کتاب راهنما

•

تشكيل حداقل دو جلسه توجيهى- آموزشى براى زائران.

•

تلاش در جهت آموزش بايدهاى پيش از سفر از جمله اصلاح قرائت و تلبيه زائران و توجيه آنان در رسيدگى به اداى حقوق واجب و آزادسازى ذمه خويش.

•

جلسات آموزشى در تكايا و حسينيههايى كه به محل سكونت زائران نزديكتر است، برگزار شود.

•

از نخستين جلسه آموزشى، افراد آگاه به احكام و مناسك و كسانى كه حمد و سوره آنان صحيح است، شناسايى و در جهت تصحيح حمد و سوره زائران، از آنان استفاده شود.

•

احترام به زائران و ايجاد ارتباط دوستانه با آنان.

•

برخورد عاطفى و متواضعانه با زائران.

•

بردبارى در برابر عوامل تنش‌زا در كاروان با بهره‌گيرى از اخلاق و آموزه‌هاى اسلامى.

•

حفظ شئون روحانيت و پرهيز از مواضع تهمت.

•

آراستگى كامل و حضور مستمر با لباس روحانى در حرمين شريفين.

•

•

برنامه‌ريزى در جهت اداره صحيح فرهنگى كاروان با همكارى مدير، برابر دستور العمل‌هاى ابلاغى معاونت آموزش و پژوهش بعثه.

•

پيش‌بينى نيازهاى فرهنگى.

•

تلاش در جهت نظم و انضباط در برنامه‌هاى فرهنگى- آموزشى.

•

شناسايى و سازماندهى افراد شايسته در كاروان در جهت كمك به افراد آسيب پذير.

•

ساماندهى فرهنگى و استفاده از همكارى افراد داراى سابقه تشرف در جهت نظارت بر انجام اعمال ساير زائران.

•

شناسايى نياز فقهى زائران و دسته‌بندى مسائل و احكام و مناسك مورد نياز و تبيين و تعليم آن.

•

تقسيم وقت جلسه به بيان احكام، اسرار و معارف، تاريخ و مسائل اخلاقى- تربيتى برابر نياز واقعى افراد.

•

استفاده از شيوه‌هاى مفيد آموزشى براى گروه‌هاى مختلف (تشكيل كلاس، استفاده از نوارهاى صوتى و تصويرى و پاسخ به سؤالات و استفاده از ماكت).

•

ايجاد روحيه پى‌گيرى در فهم مسائل شرعى.

•

•

همراهى و نظارت بر اعمال عموم زائران و كنترل مناسك انجام گرفته.

•

كمك نسبت به انجام مناسك سالمندان و معذورين.

•

تكميل فرم‌هاى مراقبت اعمال.

•

معرفى اجمالى شبه جزيره عربستان از نظر جغرافيايى به ويژه حرمين شريفين.

•

توضيح كامل اماكن مكه و مدينه.

•

توجيه زائران نسبت به مناطق مختلف؛ همچون بدر، خيبر، ربذه در جلسات مدينه؛ و غدير، جعرانه، حديبيه و فخ در جلسات مكه.

•

شركت در گردهمايى در ايران و جلسات داخلى بعثه در عربستان.

•

اعلام ورود در اولين روز حضور در مدينه و يا مكه و ارائه فرم‌هاى مربوطه.

•

حضور در جلسات فرهنگى- تبليغى بعثه در هتل‌ها و دعاى كميل و ندبه به همراه زائران.

•

•

پرهيز از اعمال نظر شخصى و تكروى.

•

سعى در انعكاس نظرات مفيد و تجربه شده به معاونت.

•

ارائه قبض معتبر به زائران در قبال دريافت وجوهات شرعيه و نذورات.

•

مساعدت در راهنمايى كامل كارآموزان و يا معين و معينه‌هاى سال اولى.

•

ايجاد روحيه تعاون و همگرايى در كاروان و پرهيز از بيان مسائل اختلافى و تفرقه‌انگيز.

•

همسوسازى فعاليت‌ها در چهارچوب شرح وظايف ابلاغى.

•

تلاش در جهت تحكيم مبانى اعتقادى زائران و پاسخ به شبهات آنان.

•

سعى در تبيين راه‌هاى اصلاح نفس و خودسازى براى زائران و اعلام برنامه‌هاى ارتباط با خدا در كاروان.

•

تهيه طرح بايدها و نبايدهاى اخلاقى قبل از سفر، در طول سفر و پس از سفر.

•

فوق برنامه‌هاى معنوى: ختم قرآن، ختم صلوات، سه روز روزه مستحبى در مدينه، اعتكاف در مسجد الحرام، رفتن مجدد به قبا و احد و ....

•

آشناساختن زائران با سيره معصومين (عليهم السلام) و الهام‌گيرى از آن بزرگواران.

•

•

شناسايى بانوان زائر از نظر اعتقادى، علمى و كشف روحيات و خواسته‌هاى آنان.

•

برنامه‌ريزى جهت تبيين مسائل خاص بانوان و تذكر بايدهاى قبل از سفر به آنان.

•

توجيه بانوان زائر در مورد تقليد و تصحيح قرائت و تلبيه.

•

شناسايى بانوان متعهد به منظور همكارى در برنامه‌هاى فرهنگى كاروان.

•

برخورد مفيد و مؤثر جهت جذب و تأثيرگذارى در بانوان.

•

حُسن معاشرت و صبر و بردبارى و ايجاد آرامش در خواهران.

•

حفظ قداست و جايگاه معنوى رهبرى معنوى بانوان.

•

پرهيز از مواضع تهمت و رعايت موازين شرعى.

•

الگوى اخلاقى و عملى بودن براى بانوان زائر.

•

هماهنگى كامل با روحانى و تنظيم برنامه با نظارت و اشراف روحانى و گزارش پيشرفت كار به وى.

•

رعايت نظم و انضباط در امور فرهنگى.

•

سازماندهى خواهران و يارى گرفتن از افراد توانمند براى كمك به افراد ناتوان.

•

برنامهريزى جهت آموزش بانوان زائر.

•

پرهيز از بيان فتواهاى مختلف در جلسات مشترك و بيان فتواى هر مرجع در جمع مقلدين وى.

•

بيان مسائل اخلاقى مورد نياز بانوان زائر و زمينهسازى براى بهرهبردارى معنوى از اين سفر.

•

پيشگيرى و توجيه زائران در زمينه شبهات عقيدتى.

•

مطلع‌ساختن روحانى نسبت به برخى سؤالات بانوان؛ و مناسب است روحانى كاروان در ضمن صحبتها به آن اشاره كند و پاسخ دهد.

•

بيان تاريخ بانوان صدر اسلام و الگوگيرى از آنان براى خواهران زائر به ويژه حضرات هاجر، خديجه و سميه (مادر عمار) در مكه و حضرت زهرا (س)، ام البنين و صفيه در مدينه.

•

حضور در ميقات و يادآورى و راهنمايى و نظارت بر حُسن انجام احرام بانوان زائر.

•

همراهى زائران در تمام مناسك عمره.

•

همراهى خواهران وسواسى و نظارت بر صحت اعمال آنان.

•

كنترل اعمال بانوان و گزارش به روحانى كاروان جهت ثبت در دفتر كنترل اعمال.

•

همراهى بانوان در مسجد النبى (ص) و مسجد الحرام و توضيح اماكن اين دو مسجد.

•

همراهى بانوان در مقابل بقيع و راهنمايى آنان در نحوه عرض ارادت به معصومين (عليهم السلام).

•

حضور به موقع در جلسات بعثه در ايران و عربستان.

•

حضور و همكارى در برنامههاى بعثه.

•

همكارى با رابطان محترم و پاسخ به سئوالات معمول.

