسیم/معمولی): در این حالت با استفاده از دستگاههای بارکدخوان بیسیم یا بارکدخوان معمولی، بارکدهای نصب شده در پشت جلد کتابها اسکن میشود و با استفاده از مقایسه و بررسی گزارش سیاههبرداری ارائه شده توسط سیستم، رفخوانی انجام میشود. مراحل این فرایند در بخش بعدی توضیح داده شده است.
2- به صورت سنتی (دستی): در صورتی که کتابخانه مجهز به دستگاه بارکدخوان نیست، با استفاده از دانلود گزارش فهرست نسخ و مقایسه موجودی منابع کتابخانه با اطلاعات مندرج در آن گزارش، فرایند رفخوانی انجام میشود. مراحل کلی این روش نیز در بخشهای بعدی توضیح داده شده است.
مراحل رفخوانی با استفاده از دستگاههای بارکدخوان
گام اول: ایجاد یک فایل متنی (Notepad) در قالب *.TXT
مطابق تصویر زیر، در ابتدا بر روی صفحه دسکتاپ کلیک راست کرده و از منوی New فایلText Document را انتخاب می کنیم.
با کلیک راست بر صفحه دستکتاپ، از منوی new، گزینه text document را انتخاب میکنیم
گام دوم: نامگذاری فایل متنی ایجاد شده به نام بخش:
مطابق شکل زیر، پس از ایجاد فایل متنی، نام آن را به نام بخشی که قرار است منابع آن توسط بارکدخوان اسکن شود، تغییر دهید. نام فایل لازم است «فارسی» باشد. (به طور مثال: در صورتی که قرار است کتابهای موجود در بخش کودک توسط بارکدخوان اسکن شود، نام فایل متنی خود را به «کودک» تغییر دهید)
نکته مهم: توجه کنید ممکن است در سامانه برای کتابخانه شما، به طور مثال، بخشی با عنوان مرجع ایجاد نشده باشد اما کتابهای مرجع به لحاظ فیزیکی در بخشی جداگانه در کتابخانه قرار دارد. در نظر داشته باشید که این کتابها در سامانه در پایگاه اصلی ثبت شدهاند اما به لحاظ فیزیکی در بخشی مستقل قرار دارند، بنابراین بارکد کلیه کتابهایی که در سامانه در بخش «پایگاه اصلی» قرار دارند لازم است یکجا توسط بارکدخوان اسکن شوند.
نام فایل متنی را به نام بخش تغییر دهید
گام سوم: اسکن بارکدهای منابع هر بخش:
پس از ایجاد فایل متنی، بر روی آن دو بار کلیک کرده و فایل را باز کنید. به محض اسکن بارکد یک کتاب، بارکد مزبور به صورت ستونی در فایل متنی درج میشود. هر چند وقت یک بار فایل را ذخیره کنید تا بارکدهای درج شده به علت قطعی برق یا مشکلات دیگر از بین نرود. بارکدهای منابع هر بخش را به طور کامل اسکن و سپس در پایان، فایل را ذخیره نهایی کنید.
نمونهای از بارکدهای اسکن شده منابع موجود در یک بخش
نکته: در صورتی که برچسب بارکدهای نصب شده در پشت کتاب توسط دستگاه بارکدخوان قابل شناسایی نباشد، در فایل متنی شماره بارکد موردنظر را به صورت دستی پس از آخرین شماره بارکد ثیت شده، درج کنید.
گام چهارم: آپلود (بارگذاری) فایل متنی (سیاههبرداری) در سامانه:
در این مرحله فایل متنی که با نام بخش موردنظر ذخیره شده است را از طریق منوی آمادهسازی، گزینه رفخوانی، گزینه آپلود فایل سیاههبرداری، مطابق تصاویر آپلود (بارگذاری) شود.
مراحل کلی آپلود فایل متنی حاوی بارکدهای اسکن شده
فایل متنی حاوی بارکدها انتخاب میشود
فایل در سرور آپلود میشود
بعد از آپلود فایل، وضعیت مرتبط با منابع انتخاب میشود. در این نمونه، وضعیت منابع اسکن شده در کتابخانه «موجود» هستند.
بعد از انتخاب وضعیت مرتبط با منابع، روی گزینه «ارسال به سرور» کلیک میشود.
گام پنجم: گزارش فایل سیاههبرداری:
پس از آپلود (بارگذاری) فایلهای متنی در سیستم، از منوی آمادهسازی کتاب از قسمت رف خوانی، «گزارش سیاههبرداری» را انتخاب کنید.
مراحل دریافت گزارش سیاههبرداری در فرایند رفخوانی
تصویر بالا، مراحل دریافت گزارش سیاههبرداری را نمایش میدهد. بر این اساس، ابتدا بخش مورد نظر را انتخاب کرده و پس از تعیین بخش، در قسمت محدوده درج تاریخ، تاریخ انجام بارگذاری را ثبت و بر روی فیلد جستجو کلیک کنید. به دنبال اتمام فرایند جستجو، در همان صفحه، اطلاعاتی چون شماره، نام فایل، تاریخ ارسال و وضعیت نسخه نمایش داده میشود. ردیفی که اطلاعات مورد اشاره در آنجا قرار دارد را انتخاب کنید. در قسمت بالایی ردیف مورد نظر دو نوع گزارش ارائه می شود:
1- گزارش: این گزارش، وضعیت فعلی هر منابع را نمایش میدهد؛
گزارش تفاوتها: این گزارش، با مقایسه وضعیت هر منابع
1- در پایگاه داده سامانه و مخزن کتابخانه، تفاوتها و مغایرتها را مشخص میکند.
با کلیک بر روی گزینه گزارش و گزارش تفاوتها، سامانه پیغام هشدار مبنی برآمادهسازی گزارش در اختیار کاربر قرار میدهد.
دریافت گزارش رفخوانی از منوی دانلود گزارشها
همانطور که اشاره شد سامانه دو نوع گزارش برای سیاههبرداری در اختیار کتابدار قرار میدهد که عبارتند از:
1- گزارش:
در این گزارش فهرست کل نسخ با وضعیت (موجود، مفقود شده، و ...) در ستون «وضعیت نسخه در پایگاه داده» قابل مشاهده است. ستون دیگری با عنوان «وضعیت نسخه در فایل» نیز نمایش داده میشود که منظور وضعیت کتاب در مخزن و قفسه است. در این ستون دو نوع وضعیت قابل مشاهده است:
· موجود: این وضعیت، معرف این است که کتاب در زمان اسکن بارکد در قفسه وجود داشته است؛
· تعریف نشده: وضعیت تعریف نشده، معرف این نکته است که کتاب در زمان اسکن بارکد در قفسه وجود نداشته است. در این شرایط وضعیت نسخه را با وضعیت آن در ستون «پایگاه داده» مقایسه میکنیم. در صورتی که وضعیت در پایگاه اصلی موجود باشد و در ستون فایل اسکن شده، تعریف نشده باشد، این بدین معنی است که نسخه مورد نظر مفقود شده است یا اینکه کتاب وجین شده و در سیستم تغییر وضعیت داده نشده است.
نمونهای از گزارش سیاههبرداری
1- گزارش تفاوتها:
در این گزارش فهرست نسخی که در زمان اسکن وجود نداشتهاند نمایش داده میشود که لازم است مطابق با راهنمای توضیح داده شده در بخش بعدی اقدام شود.
تغییر وضعیت کتاب
تغییر وضعیت منابع در رفخوانی به دو شکل انجام میشود:
تغییر وضعیت دستهای با استفاده از سامانه: برخی از منابع که به طور مثال، وضعیت آنها در پایگاه داده مفقود است اما در مخزن وجود دارند را میتوانید با این روش به صورت دستهای و یکجا تغییر وضعیت دهید. به منظور تغییر وضعیت دستهای، از منوی «آمادهسازی»، «گزینه رفخوانی»، «گزینه تغییر وضعیت کتاب»، را انتخاب کنید. مطابق تصویر زیر، فایل متنی حاوی بارکدهای اسکن شده منابع در سامان آپلود میشود، سپس وضعیت جدید و مورد نظر برای آن منابع انتخاب میشود. در مرحله بعد نیز با کلیک بر روی گزینه تغییر وضعیت، سیستم
1- نسبت به تغییر وضعیت دستهای آن کتابها اقدام خواهد کرد.
تغییر وضعیت دستهای در سامانه
2- تغییر وضعیت توسط سیستم: برخی از منابع که وضعیت آنها در پایگاه داده امانت یا برنگشته است اما در مخزن وجود دارند را لازم است به صورت دستی از امانت فرد خارج کنید تا سیستم وضعیت آنها را به موجود تغییر دهد. جدول زیر، اقدامات قابل انجام در خصوص اصلاح وضعیت منابع کتابخانه را نشان میدهد. کتابداران مطابق با این جدول، نسبت به تغییر وضعیت کتاب اقدام میکنند.
یادآور میشود مولفههای مربوط به وجین عبارتاند از:
· وجین فرسوده: در صورتی که وضعیت ظاهری و فیزیکی کتاب مناسب و در شرایط مطلوبی نباشد، این وجین انتخاب میشود.
· وجین تکراری: در صورتی که از کتاب دو نسخه دیگر در کتابخانه موجود باشد نسخه سوم، وجین تکراری محسوب میشود.
وجین محتوایی: در صورتی که محتوا و اطلاعات موجود
· در کتاب منسوخ شده باشد (به طور مثال کتابهای علمی، درسی و کتابهای مرتبط با حوزه فناوری اطلاعات که اعتبار محتوای آن با گذشت زمان منقضی شده است) با تشخیص کارشناس منابع استان به عنوان وجین محتوایی محسوب میشود.
· وجین بدون مخاطب: در صورتی که کتابی طی 5 سال گذشته به امانت نرفته باشد به تشخیص کارشناس منابع استان به عنوان وجین بدون مخاطب محسوب میشود.
وضعیتهای قابل انجام در هنگام بررسی گزارش سیاههبرداری
وضعیت
در پایگاه داده
وضعیت
در فایل (قفسه)
اقدامات
قابل انجام
موجود
تعریف نشده
در صورتی که کتاب وجین شده باشد
وضعیت نسخه به یکی از حالت های چهارگانه وجین و در غیر این صورت به حالت مفقود
تغییر یابد.
مطالعه در سالن
تعریف نشده
هیچ اقدامی صورت نمی گیرد.
امانت
تعریف نشده
هیچ اقدامی صورت نمی گیرد.
وجین
تعریف نشده
هیچ اقدامی صورت نمی گیرد.
مفقود
تعریف نشده
هیچ اقدامی صورت نمی گیرد.
در حال مرمت
تعریف نشده
هیچ اقدامی صورت نمی گیرد.
در حال صحافی
تعریف نشده
هیچ اقدامی صورت نمی گیرد.
امانت
موجود
در این حالت نسخه از امانت شخص
خارج شود.
مطالعه در سالن
موجود
در این حالت نسخه از امانت شخص
خارج شود.
وجین
موجود
در این حالت نسخه از به یکی از
حالت های چهارگانه وجین به وضعیت موجود تغیر یابد یا اینکه از قفسه خارج شود.
مفقود
موجود
در این حالت نسخه از وضعیت مفقود
به وضعیت موجود تغیر یابد.
در حال صحافی
موجود
در این حالت نسخه از وضعیت در حال
صحافی به وضعیت موجود تغیر یابد.
در حال مرمت
موجود
در این حالت نسخه از وضعیت در حال
مرمت به وضعیت موجود تغیر یابد.
برنگشته
امانت
هیچ اقدامی صورت نمی گیرد.
برنگشته
موجود
در این حالت نسخه از امانت شخص
خارج شود.
نمونهای از عملکردهای قابل انجام برای تعیین وضعیت کتاب در سامانه و مخزن
در صورت فقدان تجهیزات فنی مورد نیاز در کتابخانه (عدم وجود دستگاه بارکدخوان)، فرایند رفخوانی به شکل سنتی انجام خواهد شد. مراحل این رفخوانی عبارتند از:
گام اول: دریافت گزارش فهرست نسخ: ابتدا لازم است فایل اکسل گزارش فهرست نسخ کتابخانه (از منوی گزارشها، ستون کتابداری، گزارش فهرست نسخ) دانلود شود. در این زمینه رعایت نکات زیر ضروری است (تصویر زیر را ببینید):
1- گزارش به تفکیک بخش انتخاب شود؛
1- گزارش شامل همه وضعیتها باشد؛
2- ترتیب گزارش بر اساس شماره راهنما باشد؛
دریافت گزارش فهرست نسخ برای رفخوانی
بعد از اعمال تنظیمات فوق، روی گزینه جستجو کلیک کنید تا جدول حاوی نسخ کتابخانه ارائه شود. سپس روی گزینه دریافت خروجی اکسل کلیک کنید. بعد از آماده شدن فایل گزارش حاوی نسخ کتابخانه، آن را از منوی مدیریت، دانلود گزارشهای درخواستی، دریافت کنید. در نظر داشته باشید فایل به صورت فشرده است و لازم است با استفاده از نرمافزارهایی همچون Winzip یا Winrar آن را از حالت فشرده خارج کرده تا فایل اکسل را مشاهده نمایید.
گام دوم: بررسی گزارش فهرست نسخ دریافت شده: فایل اکسل دریافتی را از نظر ترتیب بر اساس شماره راهنما (پیشرده، رده اصلی، رده فرعی، شماره کاتر، تاریخ رده) بررسی کنید. در صورتی که نیاز بود نسبت به اصلاح ردههای موجود در گزارش اقدام کنید.
لازم است گزارش فهرست نسخ بر اساس شماره راهنما مرتب باشد
گام سوم: چاپ گزارش و انجام رفخوانی: در این مرحله، بعد از بررسی گزارش و اصلاح دادههای مربوط به شماره راهنما، نسبت به چاپ آن اقدام میشود. قبل از چاپ گزارش، میتوان ستونی را به فایل اکسل اضافه کرد با عنوان «وضعیت نسخه در مخزن یا فایل» تا در هنگام رفخوانی بتوان، وضعیت منبع در مخزن و قفسه را در آن وارد و از اطلاعات آن برای اصلاح وضعیت مدرک در سامانه استفاده کرد.
گام چهارم: تغییر و اصلاح وضعیت مدرک در سامان: برای مطالعه راهنمای مربوط به این بخش، به آموزش «تغییر وضعیت کتاب» که در بخش قبلی توضیح داده شده است مراجعه کنید.