•

پرهيز از تكروى و اعمال سليقه شخصى.

•

هماهنگى برنامه‌ها با روحانى و گزارش فعاليت‌هاى انجام‌شده.

•

تنش زدايى و ايجاد آرامش در كاروان.

•

همسوسازى فعاليت‌ها در چهارچوب شرح وظايف ابلاغى.

•

كشف راه‌هاى تثبيت معنويت و نهادينه‌كردن آن در زائران.

•

پركردن اوقات فراغت آنان با برنامههاى مختلف قرائت، ختم قرآن، ختم صلوات و ... با همكارى روحانى كاروان.

•

تهيه برنامه ويژه زائران قبل از سفر و در طول سفر و پس از سفر و اجراى آن با هماهنگى روحانى كاروان.

•

استفاده از ادعيه صحيفه سجاديه (به ويژه دعاى مربوط به پدر و مادر و فرزند) در جهت تعميق و رشد معنوى زائران.

•

شناسايى تنگناهاى شيوه جارى در اجراى برنامه‌ها و فعاليت‌ها و دستيابى به شيوه‌هاى اصلاح؛ و انعكاس به معاونت.

•

ارائه طرح و پيشنهادهاى سودمند در روند صحيح اداره معنوى كاروان.

•

روحانيون محترم كاروانها موظفند در طول سفر، هر روز يك جلسه آموزشى براى زائران برگزار كنند.

•

زمان هر جلسه آموزشى حداقل 2 ساعت بوده و با تفاهم و هماهنگى مدير به مباحث فرهنگى و اجرايى تقسيم مى‌شود.

•

اهم محورهاى مباحث فرهنگى و معنوى

•

•

•

زمانبندى مطالب جلسه به شكلى تنظيم شود كه براى زائران ملالآور نباشد.

•

در هر جلسه، موضوع نو و جديد مطرح كرده، از مسائل و موضوعات تكرارى و خسته كننده خوددارى گردد.

•

كارتهاى مخصوصى تهيه شده تا آنان كه حمد و سوره را غلط ميخوانند، موارد اشتباهشان روى كارتشان مشخص شود و به آنان تحويل شود تا با بهرهگيرى از نوار آموزشى حمد و سوره نسبت به اصلاح آن اقدام كنند.

•

كاروانهايى كه معينه دارند، لازم است نسبت به شيوه كار در زمينه بيان احكام و سخنرانى در جلسات و همراهى با زائران- مطابق با شرح وظايف- قبل از اعزام، تقسيم كار نموده و تا پايان سفر طبق برنامه عمل شود.

•

در زمينه مسائل مربوط به احكام و مناسك، در جلسات آموزشى موارد كلى مطرح و از بيان جزئيات و فروع كه موجب اضطراب زائران ميشود خوددارى گردد.

•

به كسانى كه در جلسات آموزشى شركت نميكنند، ضمن ايجاد زمينه‌هاى جذب آنان، محترمانه تذكر داده و با برخوردى شايسته و اسلامى به شركت در جلسات ترغيب نماييد.

•

در جلسات آموزشى، ضمن تبيين مناسك و احكام، مسائل عرفانى و اخلاق و آداب، محور واقع شود تا زمينه تغيير و تحول روحى و اخلاقى زائران را فراهم آورد.

•

حتيالمقدور در جلسات آموزشى، از تصاوير و فيلمهاى ويدئويى مربوط به آموزش مناسك و نيز اماكن مكه و مدينه

•

•

آگاهى از وضعيت تحصيلى، سنى، شغلى و ... زائران، توانمندى روحانيون محترم را در برنامه‌ريزى صحيح و انجام فعاليت‌ها افزايش مى‌دهد. اطلاعات كامل زائران همسفر را مى‌توانيد در پايگاه اطلاع‌رسانى سازمان حج و زيارت بهره‌بردارى كنيد.

•

پس از استخراج مشخصات زائران كاروان خود، و بررسى اعمال شرعى آنان، اطلاعات درخواستى را در دفترچه كنترل اعمال منعكس و به امور روحانيون نمايندگى بعثه در مكه مكرمه تحويل دهيد.

•

خانم‌هايى كه همسران آنها همراهشان نيستند و احتمال اينكه در ميقات معذور باشند وجود دارد، از هم اكنون توجيه، و اجازه نذر از شوهرانشان را بگيرند تا با مشكل روبرو نگردند.

•

مقامات سعودى در ديدارهاى متعدد از اصرار زائران ايرانى بر نماز خواندن آنان در پشت مقام ابراهيم و يا با فاصله كمى از آن در زمان‌هاى شلوغ و كثرت طواف‌كنندگان اظهار ناخرسندى كرده‌اند. اين موضوع ضمن آنكه مزاحمت براى نمازگزار و طواف‌كننده است، در آموزش مناسك مورد توجه قرار گيرد.

•

تجربهها، ابتكارات و توصيههاى شما در تسهيل آموزش و انجام مناسك و ديگر مراسم عبادى و سياسى.

•

مشكلات مهم و جدى شما در طول سفر و راه‌هاى حل آن.

•

نكاتى نو و كاربردى پيرامون نحوه تعامل و ارتباط روحانى با زائران، كارگزاران و ديگر مسلمانان.

2.

براى ثبت و نگارش مطالب، در هر يك از سه بخش يادشده، برگه‌اى در دفترچه كنترل اعمال در نظر گرفته شده است. در صورت نياز به برگههاى بيش‌تر، حتماً كد پرونده و موضوع مربوطه را در بالاى آن ثبت كنيد.

3.

حتماً خوش‌خط و خوانا بنويسيد و در صورت امكان مطالب خود را تايپ فرماييد. گفتنى است برگههايى كه با خط ناخوانا نوشته شدهاند، مورد بررسى و داورى قرار نميگيرد.

4.

مطالب مهم و اثرگذار را از قلم نيندازيد، هر چند به نظرتان ناچيز آيد.

5.

در صورت امكان، زمان و مكان خاطره يا رويداد مربوطه را دقيقاً ذكر فرماييد.

6.

آثار خود را در پايان سفر به همراه دفترچه كنترل اعمال به دفتر نمايندگى بعثه در مكه تحويل دهيد.

7.

امتيازات كسب‌شده در پرونده اعزامى درج و لحاظ مى‌شود.

8.

بررسى و داورى آثار رسيده بر اساس شاخصهاى زير، امتيازبندى ميشوند:

•

اهميت و ارزش كاربردى مطالب (ضريب 3)

•

جامع‌نگرى در ارائه مطالب (ضريب 2)

•

نوآورى در ارائه مطالب (ضريب 3)

•

تبيين دقيق موضوع (ضريب 2)

•

اتقان و استحكام مطالب (ضريب 3)

•

پرهيز از مطالب زايد و حاشيهاى (ضريب 1)

•

9. برگه‌هاى مخصوص نگارش ره‌آورد تشرف، ضميمه دفترچه مراقبت اعمال ميباشد. شايسته است آن را با رعايت دستورالعمل و مقررات تكميل و يا در صفحه شخصى خود در پايگاه اطلاع‌رسانى معاونت قرار دهيد.

1.

اخذ حكم مديريت از دفتر حج و زيارت استان.

2.

دقت بر عدم ثبت نام زائران بيش از تعداد اعلام‌شده به دليل ثابت‌بودن ظرفيت پلان و هتل‌ها.

3.

اخذ پلان هتل: مدير راهنما پس از اخذ پلان از كارگزار، اتاق زائران را مشخص و براى اعلام به آنها مهيا مى‌سازد.

4.

حضور مدير راهنما در زمان ثبت نام به منظور شناخت زائران و مشاركت در امر ثبت نام.

5.

درج اسامى زائران در ليست اسكان كاروان با توجه به پلان و تعداد اتاق‌ها و درصد اتاق‌هاى دوتخته و سه‌تخته (شامل 80% دوتخته و 20% سه تخته).

6.

تنظيم آلبوم مصور مشخصات زائران و درج سوابق پزشكى افراد بيمار، سوابق تشرف، ايثارگرى، توانايى‌ها در دو نسخه براى خود و روحانى كاروان جهت همراه‌داشتن در طول سفر.

7.

8.

تنظيم دفترچه تلفن طبق حروف الفبا و درج شماره اتاق‌ها (مكه- مدينه) شماره اتوبوس و نام آژانس.

9.

انتخاب روحانى كاروان و هماهنگى با ايشان در امور مربوط به سفر.

10.

تشكيل حداقل 2 جلسه با زائران. در اين جلسات كه نشست‌هاى عمومى كارگزار، روحانى، مدير راهنما و معاون با زائران است، مى‌بايست زائران به خوبى نسبت به موارد لازم برابر چك ليست (124 نكته آموزشى) توجيه و آگاه شوند.

11.

تشكيل شوراى فرهنگى به مسئوليت روحانى محترم كاروان و دبيرى مدير راهنما (4 نفر زائر كه 2 نفر آن خانم باشند با تاييد روحانى كاروان)

12.

همكارى با روحانى كاروان در برگزارى جلسات آموزش مناسك و مسائل شرعى به زائران.

13.

انتخاب سرگروه هر اتوبوس به عنوان مسئول اتوبوس و معرفى او به زائران آن اتوبوس.

14.

اخذ مدارك زائران از رابط استان. در اين مقطع مدير راهنما ازطريق كارگزار، گذرنامه‌ها، بليطها، و آمار نهايى زائران را از رابط استان دريافت مى‌كند.

15.

توزيع اطلاعات اسكان زائران. مدير موظف است در آخرين جلسه توجيهى زائران، شماره اتاق‌هاى محل اقامت در مدينه و مكه و شماره تلفن هتل‌ها را در كارت شناسايى زائران درج نموده و

16.

تهيه و تكميل دفتر تلفن اسامى زائران جهت پاسخگويى به تلفن‌هايى كه از ايران مى‌شود. همراه‌داشتن اين دفترچه در عربستان ضرورى است.

17.

كارت ورود. تكميل كارت ورود (بطاقه الدخول) زائران قبل از پرواز و قراردادن آنها در گذرنامه زائران به صورت دقيق و خوانا به نحوى كه تاريخ تولد فرد به ميلادى در آن درج شده باشد.

18.

همراه‌داشتن بلندگو و باطرى و علامت كاروان از كارگزار جهت استفاده در مكان‌هاى مجاز در عربستان.

19.

انتقال زائران به فرودگاه، 4 ساعت پيش از پرواز. مسئوليت هماهنگى انتقال زائران به فرودگاه (ايستگاه‌هاى پروازى) از استان‌ها و شهرهاى مختلف بر عهده مدير راهنما است.

20.

تكميل صورتجلسه پرواز از مبدأ. در سه نسخه جهت ارائه به رابط استان و نماينده شركت مجرى در فرودگاه مدينه يا جده و يك نسخه نزد مدير تا پايان سفر مى‌ماند. اعلام كتبى هرگونه تغيير ظرفيت زائران (افزايش يا كاهش آنها).

21.

توزيع مدارك بين زائران. مدير قبل از پرواز، كليه مدارك زائران، شامل: گذرنامه، بليط، كارت ورود به عربستان، كارت شناسائى، و ... را در اختيار زائران قرار مى‌دهد. (برچسب ويژه ساك جهت درج شماره در اتاق مكه، بهتراست در مدينه تحويل زائران شود).

22.

كنترل وسايل و مدارك مورد نياز طول سفر (حكم، پلاكارت‌هاى اتوبوس‌ها، برنامه هفتگى، تراكت‌هاى پيش‌بينى‌شده،

23.

تحويل بليط و گذرنامه زائران انصرافى يا جامانده از پرواز به مسئولان مربوط در فرودگاه مبدأ به رابط استان.

24.

آخرين كنترل خروج زائران از سالن عمومى فرودگاه و خروج مدير يا معاون به عنوان آخرين نفر بعد از كليه زائران.

1.

خروج زودتر مدير يا معاون از فرودگاه به منظور ايجاد هماهنگى‌هاى لازم جهت سوارشدن زائران به اتوبوس‌ها و آمارگيرى.

2.

راهنمايى زائران در سالن ترانزيت. پس از ورود هواپيما به فرودگاه مقصد در سالن ترانزيت، بايد زائران را راهنمايى كرده و در صف‌هاى منظم كه قبل از باجه پليس گذرنامه قراردارد، توقف نمايد.

3.

مراجعه به نماينده ايرانى در فرودگاه جده يا مدينه. اعلام ورود، ارائه يك نسخه صورتجلسه پرواز فرودگاه مبدأ و ارائه آمار زائران در فرودگاه مدينه يا جده و اخذ برگه اتوبوس شامل مشخصات و شماره اتوبوس‌ها، اخذ تغذيه بين راهى و حواله غذاى بين راه (ويژه فرودگاه جده).

4.

خروج زائران از سالن اجتماعات.

5.

راهنمايى زائران براى تحويل ساك‌ها و خروج از گمرك و تجمع‌نمودن در يك مكان مناسب تا رسيدن همه زائران (تجمع‌نمودن در فرودگاه مدينه ضرورى نمى‌باشد).

6.

مراجعه به محل استقرار اتوبوس‌ها. تحويل‌گرفتن اتوبوس‌هاى مربوطه و نصب تابلو مشخصات كارگزار و ثبت شماره اتوبوس و نام رانندگان و تلفن همراه آنان در تمامى مراحل حمل و نقل‌هاى طول سفر و تأكيد بر هماهنگى رانندگان با مدير و معاون راهنما و مسئولان اتوبوس‌ها در طول مسير.

7.

سوارشدن به اتوبوس‌ها. با رعايت شماره اتوبوس‌هاى اعلامى، در هدايت زائران جهت سوارشدن به اتوبوس‌هايى كه از قبل گروه‌بندى و مسئول آن تعيين گرديده است مساعدت كند (به ويژه فرودگاه جده).

8.

انتقال تغذيه بين راهى به اتوبوس (ويژه فرودگاه جده). فراخوانى مسئول هر اتوبوس و تحويل تغذيه مربوط.

9.

حضور و غياب زائران در اتوبوس‌ها (ويژه فرودگاه جده). براى اطمينان از جانماندن زائران در فرودگاه، مدير راهنما با همكارى مسئولان اتوبوس‌ها بايد پس از سوارشدن زائران و قبل از حركت، زائران هر اتوبوس را بر اساس ليست‌هاى از پيش تنظيم‌شده حضور و غياب كند و تأكيد بر اينكه زائران شماره اتوبوس و نام شركت (حامل- تاسكو) را به خاطر سپرده و پس از توقف در استراحتگاه‌ها يا ديگر توقفگاه‌هاى بين راهى مجدداً به اتوبوس خود مراجعه كنند.

10.

كسب اطمينان از انتقال تمامى وسايل زائران. به منظور اطمينان از جانماندن وسايل و انتقال تمامى آنها به داخل اتوبوس‌ها، مدير راهنما موظف است پس از سوارشدن زائران و قبل از حركت اتوبوس‌ها، محوطه را بازديد و كاملا كنترل نمايد.

11.

حركت هماهنگ به سوى مدينه. به منظور پرهيز از هرگونه مشكل احتمالى، پراكندگى اتوبوس‌ها، گم‌شدن و تأخير اتوبوس‌ها، شايسته است مدير راهنما اقدامات ذيل را انجام دهد:

1.