گردآوری، سازماندهی و تولید گزارشهای موردنیاز برای بررسی سوابق مالی کتابخانه، اعم از مبالغ حق عضویت دریافت شده، تخفیفهای ارائهشده، بدهی و جرائم اعضاء ازجمله مهمترین کارکردهای نرمافزار کتابخانهای سامان است. امکانات گزارشگیری امور مالی کتابخانه در سامانه مدیریت بر اساس سطوح دسترسی تعریفشده در سیستم (عضو کتابخانه، کتابدار، رئیس اداره شهرستان، مدیرکل استان) متنوع است. همچنین این امکان برای عضو کتابخانه فراهمشده تا از این طریق، وضعیت پرداختهای مالی خود را بهصورت آنلاین بررسی و مشاهده کند.
گزینههای موجود در بخش«مالی» سامانه مدیریت
با کلیک بر روی این گزینه، کلیه سوابق پرداختهای انجامشده توسط فرد به همراه مبالغ تخفیف و نام کتابی که مشمول بدهی بابت امانت دیرکردی بوده است در اختیار فرد قرار میگیرد.
بررسی سابقه مالی کاربر در سامانه مدیریت
با استفاده از این امکان، کتابدار، بدهی عضو را در سیستم ثبت میکند. این بدهی میتواند شامل مواردی همچون جریمه دیرکرد، حق عضویت، هزینههای استفاده از خدمات و امکانات کتابخانه، تمدید عضویت و سایر موارد باشد.
گزینههای مربوط به نوع پرداخت
امکان مشاهده مقدار بدهیهای عضو و نیز پرداخت آنها در این بخش فراهمشده است. بهمنظور مشاهده بدهی فرد بایستی با استفاده از شناسه کاربری یا سایر مشخصات، عضو کتابخانه را در سیستم جستجو و بازیابی کرد.
رابط کاربری بخش «پرداخت بدهیهای گذشته»
سیستم فهرستی از بدهیهای گذشته فرد و نیز فرایندهای مربوط به
پرداخت آنها را در اختیار کتابدار قرار میدهد. توضیحات لازم در خصوص نحوه محاسبه بدهی فرد در بخش امانت و رزرو این کتاب ارائهشده است.
گزینه جزئیات بدهیها
هرکدام از گزارشهای فراهمشده در سیستم، منطبق با سطح دسترسی کاربر و بر اساس شرح وظایف وی تعریفشده است. گزارشهایی که در اختیار کتابدار و مسئول کتابخانه است، به چارچوب عملکردها و فرایندهای جاری و روزمره کاری وی در کتابخانه محدود میشود، به همین ترتیب، گزارشهایی که در اختیار رئیس اداره شهرستان است، به تعداد کتابخانههای حوزه مسئولیت وی در شهرستان گسترش مییابد. این روند تا سطوح بالای دسترسی کاربر در سامانه مدیریت، گسترش مییابد. در صورتی که یک کاربر بر اساس شرح وظایف و مسئولیت وی، امکان دسترسی به گزارش خاصی را در سیستم ندارد، لازم است از طریق پشتیبانی «اداره سامانه مدیریت» نسبت به رفع مشکل، پیگیری نماید. عمده گزارشهای تولیدی در سیستم بر دو نوع هستند:
· گزارشهای آماری: خروجی این نوع گزارشها، عدد و رقم است و عمدتاً برای تهیه آمارهای عددی از فعالیتهای جاری و روزمره کتابخانه به کار میروند. این نوع گزارشها بهصورت جدول در محیط خود سامانه تولید و در دسترس کاربر قرار میگیرند. ازجمله این گزارش عبارتاند از: کارکرد کتابخانه، اعضاء، امانت، موجودی منابع؛
گزارشهای لیستی: خروجی این نوع گزارشها، در قالب فایل با فرمت اکسل (Excel) و بهصورت لیست و فهرستی از عملکردهای مختلف و متنوع کتابخانه است. عمدتاً این
· نوع گزارش، بهصورت فایل قابل دانلود توسط سیستم در اختیار کاربر قرار میگیرند. ازجمله این گزارشها عبارتاند از: فهرست نسخ، دفتر ثبت، گزارش کاربران، اصلاح داده، لیست منابع پرطرفدار، لیست کارکرد کتابخانه،گزارش بدهی اعضاء
امکانات گزارش گیری که در دسترس کتابدار قرار دارد.
با توجه به اینکه گزارشهای تولیدی سیستم در فرمت اکسل تولید و در دسترس کاربر قرار میگیرد، لازم است کاربر، دانش و آشنایی کافی با نرمافزار اکسل داشته باشد. ازجمله این موارد عبارتاند از:
نحوه فیلترگذاری: برخی از گزارشهای تولیدشده توسط سیستم، فیلتر نشدهاند (بهطور مثال: گزارش لیستی فهرست نسخ). کاربر لازم است ابتدا آنها را فیلتر کند تا بتواند
· دادههای موردنیاز خود را از آن استخراج نماید (تصویر زیر)
نحوه مرتبسازی دادههای ستونها در اکسل
· نحوه اضافه کردن ستون در فایل اکسل: بهمنظور نگهداری برخی سوابق و عملکردهایی که کتابدار در خصوص یک گزارش (بهطور مثال: گزارش پیگیری تاخیرات امانت جاری) انجام میدهد، لازم است در خروجی اکسل گزارش مزبور، ستونی را اضافه کند تا عملکردهای خود را در آن ثبت و نگهداری نماید (تصویر زیر)
نحوه افزودن ستون در اکسل
· فرایندهای ساده جمع و تفریق اعداد: از ویژگیهای مهم اکسل، امکانات محاسبه آن است. طبیعتاً برای گردآوری آمارهای موردنیاز لازم است کتابدار از این امکانات بهخصوص جمع و تفریق آگاه باشد (تصویر زیر)
محاسبه خودکار مقادیر در اکسل
· مرتبسازی مقادیر موجود در یک ستون: کاربر بایستی قادر باشد مقادیر و اعداد و دادههای موجود در یک ستون از فایل اکسل را بر اساس موارد موردنیاز خود مرتبسازی کند (تصویر زیر)
مرتبسازی مقادیر موجود یک ستون اکسل
· تبدیل فرمت اعداد یک ستون (از عدد به متن تا قابلشمارش شوند): معمولاً اعداد موجود در یک ستون به صورت متن ذخیره میشوند. کافی است با راست کلیک کردن بر روی یک ستون، از منوی ارائهشده، گزینه convert to number را کلیک کنید تا ارقام به فرمت عدد تبدیل شوند. این امر امکان مرتبسازی آنها را بهراحتی فراهم میکند (تصویر زیر)
تبدیل مقادیر به عدد در اکسل
· انتخاب و گزینش دادههای موردنیاز در ستون: در یک ستون ممکن است اطلاعات مختلفی وجود داشته باشد. کاربر بایستی توانایی و دانش کافی برای جداسازی و انتخاب دادههای موردنیاز خود را در فایل اکسل داشته باشد (تصویر زیر)
گزینش مقادیر موجود در یک ستون اکسل
نکاتی که در این بخش ارائه میشود مواردی هستند که عمدتاً کتابداران در خلال آمارگیریهای ماهیانه و دورهای با آن مواجه میشوند. تلاش شده است در این بخش، پاسخ برخی سؤالات و نیز راهحل رفع برخی مشکلات در فرایند آمارگیری ارائه شود.
1- منابع موجود در کتابخانه شامل منابعی هستند که وضعیت آنها موجود، امانت یا برنگشته باشد. برای محاسبه آمار منابع موجود در کتابخانه، از گزارش آماری موجودی منابع استفاده کنید. از فهرست گزارشهای موجود در گزارش آماری موجودی منابع، دو گزارش زیر را انتخاب و به شرح دادهشده عمل کنید:
· آمار کل تعداد نسخ هر بخش به تفکیک وضعیت نسخه: برای محاسبه کل منابع، مجموع وضعیتهای موجود، امانت، برنگشته، در حال صحافی، رزرو، مطالعه در سالن و در حال مرمت، را انتخاب کنید. سایر وضعیتها ملاک محاسبه موجودی منابع کتابخانه قرار نمیگیرند. به جز بخش نشریات (و همچنین بخشهای زائد کتابخانه)، سایر بخشها ملاک محاسبه موجودی منابع کتابخانه قرار میگیرند.
· آمار دورهای تعداد نسخ موجود در بخشها بر اساس وضعیت نسخه: برای محاسبه آمارهای موجودی منابع در یک دوره زمانی خاص است. که عیناً مطابق با مطلب بالا، نسبت به دریافت آمار دورهای اقدام نمایید.
محاسبه دوره زمانی: برای محاسبه آمار ماهیانه، تقویم تاریخ را از اول ماه تا اول ماه بعد (به طول مثال: 1 /1/ 94 - 1/ 2/ 94)
1- انتخاب کنید.
2- سؤال: چرا برخی از اعضایی که در این ماه تمدید شدهاند، در آمار تمدیدی لحاظ نشدهاند؟ پاسخ: شناسههای کاربری این اعضاء به دلیل افزونگی و تکراری بودن، تجمیع شده است و تنها یک شناسه کاربری فعال دارد. به دلیل این تجمیع، تاریخ تمدید کاربری وی، در سامانه حذفشده. اما راهحل چیست؟
· شناسه کاربری فردی را که اطمینان دارید وی را تمدید کردید، جستجو کنید و در قسمت ویرایش کاربر، تاریخ تمدید آن را ملاحظه کنید. درصورتیکه تاریخ تمدید خالی بود، نشانه تجمیع شدن شناسههای وی است.
· اطلاعات کاربران تجمیع شده در یک بازه زمانی، در لیست کاربران فعال تمدیدی آن دوره نشان داده نمیشود اما در لیست کل کاربران فعال کتابخانه قابلمشاهده است. بنابراین، از گزارش کاربران، لیست اکسل کل کاربران فعال را دانلود کرده نسبت به جستجوی مشخصات کاربرانی که ستون تاریخ تمدید آنها خالی است اقدام کنید. اینها کاربرانی هستند که تمدید و تجمیع شدهاند.
· با مقایسه دسته قبضهای صادرشده در آن دوره زمانی و مشخصات عضو، تعداد کاربرانی که آنها را تمدید و تجمیع کردید، مشخص میشوند. آمار آنها را در آمار اعضای تمدیدی آن دوره جمع کنید تا آمار دورهای اعضای تمدیدی آن ماه را به دست بیاورید.
1- چگونه آمار اعضای فعال در یک دوره زمانی خاص را به دست بیاوریم؟
برای محاسبه آمار اعضای فعال کتابخانه در یک بازه زمانی خاص به شرح ذیل عمل میشود:
فرض کنیم میخواهیم گزارش آماری اعضای فعال کتابخانه را در بازه زمانی 1 الی 31 فروردین امسال به دست بیاوریم. با توجه به اینکه بهطور مثال امروز 30 اردیبهشت است، نحوه دریافت گزارش مزبور به شرح ذیل خواهد بود:
· ابتدا از منوی گزارشهای، ستون آماری، گزارش اعضاء را انتخاب میکنیم؛
· با در نظر گرفتن بازه زمانی موردنظر خودمان که در این مثال فروردینماه 94 است، در تقویم زمانی سامانه، تاریخ را از اول اردیبهشت 94 لغایت تاریخ امروز که 30 اردیبهشت است، انتخاب میکنیم؛
· از فهرست گزارشها: گزارشهای «تعداد کل اعضای فعال بر اساس مقطع تحصیلی» ؛ «آمار دورهای اعضای جدید»، «آمار دورهای اعضای تمدیدی» و «تعداد اعضای خارجشده از عضویت دورهای» را انتخاب کرده، گزینه جستجو را کلیک میکنیم؛ اعضا فعال فروردین 94 مطابق با فرمول ذیل به دست میآید:
تعداد کل اعضای
فعال بر اساس مقطع تحصیلی + تعداد اعضای
خارجشده از عضویت دورهای
(مجموع آمار
دورهای اعضای جدید و آمار دورهای اعضای تمدیدی)
· نکته مهم: فرمول فوق برای محاسبه اعضای فعال در یک بازه زمانی خاص است. برای محاسبه کل اعضای فعال کتابخانه، کافی است در گزارش آماری اعضاء، گزینه «تعداد کل اعضای فعال بر اساس مقطع تحصیلی» را انتخاب کنید.
1- برخی گزارشهای سامانه با علامت ستاره (*) مشخصشدهاند، به این معنا که آمارها و دادههای موجود در این گزارشها تا روز قبل را نمایش میدهد.
گزارشهای ستارهدار، آمار و اطلاعات تا روز قبل را نمایش میدهند.
گزارش «فهرست نسخ» ازجمله مهمترین گزارشهای موجود در سیستم است و در اختیار همه کتابداران قرار دارد. بهمنظور دسترسی به گزارش فهرست نسخ، از منوی گزارشهای، ستون کتابداری، گزینه اول یعنی «فهرست نسخ» را کلیک کنید.
گزارش فهرست نسخ در سامانه مدیریت
این گزارش قابلیتهای مختلف و مهمی را بهمنظور تولید گزارشهای مربوط به نسخ کتابخانه در اختیار کتابدار قرار میدهد که آگاهی از آنها برای همه کتابداران ضرورت دارد. تصویر زیر بخشهای این گزارش را نشان میدهد که در سطرهای بعدی توضیح دادهشدهاند.
گزینههای موجود در گزارش فهرست نسخ
ازجمله ویژگیهای این گزارش عبارتاند از:
· خروجی این گزارش شامل همه نسخ ثبتشده در کتابخانه، اطلاعات نسخ همه بخشها، وضعیت نسخ (موجود، امانت، صحافی شده، وجین محتوایی، برنگشته، ...)، نوع مواد و منابع موجود در کتابخانه اعم از کتاب و ...، نوع تهیه آنها، کیفیت فیزیکی مواد و منابع کتابخانه، نوع چاپ و منابع مرجع است.
امکان تفکیک مدارک بر اساس وضعیت آنها در گزارش فهرست نسخ
امکان مرتبسازی این گزارش بر اساس شماره ثبت، شماره
· راهنما، شماره رکورد، محل نگهداری، بخش نگهداری و بارکد وجود دارد. قبل از تولید گزارش، این مرتبسازی باید انجام شود.
امکان مرتبسازی گزارش بر اساس گزینههای انتخابی مدنظر کاربر در گزارش فهرست نسخ
· علاوه بر نمایش بهصورت جدولی در داخل خود سامانه، امکان دانلود و دریافت این گزارش بهصورت فایل اکسل نیز وجود دارد.
· امکان مرتبسازی صعودی و نزولی دادههای موجود در برخی از ستونهای جدول ارائهشده در داخل خود سامانه وجود دارد.