اطلاع‌رسانى: با وجود اطلاع‌رسانى به زائران از طريق كتاب راهنما و فيلم در هواپيما و اتوبوس، لازم است مديران راهنما در هر مرحله زائران خود را از برنامه‌ها و چگونگى اجراى آن مطلع كنند. از اين رو لازم است قبل از رسيدن به استراحتگاه‌هاى بين راهى، نسبت به مدت اقامت، پذيرايى و ضرورت به خاطر سپردن شماره اتوبوس و بازگشت به موقع اتوبوس‌ها كاملا توجيه شوند.

2.

هماهنگى با مسئول ايرانى استرحتگاه بين راه. به محض توقف اتوبوس در پاركينگ استراحتگاه و پيش از پياده‌شدن زائران، ضرورت دارد مدير راهنما با مراجعه به مسئول ايرانى استراحتگاه محل پذيرائى زائران را به تفكيك خواهران و برادران مشخص كند. سپس آنها را توسط مسئولان اتوبوس‌ها به محل تعيين‌شده راهنمايى نمايد.

3.

نظارت بر توزيع غذا. به منظور پرهيز از ازدحام و هرگونه بى‌نظمى و همچنين ضرورت سرعت عمل در توزيع غذا در رستوران استراحتگاه بين راهى، لازم است مدير راهنما با هماهنگى قبلى با مسئول استراحتگاه بين راهى و همكارى مسئولان اتوبوس‌ها (در صورت نياز) نسبت به توزيع غذا اقدام كند.

4.

نظارت بر بازگشت منظم زائران به اتوبوس‌ها. با توجه به عدم آشنايى زائران با محيط و امكان اشتباه در سوارشدن به اتوبوس‌ها، شايسته است مديران راهنما با همكارى مسئولان اتوبوس‌ها، حضور و غياب مجدد نموده و پيش ازحركت از سوارشدن همه زائران اطمينان حاصل كنند.

5.

ادامه حركت به سوى مدينه. با توجه به اينكه بسيار اتفاق مى‌افتد كه مسير بين جده تا مدينه در شب پيموده مى‌شود، لازم است از قبل، مسئولان اتوبوس‌ها و معاون راهنما توجيه شوند تا مانع خوابيدن راننده‌ها شوند.

1.

توقف جلوى هتل محل اقامت در مدينه.

2.

تأكيد به زائران در جمع‌آورى و مراقبت از وسايل و اثاثيه خود.

3.

بازرسى اتوبوس توسط مدير و معاون و مسئولان اتوبوس‌ها و امضاى برگه رانندگان و هدايت آنان جهت ممهورشدن به مهر هتل (قابل ذكر است پس از امضا مدير راهنما و مهر، شركت حمل و نقل سعودى هيچگونه ادعايى را نمى‌پذيرد).

4.

اجتماع در سالن استقبال هتل جهت استماع تذكرات مدير ثابت ايرانى هتل.

5.

معرفى خود به مدير ايرانى هتل و ارائه پلان تكميل‌شده اتاق‌ها.

6.

اعلام برنامه‌ها به زائران پس از كسب اطلاع و هماهنگى لازم با مدير ايرانى هتل.

7.

توصيه به زائران در اولين جلسه كاروان در مدينه نسبت به هماهنگ‌بودن با مدير ايرانى هتل و عوامل، رعايت ضوابط هتل، اوقات صرف غذا و توجه به اطلاعيه‌هاى نصب‌شده در هتل.

8.

توصيه به زائران نسبت به پرهيز از اولين خروج به صورت انفرادى و اعلام زمان زيارت دسته جمعى به همراه روحانى كاروان و انجام اعمال، اعلام نيازهاى احتمالى به مدير كاروان و يا مدير ايرانى هتل.

9.

راهنمايى زائران براى چگونگى دريافت كليد اتاق، تحويل گذرنامه و انتقال اثاثيه با همكارى مدير ثابت هتل.

10.

11.

تأكيد به زائران در همراه داشتن كارت شناسايى و كارت هتل در تمام طول مدت اقامت در مدينه منوره و مكه مكرمه.

12.

تكميل فرم آمار و اطلاعات زائران و ارائه به مدير ثابت هتل.

13.

تحويل‌دادن گذرنامه‌هاى زائران با درج تعداد گذرنامه‌هاى تحويلى به مدير سعودى و دريافت رسيد.

14.

تحويل دفتر تلفن به مدير ثابت هتل و گرفتن زمان شيفت تلفن توسط مدير و معاون راهنما از وى.

15.

دريافت فرم اطلاعات توسط مدير ثابت هتل كه در آن تاريخ زيارت دوره، برگزارى جلسات گروه، ساعت و روز حركت به مكه، تاريخ جلسه مديران راهنما درج شده باشد و همچنين دريافت فرم‌هاى اطلاع‌رسانى هماهنگ و فرم نظرخواهى از مدير راهنما و ... (اطلاعات در دو نسخه تهيه و يك نسخه پس از امضا مدير راهنما بايگانى شود).

16.

رعايت اصول اطلاع‌رسانى هماهنگ و عدم پراكندگى در نصب اعلاميه‌ها در مكان‌هاى مختلف هتل.

17.

جمع‌آورى و هدايت زائران جهت زيارت اول با هماهنگى روحانى و عدم استفاده از بلندگو در بين‌الحرمين.

18.

تأكيد بر حضور به موقع كليه زائران در هتل به ويژه خواهران و كنترل حضور آنان از طريق هم‌اتاقى‌ها و مسئولان.

19.

حضور در ستاد و اعلام ورود صورتجلسه پروازى.

20.

21.

اعزام سريع بيماران اورژانسى از طريق اسعاف سعودى (تلفن 997 يا به وسيله تاكسى با رعايت اصول ايمنى و پى‌گيرى امور بيمار تا حصول نتيجه).

22.

ارائه گزارش به موقع در مورد بيماران بسترى در بيمارستان‌ها به ستاد و هيئت پزشكى.

23.

دريافت و تكميل فرم ادامه درمان در ايران و استفاده از بيمه درمانى و مزاياى آن برابر نظريه هيئت پزشكى و ستاد تحويل و كپى آن جهت الصاق به گزارش سفر مدير راهنما به حج و زيارت استان مربوطه.

24.

جلسات آموزشى. انجام هماهنگى‌هاى لازم با روحانى و زائران در برگزارى جلسات آموزشى و زيارت اماكن مختلف.

25.

تأكيد مستمر به زائران در سپردن وجوه نقد و طلا و جواهرات به صندوق امانات هتل و عدم پاسخگويى مسئولان در قبال حوادث احتمالى.

26.

حضور در جلسه مديران راهنما و ارائه فرم تكميل‌شده نظرخواهى از مديران راهنما و يادداشت مطالب و تذكرات جديد جهت انتقال به زائران.

27.

پى‌گيرى در مورد اشيا سرقت‌شده، مفقودشده و جامانده از مبادى مربوط و گزارش به ستاد و در صورت عدم حصول نتيجه دريافت فرم استفاده از بيمه بار از ستاد و تكميل و ارائه آن به زائر و تأكيد به تحويل آن به ستاد ايران جهت ارائه به شركت بيمه.

28.

29.

حضور برنامه‌ريزى‌شده خود يا معاونان در شيفت تلفن و سالن غذاخورى (ناهار و شام) با هماهنگى مدير ثابت هتل و ثبت ساعت شروع و پايان شيفت و امضا دفتر.

30.

ثبت تماس‌هاى تلفنى زائران غايب در دفتر مربوط و اطلاع‌رسانى به آنان.

31.

برگزارى جلسه توجيهى براى عزيمت به مكه مكرمه (حمل بار، شجره، احرام، و ...).

32.

تأكيد به زائران به منظور درج شماره اتاق مكه بر روى ساك‌ها و كنترل آنها قبل از بارزدن.

33.

تكميل ليست قسمت زائران هر اتوبوس با درج شماره اتاق مدينه و مكه و تحويل آن به مسئول هر اتوبوس جهت ارائه به مدير ثابت هتل در بدو ورود به هتل.

34.

تحويل‌گرفتن ماشين بار و ثبت مشخصات ماشين و راننده و نصب تابلو كارگزار و نام هتل مكه مكرمه بر روى آن.

35.

36.

دريافت گذرنامه از هتل و كنترل و شمارش آنها در اتاق‌هاى هتل و تأكيد به زائران مبنى بر دريافت امانت سپرده‌شده خود به هتل.

37.

حضور و غياب در اتوبوس‌ها و توصيه و تأكيد بر همراه كاروان بودن و گم‌نشدن در مسجد شجره.

38.

توجيه زائران بر ممنوعيت ورود هر گونه ساك و وسايل به داخل مسجد و لزوم حفظ اثاثيه همراه در حياط مسجد شجره؛ مثل دوربين، كفش، لباس، و ... به دليل سرقت‌هاى زياد، همچنين كنترل‌كردن قفل درب‌ها و صندوق بار اتوبوس پس از خروج زائران براى جلوگيرى از هرگونه سرقت و سوء استفاده رانندگان.

39.

حضور در مسجد شجره، مُحرم‌شدن و سوارشدن به اتوبوس‌ها و حضور و غياب مجدد و كنترل آب مصرفى زائران در اتوبوس‌ها.

40.

حضور فعال مدير راهنما و معاون در جلسات بعثه در هتل و دعاهاى كميل و ندبه و مراسم مذهبى و جشن‌ها، و ... تبليغ مناسب جهت ايجاد انگيزه در زائران براى شركت در اين جلسات و جلسات آموزشى و تبليغى كاروان و همچنين برنامه‌ريزى دقيق براى استفاده از برنامه وداع با مدينه و خواندن بيعت‌نامه با پيامبر (ص).

41.

راهنمايى تا محل ورود برادران و خواهران.

42.

توجه به موقعيت توقف خودرو براى برگشت از مسجد، بعد از محرم‌شدن.

43.

حصول اطمينان از سوارشدن همه زائران به اتوبوس.

44.

تحويل شام به زائران.

1.

توقف در استراحتگاه‌ها جهت دريافت و توزيع اقلام ذكرشده در حواله و استفاده از سرويس‌هاى بهداشتى و تأكيد بر بازگشت به موقع جهت سوارشدن به اتوبوس‌ها.

2.

حضور و غياب زائران با مساعدت مسئولان اتوبوس‌ها و حركت به سمت مكه مكرمه.

1.

استقرار درهتل.

2.

تحويل گذرنامه‌ها به هتل در مقابل دريافت رسيد و نگهدارى مجدد آنها پس از شمارش.

3.

راهنمايى زائران براى انجام عمره مفرده (برابر دستورالعمل مربوط).

4.

توصيه به زائران سالخورده و ناتوان و ... به ماندن در هتل و انجام اعمال آنان در مرحله بعدى.

5.

تأكيد بر انجام اعمال به صورت جمعى و تجمع در مكانى مشخص براى عزيمت به هتل با هماهنگى سرگروه‌ها.

6.

هماهنگى با مدير ثابت جهت زمان مناسب براى طواف و تأمين مينى‌بوس به حرم.

7.

برگزارى جلسه ويژه كنترل اعمال زائران با روحانى كاروان براى اطمينان از درستى و صحت اعمال انجام‌شده.

8.

انتقال زائران باقى‌مانده براى انجام عمره مفرده با كمك ديگر زائران و روحانى و معاون.

9.

شركت در جلسه مشورتى مديران راهنما و روحانيون با مديران ثابت هتل‌ها در مكه و مدينه.

10.

انجام زيارت دوره زائران با همكارى سرگروه‌ها.

11.

حضور فعال در انجام اعمال عمره مجدد زائران از ابتدا تا انتهاى اعمال (فقط به صورت دسته جمعى).

12.

مراجعه به ستاد جهت دريافت بليط، دقت در شمارش آنها، دريافت بطاقه خروج، تكميل آن و اطلاع از ساعت پرواز و

13.

برگزارى جلسه توجيهى براى بسته‌بندى اثاثيه زائران و چگونگى انتقال آن، تخليه هتل برابر زمان‌بندى اعلام‌شده توسط مدير ثابت، زمان حضور در فرودگاه، (سالن جنوبى، شمالى، مبنى الحجاج) و زمان حمل.

14.

بار و كالاى خروجى از فرودگاه جده.

15.

برنامه‌ريزى براى برگزارى مراسم وداع با مكه و قرائت ميثاق‌نامه.

16.

سوارشدن به اتوبوس‌ها و حضور و غياب زائران.

17.

دريافت تغذيه بين راهى از مدير ثابت هتل قبل از پرواز و دقت در تعداد آن.

18.

حضور در فرودگاه جده حداقل 4 ساعت قبل از پرواز.

1.

كنترل اتوبوس‌ها و ماشين بار به جهت عدم جاماندن وسايل زائران در فرودگاه و امضاى برگه، رانندگان و هدايت آنان به سوى مسئولان شيفت ستاد جده جهت مهركردن برگه‌ها.

2.

توزيع گذرنامه و بطاقه و بليط در فرودگاه توسط سرگروه‌ها و هدايت زائران براى حمل و تحويل بار به هواپيمائى.

3.

همكارى با مسئول شيفت ستاد جده در حل مشكلات احتمالى.

4.

خروج مدير و معاون جهت سوارشدن به هواپيما به عنوان آخرين نفرات.

1.

مطالعه دقيق دستورالعمل‌هاى ثبت نام، شرح وظايف، برنامه‌هاى فرهنگى، قرآنى و ....

2.

اطلاع كافى از فرهنگ و آداب و سنن اجتماعى و مذهبى در عربستان و ضرورت توجه به مراتب تحكيم وحدت و انسجام اسلامى و اجتناب از طرح موضوعات و مباحث تفرقه‌آميز و حساسيت‌زا.

3.

اطلاعات لازم در خصوص جغرافياى عربستان، به خصوص مكه و مدينه.

4.

ضرورت هماهنگى و همكارى شايسته با مدير ثابت و عوامل او به منظور اجراى هر چه بهتر برنامه‌ها در دو هفته حضور در مدينه و مكه (امور اجرايى، جلسات، امور فرهنگى قرآنى و ...).

5.

برخوردارى از اطلاعات لازم از امكانات و سرويس‌هاى حمل و نقل در مدينه و مكه و همكارى با مدير ثابت در راستاى حمل و نقل مناسب زائران.

6.

هماهنگى و همراهى با روحانى محترم كاروان، مسئولان و نمايندگان ستادى و رابطان سازمان در طول سفر.

7.

برخوردارى از اطلاعات لازم پيرامون موقعيت درمانگاه‌ها، هيئت پزشكى، بيمارستان‌هاى عربستان، ستاد بعثه و مسيرهاى دسترسى.

8.

توجه لازم به ضرورت حضور حداقل يك نفر (مدير راهنما يا معاون) در هتل محل اقامت و در دسترس‌بودن او.

9.

به كارگيرى شايسته توأم با انگيزه‌بخشى لازم از حضور زائران توانمند و علاقه‌مند در اجراى برنامه‌هاى فرهنگى و قرآنى بر

10.