امکان مرتبسازی گزارش بر اساس گزینههای انتخابی مدنظر کاربر در جدول تولیدی فهرست نسخ
خروجی اکسل این گزارش، اطلاعات جامعی از وضعیت
· منابع کتابخانه شامل: شناسه نسخه، شماره رکورد، عنوان، بخش، شماره ثبت، بارکد، قسمت، شماره جلد، شماره نسخه، اطلاعات مربوط به شماره راهنما (پیشرده، رده اصلی، رده فرعی، شماره کاتر)، تعداد امانت، تعداد امانت در محل، وضعیت نسخه و نوع ماده را شامل میشود.
خروجی اکسل گزارش فهرست نسخ
· امکان فیلترگذاری بر اساس تاریخ ورود یا تاریخ ویرایش نسخه فراهمشده است.
امکان فیلترگذاری بر اساس تاریخ ورود یا ویرایش نسخه در گزارش فهرست نسخ
گزارش «دفتر ثبت» در سامانه، بهنوعی جایگزین دفتر ثبت فیزیکی و سنتی کتابخانه محسوب میشود. بهمنظور دسترسی گزارش «دفتر ثبت» کتابخانه، از منوی گزارشها، ستون کتابداری، گزینه «دفتر ثبت» را انتخاب کنید.
گزارش دفتر ثبت در سامانه مدیریت
این گزارش نیز همانند گزارش فهرست نسخ، علاوه بر خروجی اکسل، در قالب جدولی که سیستم نمایش میدهد، امکان مشاهده و بررسی وضعیت شماره ثبتهای دادهشده به کتابهای کتابخانه را برای کتابدار فراهم میکند. گزارش دفتر ثبت در اختیار همه کتابداران قرار دارد.
گزینههای موجود در گزارش دفتر ثبت
ازجمله ویژگیهای گزارش «دفتر ثبت» عبارت است از:
· قابلیت تفکیک کتابها بر اساس بخش، محل نگهداری، وضعیت نسخه، نوع چاپ، نوع تهیه، کیفیت فیزیکی
· امکان مرتبسازی بر اساس شماره ثبت، شماره راهنما، شماره رکورد، محل نگهداری، بخش نگهداری و بارکد.
· امکان تفکیک کتابهای مرجع از غیر مرجع
· امکان دانلود فایل بهصورت اکسل
· امکان مشاهده گزارش در قالب جدول سیستمی
· امکان مرتبسازی دادههای جدول ارائهشده، توسط کتابدار
این گزارش، فهرست کتابهایی که به امانت خارج از کتابخانه رفته و به کتابخانه عودت داده نشده را در اختیار کتابدار قرار میدهد. امکان دسترسی به این گزارش در اختیار همه کتابداران قرارگرفته است. همچنین امکان انتخاب بازه زمانی مدنظر کتابدار با استفاده از تقویم بازشونده در این گزارش وجود دارد. بهمنظور دریافت فهرست منابع دیرکردی، از منوی گزارشهای، ستون کتابداری، گزینه «تأخیر امانات» را انتخاب کنید.
گزارش تأخیر امانات در سامانه مدیریت
امکانات موجود در این گزارش عبارت است از:
امکانات موجود در گزارش تأخیر امانات
تاخیرات امانتهای جاری: با انتخاب این گزینه، سیستم
· لیست کتابهای دیرکردی که به کتابخانه بازگشت داده نشدهاند را در اختیار کتابدار قرار میدهد؛ این گزارش بهصورت فایل اکسل است و بایستی کتابدار آن را، از قسمت دانلود گزارشهای درخواستی، دریافت کند.
· تاخیرات امانتهای بازگشتی: با انتخاب این گزینه، سیستم لیست کتابهایی که با دیرکرد به کتابخانه بازگشت دادهشدهاند را نمایش میدهد.این گزارش نیز بهصورت فایل اکسل است و بایستی از قسمت دانلود گزارشهای درخواستی دریافت شود.
· امانتهای جاری: با انتخاب این گزینه، سیستم فهرست کتابهایی که در حال حاضر در اختیار اعضاء است را نشان میدهد. این گزارش نیز بهصورت فایل اکسل بایستی از سیستم دانلود شود.
o نکته مهم: در ستون مربوط به تأخیرها در این گزارش، اعدادی که به شکل منفی درجشدهاند، نمایانگر تعداد روزهای باقیمانده از امانت کتاب هستند. به شکل زیر دقت کنید. اعداد معمولی، نمایانگر تعداد روزهای دیرکرد کتاب هستند.
اعداد منفی، نشاندهنده مدتزمان باقیمانده از امانت کتاب است
· امانتهای بازگشتی: با انتخاب این گزینه، سیستم فهرستی از کتابهای بازگردانده شده طی بازه زمانی مدنظر کتابدار را در اختیار وی قرار میدهد.
این گزارش، فهرست کتابهایی که در سالن مطالعه، بهصورت امانت موقت در اختیار اعضاء قرارگرفته و به میز کتابدار عودت داده نشده را در اختیار کتابدار قرار میدهد. امکان تولید این گزارش در اختیار همه کتابداران قرارگرفته است. همچنین امکان انتخاب بازه زمانی مدنظر کتابدار با استفاده از تقویم بازشونده در این گزارش وجود دارد. بهمنظور دریافت گزارش منابع دارای دیرکرد که در سالن مطالعه و کتابخانه بهصورت تحویل موقت امانت دادهاند، از منوی گزارشها، ستون کتابداری، گزینه «تأخیر تحویل موقت» را انتخاب کنید.
گزارش تأخیر تحویل موقت در سامانه مدیریت
همان ویژگیهایی که در خصوص گزارش تاخیرات امانات خارج از کتابخانه ذکرشده، در خصوص این گزارش نیز صدق میکند.
این گزارش، فهرست عنوانهای منابع کتابخانه را در اختیار کتابدار و مسئول کتابخانه قرار میدهد.
گزارش فهرست عنوانها در سامانه مدیریت
امکانات و قابلیتهای گزارش فهرست عنوانها، به شرح ذیل است: (تصویر زیر)
امکانات گزارش لیست عناوین رکوردها
امکان تفکیک گزارش بر اساس تاریخ ثبت، تاریخ ویرایش و بدون در نظر گرفتن تاریخ؛
امکان تولید گزارش در قالب جدول نمایشی (آنلاین)؛
امکان دریافت خروجی اکسل گزارش؛
فیلدهای موردنظر در گزارش جدول نمایشی آنلاین؛
طی چند سال گذشته، 3 نرمافزار کتابخانهای در کتابخانههای عمومی نهادی مورداستفاده قرارگرفته است. در فرایند تبدیل و تجمیع دادههای کتابخانه از یک نرمافزار به نرمافزار دیگر، ممکن است بخشی از دادهها بهطور ناخواسته دستخوش تغییراتی شود یا مخدوش گردد. همچنین برخی از دادههایی که سابق بر این توسط کتابداران بهصورت محلی در نرمافزار نمایه ورود اطلاعات شده بودند، نیز ممکن است نادرست باشد، بنابراین اصلاح آنها ضرورت دارد. برخی از دادههای نادرست توسط سیستم بهصورت خودکار اصلاح میشود اما تعدادی دیگر، باید توسط کتابداران اصلاح شود. بهمنظور دسترسی به گزارش اصلاح دادهها، از منوی گزارشهای، ستون کتابداری، گزینه «اصلاح داده» را انتخاب کنید.
گزارش اصلاح داده در سامانه مدیریت
گزارشهای مربوط به اصلاح داده
گزارش اصلاح داده، شامل زیرگزارشهای زیر است:
· گزارش مدارک فاقد شماره رکورد: ممکن است در فرایند تبدیل و تجمیع دادهها، شماره رکورد برخی از مدارک حذفشده باشد یا ممکن است به دلیل بروز خطاهای سیستمی، هنگام ورود اطلاعات یک مدرک توسط فهرستنویس، شماره رکورد آن در سیستم تعریف و ایجاد نشده باشد.
· گزارش کتابهای فاقد بخش: کتاب در مجموعه کتابخانه باید در یک بخش تعریفشده باشد. این گزارش، فهرست کتابهایی که فاقد بخش هستند را در اختیار کتابدار قرار خواهد داد. لازم است کتابدار مطابق با دستورالعمل، نسبت به تعریف بخش برای کتاب اقدام نماید. با تعریف بخش، شماره ثبت و بارکد آن نیز تغییر خواهد کرد.
نمونهای از کتابی که در کتابخانه وجود دارد و در بخش خاصی قرار نگرفته است
· گزارش کتابهایی که رده آنها نادرست است: فرمولی برای تولید این گزارش در سامانه تعریفشده که بر اساس دستورات و کدنویسیهای صورت گرفته، رده در محلهایی که دارای شرایط ذیل باشند را بهعنوان «رده نادرست» در این گزارش نمایش میدهد.
o در رده اصلی به جز اعداد 000 تا 999، 8فا ، 4 فا تج، تد، فت، فد چیز دیگری موجود باشد بهعنوان رده نادرست تلقی میشود؛
o در رده فرعی، اگر هر چیزی به جز عدد باشد، یا فیلد خالی باشد، بهعنوان رده نادرست تلقی میشود؛
o شماره کاتر معمولاً از دو الگو تبعیت میکند: الگوی اول حرف، عدد، حرف ..... الگوی دوم حرف، عدد. الگوهای کاربردی دیگر بهعنوان رده نادرست تلقی میشود؛
o تاریخ تنها باید عدد باشد. در فیلد تاریخ اگر حرف وجود داشته باشد، بهعنوان رده نادرست تلقی میشود؛
o رده اصلی خالی باشد و به نحوی دادههای مربوط به آن در فیلدهای دیگر مانند فیلد رده فرعی یا کاتر قرارگرفته باشد، بهعنوان رده نادرست تلقی میشود.
دقت کنید که در موردهای 2 و 3 ، شرایط و استثنائاتی وجود دارد ازجمله:
همچنین ممکن است بهمحض ثبت نسخه و افزودن کتاب به کتابخانه، رده آن با عنوان رده نادرست تلقی میشود. در اینجا چند نکته مدنظر است. ممکن است ازنظر سیستم، رده کتاب با ویژگیهای کتاب مغایرت داشته باشد بهطور مثال: کتاب اگر در کاربرگه نسخه بهعنوان مرجع تشخیص دادهشده باشد (چک باکس مرجع انتخابشده باشد) اما پیشرده آن فاقد حرف «م» باشد، ازنظر سیستم بهعنوان رده نادرست تلقی میشود. مورد دیگر، استفاده از رده رکورد برای ویرایش رده در محل است که به دلیل خطاها و ایرادهای رده رکورد، ممکن است رده در محل نیز ناصحیح باشد. همچنین
· گزارش مدارکی که شماره ثبت آنها تکراری است: درصورتیکه در یک بخش، شماره ثبتهای تکراری وجود داشته باشد، فهرست آنها در این گزارش ارائه میشود. کتابدار ابتدا اطلاعات این گزارش را با دقت بررسی و درصورتیکه نیاز بود نسبت به تغییر شماره ثبت، تولید مجدد بارکد و چاپ مجدد آن اقدام میکند. درصورتیکه به تشخیص کتابدار شماره ثبتی در این گزارش وجود داشت که زائد است، میتواند از طریق کارشناس استان نسبت به حذف آن درخواست نماید.
نمونهای از کتابهایی که در یک بخش تعریفشدهاند و شماره ثبت آنها تکراری است
گزارش مدارکی که شماره ثبت آنها نادرست است: منظور از شماره ثبتهای نادرست، شمارههایی است که بالاتر از حد تعریفشده (70000) هستند. ممکن است مجموعه منابع کتابخانهای بسیار زیاد باشد و طبیعتاً، شماره ثبتهای اختصاص دادهشده حتی بیش از 5 رقم باشد اما بیشتر کتابخانههای عمومی نهادی، حداکثر بین 10 الی 50 هزار عنوان کتاب دارند. بهمنظور اصلاح وضعیت شمارههای اختصاص دادهشده به کتابها، شماره ثبتهایی که بیشتر از 70000 باشند بهعنوان شماره ثبت نادرست در سیستم تعریفشدهاند. کتابداران بایستی درصورتیکه در گزارش
· شماره ثبتهای نادرست، کتابی را دیدند که رقم شماره ثبت آن نامتعارف است، نسبت به بررسی و اصلاح شماره ثبت آن اقدام کنند. این امر با استفاده از دانلود گزارش شماره ثبتهای همه بخشهای کتابخانه، مرتبسازی شماره ثبت از کمترین به بیشترین، مشاهده آخرین شماره ثبت تعریفشده و بررسی کلی شماره ثبتهای دادهشده به کتابها انجام میشود.
نمونهای از کتابهای کتابخانه که شماره ثبت آنها، ازنظر سیستم نادرست
است.
· گزارش مدارکی که شماره نسخه آنها نادرست است: کتابهایی که چند نسخهای هستند یا شماره نسخهای برای آنها تعریفنشده است، ممکن است در فرایند تبدیل و تجمیع شماره نسخه آنها مخدوش شده باشد. امکان اصلاح سیستمی این دسته از خطاها در سامانه وجود ندارد و بر این اساس بایستی توسط کتابداران اصلاح شوند. درصورتیکه در این گزارش، عناوینی وجود دارد که ازنظر کتابدار زائد است، میتواند در لیست دانلود شده، عناوینی که باید حذف شوند را مشخص و با هماهنگی با کارشناس امور کتابخانه های استان، لیست عناوین زائد را به اداره سامانه مدیریت ارسال نماید.