مراقبت و توجه مضاعف در راستاى برخوردارى از روحيات و رفتارهاى شايسته فرهنگى- مذهبى متناسب با جايگاه مهم و انتظار عمومى.

11.

ضرورت مطالعات مستمر و به روزرسانى اطلاعات و دانش خاص مورد نياز به منظور امكان پاسخگويى شايسته به سؤالات و مباحث مطروحه زائران.

12.

ضرورت حفظ آرامش و خونسردى و پرهيز از اضطراب و استرس در مراحل مختلف سفر و اتخاذ تدابير و تصميم‌هاى شايسته و بايسته در مقاطع مختلف به ويژه در لحظات بحرانى و مشكلات پيش‌بينى‌نشده در سفر.

1.

شرح اقدامات اجرايى انجام‌شده در كاروان (ويزا- بليط- كتب- كارت شناسايى و ...)

2.

معرفى مختصر و مفيد عوامل كاروان (روحانى- معاون و مدير)

3.

اقداماتى كه زائران بايستى انجام دهند (تهيه ملزومات سفر)

4.

واكسيناسيون- گواهى سلامت از پزشك، دال بر اجازه سفر عمره به بيماران خاص- نسخه داروهاى ويژه به زبان لاتين با مهر پزشك معالج

5.

تهيه ارز، عدم همراه داشتن طلا و جواهرات و اشياء قيمتى به دليل عدم بيمه‌بودن آنها و احتمال مفقودشدن، ثبت شماره اسكناس‌هاى ارز جهت جلوگيرى از سوء استفاده برخى از صراف‌ها (در صورت سرقت ارز و پيداشدن آن، شماره اسكناس‌ها لازم است.) به دليل حجيم‌شدن پول ايرانى و تبديل غير واقعى آن در عربستان منحصراً از دلار استفاده شود. چك پول در عربستان نقد نمى‌شود

6.

مطالعه كتابچه‌ها و جزوات و مشاهده فيلم‌هاى آموزشى و شركت در جلسات آموزشى

7.

ارائه اطلاعات كافى در موارد: تاريخ حركت، ايستگاه پرواز، نوع هواپيما (سعودى- ايران اير- ماهان)

8.

مدت سفر و پايان آن

9.

تعريف جغرافياى مدينه و مكه از لحاظ شهر و اسكان و حمل و نقل و پايين‌بودن كيفيت هتل‌ها و كمبود فضاى اتاق‌ها بر اساس مصوبات شهردارى مكه

10.

مسائل مربوط به پليس گذرنامه (بازرسى توسط دستگاه‌ها و سگ‌هاى آموزش‌ديده) گمرك ايران، حمل مواد مخدر، ساك بزرگ و ساك همراه و اقلام داخل آنها، بار زائران و اضافه‌بار دريافتى

11.

زمان و محل تجمع و ساعت حضور در فرودگاه، شماره پرواز

12.

مدارك همراه و مداركى كه در فرودگاه تحويل زائر مى‌شود (گذرنامه- كارت شناسايى- بليط- كارت ورود به عربستان)

13.

تحويل ساك به هواپيمايى

14.

دادن توضيحات راجع به بيمه زائران و بيمه بار

15.

عدم امكان تهيه ارز در عربستان- عدم كاربرد چك‌هاى مسافرتى (چك پول) و چك تضمين شده و كارت‌هاى اعتبارى بانك‌هاى ايرانى در عربستان (در صورت آوردن، سازمان هيچگونه مسئوليتى نمى‌پذيرد). استفاده از زائر كارت

16.

تهيه داروهاى خاص به هزينه خود زائر است

17.

عدم امكان جا به جايى زائران از هتلى به هتل ديگر

18.

19.

اخذ خسارت از زائرانى كه به هر دليل در فرودگاه مبدأ (در رفت) و فرودگاه جده (در برگشت) به موقع حاضر نشوند

20.

تأكيد در نگهدارى از گذرنامه بين‌المللى به دليل عدم امكان صدور المثنى

21.

محاسن استفاده از فروشگاه‌هاى شاهد در فرودگاه‌ها و شرايط آن

22.

توجه و تأكيد بر حفظ حجاب در طول سفر به خصوص در مكه و مدينه توسط خواهران

23.

بحث و جدل نكردن با مأموران سعودى به خصوص در بقيع، مسجدالنبى و مسجدالحرام

24.

توجه زائران به آداب و فرهنگ و حساسيت‌هاى مذهبى عربستان

25.

اطلاع‌رسانى به زائر درخصوص هزينه سفر عمره

26.

محدوديت‌هاى حمل و نقل در مدينه و مكه

27.

معدودبودن مراكز درمانى در مكه و مدينه (در بعضى هتل‌ها درمانگاه وجود دارد)

28.

كم‌داشتن بار دستى در مراجعه به فرودگاه‌ها

29.

گروه‌بندى زائران براى سوارشدن به اتوبوس‌ها در طول سفر (زيارت دوره، مدينه به مكه، جده به مدينه، مكه به جده و ...)

30.

رعايت قوانين كشور عربستان

31.

33.

توضيح مربوط به مدت زمان پرواز از مبدأ تا مقصد (ايران- عربستان)

34.

مواظبت از گذرنامه و ساير مدارك

35.

مسائل مربوط به پليس گذرنامه، به صف ايستادن پشت خط قرمز، همراه‌داشتن بطاقه الدخول و ...

36.

مسائل مربوط به گمرك سعودى (پيداكردن ساك- بازرسى اشياء و اقلام ممنوعه از نظر سعودى)

37.

خروج از سالن- استفاده از چرخ‌هاى رايگان حمل بار و توضيح در مورد كرايه‌اى‌بودن چرخ‌هاى داراى كارگر

38.

در صورت پيدانشدن بار، اطلاع به موقع در فرودگاه به مدير كاروان‌

39.

پيداكردن اتوبوس كاروان و انتقال اثاثيه به اتوبوس (پلاكارد روى آن نصب شده است)

40.

سوارشدن به اتوبوس مربوط به خود و شناسايى فرد بغل دست و تحويل گذرنامه به مسئول ايرانى اتوبوس

41.

توزيع تعذيه بين زائران در ابتداى حركت (مسير جده به مدينه)

42.

قبل از پياده‌شدن، شناسايى محل پارك اتوبوس و به خاطر سپردن شماره اتوبوس

43.

توجه به توصيه هاى نماينده ايرانى مستقر در استراحتگاه در مورد مدت زمان توقف- نحوه پذيرايى و ...

44.

شناسايى محل مسجد، سرويس‌هاى بهداشتى، سالن غذاخورى و ...

45.

ارائه صبحانه يا ناهار و شام بدون پرداخت هزينه و حركت به مدينه‌

46.

سلام به پيامبر گرامى اسلام (ص) و حضرت زهرا (س) و ائمه بقيع (عليهم السلام) و شكرگزارى ديدار از شهر مدينه

47.

جمع‌آورى وسايل، كيف دستى، دوربين و ...

48.

آماده‌كردن كارت شناسايى جهت دريافت كليد از هتل

49.

نحوه استفاده از كليد كارتى كه در بعضى هتل‌ها داده مى‌شود

50.

دريافت ساك بزرگ و انتقال به سالن هتل

51.

تجمع در سالن هتل جهت استماع توصيه‌هاى مدير ايرانى هتل

52.

توضيحات مدير راهنما به ويژه در مورد ساعت حركت براى اولين زيارت

53.

54.

در صورت وجود هر گونه مشكل يا سؤال در خصوص اتاق و ... ابتدا به خانه‌دار ايرانى مستقر در هتل مراجعه شود

55.

توجه به توصيه‌ها و مسائل درج‌شده در پشت درب اتاق‌ها و رعايت آنها

56.