نمونهای کتابهایی که شماره نسخه آنها نادرست است
گزارش عناوین تکراری در بخشها: یکی از گزارشهای موجود در اصلاح دادهها، گزارشی با عنوان «عنوان تکراری
· در بخشها» است. این گزارش حاوی اطلاعات رکوردهایی هست که در چند بخش تکرار شدهاند. بهطور مثال از یک عنوان/یک رکورد مشخص، چند نسخه در بخشهای مختلف کتابخانه ثبتشده است (بهطور مثال: داستان راستان یکبار در بخش کودک و یکبار در بخش پایگاه اصلی ثبت نسخه شده است). وجود عنوانهای تکراری در بخشهای مختلف کتابخانه، منجر به بروز مغایرت در آمار موجودی کتابخانه میشود. دقت کردهاید که آمار موجودی بر اساس زبان با آمار موجودی بر اساس نوع ، وضعیت نسخه، بخش و ... ممکن است متفاوت باشد. وجود کتابهایی که همزمان در چند بخش ثبت نسخه شدهاند ازجمله دلایل رخداد این مغایرت است. در این حالت سه راهکار به تشخیص کتابدار وجود دارد:
1.یکی از این دو نسخ به بخش دیگر منتقل شود، نسخه دوم تلقی شده و شماره ثبت جدید دریافت کند و طبیعتاً بارکد جدید نیز دریافت میکند؛
3.یکی از نسخهها در یک بخش به تشخیص کتابدار زائد و تکراری است و بایستی حذف شود. درصورتیکه در
این گزارش، عناوینی وجود دارد که ازنظر کتابدار زائد است، میتواند در لیستی که دانلود میکند، عناوینی که باید حذف شوند را مشخص و با هماهنگی با کارشناس امور کتابخانه های استان، لیست عناوین زائد را بهمنظور حذف آنها از سیستم، برای اداره سامانه مدیریت ارسال نماید. در هر صورت هر اندازه تعداد عناوین تکراری در بخشها کاهش یابد، آمارهای موجودی منابع کتابخانه دقیقتر و شفافتر خواهد شد.
نمونهای از کتابهای کتابخانه که در بخشهای مختلف تکرار شده است.
· گزارش مدارکی که بارکد آنها تکراری است: بارکد در سیستم از عناصر مختلف تشکیلشده است. به بارکد زیر دقت کنید:
0101BF0025417
o کد 01 اول، کد محل نگهداری کتاب است؛
o کد 01 دوم، کد بخشی است که کتاب در آن تعریفشده (بهطور مثال: بخش پایگاه اصلی)؛
o منظور از BF، کد نوع ماده است که در اینجا کتاب فارسی است؛
o هفت رقم بعد از کد نوع ماده، در حقیقت شماره ثبت کتاب هستند. دو صفر اول به شماره ثبت افزودهشده تا هفت رقم بارکد تکمیل شود.
بر این اساس، درصورتیکه دو کتاب عیناً در یک بخش و با یک شماره ثبت تعریفشده باشند، ممکن است بارکد آنها بهصورت تکراری تولید شود. همچنین درصورتیکه بارکد در کتابخانه به شکل استاندارد تولید نشده باشد (بهطور مثال: در مثال بالا تنها شماره ثبت 25417 بهعنوان بارکد توسط سیستم تولید شود) ممکن است منجر به تولید بارکد تکراری شود زیرا در بارکد تولیدشده، کد بخش و محل نگهداری و نوع ماده مشخص نشدهاند.
اصلاح دادههای نادرست و حذف دادههای تکراری، منجر به تولید آمارهای دقیق و صحیح در سیستم خواهد شد و وضعیت منابع موجود در کتابخانه را شفافتر خواهد کرد. اصلاح برخی از دادهها مستلزم گزارشگیری و طی شدن رویههای مرحلهبهمرحله است (همانند اصلاح رده نادرست)، اما ممکن است برخی دیگر از دادههای نادرست ازنظر کتابدار و با در نظر گرفتن شرایط موجودی منابع کتابخانه، زائد و اضافی باشند. (بهطور مثال: عناوین تکراری در بخشها)، طبیعتاً این دسته از دادهها
نیازی به اصلاح ندارند و کافی است کتابدار، فایل اکسل آنها را که توسط سیستم تولید میشود، دریافت کرده، با هماهنگی کارشناس امور کتابخانههای استان، درخواست حذف آنها به اداره سامانه مدیریت ارسال کند.
امکان دریافت خروجی اکسل از گزارش اصلاح دادهها
نکته مهم: فایل اکسل تولیدی سیستم که حاوی دادههای نادرست است لازم است ابتدا توسط کتابدار و با توجه به شرایط کتاب در محل کتابخانه، با دقت بررسی شود.
این گزارش، امکان دریافت سریع مشخصات و فهرست کتابهای امانت دادهشده توسط کتابخانه و در بازه زمانی قابل انتخاب را برای کتابدار فراهم میکند. همچنین، این گزارش هم قابلنمایش توسط سیستم در مرورگر است و هم امکان دانلود و دریافت آن (بر اساس فرمتهای مختلف) وجود دارد. بهمنظور دریافت گزارش منابع امانتی، از منوی گزارشهای، ستون کتابداری، گزینه «گزارش منابع امانتی» را انتخاب کنید.
گزارش منابع امانتی در سامانه مدیریت
تصویر زیر، بخشهای موجود در این گزارش را نشان میدهد.
امکانات موجود در گزارش منابع امانتی
این گزارش امکان دریافت فهرست عناوین کتابهایی که در یک بازه زمانی مشخص، بیشترین میزان امانت را به خود اختصاص دادهاند، فراهم میکند. گزارش به فهرست «کتابهای پرطرفدار»، «کتابهای پرطرفدار بر اساس نویسنده» و «کتابهای پرطرفدار بر اساس رده» تفکیک شده است. بهمنظور دریافت این گزارش، از منوی گزارشهای، ستون کتابداری، «لیست منابع پرطرفدار» را انتخاب کنید.
گزارش لیست منابع پرطرفدار در سامانه مدیریت
خروجی گزارش در قالب فایل اکسل توسط سیستم تولید میشود و از بخش دانلود گزارشهای دریافتی قابل دریافت است.
امکانات موجود در گزارش لیستی کتابهای پرطرفدار
امکان دریافت فهرست کتابها و منابعی که وضعیت آنها از امانت به برنگشته تغییر داده شده، از طریق گزارش لیست نسخ برنگشته مقدور شده است. این گزارش از آن جهت اهمیت و کاربرد دارد که فهرست کتابهایی که با گذشت بیش از 90 روز، کماکان در اختیار اعضاء است را در اختیار کتابدار و مسئول کتابخانه قرار میدهد. بر این اساس، در کنار گزارش «تاخیر امانات« و «تاخیر تحویل موقت»، گزارش «لیست نسخ برنگشته« نیز باید به منظور پیگیری و عودت کتابهای دیرکردی مورد استفاده قرار گیرد. گزارش «لیست نسخ برنگشته»، از قسمت گزارشها، ستون کتابداری، قابل دریافت است.
گزارش لیست نسخ برنگشته در سامانه مدیریت
این گزارش وضعیت عملکردها و کارکردهای انجامشده در کتابخانه، بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار را در اختیار وی قرار میدهد. بهمنظور
دسترسی به این گزارش، از منوی گزارشهای، ستون آماری، گزینه «کارکرد کتابخانه» را انتخاب کنید.
گزارش آماری کارکرد کتابخانه در سامانه مدیریت
این گزارش کلیه عملکردهای انجامشده در کتابخانه اعم از ثبتنام و تمدید اعضاء، تعداد نسخ ثبتشده و ویرایش شده، تعداد کتابهای امانت رفته و بازگشت دادهشده و نیز تعداد نسخ موجود در کتابخانه را در اختیار کتابدار قرار میدهد. همچنین این گزارش، تعداد نیروی انسانی (کارکنان) کتابخانه را نیز ارائه میدهد.
دریافت گزارش کارکرد کتابخانه از دو طریق امکانپذیر است:
o کلیک بر روی گزینه جستجو و نمایش جدول گزارش در سامانه: این روش، با توجه به حجم تراکنشهای دادههای کتابخانه در بازه زمانی انتخابشده، ممکن است به طول بینجامد. خروجی گزارش در قالب جدولی در همین صفحه در اختیار کاربر قرار میگیرد.
کلیک بر روی خروجی اکسل و دانلود گزارش تولیدشده توسط سیستم: این روش در سریعترین زمان ممکن، خروجی گزارش را در قالب فایل اکسل در اختیار کتابدار قرار میدهد که میتواند از بخش دانلود گزارشهای
o درخواستی، آن را دریافت نماید.
نمونه گزارش کارکرد کتابخانه در سامانه مدیریت
گزارش اصلاح داده، که در ذیل منوی ستون آماری بخش گزارشهای قرار دارد، آمار عددی دادههایی که نیاز به اصلاح دارند را هم در قالب فایل اکسل در اختیار کتابدار قرار میدهد که میتواند از منوی دانلود گزارشهای درخواستی، دریافت کند و هم نمایش آن را در قالب جدول در سامانه برای کتابدار فراهم میکند. بهمنظور دریافت گزارش آماری اصلاح داده، از منوی گزارشهای، ستون آماری، گزینه «اصلاح داده» را انتخاب کنید.
گزارش آماری اصلاح داده در سامانه مدیریت
نمونه خروجی گزارش آماری اصلاح دادهها در سامانه مدیریت
لازم به ذکر است گزارشی که با عنوان اصلاح داده در ستون کتابداری قرار دارد، فهرست دادههایی که نیاز به اصلاح دارند را در اختیار کتابدار قرار میدهد (به تصویر زیر دقت کنید)
تفاوت بین دو نوع گزارش اصلاح داده در سامان
این گزارش وضعیت آماری اعضای فعال و غیرفعال کتابخانه را در اختیار کتابدار قرار میدهد. ویژگیهای این گزارش عبارتاند از:
o خروجی گزارش در قالب جدول در انتهای صفحه برای کاربر نمایش داده میشود؛
o آمارهای دورهای این گزارش، بر اساس بازه زمانی انتخابی کاربر در تقویم سیستم تولید میشود.
o آمارهای کلی این گزارش، ارتباطی با بازه زمانی انتخابی کتابدار در تقویم سیستم ندارد. بهعبارتدیگر، سیستم برای آمارهای کلی این گزارش، محدودیت زمانی قائل نمیشود.
o کلیه آمارهای ارائهشده به تفکیک جنسیت اعضاء است.
گزارش آماری اعضاء در سامانه مدیریت
بهمنظور دسترسی به گزارش آماری اعضاء، از منوی گزارشهای، ستون آماری، گزینه «اعضاء» را انتخاب کنید.
گزارش آماری اعضاء در سامانه مدیریت
گزارش آماری اعضاء شامل زیرگزارشهای ذیل است:
o آمار کل اعضای فعال و غیرفعال: این گزارش، آمار کل اعضای ثبتشده در کتابخانه را در اختیار کتابدار قرار میدهد. همچنین این آمار محدودیت زمانی ندارد. خروجی شامل آمار اعضای فعال و غیرفعال است.
o تعداد کل اعضای فعال بر اساس مقطع تحصیلی: این گزارش، نیز محدودیت زمانی ندارد و البته تنها آمار کل اعضای فعال کتابخانه را در اختیار کتابدار قرار میدهد.
o آمار دورهای اعضای تمدیدی: این گزارش، بر اساس تقویم سیستم و بازه زمانی انتخابی کتابدار، آمار اعضایی که در دوره زمانی مشخصشده، در کتابخانه تمدید شدهاند را ارائه میدهد.
o آمار دورهای اعضای جدید: این گزارش، بر اساس تقویم سیستم و بازه زمانی انتخابی کتابدار، آمار اعضایی که در دوره زمانی مشخصشده، در کتابخانه عضو شدهاند را ارائه میدهد.
o تعداد کل اعضاء خارجشده از عضویت: این گزارش آمار کل اعضایی که تاریخ اعتبار آنها به پایان رسیده است را ارائه میدهد. این گزارش محدودیت زمانی ندارد.
o تعداد اعضاء خارجشده از عضویت دورهای: این گزارش، بر اساس تقویم سیستم و بازه زمانی مدنظر کتابدار، آمار اعضایی که در دوره زمانی مشخصشده، اعتبار آنها به پایان رسیده است را ارائه میدهد.
o آمار اعضای فعال به تفکیک گروه سنی: این گزارش محدودیت زمانی ندارد. این گزارش، آمار کل اعضای فعال کتابخانه را به تفکیک گروه سنی آنها ارائه میدهد.
o آمار اعضای کل به تفکیک گروه سنی: این گزارش نیز محدودیت زمانی ندارد. همچنین این گزارش آمار کل اعضای فعال و غیرفعال کتابخانه را به تفکیک گروه سنی آنها ارائه میدهد.
o آمار اعضای فعال بر اساس شغل: این گزارش، محدودیت زمانی ندارد و آمار اعضای فعال کتابخانه را بر اساس شغل آنها که در هنگام ثبتنام انتخابشده، ارائه میدهد.
آمار اعضای کل بر اساس وضعیت جسمانی: این گزارش محدودیت زمانی ندارد و آمار کل اعضای فعال و غیرفعال
o کتابخانه را بر اساس وضعیت جسمانی آنها ارائه میدهد.
o آمار اعضای فعال بر اساس وضعیت جسمانی: این گزارش محدودیت زمانی ندارد و تنها آمار اعضای فعال کتابخانه را بر اساس وضعیت جسمانی آنها ارائه میدهد.
o آمار اعضای جدید بر اساس گروه سنی: این گزارش بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، آمار اعضای جدید کتابخانه را که طی دوره زمانی مشخصی در کتابخانه عضو شدهاند، بر اساس گروه سنی آنها ارائه میدهد.
o آمار اعضای تمدیدی بر اساس گروه سنی: این گزارش بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، آمار اعضایی که طی دوره زمانی مشخص، عضویت خود را در کتابخانه تمدید کردهاند بر اساس گروه سنی آنها ارائه میدهد.
o آمار تعداد اعضاء بر اساس نوع عضویت کتابخانهای یا سراسری: این گزارش محدودیت زمانی ندارد و آمار کل اعضایی بر اساس عضویت سراسری یا بهصورت محلی و کتابخانهای در کتابخانه ثبتنام کردهاند را ارائه میدهد.
o آمار دورهای اعضای غیرفعال بر اساس گروه سنی: این گزارش، بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، آمار اعضای غیرفعال کتابخانه را که در طی دوره زمانی مشخصی، اعتبار عضویت آنها به پایان رسیده است را بر اساس گروه سنی آنها ارائه میدهد.
آمار کل اعضای فعال بر اساس نوع عضویت: این گزارش، محدودیت زمانی ندارد و آمار کل اعضای فعال کتابخانه را
o بر اساس نوع عضویت آنها که در هنگام ثبتنام انتخابشده است ارائه میدهد. این گزارش ازجمله مهمترین گزارشهای پرکاربرد در کتابخانه است.
نمونهای از آمار اعضای فعال بر اساس نوع عضویت
o آمار دورهای اعضای فعال بر اساس نوع عضویت: این گزارش، بر اساس محدوده زمانی مدنظر کتابدار، آمار اعضای فعال کتابخانه را بر اساس نوع عضویت آنها در کتابخانه، طی دوره زمانی مشخصشده، در اختیار کتابدار قرار میدهد. این گزارش نیز ازجمله مهمترین گزارشهای پرکاربرد در کتابخانه است.
o آمار دورهای اعضای فعال: این گزارش، بر اساس محدوده زمانی مدنظر کتابدار، آمار اعضای فعال کتابخانه را که طی دوره زمانی مشخصشده، اعتبار آنها در کتابخانه برقرار بوده، در اختیار کتابدار قرار میدهد.