آماده‌شدن جهت حركت گروهى براى اولين زيارت

57.

عدم امكان همراه‌بردن وسايل به حرمين شريفين مثل كيف بزرگ- اشياء خريدارى‌شده- دوربين و ...

58.

تحويل كليد اتاق به هتل هنگام خروج و دريافت كارت شناسايى و تحويل اشياء قيمتى و پول به صندوق امانات

59.

دريافت كارت هتل- به خاطر سپردن نام هتل و شناسايى محل هتل نسبت به حرم و حركت به سوى حرم‌

60.

به همراه داشتن كارت شناسائى و كارت هتل محل اقامت هنگام خروج از هتل

61.

توجه به اطلاعيه‌ها و توصيه‌ها و دستورالعمل‌هاى نصب‌شده در هتل

62.

يادداشت‌كردن برنامه‌هاى گروهى كاروان از جمله: روز و ساعت زيارت دوره، دعاى كميل، دعاى ندبه، جلسات مناسك و جلسه نماينده بعثه مقام معظم رهبرى در هتل، روز و ساعت تخليه هتل و حركت به سوى مسجد شجره

63.

64.

نشان‌دادن نمونه كارت درخواست سرويس و نظافت اتاق كه بايد روى درب اتاق آويزان شود.

65.

تأكيد به والدين جهت تنهانگذاشتن فرزندان در اتاق‌ها و امكان خطرات فراوان براى ايشان

66.

توضيحات لازم در مورد چگونگى برگزارى زيارت دوره (اماكن، روز و ساعت حركت و پايان، نحوه پذيرايى و نكات ايمنى)

67.

توضيحات لازم در مورد مدت اقامت در مدينه و ساعت و روز تحويل اتاق و بار و ترك هتل

68.

درج شماره اتاق هتل مكه در فرم مشخص جهت نصب بر روى ساك‌ها براى انتقال به هتل مكه

69.

توضيح در مورد نحوه رفع نقايص احتمالى در اتاق و ... در هتل

70.

توضيح در رابطه با برنامه غذايى، غذاى رژيمى و كميت غذا و ساعات صرف غذا

71.

عدم امكان ارائه غذاى گرم پس از تمام شدن ساعت توزيع غذا و ارائه غذاى سرد (نان، ماست، پنير و ...) و همچنين ارائه اسامى زائرانى كه قصد گرفتن روزه مستحبى دارند به مدير ثابت جهت ارائه خدمات سحرى و ...

72.

نحوه پخت غذا در مدينه و مكه به صورت متمركز و اثرات احتمالى آن بر كيفيت غذا

73.

74.

چگونگى استفاده از بيمارستان‌هاى سعودى و آمبولانس در مواقع اضطرارى

75.

نحوه پاسخگويى به تماس‌هاى تلفنى از ايران در هتل‌ها

76.

امكان استفاده از موبايل ايران در عربستان و نيز خريدارى سيم كارت موقت در عربستان (خريدارى سيم كارت اعتبارى باصرفه‌تر است)

77.

توضيح مسائل مربوط به پوشيدن لباس احرام در هتل و بحث مربوط به غسل احرام كه بهتر است در هتل انجام شود

78.

عدم اجازه ورود هر گونه ساك و وسايل متفرقه به داخل مسجد شجره

79.

نحوه مُحرم‌شدن خواهران و برادران در مسجد شجره، استفاده از كيسه كفش و علامت‌گذارى دمپايى‌ها جهت جلوگيرى از جا به جايى و مفقودشدن

80.

توضيحات لازم مربوط به محل پارك اتوبوس‌ها، مدت توقف در شجره، نحوه پذيرايى بين راه

81.

حفاظت از وسايل در اتوبوس‌ها و در صورت بردن دوربين به مسجد شجره مواظبت‌كردن از آن با همكارى همسفران، عدم امكان مراجعه مجدد به اتوبوس جهت گذاشتن و يا برداشتن وسايل

82.

توضيحات مربوط به مدت زمان سفر به مكه و مسافت آن (417 كيلومتر)

83.

توقف در 175 كيلومترى مدينه (استراحتگاه) و نحوه پذيرايى

84.

85.

رعايت نكات ايمنى جهت خواهران در رفت و آمد به هتل به صورت انفرادى و در ساعات پايانى شب. همچنين بحث بازارگردى و خريد به صورت انفرادى، سوار خودروهاى شخصى نشدن به صورت تنها و برخورد متين و غير خودمانى با فروشندگان، كارگران، رانندگان و ... (شيوه توجيه و نحوه بيان اين مسائل بايد به گونه‌اى باشد كه آرامش خاطر زائر را سلب ننمايد) همراه‌نداشتن زيارت عاشورا و دعاها و جزوات كوچك براى توزيع، نمازنخواندن در كنار بقيع به ويژه در زمان برگزارى نمازهاى جماعت، عدم برگزارى دعاى كميل و ... خارج از برنامه‌هاى مصوب و استفاده‌نكردن از بلندگوى دستى

86.

توضيح راجع به وسايل هتل در اتاق‌ها مثل سجاده، قرآن، ظروف و ... و تعلق‌داشتن آنها به هتل و عدم مجوز قانونى و شرعى براى انتقال آنها

87.

مرتب‌كردن وسايل اتاق هنگام ترك هتل در روز آخر و كنترل اشياء شخصى در اتاق

88.

عدم خريد اشياء ممنوعه؛ مانند چراغ اضطرارى و توجه به بخشنامه‌هايى كه در اين موارد اعلام شده است

89.

توصيه به زائران در استفاده از عينك آفتابى در مسجدالحرام و اطراف مسجدالنبى (ص)

90.

شكرگزارى خداوند از حضور در مكه مكرمه و توضيح آن دسته از مسائلى كه در بخش مربوط به ورود به مدينه منوره درج شده است، با رعايت ويژگى هاى مكه مكرمه

91.

توضيح مسائل مربوط به حمل و نقل داخل شهرى مكه مكرمه و ساعات شلوغى و خلوتى آن با توجه به ساعات تلاقى با نماز و نيز شلوغ‌بودن حرم در پنجشنبه و جمعه‌ها به ويژه هنگام نماز جمعه

92.

دانستن اين موضوع كه همواره نيم ساعت پس از پايان نماز، جهت برگشت به هتل در ايستگاه‌ها حضور يابند

93.

همراه‌داشتن كيسه كفش، ناخن‌گير و قيچى كوچك در ارتباط با انجام تقصير از اعمال عمره

94.

تأكيد بر انجام اعمال به صورت جمعى و با انسجام و نيز عدم انجام اعمال توسط افراد سالخورده و معذور در ابتداى ورود به مكه

95.

سپردن اشياء گران‌بها به صندوق امانات و عدم همراه داشتن هرگونه وجه در طواف و مسجدالحرام و استلام حجرالاسود

96.

عدم دريافت قرآن‌هايى كه در حرمين شريفين توزيع مى‌شود

97.

نگرفتن كتاب‌هاى اهدائى به خصوص در قبرستان بقيع، مسجد شجره، مكه و ...

98.

توضيح مسائل درج‌شده در بخش مربوط به اقامت در مدينه منوره كه در مكه مكرمه موضوعيت دارد

99.

يكسان‌نبودن كيفيت هتل‌ها و اتاق‌ها در مكه نسبت به مدينه با توجه به وضعيت جغرافيايى و اسكان آن

100.

نحوه انجام عمره مجدد با هماهنگى روحانى و مدير و معاون كاروان

101.

فاصله‌داشتن محل هتل‌ها از حرم در مكه و استفاده از مينى‌بوس در اياب و ذهاب

102.

مسائل مربوط به زيارت دوره در مكه مكرمه و نداشتن سرويس‌هاى بهداشتى مناسب در مسير زيارت دوره

103.