این گزارش وضعیت آماری منابع امانت دادهشده در کتابخانه را در اختیار کتابدار قرار میدهد. ویژگیهای این گزارش عبارتاند از:
o خروجی گزارش در قالب جدول در انتهای صفحه برای کاربر نمایش داده میشود؛
o آمارهای دورهای این گزارش، بر اساس بازه زمانی انتخابی کاربر در تقویم سیستم تولید میشود.
o آمارهای کلی این گزارش، ارتباطی با بازه زمانی انتخابی کتابدار در تقویم سیستم ندارد. بهعبارتدیگر، سیستم برای آمارهای کلی این گزارش، محدودیت زمانی قائل نمیشود.
o کلیه آمارهای ارائهشده به تفکیک امانت خارج از کتابخانه و امانت در داخل کتابخانه (تحویل موقت) است.
گزارش آماری امانت در سامانه مدیریت
بهمنظور دسترسی به گزارش آماری امانت، از منوی گزارشهای، ستون آماری، گزینه «امانت» را انتخاب کنید.
گزارش آماری امانت در سامانه مدیریت
گزارش آماری امانت شامل زیرگزارشهای ذیل است:
o آمار کل امانت بر اساس موضوع: این گزارش، محدودیت زمانی ندارد و آمار کل امانتهای کتابخانه را بر اساس موضوع (ردههای دهگانه دیویی) ارائه میدهد.
o آمار دورهای امانت بر اساس موضوع: این گزارش، بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، آمار امانتهای کتابخانه را طی دوره زمانی مشخص و بر اساس موضوع (ردههای دهگانه دیویی) ارائه میدهد.
o آمار کل بازگشت بر اساس موضوع: این گزارش، محدودیت زمانی ندارد و آمار کل کتابهای بازگردانده شده به کتابخانه را بر اساس موضوع (ردههای دهگانه دیویی) ارائه میدهد.
آمار دورهای بازگشت بر اساس موضوع: این گزارش، بر
o اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، آمار کتابهای بازگردانده شده به کتابخانه را طی دوره زمانی مشخص و بر اساس موضوع (ردههای دهگانه دیویی) ارائه میدهد.
o آمار دورهای بر اساس نوع تهیه: این گزارش، بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، آمار کتابهای امانت دادهشده را بر اساس نوع تهیه آنها که در هنگام ثبت نسخه و طی دوره زمانی مشخص انتخابشده است، ارائه میدهد. این گزارش همچنین تعداد نسخ ثبتشده در کتابخانه بر اساس نوع تهیه آنها را نیز در اختیار کتابدار قرار میدهد و از این نظر ازجمله گزارشهای مهم و کاربردی کتابخانه است.
نمونهای از آمار دورهای بر اساس نوع تهیه
o آمار کل بر اساس نوع تهیه: این گزارش محدودیت زمانی ندارد و آمار کل کتابهای امانت دادهشده را بر اساس نوع تهیه آنها که در هنگام ثبت نسخه انتخابشده است، ارائه میدهد. این گزارش نیز تعداد نسخ ثبتشده در کتابخانه بر اساس نوع تهیه آنها را در اختیار کتابدار قرار میدهد.
o آمار کل بر اساس رده تحصیلی: این گزارش محدودیت زمانی ندارد و آمار کل امانت دادهشده به اعضای کتابخانه را بر اساس رده تحصیلی آنها که در هنگام ثبتنام در کتابخانه تعریفشده، ارائه میدهد.
آمار کل بر اساس بخش: این گزارش محدودیت زمانی
o ندارد و آمار کل منابع امانت دادهشده را بر اساس بخشی که در آن تعریفشده است، ارائه میدهد.
نمونهای از آمار کلی امانت بر اساس بخش
o آمار دورهای بر اساس رده تحصیلی: این گزارش بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، آمار دورهای امانت دادهشده به اعضای کتابخانه را بر اساس رده تحصیلی آنها که در هنگام ثبتنام در کتابخانه تعریفشده، در بازه زمانی مشخص، ارائه میدهد.
o آمار کل بر اساس نوع ماده: این گزارش محدودیت زمانی ندارد و آمار کل کتابهای امانت دادهشده را بر اساس نوع ماده آنها (کتاب، ....) که در هنگام ثبت نسخه انتخابشده است، ارائه میدهد.
o آمار دورهای بر اساس بخش: این گزارش بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، آمار دورهای منابع امانت دادهشده را بر اساس بخشی که در آن تعریفشده است، در دوره زمانی مشخص، ارائه میدهد.
آمار دورهای بر اساس نوع ماده: این گزارش بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، آمار دورهای کتابهای امانت دادهشده را بر اساس نوع ماده آنها (کتاب، ....) که در هنگام ثبت
o نسخه انتخابشده است، در دوره زمانی مشخص، ارائه میدهد.
o آمار کل امانت عادی بر اساس بخش به تفکیک رده دیویی: این گزارش محدودیت زمانی ندارد و آمار کل منابع امانت دادهشده به خارج از کتابخانه را بر اساس بخشی که در آن تعریفشده، به تفکیک ردههای دهگانه دیویی در اختیار کتابدار قرار میدهد.
o آمار دورهای امانت عادی بر اساس بخش به تفکیک رده دیویی: این گزارش بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، آمار دورهای منابع امانت دادهشده به خارج از کتابخانه را بر اساس بخشی که در آن تعریفشده، به تفکیک ردههای دهگانه دیویی در اختیار کتابدار قرار میدهد.
o آمار کل امانت موقت بر اساس بخش به تفکیک رده دیویی: این گزارش محدودیت زمانی ندارد و آمار کل منابع امانت دادهشده به اعضاء در سالن مطالعه (تحویل موقت) را بر اساس بخشی که در آن تعریفشده، به تفکیک ردههای دهگانه دیویی در اختیار کتابدار قرار میدهد.
o آمار دورهای امانت موقت بر اساس بخش به تفکیک رده دیویی: این گزارش بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، آمار دورهای منابع امانت دادهشده در سالن مطالعه کتابخانه (تحویل موقت)را بر اساس بخشی که در آن تعریفشده، به تفکیک ردههای دهگانه دیویی در اختیار کتابدار قرار میدهد.
این گزارش وضعیت آماری عنوانهای منابع و نسخ ثبتشده در کتابخانه را در اختیار کتابدار قرار میدهد. ویژگیهای این گزارش عبارتاند از:
o خروجی گزارش در قالب جدول در انتهای صفحه برای کاربر نمایش داده میشود؛
o آمارهای دورهای این گزارش، بر اساس بازه زمانی انتخابی کاربر در تقویم سیستم تولید میشود.
o آمارهای کلی این گزارش، ارتباطی با بازه زمانی انتخابی کتابدار در تقویم سیستم ندارد. بهعبارتدیگر، سیستم برای آمارهای کلی این گزارش، محدودیت زمانی قائل نمیشود.
o کلیه آمارهای ارائهشده به تفکیک عناوین مدارک (رکوردها) و نسخ ثبتشده (نسخهها) از منابع ثبتشده در کتابخانه است.
گزارش آماری موجودی منابع در سامانه مدیریت
بهمنظور دسترسی به گزارش آماری موجودی منابع، از منوی گزارشها، ستون آماری، گزینه «موجودی منابع» را انتخاب کنید.
گزارش آماری منابع در سامانه مدیریت
گزارش آماری منابع شامل زیرگزارشهای ذیل است:
o آمار دورهای به تفکیک زبان: این گزارش آمار منابع ثبتشده در کتابخانه را به تفکیک زبان آنها و بر اساس دوره زمانی مشخصشده، در اختیار کتابدار قرار میدهد. همانطور که اشاره شد این گزارش علاوه بر تعداد نسخ، تعداد عنوانها را نیز ارائه میدهد.
o آمار کل به تفکیک زبان: این گزارش محدودیت زمانی ندارد و آمار کل منابع ثبتشده در کتابخانه را به تفکیک زبان آنها در اختیار کتابدار قرار میدهد.
o آمار دورهای به تفکیک نوع: این گزارش آمار منابع ثبتشده در کتابخانه را به تفکیک نوع ماده آنها (کتاب، نشریه، ...) و بر اساس دوره زمانی مشخصشده، در اختیار کتابدار قرار میدهد.
گزارش آمار کلی منابع بر اساس نوع
o آمار کل به تفکیک نوع: این گزارش محدودیت زمانی ندارد و آمار کل منابع ثبتشده در کتابخانه را به تفکیک نوع آنها در اختیار کتابدار قرار میدهد.
o آمار کل بر اساس وضعیت نسخه: این گزارش محدودیت زمانی ندارد و آمار کل منابع ثبتشده در کتابخانه را به وضعیت آنها در اختیار کتابدار قرار میدهد.
o آمار دورهای بر اساس وضعیت نسخه: این گزارش آمار منابع ثبتشده در کتابخانه را به تفکیک وضعیت آنها و بر اساس دوره زمانی مشخصشده، در اختیار کتابدار قرار میدهد.
نمونه گزارش آماری دورهای و کلی منابع بر اساس وضعیت نسخه
o آمار دورهای بر اساس نوع تهیه: این گزارش آمار منابع ثبتشده در کتابخانه را به تفکیک نوع تهیه آنها در کتابخانه و بر اساس دوره زمانی مشخصشده، در اختیار کتابدار قرار میدهد.
o آمار کل بر اساس نوع تهیه: این گزارش آمار کل منابع ثبتشده در کتابخانه را به تفکیک نوع تهیه آنها در کتابخانه در اختیار کتابدار قرار میدهد.
o آمار دورهای بر اساس بخش: این گزارش آمار کتابهای ثبتشده در هر بخش را بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار ارائه میدهد.
o آمار کل بر اساس بخش: این گزارش محدودیت زمانی ندارد و آمار کل کتابهای ثبتشده در هر بخش را در اختیار قرار میدهد.
o آمار دورهای بر اساس قیمت نسخ: این گزارش ارزش قیمتی کتابهای ثبتشده را در بازه زمانی مدنظر کتابدار و به تفکیک وضعیت آنها ارائه میکند.
o آمار کل تعداد رکورد هر بخش به تفکیک رده دیویی: این گزارش، آمار کل تعداد عنوانهای ثبتشده در هر بخش را به تفکیک ردههای دهگانه دیویی ارائه میدهد.
o آمار کل تعداد نسخ هر بخش به تفکیک رده دیویی: این گزارش، آمار کل تعداد نسخههای ثبتشده در هر بخش را به تفکیک ردههای دهگانه دیویی ارائه میدهد.
o آمار دورهای تعداد رکورد هر بخش به تفکیک رده دیویی: این گزارش آمار تعداد عنوانهای ثبتشده در هر بخش را به تفکیک ردههای دهگانه دیویی و بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، که با استفاده از تقویم سیستم انتخاب میکند، ارائه میدهد.
o آمار دورهای تعداد نسخ هر بخش به تفکیک رده دیویی: این گزارش آمار تعداد نسخههای ثبتشده در هر بخش را به تفکیک ردههای دهگانه دیویی و بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، که با استفاده از تقویم سیستم انتخاب میکند، ارائه میدهد.
o آمار کل تعداد نسخ هر بخش به تفکیک وضعیت نسخه: این گزارش آمار کل تعداد نسخههای ثبتشده در هر بخش را به تفکیک وضعیت آنها در کتابخانه (موجود، امانت، برنگشته، ...) ارائه میدهد.
o آمار دورهای تعداد نسخ هر بخش به تفکیک وضعیت نسخه: این گزارش آمار تعداد نسخههای ثبتشده در هر بخش را به تفکیک وضعیت آنها در کتابخانه (موجود، امانت، برنگشته، ...) و بر اساس بازه زمانی مدنظر کتابدار، ارائه میدهد.
نمونهای از آمارهای منابع بر اساس وضعیت نسخه
o آمار مدارک مرجع: این گزارش، آمار کل تعداد کتابهای مرجع موجود در کتابخانه را ارائه میدهد.
آمار کتابهای مرجع
گزارش کتابهای پرطرفدار بهمنظور آگاهی کتابدار و کارکنان کتابخانه از عناوین کتابهایی که طی دوره زمانی مشخصی، مطابق با بازه زمانی انتخابی با استفاده از تقویم سیستم، بیشترین میزان امانت را داشتهاند در سیستم فراهمشده است. خروجی این گزارش بهصورت جدول در داخل خود نرمافزار، تولید میشود. همانطور که اشاره شد، این گزارش، بر اساس تقویم سیستم و بازه زمانی مدنظر کاربر، تولید میشود. بهطور مثال: درصورتیکه کتابدار بخواهد بداند از ابتدای ماه جاری تاکنون، چه کتابهایی بیشترین میزان امانت را داشتهاند از این گزارش میتواند استفاده کند.
گزارش کتابهای پرطرفدار در سامانه مدیریت
بهمنظور دسترسی به گزارش کتابهای پرطرفدار، از منوی گزارشهای، ستون آماری، گزینه «کتابهای پرطرفدار» را انتخاب کنید.
نمونهای از گزارش کتابهای پرطرفدار
پیگیری منابعی که به امانت رفته و در موعد مقرر به کتابخانه عودت داده نشده است، ازجمله وظایف و فعالیتهای مهم کارکنان کتابخانه است. علاوه بر گزارش لیستی که در بخشهای قبل توضیح دادهشده است، بهمنظور آگاهی کارکنان کتابخانه از وضعیت منابع دیرکردی، آمار عددی از «منابع به امانت رفته و بازگردانده نشده» مطابق با بازه زمانی انتخابی در اختیار کاربر قرار میگیرد.
گزارش منابع تأخیری در سامانه مدیریت
بهمنظور دسترسی به گزارش منابع دیرکردی، از منوی گزارشهای، ستون آماری، گزینه «منابع تأخیری» را انتخاب کنید.
ویژگیهای این گزارش عبارتاند از:
o خروجی گزارش به تفکیک ردههای دهگانه دیویی است؛
o مطابق با بازه زمانی انتخابی، با استفاده از تقویم سیستم، تولید میشود؛
o در قالب جدول در درون نرمافزار نمایش داده میشود.