عدم صعود به غار ثور و جبل‌النور در زيارت دوره

104.

توضيح مسائل مربوط به اضافه بار و ميزان و نحوه محاسبه آن

105.

ضرورت نگه داشتن مقدارى ارز براى اضافه بار

106.

مسائل مربوط به نحوه تقسيم‌بندى بار زائر به لحاظ امنيت پرواز در ساك‌هاى بزرگ و كوچك (وسايل تيز، فلزى، اسباب‌بازى‌هاى كنترلى، عروسك و تفنگ اسباب‌بازى، وسايل اسپرى خريدارى نشود ولى در صورتى كه خريدارى‌شده در ساك بزرگ بسته‌بندى شود چون انتقال آنها توسط افراد به داخل هواپيما ممنوع مى‌باشد) لازم به توضيح است كه چراغ‌هاى روشنايى اضطرارى و وسايل داراى گاز مايع و همچنين وسايل خانگى داراى موتور كمپرسور به طور كلى ممنوع مى‌باشد.

107.

108.

روز و ساعت بارزدن اثاثيه زائران و نحوه آن و نياز به هميارى دسته جمعى افراد توانا

109.

عدم امكان تغيير ايستگاه پرواز و تمديد مدت اقامت

110.

ممنوعيت رفتن خواهران تنها به جده، خريد تنهائى، سوار خودرو شدن به صورت تنهائى و ...

111.

عدم امكان انتقال غذا به داخل اتاق به استثناى بيماران، كه با مجوز كتبى پزشك انجام خواهد شد و همچنين ارائه اسامى زائرانى كه قصد گرفتن روزه مستحبى دارند به مدير ثابت جهت ارائه خدمات سحرى و ...

112.

حداقل مدت حضور در فرودگاه قبل از پرواز

113.

نحوه تخليه بار زائران در فرودگاه جده

114.

نحوه استفاده از چرخ‌هاى حمل بار مجانى و كرايه‌اى در فرودگاه جده

115.

زمان توزيع گذرنامه و بليط در فرودگاه توسط مسئولان اتوبوس‌ها

116.

مسائل مربوط به تحويل بار و مراجعه به پليس گذرنامه

117.

مراجعه به مدير و يا معاون كاروان در صورت هرگونه اشكال

118.

انتقال آب زمزم و اشياء قابل حمل به داخل هواپيما

119.

120.

عدم امكان حمل بار حجيم و اشياء داراى كمپرسور توسط هواپيمايى

121.

توضيح مسائل مربوط به تحويل گرفتن بار در فرودگاه مقصد (ايران)

122.

تهيه چرخ دستى رايگان در فرودگاه‌هاى ايران اسلامى جهت حمل بار به خارج از فرودگاه و ديدار با استقبال‌كنندگان

123.

خارج‌شدن مدير يا معاون پس از خروج كليه زائران از فرودگاه

124.

تهيه صورتجلسه اتمام سفر و تحويل آن به نماينده حج و زيارت در فرودگاه

1.

بررسى وضعيت سنى و معلومات زائران به منظور تهيه مواد آموزشى و كمك آموزشى متناسب با آن.

2.

دريافت كتب و محصولات فرهنگى و جزوات آموزشى و ارائه آنها به زائران.

3.

برنامه‌ريزى جهت استفاده بهينه از جلسات آموزشى قبل از عزيمت.

4.

همكارى و هماهنگى با روحانى كاروان جهت اجراى هر چه بهتر مراسم و مناسبت‌هاى مختلف در مكه و مدينه به خصوص زيارت دوره.

6.

برنامه‌ريزى جهت رعايت و حفظ شئون اسلامى در كاروان‌ها به ويژه از سوى بانوان.

7.

هماهنگى با روحانيون محترم كاروان‌ها به منظور اجراى هر چه بهتر برنامه‌هاى قرائت و ختم قرآن در مكه و مدينه خصوصاً زيارت دوره.

8.

توجيه زائران در زمينه چگونگى استفاده صحيح از امكانات هتل‌ها، رعايت قوانين و مقررات كشور ميزبان، چگونگى تعامل با كشور ميزبان و زائران ديگر كشورها.

9.

ارائه برنامه پانزده روزه كاروان‌ها به زائران و نظارت بر اجراى دقيق و صحيح آن.

10.

بهره‌گيرى از توانايى و تجارب زائران فرهنگى كاروان.

11.

12.

برنامه‌ريزى جهت تقويت حُسن مشاركت، نظم و تعاون زائران به ويژه نسبت به افراد مسن و بيمار.

13.

پيش‌بينى لازم براى انجام عمره مفرده مجدد زائران داوطلب با هماهنگى روحانى محترم كاروان.

14.

پى‌گيرى دقيق مفاد بخشنامه‌هاى فرهنگى آموزشى ابلاغ‌شده از سوى بعثه مقام معظم رهبرى و سازمان حج و زيارت زير نظر روحانى كاروان.

15.

همكارى با مسئول امور فرهنگى هتل در مكه و مدينه.

16.

ترغيب زائران به ثبت خاطرات معنوى سفر.

17.

شوراى فرهنگى كاروان‌هاى عمره با عضويت روحانى به عنوان رئيس شورا، مدير راهنما به عنوان دبير شورا، معاون مدير و چهار نفر از زائران واجدالشرايط در ايران تشكيل و انجام وظيفه خواهند كرد و در ايام عمره نيز پس از رسيدن به مدينه و مكه بر اساس مصوبه قبلى، مدير ثابت به شورا اضافه و با حضور آنان جلسات برگزار خواهد شد.

18.

در زمينه وسايل صوتى اتوبوس‌ها از هم اكنون پى‌گيرى لازم توسط سازمان حج و زيارت انجام شود تا در ايام عمره از

19.

20.

برنامه‌ريزى براى شركت هر چه بهتر زائران در نمازهاى جماعت مسجدالنبى (ص) و مسجدالحرام و برنامه‌هاى اعلام‌شده از سوى بعثه.

21.

بروشور اعمال عمره مفرده مصوّر، بايد و نبايدهاى عمره، كروكى قبرستان بقيع، مسجدالنبى و مسجدالحرام، متن ميثاق‌نامه با خداوند و ميثاق نامه با پيامبر (ص)، بروشور عطر تلاوت، بروشور عطر عفاف، جزوه پلى به سوى ملكوت، بروشور معرفى بقيع و مدفونين در آن، بروشور قبرستان ابوطالب، بروشور بازار و بازارگردى، بروشور راهنماى عمره (ويژه مسائل اجرائى، بروشور منشور حقوق زائر) بروشور تداركات ايمنى، بروشور همكاران سازمان، نظير بيمه البرز، شركت شاهد و .... بروشور پزشكى، كارت ويزيت با نوشته لبيك و ترجمه آن، كارت ويزيت اذكار روزانه،CD تصحيح نماز،CD به سوى حقيقت، جزوه ادعيه قرآنى و بروشورهاى عقيدتى مورد نياز با اولويت بندى و مواردى كه لازم است زائران حتماً از محتويات آن مطلع باشند به صورت رايگان و دسته بندى‌شده (ويژه دانش‌آموزان، دانشجويان، افراد تحصيلكرده، كم سواد و بى‌سواد، خانوادگى، جزوه‌هاى مربوط به قبل از سفر، هنگام خروج از كشور و در هنگام سفر) در اختيار آنان قرار گيرد و بودجه مورد نياز آن نيز برآورد و اعلام شود.

22.

به افرادى كه به تنهايى مشرف مى‌شوند يك بسته و به خانواده‌هاى تا 4 نفر هم يك بسته فرهنگى داده شود.

23.