گزارش آماری منابع دارای دیرکرد در سامانه مدیریت
نمونهای از گزارش آماری منابع دیرکردی
گزارش کارکرد کتابداران، فهرستی آماری و عددی از کلیه عملکردهای انجام شده توسط کارکنان کتابخانه را در اختیار قرار میدهد. امکان انتخاب بازه زمانی دلخواه وجود دارد و خروجی گزارش در قالب فایل اکسل ارائه میشود. به منظور دسترسی به گزارش کارکرد کتابداران، از منوی «گزارشها»، «ستون آماری»، گزینه «کارکرد کتابداران» را انتخاب کنید.
نمونهای از گزارش کارکرد کتابداران
این گزارش باهدف آگاهی کارکنان کتابخانه از وضعیت کارکردهای انجامشده در کتابخانه طی بازه زمانی مشخص، در سیستم فراهمشده است. خروجی گزارش به صورت فهرست و لیستی از کارکردهای انجام شده است و در قالب فایل اکسل ارائه میشود. کارکردهای مدنظر عبارتاند از:
o میزان کتابهای امانت رفته و بازگردانده شده؛
o میزان ثبتنامهای انجامشده و همچنین تعداد اعضای تمدیدی
o تعداد نسخههای ثبتشده
بهمنظور دسترسی به گزارش لیستی کارکرد کتابخانه، از منوی گزارشها، ستون آماری، گزینه «لیست کارکرد کتابخانه» را انتخاب کنید.
گزارش لیست کارکرد کتابخانه در سامانه مدیریت
رابط کاربری گزارش لیست کارکرد کتابخانه
ویژگیهای گزارش عبارتاند از:
o فهرست کارکردها مطابق با بازه زمانی انتخابی کتابدار تولید میشود؛
o خروجی گزارش بهصورت فایل اکسل تولید و از بخش دانلود گزارشهای دریافتی در اختیار کتابدار قرار میگیرد.
o خروجی گزارش در قالب فهرست و لیستی از کارکردهای انجامشده است.
o این گزارش در اختیار همه کتابداران است.
نمونهای از خروجی اکسل گزارش کارکرد کتابخانه
گزارش لیست کارکرد کتابدار، امکان بررسی و مشاهده وضعیت عملکرد هر کدام از کارکنان کتابخانه (کتابدار، مسئول کتابخانه، فهرستنویس، ...) را فراهم میکند. خروجی گزارش در قالب فهرستی از کلیه کارکردهای قابل انتخاب در دوره زمانی دلخواه و به صورت فایل اکسل است. بهمنظور دسترسی به گزارش لیست کارکرد کتابدار، از منوی گزارشها، ستون آماری، گزینه «لیست کارکرد کتابدار» را انتخاب کنید.
رابط کاربری گزارش لیستی فعالیت کاربر
این گزارش لیست اعضای فعال، غیرفعال، جدید و تمدیدی را در اختیار کتابدار قرار میدهد. ازجمله ویژگیهای این گزارش عبارت است از:
o خروجی در قالب فایل اکسل تولید میشود که از منوی دانلود گزارشهای درخواستی، در اختیار کتابدار قرار میگیرد؛
o درصورتیکه گزینه انتخاب شود، سیستم فهرست کلی از اعضای فعال کتابخانه در اختیار قرار خواهد داد. بر این اساس این گزارش، محدودیت زمانی ندارد.
o با انتخاب گزینه، سیستم بر اساس بازه زمانی انتخابشده در تقویم سیستم، گزارش کاربران جدید را ارائه خواهد کرد.
o خروجی این گزارش در فایل اکسل، علاوه بر مشخصات اعضا، حاوی اطلاعاتی همچون: وضعیت جسمانی، شغل، تحصیلات، مبلغ عضویت هر فرد، نوع عضویت هر فرد، و تعداد مجاز امانت تعریفشده برای هر فرد خواهد است. فلذا این گزارش برای تهیه آمارهای موردنیاز از وضعیت اعضای کتابخانه کاربرد بسیار گستردهای دارد.
بهمنظور دسترسی به گزارش کاربران، از منوی گزارشهای، ستون کاربران، گزینه «گزارش کاربران» را انتخاب کنید.
گزارش کاربران در سامانه مدیریت
رابط کاربری گزارش کاربران در سامانه مدیریت
نمونهای از خروجی اکسل گزارش کاربران
گزارش کاربران فعال، اطلاعات مربوط به اعضایی را نمایش میدهد که در بازه زمانی مشخص، به کتابخانه مراجعه کرده و نسبت به امانت منبع اقدام کردهاند. نوع خروجی این گزارش به این صورت است که سیستم بر اساس یک تقویم زمانی و یک دوره زمانی مشخص، اطلاعات افرادی را که در آن دوره به کتابخانه مراجعه کردهاند و تعداد و لیست امانتیهای آنها را نمایش میدهد.
گزارش کاربران فعال در سامانه مدیریت
به طور مثال (در تصویر زیر)، میخواهیم بدانیم از ابتدای امسال تا امروز (1/ 1/ 95 الی 30/ 1/ 95) ، چه تعداد افراد به کتابخانه مراجعه
کردهاند و همین افراد، در روزهای قبل (و در دوره زمانی به طور مثال 20 روزه) چند بار به کتابخانه مراجعه کردهاند و چه تعداد کتاب امانت گرفتهاند.
رابط کاربری بخش گزارش کاربران فعال
1- از تقویم سامانه، تاریخهای مدنظر خود را انتخاب کنید.
2- دوره زمانی مد نظر خود را بر حسب مقداروارد کنید.
3- در صورتیکه قصد دارید میزان امانت کتابداران را نیز بسنجید، میتوانید تیک گزینه کتابداران را فعال کنید.
4- سامانه بر حسب مقدار دوره زمانی فعال شده، جدول میزان امانت کاربران را به شما ارائه میدهد.
5- برای مشاهده اسامی و مشخصات کاربران در هر دوره زمانی، روی گزینه «جزئیات کاربران» کلیک کنید (به تصویر بعدی رجوع کنید)
گزارش ارائه شده در بخش «جزئیات کاربران»
با کلیک بر روی گزینه «جزئیات کاربران»، جدولی حاوی مشخصات اعضاء، کل امانت و رده امانتی وی ارائه می شود.
1- کل امانت: با کلیک بر روی این گزینه، فهرست کل امانتهای فرد نمایش داده میشود
2- رده امانت: با کلیک بر روی این گزینه، فهرست امانتهای فرد در رده امانتی وی ارائه میشود.
گزارش ارائه شده در بخش «کل امانت» عضو
گزارش رده امانت فرد: این گزارش میزان امانت های فرد را بر حسب رده اصلی آنها تفکیک کرده است. (تصویر زیر)
گزارش ارائه شده در بخش «رده امانت»
گزارش لیستی امانت بر حسب رده: این گزارش، فهرست امانتی کاربر در هر رده را ارائه میدهد (تصویر زیر)
گزارش ارائه شده در بخش «امانت ردههای انتخابی»
این گزارش، فهرست بدهیهای دریافت شده و دریافت نشده اعضاء را در اختیار کتابدار قرار میدهد.
ازجمله ویژگیهای این گزارش عبارت است از:
o خروجی گزارش بر اساس بازه زمانی انتخابشده توسط تقویم سیستم تولید میشود.
o خروجی گزارش در قالب اکسل تولید و از بخش دانلود گزارشهای درخواستی قابل دریافت است.
o امکان انتخاب نوع بدهی (بهطور مثال: حق عضویت، جریمه دیرکرد، مبلغ بدهی بابت استفاده از خدمات کتابخانه، ...) وجود دارد.
بهمنظور دسترسی به گزارش بدهی اعضاء، از منوی گزارشهای، ستون مالی، گزینه «گزارش بدهی اعضاء» را انتخاب کنید.
گزارش بدهی اعضاء در سامانه مدیریت
رابط کاربری گزارش بدهی اعضاء
این گزارش، آمار درآمدهای دریافتی کلی و دورهای کتابخانه را به تفکیک نوع دریافت (حق عضویت، هزینه خدمات کتابخانه، جریمه دیرکرد، هزینه تمدید عضو، ...) در اختیار کتابدار قرار میدهد.
ازجمله ویژگیهای این گزارش عبارت است از:
o خروجی گزارش در قالب جدول در درون خود سامانه نمایش داده میشود؛
o درآمدهای دریافتی بر اساس نوع دریافت تفکیکشده است؛
o درآمدهای دورهای بر اساس بازه زمانی انتخابی با استفاده از تقویم سیستم تولید میشود.
بهمنظور دسترسی به گزارش مجموع درآمدهای دریافتی کتابخانه، از منوی گزارشهای، ستونی مالی، گزینه «مجموع درآمدها» را انتخاب کنید.
گزارش مجموع درآمدها در سامانه مدیریت
نمونه گزارش مجموع درآمدهای دریافتی یک کتابخانه
گزارش محاسباتی حق عضویت، آماری عددی از وضعیت انواع عضویتهای انجام شده در کتابخانه را بر اساس بازه زمانی دلخواه و در قالب خروجی اکسل فرآهم میکند.
نمونه گزارش محاسباتی حق عضویت یک کتابخانه
ازجمله وظایف مهم کارکنان کتابخانه، پیگیری منابع امانتی دیرکردی و بازگرداندن آنها به کتابخانه است. بهطورکلی، مراحلی که لازم است بهمنظور پیگیری این دسته از منابع در سامانه مدیریت دنبال شود، به شرح ذیل هستند، لازم به توضیح است مراحل شرح دادهشده بر اساس بخشنامهها و دستورالعملهای ابلاغی فعلی نهاد است و ممکن است در آینده تغییراتی در آنها رخ دهد که بر این اساس کارکنان کتابخانه لازم است در این موارد، به بخشنامهها و دستورالعملهای جاری نهاد مراجعه نمایند.
1- دریافت گزارش لیستی کتابهای دیرکردی: از مسیر گزارشهای سامانه، ستون کتابداری؛ گزارشهای «تأخیر امانات» و «تأخیر تحویل موقت» انتخاب و سپس، گزینههای «تاخیرات امانتهای جاری» و «تاخیرات تحویل موقت جاری» انتخاب شود و گزارشهای حاصله در قالب فایل با فرمت اکسل دانلود شود؛
2- انتخاب محدوده زمانی: از تاریخ 01 /01 /90 الی تاریخ روز؛ همچنین کتابداران و مسئول کتابخانه لازم است در پایان هرماه، نسبت به دریافت گزارش دیرکردها و بررسی آنها اقدام و پیگیریهای لازم را به انجام رسانند؛
پیگیری عودت کتاب به کتابخانه توسط کتابداران و
1- مسئول کتابخانه: از طریق شماره تلفنهای اعضاء و معرفان آنها نسبت به پیگیری عودت کتاب اقدام شود؛
2- خارج کردن از امانت عضو و دریافت جریمه: اگر کتاب در قفسه کتابخانه موجود بود یا به کتابخانه بازگردانده شد، از امانت عضو خارج شود و در صورت لزوم، نسبت به وصول جریمه دیرکرد وفق مقررات اقدام شود؛
3- ثبت در سابقه امانتی عضو: در صورت عدم عودت کتاب توسط عضو به کتابخانه، بههیچوجه از امانت وی خارج نشود؛
4- تغییر وضعیت به برنگشته: اگر مدتزمان دیرکرد کتاب بیش از 3 ماه است، لازم است در کاربرگه نسخ، وضعیت کتاب از امانت به برنگشته تغییر داده شود؛
5- خارج کردن از امانت عضو برای کتابهای برنگشته: درصورتیکه وضعیت کتاب برنگشته است، ولی بعد از مدتی کتاب به کتابخانه عودت دادهشده، از منوی بازگشت (امانت دائم یا تحویل موقت) نسبت به خارج کردن کتاب از امانت شخص اقدام شود؛
6- ارسال گزارش عملکرد پیگیری: مسئول کتابخانه گزارش اقدامات صورت گرفته را به کارشناس امور کتابخانههای استان منتقل و کارشناس نیز نسبت به تجمیع و ارسال آنها به اداره کل امور کتابخانهها ارسال نماید. در گزارش ارسالی آمار زیر لحاظ شود:
o تعداد کتابهای بازگردانده شده به تفکیک هر کتابخانه
o تعداد کتابهای تغییر وضعیت دادهشده به برنگشته به تفکیک هر کتابخانه
نکته مهم: فرایند پیگیری و بازگرداندن کتابهایی که وضعیت آنها به برنگشته تغییر وضعیت دادهشده، تفاوتی با کتابهای دیرکردی ندارد. این کتابها نیز در امانت فرد هستند اما مدتزمان امانت آنها طولانی شده است.
کلیه کتابداران و مسئولین کتابخانهها لازم است در انتهای هرماه، گزارش منابع دیرکردی را از سامانه دریافت کنند و نسبت به پیگیری آنها اقدام نمایند و همچنین گزارش نحوه و عملکرد پیگیریهای خود را در اختیار کارشناس امور کتابخانههای استان قرار دهند.
همچنین ضرورت دارد کتابهایی که وضعیت آنها به برنگشته تغییر دادهشده نیز تا بازگرداندن به کتابخانه، بهصورت دورهای پیگیری شوند. این دسته از کتابها کماکان در امانت فرد هستند و لازم است فرایند پیگیری و بازگرداندن آنها به کتابخانه انجام شود.
توجه: این راهنما مطابق با نگارش فعلی نرمافزار است و بهموازات توسعه سامانه، راهنمای فعلی نیز ممکن است تغییر کند. بر این اساس لازم است کارکنان کتابخانه بهمنظور آگاهی از تغییرات صورت گرفته و بهرهگیری از راهنمای این بخش، به راهنماهای آنلاین موجود در سامانه نیز مراجعه نمایند یا با پشتیبانی سامانه مدیریت تماس بگیرند. همچنین آموزش ویرایش نشانه مؤلف و کلیه بخشهای این قسمت برگرفته از کتاب زیر است:
رده در محل چیست؟
در سامانه مدیریت، دو نوع شماره راهنما در اختیار کتابدار قرارگرفته است که عبارتاند از:
o شماره راهنمای رکورد یا «رده رکورد»: شماره راهنمایی که در هنگام جستجو و بازیابی عناوین در فهرستگان یا از طریق سایر گزینههای جستجو، در بخش جزئیات نمایش داده میشود. این شماره راهنما توسط فهرستنویسان و کتابدارانی که رکورد موردنظر را ایجاد کردهاند به کتاب اختصاص دادهشده است. ممکن است این شماره راهنما، نادرست باشد یا منطبق با شرایط کتاب در کتابخانه نباشد.
o شماره راهنمای محلی کتاب یا «رده در محل»: این شماره راهنما، توسط کتابدار کتابخانه و به هنگام ثبت نسخه از کتاب، توسط وی و با در نظر گرفتن شرایط کتاب در محل کتابخانه و قفسه، به آن اختصاص مییابد. این شماره راهنما ملاک عمل برای بازیابی و چینش یک کتاب در مخزن کتابخانه است و ممکن است با رده رکوردی که توسط فهرستنویسان به کتاب اختصاص دادهشده متفاوت باشد. امکان ویرایش رده در محل برای کتابدار فراهم است. اما ویرایش رده رکورد تنها مختص فهرستنویسان است. از سوی دیگر، رده رکوردهای موجود در سیستم به دلیل فرایندهایی که طی تبدیل و تجمیع دادههای نرمافزارهای مختلف قبل از سامانه بر روی دادهها انجامشده ممکن است مخدوش شده باشند. همچنین رده رکورد، منطبق با شرایط کتاب در مخزن نیست.
در سیستم در حال حاضر در بخش پیشرده، برای کتابهای مرجع فارسی (م)، برای کتابهای نوجوان (ج)، برای کتابهای مرجع لاتین(R) و برای کتابهای داستان فارسی (دا)، برای کتابدار قابل انتخاب است. لازم به ذکر است ممکن است کتابخانهای، پیشرده اختصاصی از قبل استفاده کرده باشد (برای مثال: ک برای کرمانشناسی) که کماکان قابلاستفاده برای کتابخانه است. بر این اساس امکان درج هرگونه پیشرده فارسی در این قسمت و بهتناسب نیاز کتابخانه وجود دارد.
پیشرده در «ویرایش رده در محل»
درصورتیکه رده اصلی نیاز به اصلاح داشته باشد، باکس اول () را تیک زده، رده صحیح را وارد می کنیم. درصورتیکه رده اصلی در زمره گسترشهای دیویی باشد، باکس بعدی را تیک میزنیم که امکان ویرایش بر اساس گسترشهای رده دیویی مقدور شود. فا برای داستانهای فارسی، فت برای فارسی تاجیکی، فد برای فارسی دری، و ... متناسب با کتاب قابل انتخاب است.
ویرایش رده در محل و گزینههای آن
بنابراین درصورتیکه نیاز به اصلاح رده بر اساس گسترشهای
دیویی باشد، از چپ به راست نسبت به تکمیل این بخش اقدام میکنیم. فهرست گسترشهای دیویی به شرح زیر است:
1فا ۸ شعر
2فا ۸ نمایشنامه
3فا ۸ داستان
4فا ۸ مقاله
5فا ۸ خطابه و سخنرانی
6فا ۸ نامه
7فا8 طنز و هجو و هزل
8فا8 نوشتههای گوناگون ادبی (... نثر)
9فا8 ادبیات گویشهای مختلف ایرانی
دادههای رده فرعی نیز در صورت وجود، از طریق گزینههای در نظر گرفتهشده، ورود اطلاعات میشود. توجه کنید که بهصورت پیشفرض، گزینه «فاقد رده فرعی» انتخابشده است.
ویرایش رده فرعی
ساختار ورود اطلاعات برای کاتر در حالت کلی، بهاینترتیب است:
از چپ به راست:
ویرایش شماره مؤلف
در موارد خاص، برای کاترهایی که ساختار دیگری دارند، از طریق باکسهای رنگی، امکان ورود اطلاعات به شرح زیر در نظر گرفتهشده است:
کادر شماره 1) حرف اول سرشناسه: سرشناسه میتواند هم نام نویسنده باشند، هم نام سازمان، هم فروست و هم عنوان. بنابراین، حرف اول هرکدام از موارد بالا را در کادر شماره 1 وارد میکنیم.
کادر شماره 2) تکرار سرشناسه: در کادر شماره 2، بهمحض تایپ سرشناسه موردنظر شما، سیستم واژههای پیشنهادی مرتبط را به شما نمایش میدهد. درصورتیکه سرشناسه موردنظر شما در سیستم وجود داشت، عیناً همان را انتخاب کنید. درصورتیکه وجود نداشت، نزدیکترین کلمه ماقبل آن را انتخاب کنید. برای مثال اگر سرشناسهای با «زنخ» شروع شود وقتی برای نشانه آن در جدول بگردیم به «زنج» و سپس به «زند» برمیخوریم. «زنخ» که باید بین این دو باشد موجود نیست، در این صورت باید کلمه ماقبل «زنخ» یعنی «زنج» را برای آن انتخاب کنیم.
مثال بیشتر ...
نشانه مؤلف محمدیفر
به این سبب که «محمدیف» بعد از «محمدیش» و قبل از
«محمدیک»
است، بنابراین «محمدیش» که نزدیکترین مورد ماقبل «محمدیف» است را انتخاب میکنیم.
مدیریت نشانه مؤلفها
v در پنجره شماره دو پس از وارد نمودن سرشناسه برای اعمال نتیجه باید کلید «بازیابی کد مؤلف» را کلیک نمود و پس از دریافت شمارهی آن ، نسبت به وارد نمودن شمارهی حاصله در پنجره شماره 2 اقدام نمود تا تغییرات اعمال شود
v کادر شماره 3 (زرد): این کادر میتواند خالی باقی بماند. همچنین در مواقعی که کتابهایی شبیه هم هستند و کتابدار نیاز به درج عددی دارد تا بین آن کتابها، در رده در محل، تمایز قائل شود، در این کادر، عددی را میتواند وارد کند. (رجوع به نیکبخت جم، صفحه 22 مقدمه)
v کادر شماره 4) حرف اول عنوان. درعینحال، این کادر میتواند درصورتیکه سرشناسه عنوان، فروست یا تنالگان باشد، خالی باقی بماند.
کادر شماره 5) زمانی که از یک کتاب با یک نویسنده واحد
v و آثار متعدد با عنوانهای مشابه در کتابخانه وجود دارد، یا ترجمههای مختلفی در کتابخانه وجود دارد، در این کادر حرف اول مترجم نوشته میشود (رجوع به نیکبخت جم؛ صفحه 24 مقدمه)
v کادرهای شماره 6 و 7 و 8) در کادرهای بعد از ممیز، زمانی که کتاب، نقد، سرگذشتنامه یا کتابشناسی باشد، بر اساس قواعد موجود نسبت به درج و تکمیل آنها اقدام میشود. برای مثال: برای کتابهای کلیات «ی/»، برای کتابهای سرگذشتنامه «س/»، برای کتابهای نقد «ن/» ، برای کتابهای برگزیده «ب/» (رجوع به نیکبخت جم، صفحه 44 مقدمه)
نکات مهم در فرایند ثبت نشریه:
نشریه درصورتیکه جدید باشد و برای اولین بار توسط اداره کل منابع خریداریشده است، توسط فهرستنویس ستادی (یا کتابدارانی که دسترسی آنها در سامانه مدیریت بهعنوان فهرستنویس تعریفشده است) در سامانه ورود اطلاعات و کاردکس آن ایجاد میشود.
درصورتیکه دوره زمانی نشریه، تغییر یابد (بهطور مثال، از ماهنامه به فصلنامه تغییر یابد)، بدون حذف کاردکس قبلی، کاردکس جدید مطابق دوره زمانی جدید، توسط فهرستنویس ستادی (یا کتابدارانی که دسترسی آنها در سامانه مدیریت بهعنوان فهرستنویس تعریفشده است) ایجاد میشود.
کتابدار بهمحض دریافت نشریه جدید، با جستجوی اطلاعات کتابشناختی آن در فهرستگان، نسبت به تعریف موجودی و نسخه برای کتابخانه خود تنها از طریق کاردکس اقدام کند (به راهنمای تصویری ذیل این مطلب مراجعه شود).
کتابدار بهمحض دریافت شماره جدید از یک مجله که شمارههای قبلی آن نیز در کتابخانه موجود بوده، تنها از طریق جستجوی کتابخانه من و پیدا کردن آن نشریه، موجودی کاردکس را مطابق با شماره جدید تعریف میکند و در همان کاردکس روی گزینه نسخه کلیک میکند.
بهطورکلی، مراحل ثبت نشریه در سامانه به شرح زیر است:
گام اول - جستجو از طریق «کتابخانه من/پیشرفته کتابخانه من» با استفاده از انتخاب نوع ماده (نشریه): بهمنظور ثبت شماره جدید از یک نشریه
جستجوی نشریه در سامانه برای ثبت شماره جدید از یک نشریه
گام دوم - ویرایش کاردکس نشریه: بعد از جستجوی اطلاعات نشریه، روی گزینه کاردکس نشریات کلیک کنید تا وارد محیط کاردکس شوید.
گزینه کاردکس در جزئیات نشریه
گام سوم - مشاهده موجودیهای فعلی از نشریه: بعد از وارد شدن به محیط کاردکس، بخش نشریات را انتخاب کنید، سپس بر اساس
اطلاعات دوره انتشار نشریه (سالنامه، فصلنامه، ماهنامه، ...)، موجودیهای فعلی را انتخاب کنید.
ویرایش کاردکس نشریه
در کاردکس، دورههای موجود نشریه با شکل مشخصشده است. به این معنی که در این کتابخانهاین شمارهها از آن مجله وجود دارد.
موجودیهای فعلی نشریه در کاردکس مشخص است
گام چهارم - تعریف موجودی جدید: شماره جدید مجلهای که به
دست شما رسیده است را بر اساس اطلاعات دوره آن، انتخاب کنید. بر روی آیکن از دوره موردنظر، کلیک کنید. سپس در پنجره جدید، از منوی وضعیت، گزینه موجود را انتخاب کنید. همچنین درصورتیکه نیاز بود، اطلاعات مربوط به شماره دوره، شماره پیاپی را وارد کنید و اینکه آیا پیوست یا ویژهنامه دارد را مشخص کنید. درنهایت روی گزینه تأیید کلیک کنید.
تعریف موجودی جدید از نشریه در کاردکس
بهاینترتیب شماره جدید از مجله در کتابخانه شما در کاردکس ثبت میشود و علامت برای آن دوره انتخاب میشود.
شمارههای موجود از یک مجله در کتابخانه
گام پنجم - ثبت نسخه: در مرحله بعد، برای ثبت نسخه، کافی است روی گزینه نسخه کلیک کنید، سیستم بهطور خودکار نسبت به ثبت نشریه و اختصاص یک شماره ثبت به آن اقدام میکند.
ثبت نسخه نشریه در بخش نشریات کتابخانه در کاردکس
گام ششم - خارج کردن نسخه وجینی نشریه از کاردکس و مجموعه کتابخانه: بر اساس دستورالعمل اداره کتابخانههای عمومی، کتابخانه بایستی تنها سه شماره آخر از مجله را نگهداری نماید و شمارههای دیگر باید به نحو مقتضی از مجموعه خارج شود. بر این اساس، با ثبت یک شماره جدید از یک نشریه، یک شماره از آن نشریه باید از مجموعه خارج شود. مطابق راهنمای تصویری ارائهشده، مراحل بعدی شامل خارج کردن یک شماره نشریه از کاردکس و مجموعه کتابخانه است که به شرح زیر است:
1- بعد از جستجوی نشریه، شماره نشریهای که بایستی از مجموعه خارج شود انتخاب میشود، روی گزینه «موجود» کلیک کنید؛
2- در پنجرهای که ظاهر میشود، گزینه «ناموجود» را انتخاب کنید؛
3- در انتها روی «تأیید» کلیک کنید. (مطابق راهنمای تصویری زیر)
تعریف «ناموجود» در کاردکس بهمنظور خارج کردن نشریه از مجموعه کتابخانه
بعد از این مرحله، شماره آن مجله، از «موجود» به «ناموجود» تغییر خواهد کرد.
تغییر موجودی یک نشریه به ناموجود در کاردکس
در مرحله نهایی، سیستم بهصورت خودکار، وضعیت آن شماره از مجله که طی مراحل قبل از کتابخانه خارجشده است را به «وجین فرسوده» تغییر میدهد.
تغییر وضعیت یک شماره از نشریه به وجین فرسوده
نکته: این بخش، دستورالعمل عضویت سراسری، بر اساس آخرین دستورالعمل اداره کتابخانههای عمومی (ویرایش 2)، عینا ارائهشده است. ممکن است در آینده، فرایندها و رویههای عضویت سراسری تغییر کند که در این راستا، به آخرین دستورالعمل ابلاغی مراجعه کنید.
مادّه 1) عضویت سراسری
1-1. باهدف افزایش استفاده از خدمات و فضاهای کتابخانه های عمومی، کتابداران کتابخانه های عمومی مجازند به ارائهکننده کارت کتابخانه های عمومی نهادی دیگر، خدمت ارائه کنند. در چنین مواردی، ارائه ی خدمت ضمن ارائه کارت عضویت کتابخانه نهادی دیگر صورت گیرد.
1-2. استفاده از سالن های مطالعه کتابخانه عمومی دیگر توسط عضو کتابخانه دیگر مجاز نیست.
تبصره 1. ادارات کل استانی می توانند آن دسته از کتابخانه های عمومی را که سالن های آنها پتانسیل پذیرش عضو دیگر کتابخانه ها را دارد، از اجرای بند 1-2 بهصورت دایم یا مقطعی معاف کنند.
1-3. استفاده از منابع و خدمات کتابخانه های مشارکتی در صورت توافق ادارات کل استانی و کتابخانه های مشارکتی قابل انجام است.
1-4. تعداد امانت (موقت و عادی) کاربرانی که از خدمت عضویت سراسری استفاده میکنند، طبق دستورالعمل امانت، در مجموع از کتابخانه مبدأ و کتابخانه های مقصد، 5 نسخه است.
1-5. معرفی و تبلیغ مزایای استفاده از خدمات عضویت سراسری به
جامعه دانشگاهی و مؤسسات پژوهشی الزامی است.
1-6. عضو کتابخانه موظّف است کلیّه منابع را از هر کتابخانه ای که به امانت گرفته است، تا موعد مقرّر به همان کتابخانه تحویل دهد.
1-7. در صورت عدم عودت کتاب در موعد مقرّر به کتابخانه ای که کتاب از آن امانت گرفتهشده است، عضو موظّف است برای هر روز تأخیر، جریمه ی دیرکرد را به کتابخانه ارائهکننده منبع اطّلاعانی بپردازد.
1-8. در صورت عدم برگشت کتاب توسط عضو در کتابخانه مبدأ یا کتابخانه های مقصد، عضو موظّف است عین کتاب را تهیّه کند یا بهای آن را به قیمت روز به کتابخانه ارائهکننده منبع اطّلاعانی پرداخت نماید و رسید وجه دریافت کند.
1-9. کتابداران کتابخانه های عمومی مجاز نیستند، منابع اطّلاعانی دارای تأخیر را در کتابخانه های مبدأ یا مقصد تمدید کنند.
1-10. کتابداران کتابخانه های عمومی مجاز نیستند کارت عضویت سراسری را پس از امانت در کتابخانه نگه دارند. بهعبارتیدیگر، امکان استفاده از کارت عضویت سراسری، در کتابخانه های دیگر باید همواره برای عضو وجود داشته باشد.
1-11. مدت امانت برای کلیّه دارندگان کارت عضویت سراسری، دو هفته است.
1-12. مسئول کتابخانه ملزم است نسبت به اطلاعرسانی در خصوص کارت عضویت سراسری و مزایای استفاده از آن در تابلو اعلانات اقدام کند.
1-13. در صورت مفقود شدن کارت عضویت سراسری، عضو ملزم
است مراتب را به کتابخانه صادر کننده اطّلاع دهد و با پرداخت هزینه صدور کارت، کتابداران ملزم به ارائه المثنی هستند.
1-14. پیگیری برگشت کتابهای ارسالی با دریافت فهرست تأخیرات از سامانه ی مدیریّت کتابخانه های عمومی در کتابخانه ی امانتدهنده (مبدا یا مقصد) صورت گیرد.
1-15. بهمنظور جلوگیری از سوء استفاده احتمالی اشخاص، کارت عضویت سراسری پس از صدور، تنها به فرد متقاضی ارائه شود.
1-16. پیگیری برگشت کتابهای امانتی بر عهده کتابخانه امانتدهنده است.
1-17. اخذ هزینه عضویت مجزا در کتابخانه های مقصد، برای ارائه خدمات امانت مجاز نیست.
1-18. تمدید مدرک در کتابخانه امانتدهنده توسط کتابداران کتابخانه امانتدهنده انجام شود.
سامانه مدیریت کتابخانههای در بازههای زمانی مختلف و به تناسب افزوده شدن قابلیتها یا رفع خطاها و باگهای آن بهروزرسانی میشود. در فرایند بهروزرسانی دسترسی به سامانه بهطور موقت برای همه کاربران غیرفعال میشود و تصویر زیر به نمایش در میآید.
بهروزرسانی سامانه مدیریت
نکات مهم بعد از هر بهروزرسانی
o فرایند بهروزرسانی سامانه، ممکن است به تناسب قابلیتها و امکانات افزودهشده و میزان خطاهای رفع شده، از چند دقیقه تا چند ساعت به طول بینجامد. درصورتیکه قطعی موقت سیستم طولانی و طی چند ساعت باشد، اطلاعرسانی لازم انجام خواهد شد.
o بعد از هر بار بهروزرسانی سامانه، کتابدار لازم است صفحهای را در مرورگر خود باز کند، دکمههای ctrl و F5 را همزمان در صفحهکلید خود انتخاب کند تا کش مرورگر خالیشده و مرورگر رفرش شود.
همچنین لازم است در همه حال، نسبت به پاک کردن
o تاریخچه مرورگر اقدام شود (مطابق تصویر زیر). این امر از بروز خطاهای مختلف سیستمی مقطعی جلوگیری خواهد کرد.
نمونه روش پاک کردن تاریخچه در مرورگر کروم
پاسخ به سوالاتی کهبه صورت مکرر مطرح شده است، در این قسمت ارائه میشود. مطالعه این قسمت برای همه کاربرانی که بهتازگی با سامانه آشنا شدهاند و کلیه کتابداران محترم ضروری است.
سؤال: چرا کاربری من در سامانه غیرفعال شده است؟
جواب: این امر به دلایل مختلف رخ میدهد:
· اشتباه در واردکردن رمز عبور: بعد از پنج مرتبه واردکردن اشتباه رمز عبور، سیستم بهصورت خودکار، شناسه کاربری را غیرفعال میکند.
غیرفعال شدن شناسه کاربری در سامانه به دلیل رمز عبور اشتباه
· اشتباه در واردکردن کد کاربری برای کتابخانه دوم و سوم و ... (برخی از کاربران در چند کتابخانه شناسه کاربری دارند، ممکن است رمز عبور کتابخانههای مختلف را بهاشتباه وارد کنند. با واردکردن پنج بار اشتباه رمز عبور، شناسه آنها غیرفعال شود)
ذخیره شدن رمز عبور قدیمی در مرورگر و عدم بهروزرسانی رمز عبور جدید: کد کاربری ذخیرهشده در مرورگر قابلمشاهده است اما رمز عبور نه، ممکن است شما به تصور اینکه رمز عبور شما نیز همان رمز جدید
· است روی گزینه ورود کلیک کنید، چون رمز
اشتباه است سیستم به شما اجازه وارد شدن نمیدهد. بعد از پنج بار کلیک، سیستم شناسه شما را غیرفعال میکند. توصیه میشود رمز ذخیرهشده در مرورگر را بررسی کنید و از جدید بودن آن مطمئن شوید.
ذخیره رمز عبور در مرورگر
· وارد شدن با شناسه کاربری شخص دیگر در سیستم: ممکن است شما اشتباهی با شناسه کاربری شخص دیگری بخواهید وارد سیستم شوید. بهخصوص در مواردیکه شناسه و رمز عبور در مرورگر ذخیرهشده و سیستم بهصورت مشترک مورداستفاده کتابداران قرار میگیرد این مشکل ممکن است به دفعات رخ دهد.
راهحل: با کلیک بر روی گزینه فراموشی رمز عبور، سیستم رمز عبور جدیدی را برای شناسه کاربری تولید و به نشانی پست الکترونیکی ارسال خواهد کرد.
سؤال: کاربران چگونه میتوانند بدون نیاز به واردکردن شناسه کاربری و رمز عبور، از امکانات سامانه استفاده کنند؟
جواب: کلیه کاربران میتوانند بدون واردکردن شناسه کاربری و رمز عبور، از امکانات جستجوی کتاب در یک کتابخانه خاص استفاده کنند. برای این منظور در صفحه اول سامانه روی گزینه «جستجو» کلیک کنید یا از طریق امکانات بخش جستجوی کتاب تعبیهشده در صفحه خانگی سامان استفاده نمایید.
گزینههای جستجو در صفحه اول سامانه
سؤال: آیا امکان جستجو در یک کتابخانه خاص وجود دارد؟
جواب: بله؛ ابتدا استان و شهرستان مدنظر خود و در فیلد بعدی، کتابخانه موردنظر خود را انتخاب کنید.
سؤال: چگونه اطلاعات بیشتری درباره کتابها از سامانه دریافت
کنم؟
جواب: با کلیک بر روی نمایش جزئیات، میتوان اطلاعات بیشتری از کتاب موردنظر در یک کتابخانه دریافت کرد.
گزینه جزئیات در جستجو و بازیابی اطلاعات
سؤال: از کجا بفهمیم کتاب موردنظر ما در کتابخانه وجود دارد؟
جواب: ابتدا جستجوی خود را در کتابخانه موردنظر انجام دهید، سپس روی گزینه لیست کتابخانه کلیک کنید، در صفحهای که ظاهر میشود، اسامی کتابخانههایی که کتاب موردنظر شما را دارا هستند، نمایش دادهشده است. در مقابل نام کتابخانه موردنظر خود، روی گزینه لیست نسخ کلیک کنید. در صفحه جدیدی که ظاهر میشود وضعیت کتاب ازنظر موجود بودن، در امانت بودن یا مفقودی بودن، قابل امانت بودن با رنگهای سبز، قرمز و آبی مشخصشده است. در تصویر بعدی، مراحل مشاهده وضعیت کتاب در یک کتابخانه به ترتیب ارائهشده است.
مراحل مشاهده وضعیت کتاب در کتابخانه
سؤال: چگونه میتوانم کتاب موردنظر را به امانت بگیرم؟
جواب: امانت کتاب، منوط به عضویت در کتابخانه است. برای این منظور بایستی به کتابخانه موردنظر خود مراجعه کرده، فرم ثبتنام را تکمیل کنید و مدارک لازم را در اختیار کتابدار قرار دهید. همچنین میتوانید از طریق فرم موجود در سامانه، مرحله «پیشثبتنام» خود را انجام دهید.
سؤال: چگونه میتوانم در سامانه ثبتنام کنم و شناسه کاربری و رمز عبور دریافت نمایم؟
جواب: بهمنظور ثبتنام در سامانه، به دو طریق میتوان عمل کرد:
«پیشثبتنام» آنلاین: در بالای صفحه اصلی سامانه گزینه «ثبتنام» را کلیک کنید.(مطابق شکل زیر) و فرم آنلاین موجود در این بخش را مطابق راهنما و توضیحات ارائهشده، تکمیل نمایید. سپس با در دست داشتن مدارک خود به کتابخانهای که
1- آن را انتخاب کردهاید مراجعه کرده و ثبتنام خود را کامل کنید.
2- مراجعه حضوری به کتابخانه: به نزدیکترین کتابخانه محل سکونت مراجعه کنید (برای پیدا کردن نزدیکترین کتابخانه به محل سکونت خود میتوانید از طریق پایگاه اطلاعرسانی اطلس کتابخانههای عمومی کشور استفاده نمایید(1))
گزینه ثبتنام آنلاین در سامانه مدیریت
سؤال:آیا برای ورود به سامانه نیاز به رمز عبور و شناسه کاربری دارم؟
جواب: بله، برای ورود به سامانه و استفاده از امکانات آن، لازم است رمز عبور و شناسه کاربری خود را از کتابدار کتابخانه موردنظر خود دریافت کنید. همچنین در اولین بار استفاده از سامانه، ابتدا بایستی نشانی پست الکترونیکی (e-mail) خود را که در فرم ثبتنام وارد کردید، تأیید اعتبار کنید. به این منظور، مطابق دستورات و راهنمای سامانه، کد کاربری خود را وارد کنید و سپس سامانه، لینکی بهمنظور فعالسازی به نشانی پست الکترونیکی شما ارسال خواهد کرد. مدتزمان اعتبار لینک
1) atlas.iranpl.ir
ارسالشده، 6 ساعت است. روی لینک ارسالشده در صندوق پستی خود کلیک کنید تا سامانه، شناسه کاربری شما را فعال کند.
سؤال: من رمز عبور خود را فراموش کردم، راهحل چیست؟
جواب: درصورتیکه رمز عبور خود را فراموش کرده باشید، از گزینه فراموشی رمز عبور اقدام کنید. در صفحه مربوطه کد کاربری خود را وارد کنید و سامانه ایمیلی حاوی رمز عبور جدید به نشانی پست الکترونیکی که در فرم ثبتنام وارد کردید، ارسال خواهد کرد.
فرایند بازیابی رمز عبور فراموششده
سؤال: شناسه کاربری من غیرفعال شده است، راهحل چیست؟
جواب: ممکن است شناسه کاربری شما به دلیل واردکردن مداوم رمز عبور اشتباه، غیرفعال شده باشد. در این صورت از گزینه فراموشی رمز عبور اقدام کنید. کد کاربری خود را وارد کرده و سامانه رمز عبور جدید را به ایمیل شما ارسال خواهد کرد.
سؤال: آیا امکان «تمدید کتاب امانت رفته» یا «رزرو کتاب» بهصورت غیرحضوری و آنلاین وجود دارد؟
جواب: بله، اعضای کتابخانه، به شرطی که در سیستم ثبتنام کرده باشند و ایمیل آنها تأیید شده باشد، میتوانند کتاب خود را بهصورت آنلاین و غیرحضوری، تمدید یا رزرو کنند. به این منظور در قسمت
امانتهای من، گزینه امانتهای جاری را انتخاب و در فهرست کتابهای در دست امانت خود، گزینه «درخواست تمدید» را کلیک کنید. درصورتیکه کتاب موردنظر شما توسط کتابدار تمدید شود، پیامی برای شما ارسال میشود، همچنین بهمنظور رزرو کتاب، بعد از جستجوی کتاب مدنظر در قسمت جزئیات، گزینه «رزرو مدرک» را انتخاب کنید. درصورتیکه کتاب درخواستی که شما رزرو کردهاید، به کتابخانه بازگشت داده شود، پیامی برای شما ارسال میشود تا درخصوص امانت کتاب خود اقدام کنید.
درخواست رزرو مدرک
فرایند ارسال درخواست تمدید مدرک
ارسال پیام مبنی بر تمدید کتاب برای عضو درخواستکننده
لازم است بخش «درخواستهای امانت و تمدید» توسط کتابداران بهطور روزانه بررسی شود.
سؤال: آیا میتوانم با ثبتنام در یک کتابخانه، از خدمات سایر کتابخانهها بهرهمند شوم؟
جواب: بله، درصورتیکه در یک کتابخانه عمومی، نوع عضویت شما بهصورت سراسری تعریفشده باشد، این امکان را دارید که از سایر کتابخانههایی که به سامانه متصل هستند، مطابق شرایط و دستورالعمل عضویت سراسری کتاب امانت بگیرید. توجه کنید که شما میتوانید تنها در یک کتابخانه عمومی بهصورت سراسری ثبتنام کنید. درصورتیکه بخواهید علاوه بر امانت کتاب، از امکانات و خدمات کامل (نظیر سالن مطالعه، بخشهای مرجع، پژوهش،...) سایر کتابخانهها بهرهمند شوید، لازم است در آن کتابخانه بهصورت محلی و به شکل عضویت کتابخانهای،
ثبتنام کنید.
سؤال: آیا امکان مطالعه متن کامل یک کتاب در سامانه وجود دارد؟
جواب: فعلاً خیر، در حال حاضر، سامانه امکانات جستجوی اطلاعات کتابشناختی کتابهای موجود در کلیه کتابخانههای عمومی را فراهم کرده است. بهمنظورمطالعه کتاب، حضور در کتابخانه و امانت آن ضروری است.
سؤال: درصورتیکه در هنگام جستجوی اطلاعات در سامانه با مشکلی مواجه شدم، چگونه مشکل خود را حل کنم؟
جواب: بهمنظور رفع مشکل خود میتوانید از طریق اطلاعات موجود در قسمت تماس با ما، مشکل خود را مطرح نمایید تا نسبت به پیگیری و رفع آن، اقدام شود. لطفاً شماره تلفن مستقیم یا نشانی پست الکترونیکی خود را حتماً قید کنید تا پاسخ خود را سریع دریافت کنید.
Training Guide for Public libraries Management System (SAMAN)
By: Seyed Mahdi Hosseini
Illustrator: Abdollah Jafari
Tehran 2016